--- title: "Eine Mahnakte mit der Steuerkanzlei teilen: sinnvolle Zugriffe festlegen" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/mahnakte-mit-steuerkanzlei-teilen/ lang: de alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/partage-dossier-relance-cabinet-comptable.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/partage-dossier-relance-cabinet-comptable.md en: https://www.billabex.com/en/blog/sharing-collections-case-accountant-access.md de: https://www.billabex.com/de/blog/mahnakte-mit-steuerkanzlei-teilen.md es: https://www.billabex.com/es/blog/compartir-expediente-de-recordatorio-con-despacho-contable-definir-accesos.md it: https://www.billabex.com/it/blog/condividere-pratica-sollecito-studio-contabile.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/herinneringsdossier-delen-met-administratiekantoor.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/udostepnij-sprawe-windykacyjna-biuru-rachunkowemu.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/partilhar-processo-cobranca-gabinete-contabilidade.md updated: 2026-10-26 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Eine Mahnakte mit der Steuerkanzlei teilen: sinnvolle Zugriffe festlegen Die Steuerkanzlei verlangt die Unterlagen zu zwei Kundenvorgängen. Sie können ihr Zugriff auf das gesamte Portfolio geben, eine E-Mail-Kette weiterleiten oder eine begrenzte Akte vorbereiten. Diese drei Handgriffe führen weder zum selben Verständnis noch zu denselben Handlungsmöglichkeiten. Die richtige Freigabe beginnt mit einem genauen Satz: Bei welcher Entscheidung soll die Kanzlei Ihnen helfen? Eine Saldoprüfung erfordert nicht automatisch das Recht, eine Mahnung zu versenden. Eine Einschätzung zu einem fehlenden Beleg rechtfertigt es nicht, die Vertriebsgespräche aller Kunden zu teilen. Umgekehrt setzt es Ihre Beratung der Gefahr aus, mit einem falschen Betrag zu arbeiten, wenn Sie nur die ursprüngliche Rechnung ohne Zahlung und Gutschrift übermitteln. Der Umfang muss begrenzt werden, ohne die Stimmigkeit der Akte aufzugeben. ## Vom Auftrag ausgehen, bevor Rechte gewählt werden In Frankreich sieht [Artikel 151 des Dekrets über das Berufsrecht der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater (expertise comptable)](https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000046882378) einen schriftlichen Vertrag vor, der den Auftrag sowie die Rechte und Pflichten der Parteien festlegt. Er regelt auch den Umgang mit der Vollmacht, sofern es eine gibt. Diese Referenz erlaubt eine konkrete Grenze: Eine Einladung in einer Software beschreibt für sich genommen nicht, wofür die Fachperson zuständig ist. Fragen Sie sich, ob die Kanzlei Zahlungen abgleichen, eine Korrektur prüfen, einen Vorschlag vorbereiten oder gegenüber dem Kunden tätig werden soll. Bei einer punktuellen Prüfung könnte das erwartete Ergebnis lauten: „den Saldo der fünf beigefügten Rechnungen bestätigen und fehlende Nachweise benennen“. Das umfasst nicht zwingend die Verhandlung einer Frist oder eines Nachlasses. Die [Unterscheidung zwischen Honoraren der Kanzlei und Forderungen ihrer Mandanten](https://www.billabex.com/de/blog/kanzlei-honorare-kundenrechnungen-und-mandate/) hilft, diese unterschiedlichen Einsätze abzugrenzen. Benennen Sie anschließend die autorisierte Ansprechperson, die interne verantwortliche Person, die Fragen beantwortet, und das Datum, an dem der Zugriff erneut geprüft wird. Entwickelt sich der Auftrag weiter, muss erneut über Unterlagen und Rechte entschieden werden. Vermeiden Sie, dass der Zugriff nur deshalb fortbesteht, weil sich niemand an seinen ursprünglichen Zweck erinnert. ## Einen begrenzten, aber buchhalterisch vollständigen Auszug erstellen Nehmen wir eine Simulation. Ein KMU hat 120 Kundenkonten. Es bittet seine Kanzlei um Unterstützung bei zwei Kunden, mit fünf Rechnungen und ursprünglich 