--- title: "Mahnung bei unbezahlter Rechnung: der vollständige Leitfaden, Schritt für Schritt" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/mahnung-unbezahlte-rechnung/ lang: de updated: 2026-09-28 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Mahnung bei unbezahlter Rechnung: der vollständige Leitfaden, Schritt für Schritt Um eine unbezahlte Rechnung zu mahnen, prüfen Sie zuerst, ob die Rechnung korrekt ist und den Kunden erreicht hat, und senden Sie dann einige Tage nach Fälligkeit eine erste freundliche Erinnerung. Bleibt eine Antwort aus, rufen Sie den Kunden an, senden ein bis zwei Wochen später eine zweite, bestimmtere Erinnerung und anschließend eine letzte. Geschieht danach nichts, beendet die förmliche Mahnung (mise en demeure) per Einschreiben die außergerichtliche Phase. Dieser Leitfaden beschreibt jede Stufe im Einzelnen: den Zeitpunkt, den Kanal, den Ton, was Sie schreiben sollten und welche Vorlage Sie verwenden können. Sie haben gerade einen Verzug festgestellt und suchen den ersten Schritt? Lesen Sie zuerst unseren praktischen Leitfaden [unbezahlte Rechnung: was tun](https://www.billabex.com/de/blog/unbezahlte-rechnung-was-tun/). ## Wie Sie eine unbezahlte Rechnung mahnen, Schritt für Schritt Der folgende Ablauf ist ein gängiger Richtwert, keine gesetzliche Pflicht. Passen Sie ihn an Ihre Zahlungsbedingungen, den Betrag und die Beziehung zum Kunden an. | Stufe | Richtwert für den Zeitpunkt | Kanal | Ton | Vorlage | | ----------------------------------- | ---------------------------------------------- | -------------------------------------------------------- | ------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Prüfung | Sobald die Fälligkeit überschritten ist | Intern | Nicht zutreffend | Rechnung, Bestellung, Liefernachweis | | 1. Erinnerung | Einige Tage nach der Fälligkeit | E-Mail | Höflich, geht von einem Versehen aus | [E-Mail-Vorlagen für die Mahnung](https://www.billabex.com/de/blog/e-mail-vorlagen-fuer-mahnung-unbezahlter-rechnungen/) | | Anruf | Keine Antwort auf die erste Erinnerung | Telefon | Offen, sucht die Ursache der Verzögerung | [Telefonische Mahnung](https://www.billabex.com/de/blog/telefonische-mahnung-unbezahlte-rechnung/) | | 2. Erinnerung | Ein bis zwei Wochen nach der ersten | E-Mail oder Brief | Bestimmt, verweist auf die Verzugszuschläge | [Zweite förmliche Erinnerung](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-mahnschreiben-unbezahlte-rechnung/#2-zweite-förmliche-erinnerung) | | Letzte Erinnerung | Keine Antwort auf die zweite | Brief oder E-Mail | Bestimmt, kündigt den nächsten Schritt an | [Mahnung vor Verzugszuschlägen](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-mahnschreiben-unbezahlte-rechnung/#6-mahnung-vor-anwendung-von-verzugsstrafen) | | Förmliche Mahnung (mise en demeure) | In der Regel zwischen Tag 30 und Tag 45 | Einschreiben mit Rückschein | Förmlich, mit genauer Zahlungsfrist | [Vorlagen für die förmliche Zahlungsaufforderung](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-fuer-foermliche-zahlungsaufforderung/) | | Gerichtliches Vorgehen | Nach Ablauf der in der Mahnung gesetzten Frist | Gericht oder Gerichtsvollzieher (commissaire de justice) | Nicht zutreffend | [Mahnbescheidsverfahren](https://www.billabex.com/de/blog/mahnbescheidsverfahren/) | Zwei Regeln bestimmen diesen Ablauf. Der Kanal