--- title: "16 E-Mail-Vorlagen für die Mahnung unbezahlter Rechnungen" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/e-mail-vorlagen-fuer-mahnung-unbezahlter-rechnungen/ lang: de updated: 2026-09-09 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # 16 E-Mail-Vorlagen für die Mahnung unbezahlter Rechnungen Der Umgang mit [unbezahlten Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/unbezahlte-rechnung-was-tun/) kostet Finanzteams Zeit und erfordert Fingerspitzengefühl. Dieser Artikel bietet **16 Mahn-E-Mail-Vorlagen** für freundliche Erinnerungen, bestimmte Mahnungen und förmliche Zahlungsaufforderungen (mise en demeure) nach französischem Recht. Passen Sie den Text an den geprüften Saldo, die Kundenantworten und Ihre Befugnisse an. Frühes Nachfassen kann fehlende Belege oder Freigaben sichtbar machen; eine feste Erfolgsquote wird hier nicht behauptet. Hier eine Übersicht der 16 Vorlagen in diesem Artikel: | # | Name | Situation | Ton | | --- | ---------------------------------------------- | ---------------------------- | ---------------------- | | 1 | Freundliche erste Erinnerung | Tag +1 bis +3 | Neutral und höflich | | 2 | Erinnerung nach 7 Tagen | Tag +7 | Höflich, aber bestimmt | | 3 | Erinnerung nach 14 Tagen | Tag +14 | Bestimmt | | 4 | Erinnerung nach Telefonat | Nach telefonischem Kontakt | Sachlich | | 5 | Angebot eines Zahlungsplans | Kunde in Schwierigkeiten | Einfühlsam | | 6 | Letzte Warnung vor Verzugskosten | Tag +21 | Dringend | | 7 | Erinnerung bei kleinen Beträgen | Rechnungen unter 500 € | Direkt | | 8 | Erinnerung an Stammkunden | Vertrauensvolle Beziehung | Diplomatisch | | 9 | Erinnerung mit förmlicher Zahlungsaufforderung | Tag +30 bis +45 | Juristisch | | 10 | Erinnerung nach mündlicher Zusage | Nicht gehaltenes Versprechen | Sachliche Erinnerung | | 11 | Erinnerung nach gewährter Frist | Frist abgelaufen | Bestimmt | | 12 | Erinnerung an internationale Kunden | Kunden im Ausland | Professionell (EN) | | 13 | Erinnerung per Einschreibebrief | E-Mails ignoriert | Offiziell | | 14 | Erinnerung bei hoher Rechnung | Beträge über 5.000 € | Ernst | | 15 | Erinnerung nach Zahlungsablehnung | Zahlung fehlgeschlagen | Technisch | | 16 | Erinnerung bei drohender Verjährung | Verjährung nahe | Letzter Versuch | Für die anderen Formate lesen Sie unsere [Vorlagen für Mahnschreiben](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-mahnschreiben-unbezahlte-rechnung/) und unsere [Tipps für Ihre Zahlungserinnerungen](https://www.billabex.com/de/blog/tipps-fuer-ihre-zahlungserinnerungen-bei-unbezahlten-rechnungen/). Lesen Sie auch unseren [vollständigen Leitfaden zur Mahnung unbezahlter Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/mahnung-unbezahlte-rechnung/). ## Vorlage 1: Freundliche erste Erinnerung **Ziel:** An das Fälligkeitsdatum erinnern, ohne aggressiv zu sein. **Wann passt sie?** Für eine erste Erinnerung kurz nach der Fälligkeit. Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe Ihnen, um Sie daran zu erinnern, dass die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] am \[Datum\] fällig war. Möglicherweise haben Sie die Zahlung bereits veranlasst. In diesem Fall bitten wir Sie, diese Nachricht zu ignorieren. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 2: Erinnerung nach 7 Tagen **Ziel:** Nach einer Woche Verzug höflich nachfassen. **Wann passt sie?** Passend, wenn die Zahlung nach der ersten Erinnerung nicht erfolgt ist. Betreff: Nachfrage zur unbezahlten Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], ich melde mich wegen der Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\], ausgestellt am \[Datum\]. Bis heute haben wir Ihre Zahlung noch nicht erhalten. Bitte regeln Sie diese Angelegenheit zeitnah. Für weitere Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 3: Erinnerung nach 14 Tagen **Ziel:** Die Bedeutung der Zahlung stärker betonen. **Wann passt sie?