--- title: "Großhandel: Teillieferungen den richtigen Rechnungen zuordnen" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/grosshandel-teillieferungen-rechnungen-und-forderungsmanagement/ lang: de alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/grossiste-livraisons-partielles-factures-recouvrement.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/grossiste-livraisons-partielles-factures-recouvrement.md en: https://www.billabex.com/en/blog/wholesale-partial-deliveries-invoice-collections.md de: https://www.billabex.com/de/blog/grosshandel-teillieferungen-rechnungen-und-forderungsmanagement.md es: https://www.billabex.com/es/blog/mayorista-entregas-parciales-vincular-facturas-correctas.md it: https://www.billabex.com/it/blog/grossista-consegne-parziali-collegare-fatture.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/groothandel-deelleveringen-en-factuuropvolging.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/hurtownia-dostawy-czesciowe-a-monitorowanie-faktur.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/grossista-entregas-parciais-faturas-cobrancas.md updated: 2026-11-14 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Großhandel: Teillieferungen den richtigen Rechnungen zuordnen Ein Großhändler versendet eine Bestellung in mehreren Teilen. Der Kunde erhält eine erste Palette, eine zweite Lieferung kommt unvollständig an, und der Restbestand bleibt in der Vorbereitung. Bei der Zahlungserinnerung antwortet die Kreditorenbuchhaltung: „Die Bestellung ist nicht geliefert.“ Dieser Satz kann sich auf den Restbestand beziehen, während die Rechnung nur die bereits erhaltene Ware betrifft. Er kann aber auch eine zu früh berechnete Menge offenlegen. Um zu wissen, was sinnvoll gefordert werden kann, muss man auf Zeilenebene gehen. Bestellung, Lkw, Lieferschein und Rechnung sind nicht immer gleich aufgeteilt. Eine Nachverfolgung, die nur eine Bestellnummer mit einem Kundensaldo verbindet, verliert die Unterschiede, von denen die Antwort abhängt. ## Vier getrennte Mengen führen Unterscheiden Sie für jede Artikelnummer die bestellten, versandten, erhaltenen und berechneten Mengen. Ergänzen Sie Retouren und Korrekturen, ohne die ursprünglichen Werte zu überschreiben. Ein im Lager vorbereiteter Artikel ist noch nicht versandt; eine angekündigte Sendung belegt allein noch nicht den vollständigen Empfang. Der GS1-Leitfaden zum Logistiketikett, Version 1.3 vom Juli 2019, Seiten 36 bis 38, unterscheidet die Versandmeldung und die Empfangsmeldung. Die zweite kann fehlende oder beschädigte Ware anzeigen. Diese Trennung der Dokumente ist für das Forderungsmanagement aufschlussreich: Die Angaben des Lieferanten und die des Empfängers müssen sich vergleichen lassen. Es geht nicht darum, von allen Großhändlern dieselben elektronischen Nachrichten zu verlangen. Eine Organisation, die unterschriebene Lieferscheine verwendet, kann dieselbe Überlegung anwenden. Halten Sie fest, was angekündigt wurde, was bei der Ankunft festgestellt wurde und was das Finanzdokument tatsächlich fordert. ## Eine Beziehung zwischen Zeilen aufbauen, keinen globalen Anhang Eine Rechnung kann mehrere Lieferungen bündeln, und eine Lieferung kann mehrere Bestellungen betreffen. Die Akte muss die Zuordnungen daher mit ihren Mengen zeigen. Alle Lieferscheine einfach in einem Kundenordner abzulegen, zwingt den Empfänger, diese Arbeit selbst zu erledigen. | Element | Aufzubewahrende Referenz | Für die Zahlungserinnerung nützliche Angabe | | ---------- | ----------------------------------------- | --------------------------------------------- | | Bestellung | Kundennummer und Zeile | Produkt, Menge, vereinbarter Preis | | Versand | Schein, Datum und Logistikeinheit | Versandte Menge und angekündigter Restbestand | | Empfang | Bestätigung, Datum und etwaiger Vorbehalt | Anerkannte Menge und gemeldete Abweichung | | Rechnung | Nummer und Zeile | Geforderte Menge und zugehöriger Gesamtbetrag | | Korrektur | Retoure, Gutschrift oder Entscheidung | Tatsächlich bestätigte finanzielle Wirkung | Das [Wirtschaftsministerium weist darauf hin, dass die Rechnung insbesondere Menge und Einzelpreis aufführt](https://www.economie.gouv.fr/entreprises/gerer-son-entreprise-au-quotidien/gerer-sa-comptabilite-et-ses-demarches/mentions-obligatoires-dune-facture-tout-savoir), dazu die Bestellnummer, sofern der Käufer sie zuvor festgelegt hat. Eine vage Beschreibung wie „Lieferung November“ erschwert daher sowohl die Prüfung durch den Kunden als auch die interne Suche. ## Eine Simulation mit Restbestand und Fehlmenge Nehmen wir eine fiktive Bestellung über 100 Einheiten zu 25 € netto, also 2.500 € netto. Der Großhändler versendet 60 Einheiten auf einem ersten Schein, vollständig erhalten, dann 30 auf einem zweiten. Der Kunde stellt beim zweiten Wareneingang nur 28 fest. Zehn Einheiten sind noch nicht versandt. Die Situation weist 100 bestellte, 90 versandte und laut Kunde 88 erhaltene