folgt dem Alter der Forderung: Je älter sie wird, desto förmlicher wird das Medium. Der Ton folgt der Zahl der bereits versandten Erinnerungen, nicht dem Ärger des Gläubigers. ### 1. Die Rechnung prüfen, bevor Sie mahnen Viele Verzögerungen gehen nicht auf eine Zahlungsverweigerung zurück: Die Rechnung wurde an die falsche Adresse geschickt, es fehlt eine Bestellung, der Betrag wird beanstandet, oder eine interne Freigabe beim Kunden steht noch aus. Prüfen Sie vor der ersten Erinnerung Nummer, Betrag, Fälligkeit, Empfänger und die erwarteten Unterlagen. Eine Mahnung zu einer fehlerhaften Rechnung verzögert die Zahlung, statt sie zu beschleunigen. ### 2. Erste Erinnerung: freundlich per E-Mail Senden Sie einige Tage nach der Fälligkeit eine kurze, freundliche E-Mail. Gehen Sie von einem Versehen aus, nennen Sie die Rechnungsreferenzen, fügen Sie die Rechnung bei und geben Sie an, wie gezahlt werden kann. Bieten Sie dem Kunden an, Ihnen jede Schwierigkeit mitzuteilen. ### 3. Den Kunden anrufen Bleibt eine Antwort aus, lässt sich der wahre Grund der Verzögerung durch einen Anruf oft in wenigen Minuten klären: Rechnung nicht erhalten, Freigabeweg, Streitfall, Liquiditätsengpass. Bestätigen Sie anschließend schriftlich, was vereinbart wurde, mit einem Zahlungsdatum. ### 4. Zweite Erinnerung: bestimmter, weiterhin sachlich Senden Sie ein bis zwei Wochen nach der ersten Erinnerung eine förmlichere Nachricht. Verweisen Sie auf die bisherigen Kontakte, das überschrittene Fälligkeitsdatum und die in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgesehenen Verzugszuschläge. Hat der Kunde eine Schwierigkeit gemeldet, schlagen Sie einen [Zahlungsplan](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-fuer-zahlungsplaene/) vor, statt den Ton zu verschärfen. ### 5. Letzte Erinnerung vor der förmlichen Mahnung Kündigen Sie den nächsten Schritt klar an und setzen Sie eine genaue Frist für die Zahlung. Diese Nachricht gibt eine letzte Gelegenheit, außergerichtlich zu zahlen, und bereitet die förmliche Mahnung vor. ### 6. Förmliche Mahnung (mise en demeure) per Einschreiben Die förmliche Mahnung (mise en demeure) ist die formelle Aufforderung an den Schuldner: Sie verlangt die Zahlung innerhalb einer genauen Frist und kündigt die Folgen an. Senden Sie sie per Einschreiben mit Rückschein, um einen Nachweis zu behalten. Sie reicht für sich allein nicht aus, um die Verjährung zu unterbrechen (siehe unseren Artikel zur [Verjährung einer Rechnung](https://www.billabex.com/de/blog/verjaehrung-von-rechnungen/)), dokumentiert aber Ihr außergerichtliches Vorgehen, das vor einer Klage häufig erwartet wird. ### 7. Ein Verfahren einleiten Bleibt die förmliche Mahnung ohne Wirkung, gibt es je nach Betrag und Art der Akte mehrere Wege, darunter das [Mahnbescheidsverfahren](https://www.billabex.com/de/blog/mahnbescheidsverfahren/). Sie sind in unserem Leitfaden zur [Forderungsbeitreibung](https://www.billabex.com/de/blog/forderungsbeitreibung/) beschrieben. ## Was eine Mahnung bei unbezahlter Rechnung enthalten muss Unabhängig vom Kanal ermöglicht eine wirksame Zahlungserinnerung dem Kunden, ohne Suchen zu zahlen: - Nummer, Datum und Betrag der Rechnung, mit beigefügter Rechnung; - das überschrittene Fälligkeitsdatum und, ab der zweiten Erinnerung, der Verweis auf die vorherigen Erinnerungen; - das Zahlungsmittel und die