** Wenn die Zahlung zwei Wochen überfällig ist. Betreff: Zweite Erinnerung zur Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], uns ist aufgefallen, dass die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] trotz unserer vorherigen Erinnerung weiterhin unbezahlt ist. Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie die Zahlung bis zum \[neue Frist\] veranlassen könnten. Bei Schwierigkeiten melden Sie sich gerne bei uns, um eine Lösung zu besprechen. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 4: Telefonische Erinnerung mit anschließender E-Mail **Ziel:** Mit einer telefonischen Nachfrage die Zahlungsaufforderung verstärken. **Wann passt sie?** Nach einem Telefonat, das den Verzug bestätigt hat. Betreff: Bestätigung nach unserem Telefongespräch Guten Tag \[Name des Kunden\], ich beziehe mich auf unser Telefongespräch vom \[Datum\] zur Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\]. Wie vereinbart erwarten wir die Zahlung bis zum \[neues Datum\]. Wenn Sie weitere Informationen benötigen, helfen wir Ihnen gerne. Vielen Dank für Ihre Zusammenarbeit. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 5: Angebot eines Zahlungsplans **Ziel:** Flexible Lösungen anbieten, um die Zahlung zu fördern. **Wann passt sie?** Wenn der Kunde in finanziellen Schwierigkeiten steckt. Betreff: Vorschlag für einen Zahlungsplan zur Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], wir verstehen, dass finanzielle Schwierigkeiten auftreten können. Um Ihnen zu helfen, die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] zu begleichen, sind wir bereit, Ihnen einen Ratenzahlungsplan anzubieten. Melden Sie sich gerne bei uns, um die Modalitäten zu besprechen, die für Sie am besten passen. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 6: Letzte Warnung vor Verzugskosten **Ziel:** Vor den Folgen bei Nichtzahlung warnen. **Wann passt sie?** Wenn mehrere Erinnerungen unbeantwortet geblieben sind. Betreff: Letzte Erinnerung vor Berechnung von Verzugskosten zur Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], trotz unserer früheren Erinnerungen ist die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] weiterhin unbezahlt. Wir weisen Sie darauf hin, dass ab dem \[Datum\] Verzugskosten berechnet werden können. Wir empfehlen Ihnen, den Betrag so schnell wie möglich zu begleichen, um zusätzliche Kosten zu vermeiden. Bitte nehmen Sie diese Situation ernst. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 7: Erinnerung bei kleinen Beträgen **Ziel:** Kleine unbezahlte Rechnungen effizient bearbeiten. **Wann passt sie?** Für unbezahlte Beträge, die als gering gelten, sich aber summieren. Betreff: Erinnerung zum offenen Saldo Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], wir haben festgestellt, dass der Saldo der Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] nicht beglichen wurde. Auch wenn der Betrag gering ist, ist es wichtig, diese Angelegenheit zu klären. Wir danken Ihnen, wenn Sie die Zahlung zeitnah veranlassen. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 8: Erinnerung an Stammkunden **Ziel:** Die Beziehung bewahren und zugleich die Zahlung sicherstellen. **Wann passt sie?** Für treue Kunden mit positivem Zahlungsverhalten. Betreff: Ihre Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] ist noch offen Guten Tag \[Name des Kunden\], wir danken Ihnen für Ihre Treue und möchten Sie daran erinnern, dass die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] weiterhin auf Begleichung wartet. Wir gehen davon aus, dass es sich um ein einfaches Versehen handelt, und bitten Sie, die Angelegenheit baldmöglichst zu regeln. Vielen Dank für Ihre Zuverlässigkeit. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 9: Erinnerung mit förmlicher Zahlungsaufforderung **Ziel:** Ein rechtliches Verfahren zur Forderungsbeitreibung einleiten. **Wann passt sie?