18.400 € brutto. Zahlungen über 4.000 € und Gutschriften über 1.400 € sind bereits zugeordnet. Der zu erklärende Saldo beträgt also 13.000 €: 18.400 minus 4.000 minus 1.400. Der nützliche Auszug enthält die fünf Rechnungen, ihre Fälligkeiten, die Zuordnungen, die Gutschriften und den Schriftwechsel, der die noch offenen Fragen erklärt. Er nennt die forderungsberechtigte Gesellschaft und das Stichtagsdatum. Entfernen Sie die Gutschriften mit der Begründung, die Kanzlei verlange nur „die unbezahlten Posten“, suggeriert der Auszug fälschlich 14.400 € zur Beitreibung. Datenminimierung bedeutet nicht, einen für die Berechnung nötigen Beleg wegzulassen. Zwei von 120 Konten zu teilen, verkleinert den Umfang des übermittelten Portfolios. Das erlaubt es nicht, eine proportionale Verringerung des Risikos einer Datenpanne zu behaupten: Auch die Sensibilität der Dokumente und die gewährten Rechte zählen. Eine Akte mit zwei Kunden kann einen Kontoauszug enthalten, der Dutzende Dritte offenlegt. Bereiten Sie dann einen passenden Auszug vor, dessen Schwärzungen weder die gesuchte Zahlung noch die zu ihrer Zuordnung nötigen Angaben verdecken. Die [Prüfung nicht zugeordneter Gutschriften](https://www.billabex.com/de/blog/nicht-zugeordnete-gutschrift-und-faelliger-betrag/) liefert eine nützliche Vorabkontrolle. Kennzeichnen Sie ausdrücklich die noch abzugleichenden Vorgänge. Die Kanzlei muss einen bestätigten Saldo von einer Arbeitshypothese unterscheiden können, ohne Ihre gesamte Buchhaltung rekonstruieren zu müssen. ## Einsicht, Kommentar und Handlung trennen Die [CNIL empfiehlt, Berechtigungen nach den Erfordernissen der Aufträge zu verwalten](https://www.cnil.fr/fr/securite-gerer-les-habilitations). Übersetzen Sie dieses Prinzip in verständliche Entscheidungen. Darf die Fachperson Unterlagen einsehen, eine Anmerkung hinzufügen, eine Kopie herunterladen, einen Status ändern, eine Nachricht senden oder andere Konten exportieren? Diese Möglichkeiten sind nicht gleichwertig. Für unsere Simulation genügen vielleicht das Lesen der Unterlagen und das Hinzufügen von Kommentaren. Die Änderung von Buchungen bleibt im üblichen buchhalterischen Ablauf; die Kommunikation mit dem Schuldner bleibt in der Verantwortung einer benannten Person. Soll die Kanzlei anschließend eine andere Handlung vornehmen, prüfen Sie Auftrag und Befugnisse, bevor Sie den Zugriff erweitern. Testen Sie tatsächlich, was eine eingeladene Person sieht. Ein Filter, der zwei Kunden anzeigt, kann die anderen auf dem Bildschirm ausblenden, ohne ihre Suche oder ihren Export zu verhindern. Prüfen Sie auch die Dokumente, die von einem verknüpften Beleg aus erreichbar sind, die Benachrichtigungen und die globalen Suchfunktionen. Das sind Fragen an den Anbieter; sie unterstellen nicht, dass alle Werkzeuge dieselben Einschränkungen bieten. Vermeiden Sie eine Kennung, die sich mehrere Mitarbeitende teilen. Eine namentliche Zuordnung zeigt, wem der Zugriff zu entziehen ist und wen man um eine Klarstellung bitten kann. Die CNIL empfiehlt eine mindestens jährliche Überprüfung der Berechtigungen; ein beendeter Auftrag sollte jedoch nicht auf diese Überprüfung warten, bevor seine Rechte entzogen werden. ## Verantwortlichkeiten für die Daten einordnen Die Kanzlei ist nicht bei jedem Einsatz automatisch Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO. Die [CNIL erklärt, dass die Rollen von den tatsächlichen Verantwortlichkeiten abhängen](https://www.cnil.fr/fr/rgpd-comment-bien-identifier-son-role), insbesondere von der Festlegung der Zwecke und der wesentlichen Mittel. Die Bezeichnung in einem Vertrag genügt nicht, um eine den Tatsachen widersprechende Einordnung zu wählen. Lassen Sie für die geplante Freigabe die Rolle jeder Partei, die erlaubten Verwendungen und den passenden vertraglichen Rahmen klären. Wer beantwortet Anfragen