Einheiten auf. Fordert die Rechnung 90 Einheiten, beträgt ihr Betrag 2.250 € netto. Der Betrag für die beiden als fehlend gemeldeten Einheiten beträgt 50 € netto. Der nicht versandte Restbestand von zehn Einheiten entspricht 250 € netto und ist eine andere Frage. Die für die Akte verantwortliche Person muss daher zwei Fehler vermeiden. Sie darf die 50 € nicht mit einem Restbestand von 250 € erklären, denn die Vorgänge sind verschieden. Sie darf auch die 88 Einheiten nicht automatisch als endgültig akzeptiert betrachten, ohne die Vorbehalte und den Vertrag zu lesen. Die Tabelle verortet die Meinungsverschiedenheit, sie entscheidet sie nicht. Diese Zahlen sind eine pädagogische Simulation. Sie stehen weder für eine übliche Fehlmengenquote noch für eine bei Billabex-Nutzern beobachtete Leistung. Die Nettobasis erleichtert den Vergleich der Mengen; die tatsächliche Zahlungsaufforderung verwendet die Beträge der Rechnung und deren steuerliche Behandlung. ## Die Logistikkennung nutzen, um den richtigen Vorgang zu finden Im GS1-Standard hat die **SSCC 18 Ziffern** und identifiziert eine Logistikeinheit, etwa eine Palette. Der zitierte Leitfaden beschreibt sie auf Seite 13. Diese Zahl ist kein Betrag, kein Produktcode und keine Rechnungsnummer. Sie muss als Kennung aufbewahrt werden, einschließlich etwaiger führender Nullen. Diese Präzision wird nützlich, wenn ein Kunde nur „die am Dienstag erhaltene Palette“ nennt. Verknüpft die Akte ihre Kennung mit den Scheinen und Zeilen, kann die Logistik die betroffene Ladung finden, ohne dass die Buchhaltung raten muss, welche Lieferung gemeint ist. Die Kennung ersetzt jedoch nicht den Nachweis des Empfangs und seines Inhalts. Der Scan einer Logistikeinheit klärt nicht automatisch einen Vorbehalt zu einer Menge im Inneren. Die mit dem Kunden vereinbarten Kontrollen bestimmen, was das Dokument oder der Vorgang tatsächlich belegen kann. ## Die Abweichung behandeln, bevor der Saldo geändert wird Meldet der Kunde eine Fehlmenge, eröffnen Sie eine logistische Maßnahme mit der genauen Referenz. Die zuständige Person prüft Vorbereitung, Transport, Empfang und die vorhandenen Belege. Sie kann eine Fehlmenge bestätigen, ein zweites Paket wiederfinden oder vom Empfänger eine ergänzende Information anfordern. Danach folgt die kaufmännische Entscheidung: Nachlieferung, Gutschrift, begründete Zurückweisung der Beanstandung oder eine andere Vereinbarung. Die Buchhaltung setzt nur die tatsächlich bestätigte Entscheidung um. Das Mahnwerkzeug muss zeigen können, dass 50 € geprüft werden, ohne diesen Betrag sofort in eine feststehende Gutschrift zu verwandeln. Eine [Tabelle zur Nachverfolgung der Zahlungen](https://www.billabex.com/de/blog/kundenzahlungen-mit-excel-verfolgen-kostenloses-muster/) kann die Aktenreferenz, die verantwortliche Person und das erwartete Antwortdatum enthalten. Sie muss auf den relevanten Beleg verweisen und darf keine widersprüchlichen Kommentare abschreiben, bis der Saldo unlesbar wird. ## Den Zeitplan jeder Rechnung wahren Eine Rechnung, die mehrere Bewegungen bündelt, wird nicht allein anhand der letzten Lieferung der Bestellung gesteuert. Prüfen Sie die Art der Rechnungsstellung und die geltenden Bedingungen. Die [DGCCRF nennt eine Obergrenze von 45 Tagen nach Ausstellung für periodische Rechnungen, die unter diese Regelung fallen](https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/les-fiches-pratiques/delais-de-paiement-les-regles-connaitre). Diese Zahl bedeutet weder, dass alle Großhandelsrechnungen periodisch sind, noch dass alle automatisch von dieser Frist profitieren. Für die Zahlungserinnerung behalten Sie daher die Fälligkeit des jeweiligen Dokuments bei. Ein im Warenwirtschaftssystem offener Restbestand darf dieses Datum nicht stillschweigend verschieben. Beruft sich der Kunde auf eine Klausel, die die Bearbeitung an Bedingungen knüpft, fragen Sie nach ihrer Referenz und lassen Sie ihre Anwendung auf den konkreten Fall prüfen. ## Dem Zahler eine Akte senden, die er verwenden kann Die Antwort an den Kunden kann in einer Zusammenfassung bestehen: betroffene Rechnung, zugeordnete Lieferungen, berechnete Menge, gemeldete Abweichung und laufende Maßnahme. Sie sollte der Kreditorenbuchhaltung ermöglichen zu erkennen, was sie bearbeiten kann und was auf eine Entscheidung wartet, ohne ihr die gesamte Untersuchung aufzubürden. Diese Präzision ergänzt die [bewährten Praktiken der Zahlungserinnerung](https://www.billabex.com/de/blog/tipps-fuer-ihre-zahlungserinnerungen-bei-unbezahlten-rechnungen/) und gibt der [Software zur Nachverfolgung von Zahlungserinnerungen](https://www.billabex.com/de/blog/kundenmahnsoftware/) einen nützlichen Inhalt. Die [Kundenansicht von Billabex](https://www.billabex.com/de/produkt/kundenansicht-360/) kann den Kontext der Zahlung zusammenführen; die Verlässlichkeit dieses Kontexts hängt von der Zuordnung zwischen den tatsächlichen Bewegungen und den Finanzzeilen ab.