** Letztes Mittel vor einem gerichtlichen Vorgehen. Betreff: Förmliche Zahlungsaufforderung zur Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], hiermit fordern wir Sie förmlich auf, die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\], ausgestellt am \[Datum\], innerhalb von acht Tagen zu begleichen. Ohne Zahlung sehen wir uns gezwungen, ein gerichtliches Verfahren einzuleiten. Wir hoffen jedoch, dass eine gütliche Lösung gefunden werden kann. In Erwartung Ihrer schnellen Antwort. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 10: Erinnerung nach mündlicher Zusage **Ziel:** An eine in einem Gespräch gegebene Zahlungszusage erinnern. **Wann passt sie?** Wenn der Kunde Zahlung versprochen, aber nicht geleistet hat. Betreff: Nachfrage zu Ihrer Zusage zur Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], nach unserem Gespräch vom \[Datum\] hatten Sie angegeben, dass die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] am \[vorgesehenes Datum\] bezahlt wird. Bis heute haben wir diese Zahlung nicht festgestellt. Bitte teilen Sie uns mit, ob Schwierigkeiten aufgetreten sind. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 11: Erinnerung nach Ablauf einer gewährten Frist **Ziel:** Nach Ablauf einer gewährten Nachfrist nachfassen. **Wann passt sie?** Wenn der Kunde die vereinbarte zusätzliche Frist nicht eingehalten hat. Betreff: Ablauf der gewährten Frist zur Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], wir hatten Ihnen für die Begleichung der Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] eine zusätzliche Frist gewährt, haben Ihre Zahlung aber weiterhin nicht erhalten. Bitte veranlassen Sie die Zahlung zeitnah, um weitere Schritte zu vermeiden. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 12: Erinnerung an internationale Kunden **Ziel:** Die Kommunikation an Kunden im Ausland anpassen. **Wann passt sie?** Wenn der Kunde in einem anderen Land sitzt. Betreff: reminder regarding invoice n°\[invoice number\] Dear \[client’s name\], I hope this message finds you well. We noticed that the payment for invoice n°\[invoice number\], amounting to \[amount\], has not been received yet. Please let us know if there are any issues or delays on your side. We look forward to settling this matter soon. Kind regards, \[your name\]\[your company\] ## Vorlage 13: Erinnerung per Einschreibebrief **Ziel:** Eine offizielle Erinnerung für kritische Rechnungen senden. **Wann passt sie?** Für Fälle, in denen E-Mails keine Wirkung gezeigt haben. Betreff: Einschreiben zur unbezahlten Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], wir wenden uns an Sie wegen der Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\], ausgestellt am \[Datum\], die trotz mehrerer Erinnerungen unbezahlt bleibt. Wir bitten Sie, die Zahlung innerhalb von 10 Tagen nach Erhalt dieses Schreibens zu veranlassen. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 14: Persönliche Erinnerung bei hoher Rechnung **Ziel:** Die Bedeutung einer großen Rechnung betonen. **Wann passt sie?** Für bedeutende überfällige Beträge. Betreff: Dringende Zahlung erforderlich für die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], wir möchten Ihre Aufmerksamkeit auf die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] lenken, die weiterhin unbezahlt ist. Dieser Betrag macht einen wesentlichen Teil unserer Geschäftsbeziehung aus. Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie diesen Betrag zeitnah begleichen würden. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 15: Erinnerung nach Zahlungsablehnung **Ziel:** Eine fehlgeschlagene Transaktion klären. **Wann passt sie?** Wenn die Zahlung abgelehnt oder zurückgewiesen wurde. Betreff: Zahlungsproblem bei der Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], uns wurde mitgeteilt, dass die Zahlung der Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] abgelehnt wurde. Bitte prüfen Sie Ihre Zahlungsangaben und versuchen Sie es erneut. Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie Unterstützung brauchen. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 16: Erinnerung bei drohender Verjährung **Ziel:** Vor der Verjährung einen letzten Einzugsversuch unternehmen. **Wann passt sie?** Für Forderungen kurz vor der gesetzlichen Verjährung. Betreff: Letzter Versuch einer Regelung zur Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] Guten Tag \[Name des Kunden\], die Rechnung Nr. \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] ist seit einiger Zeit unbezahlt und nähert sich der gesetzlichen Verjährung. Wir möchten diese Angelegenheit gütlich regeln. Bitte melden Sie sich bei uns, um eine Lösung zu besprechen. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Wann sollte man eine Mahn-E-Mail zu einer unbezahlten Rechnung senden? Der Zeitpunkt Ihrer Erinnerungen ist ebenso wichtig wie ihr Inhalt. Eine zu späte Erinnerung verliert an Wirkung, eine zu aggressive kann die Geschäftsbeziehung belasten. Hier der ideale Ablauf (nach französischem Recht und französischer Praxis). **Tag +1 bis +3: Freundliche erste Erinnerung (neutraler Ton)** Senden Sie die erste E-Mail am Tag nach dem Fälligkeitsdatum oder zwei Tage danach. In diesem Stadium ist der Verzug wahrscheinlich unabsichtlich (Versehen, Wechsel der zuständigen Person, technisches Problem). Der Ton sollte neutral und ohne Vorwurf bleiben. Der ideale Betreff: „Zahlungserinnerung - Rechnung Nr. XXX“. **Tag +7 bis +14: Zweite Erinnerung (bestimmterer Ton)** Haben Sie nach einer Woche keine Antwort, erinnern Sie mit leicht bestimmterem Ton. Nennen Sie ausdrücklich Ihre erste Erinnerung und geben Sie eine klare Zahlungsfrist an. Jetzt ist der richtige Moment, einen Zahlungsplan vorzuschlagen, wenn der Kunde in Schwierigkeiten zu sein scheint. **Tag +15 bis +30: Dritte Erinnerung (dringender Ton)** In diesem Stadium ist der Verzug erheblich. Nennen Sie die Verzugskosten und die gesetzlich vorgesehene Einzugspauschale von 40 €. Schlagen Sie außerdem ergänzend zur E-Mail die [telefonische Mahnung](https://www.billabex.com/de/blog/telefonische-mahnung-unbezahlte-rechnung/) vor, um den Druck zu erhöhen. **Tag +30 bis +45: Förmliche Zahlungsaufforderung per E-Mail (vor dem Einschreiben mit Rückschein)** Bevor Sie die förmliche Zahlungsaufforderung per Einschreiben versenden, empfiehlt es sich, eine elektronische Fassung zu senden. Das gibt dem Kunden eine letzte Chance zu zahlen, ohne das förmliche Verfahren zu durchlaufen. Der Betreff muss eindeutig sein: „Förmliche Zahlungsaufforderung - Rechnung Nr. XXX - Letzte Frist am [Datum]“. Für die nächsten Schritte lesen Sie unseren Leitfaden zur [förmlichen Zahlungsaufforderung](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-fuer-foermliche-zahlungsaufforderung/). **Warum frühes Erinnern für die Psychologie des Schuldners entscheidend ist** Frühes Nachfassen kann zeigen, ob eine Rechnung fehlt, eine Freigabe aussteht oder der Betrag bestritten wird. Je länger eine Akte unbearbeitet bleibt, desto schwerer können Belege und Ansprechpartner zu finden sein. Bewerten Sie Fortschritte an nützlichen Antworten und erhaltenen Zahlungen; allgemeine Einzugsquoten nach Altersstufe sind hier nicht belegt. ## Tipps für eine wirksame Mahn-E-Mail Die Form Ihrer Mahn-E-Mail beeinflusst unmittelbar ihre Wirksamkeit. Hier die sechs goldenen Regeln. **1. Klarer, nicht aggressiver Betreff** Der Betreff Ihrer E-Mail ist das Erste, was der Empfänger sieht. Vermeiden Sie bei den ersten Erinnerungen aggressive Formulierungen („DRINGEND“, „FÖRMLICHE ZAHLUNGSAUFFORDERUNG“, „LETZTE MAHNUNG“). Bevorzugen Sie: „Zahlungserinnerung - Rechnung Nr. XXX“ oder „Ihre Rechnung Nr. XXX wird