zu personenbezogenen Daten? Wer informiert die andere Seite bei einem Vorfall? Welche Mitarbeitenden oder Dienstleister dürfen tätig werden? Es ist nicht nötig, bei jeder Mahnung eine rechtliche Analyse zu improvisieren; man braucht aber einen passenden Rahmen, bevor die Freigabe zur Regel wird. Dieser Schritt hilft auch, unnötige Informationen auszuschließen. Eine Abwesenheit aus gesundheitlichen Gründen, eine persönliche Einschätzung zu einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter des Kunden oder ein Gespräch ohne Bezug zur Zahlung gehört nicht in eine Abgleichsakte. Bewahren Sie die für den Einsatz nötigen Fakten auf, ohne den Export in eine vollständige Kopie der internen Kommunikation zu verwandeln. ## Einen passenden Kanal und eine passende Dauer wählen In ihrem Merkblatt zum [Austausch mit Externen](https://www.cnil.fr/fr/securite-securiser-les-echanges-avec-lexterieur) empfiehlt die CNIL unter anderem, Übermittlungen zu schützen und den Zugriff auf autorisierte Empfänger zu beschränken. Sehen Sie für eine punktuelle Übermittlung eine begrenzte Verfügbarkeit, die Identifizierung der empfangenden Person und, falls ein Geheimnis nötig ist, dessen Übermittlung über einen getrennten Kanal vor. Eine HTTPS-Verbindung schützt den Transport; sie korrigiert weder eine falsch eingegebene Adresse noch einen Link, der jeder Person offensteht, die ihn erhält. Prüfen Sie daher den Empfänger über einen bekannten Kanal und kontrollieren Sie die Freigabeeinstellungen. Nutzen Sie für ein besonders sensibles Dokument das mit der Kanzlei vereinbarte sichere Verfahren statt einer in der Eile neu gewählten Plattform. Legen Sie auch die übermittelte Version fest. Geht nach dem Auszug eine Zahlung ein, senden Sie eine eindeutig gekennzeichnete Aktualisierung oder nutzen Sie einen Bereich, dessen Aktualisierung beide Seiten verstehen. Die [Aufbewahrung der Versionen einer Akte](https://www.billabex.com/de/blog/nach-der-mahnung-geaenderte-rechnung-versionen/) verhindert, dass ein am Dienstag richtiger Schluss am Freitag auf einen geänderten Saldo angewendet wird. ## Die Zusammenarbeit mit einem verwertbaren Ergebnis beenden Holen Sie sich am Ende der Prüfung ein Ergebnis, das geprüfte Salden, fehlende Unterlagen und die bei Ihnen verbleibenden Entscheidungen unterscheidet. In unserem Beispiel müssen die 13.000 € rechnungsweise erklärt werden; ein allgemeiner Kommentar „Akte geprüft“ genügt nicht, um die nächste Maßnahme vorzubereiten. Entziehen Sie die temporären Rechte und behandeln Sie die Kopien nach dem vereinbarten Rahmen und den geltenden Pflichten. Einen Freigabelink zu schließen bedeutet nicht, die Vernichtung von Dokumenten anzuordnen, die die Kanzlei gesetzlich aufbewahren muss. Ziel ist, den operativen Zugriff zu beenden und dabei die Verantwortlichkeiten jeder Seite zu achten. Eine [zentrale Kundenansicht in Billabex](https://www.billabex.com/de/produkt/kundenansicht-360/) hilft Ihrem Team, Rechnungen und Zusammenhang wiederzufinden, bevor diese Übermittlung vorbereitet wird. Fragen Sie in einer Demo, wie sich der nötige Umfang erstellen und die verfügbaren Zugriffe kontrollieren lassen. Die Qualität der Freigabe zeigt sich an einer besser dokumentierten Entscheidung, mit einem überprüfbaren Saldo und einer klar benannten verantwortlichen Person. ## Quellen - [Dekret vom 30. März 2012, Artikel 151](https://www.legifrance.gouv.fr/loda/article_lc/LEGIARTI000046882378), Fassung in Kraft seit dem 1. Januar 2023. - [CNIL, Berechtigungen verwalten](https://www.cnil.fr/fr/securite-gerer-les-habilitations), 13. März 2024. - [CNIL, die eigene DSGVO-Rolle bestimmen](https://www.cnil.fr/fr/rgpd-comment-bien-identifier-son-role), 6. Juni 2025. - [CNIL, den Austausch mit Externen sichern](https://www.cnil.fr/fr/securite-securiser-les-echanges-avec-lexterieur), 14. März 2024.