fällig“. **2. Personalisieren Sie mit Kundenname und Rechnungsnummer** Eine allgemeine E-Mail („Sehr geehrte Damen und Herren“) ist weniger wirksam als eine persönliche. Verwenden Sie stets Vor- oder Nachname des Ansprechpartners, die genaue Rechnungsnummer und den exakten Betrag. Diese Personalisierung zeigt, dass Sie Ihre Vorgänge aktiv verfolgen. **3. Kommen Sie ohne übermäßige Rechtfertigungen zum Punkt** Erklären Sie nicht zu viel und entschuldigen Sie sich nicht dafür, dass Sie erinnern. Eine professionelle Mahn-E-Mail ist direkt und sachlich: Die Rechnung Nr. XXX über XXX € ist seit dem [Datum] fällig. Mehr nicht. Einleitende Absätze sind nicht nötig. **4. Fügen Sie bei jeder Erinnerung die Zahlungsinformationen ein** Jede Mahn-E-Mail sollte Ihre vollständigen Bankverbindungen (IBAN, BIC), gegebenenfalls einen Zahlungslink und die Referenz für die Überweisung enthalten. Reibung beim Bezahlen ist eine der Hauptursachen für Verzögerungen. **5. Bieten Sie eine Alternative an (Zahlungsplan)** Schlagen Sie ab der zweiten Erinnerung immer einen Ratenzahlungsplan vor. Diese Offenheit löst Blockaden aufgrund finanzieller Schwierigkeiten des Kunden und erhöht die Antwortquote deutlich. **6. Professionelle Signatur** Ihre Signatur sollte enthalten: Vor- und Nachname, Position, direkte Telefonnummer, E-Mail. Eine vollständige Signatur vermittelt den Eindruck einer seriösen Nachverfolgung und erleichtert den Kontakt, wenn der Kunde Sie anrufen möchte. ## Was die DSGVO für Ihre Erinnerungen per E-Mail ändert Häufig kommt es zu einer Verwechslung: Man bräuchte die Einwilligung des Kunden, um ihm eine Erinnerung zu senden. Das ist unzutreffend. Die Erinnerung an eine im Rahmen eines Vertrags gestellte Rechnung gehört zur Erfüllung dieses Vertrags, hilfsweise zum berechtigten Interesse des Gläubigers: Das sind die Rechtsgrundlagen nach Artikel 6 der DSGVO. Die Einwilligung regelt dagegen die Werbeansprache, nicht die Einziehung dessen, was Ihnen geschuldet wird. Drei Pflichten bleiben dennoch bestehen. **An die richtige Person schreiben.** Die verwendete Adresse muss die des geschäftlichen Ansprechpartners sein, der für die Zahlung zuständig ist. An eine interne Liste, an eine nicht betroffene Führungskraft oder an eine anderswo erhobene private Adresse zu schreiben, überschreitet den vertraglichen Rahmen. **Daten auf das Nötige beschränken.** Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeit, Bankverbindung: nicht mehr. Eine vollständige Historie der offenen Posten des Kunden im Text der E-Mail hat für das Forderungsmanagement keinen Nutzen und erhöht die Gefährdung, falls die Nachricht weitergeleitet wird. **Aufbewahren, dann löschen.** Die Spuren der Erinnerungen dokumentieren Ihre Schritte; eine einfache Erinnerung reicht nicht aus, um die Verjährung zu unterbrechen; sie sind nicht dazu gedacht, unbegrenzt aufbewahrt zu werden. Richten Sie ihre Aufbewahrungsdauer an der Ihrer Buchhaltungsunterlagen aus. Zur Klageerhebung siehe [Artikel 2241 des französischen Code civil](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000019017098). ## Ihre Rechnungserinnerungen mit Billabex automatisieren Wird die manuelle Nachverfolgung mit diesen Vorlagen zu aufwendig, überträgt unsere [Forderungsmanagement-Software](https://www.billabex.com/de/forderungsmanagement-software/) die Erinnerungen per E-Mail und die Bearbeitung der Antworten an einen KI-Agenten. Ihr Team bestätigt die Zahlungspläne und behält die sensiblen Entscheidungen. Der Ablauf passt sich dem Fall an; es ist keine feste Eskalation, die für alle Kunden gleich wäre. Um diese Schritte im [Forderungsmanagement](https://www.billabex.com/de/blog/forderungsmanagement-steuern/) einzuordnen, vom Vorbeugenden bis zum Gerichtlichen, lesen Sie unseren Leitfaden zur [Forderungsbeitreibung](https://www.billabex.com/de/blog/forderungsbeitreibung/).