Bankverbindung; - der Name einer erreichbaren Ansprechperson, an die Probleme gemeldet werden können; - ab der zweiten Erinnerung der Verweis auf die Verzugszuschläge und die Pauschale, die in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgesehen sind. Bleiben Sie sachlich und höflich. Eine Mahnung, die beschuldigt oder droht, beschädigt die Beziehung, ohne die Zahlung zu beschleunigen. ## Außergerichtliche, vorbeugende oder gerichtliche Beitreibung Die Zahlungserinnerung gehört zu drei sich ergänzenden Ansätzen, die in unseren [Strategien des Forderungsmanagements](https://www.billabex.com/de/blog/strategien-des-forderungsmanagements/) beschrieben sind. ### Das außergerichtliche Forderungsmanagement Das [außergerichtliche Forderungsmanagement](https://www.billabex.com/de/blog/aussergerichtliches-forderungsmanagement/) umfasst alle Erinnerungen vor einem Verfahren: E-Mails, Anrufe, Briefe, förmliche Mahnung. Es beruht auf regelmäßiger, persönlicher Kommunikation und erlaubt es oft, einen Verzug zu klären, ohne die Geschäftsbeziehung zu beschädigen. ### Das vorbeugende Forderungsmanagement Das [vorbeugende Forderungsmanagement](https://www.billabex.com/de/blog/zahlungsausfaelle-vermeiden-praeventives-forderungsmanagement/) zielt darauf ab, Zahlungsausfälle von Anfang an zu vermeiden: - Nehmen Sie Klauseln zu Zahlungsfristen und Verzugszuschlägen in Ihre Verträge und Allgemeinen Geschäftsbedingungen auf; - prüfen Sie die Bonität neuer Kunden vor dem Vertragsabschluss; - bieten Sie Lastschrift oder Kartenzahlung für wiederkehrende Beträge an; - senden Sie einige Tage vor der Fälligkeit eine Erinnerung. ### Das gerichtliche Forderungsmanagement Scheitern die außergerichtlichen Erinnerungen, bleibt der Rechtsweg möglich. Er will sorgfältig entschieden sein, denn er belastet fast immer die Beziehung zum Kunden. ## Mahntechniken, die funktionieren - **Bereiten Sie sich vor:** Sammeln Sie die Informationen zur Rechnung, bevor Sie den Kunden kontaktieren, und prüfen Sie, dass weder ein Fehler noch ein Missverständnis vorliegt. - **Personalisieren Sie Ihre Nachrichten:** Passen Sie Ton und Inhalt an die Situation des Kunden und seine Zahlungshistorie an. - **Bleiben Sie professionell:** Vermeiden Sie Anschuldigungen; bleiben Sie sachlich und höflich. - **Wählen Sie den richtigen Kanal:** E-Mail, Telefon, SMS oder Brief, je nach Gewohnheiten des Kunden und Alter der Forderung. - **Seien Sie regelmäßig:** Planen Sie Ihre Erinnerungen ab der Fälligkeit und halten Sie den Ablauf ein. - **Steigern Sie die Bestimmtheit schrittweise:** Beginnen Sie mit einfachen Erinnerungen und verschärfen Sie den Ton bei Bedarf. Weitere Techniken finden Sie in unseren [Tipps für Ihre Zahlungserinnerungen bei unbezahlten Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/tipps-fuer-ihre-zahlungserinnerungen-bei-unbezahlten-rechnungen/). ## Welche Vorlage für welche Situation Die wirksame Zahlungserinnerung ist nicht eine einzige, wiederholte Vorlage, sondern der richtige Kanal zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Ton. Diese Tabelle verweist auf die für jede Situation passende Vorlage. | Situation | Empfohlener Kanal | Vorlagen | | --------------------------------------------------------------- | --------------------------- | ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Erste Erinnerung, redlicher Kunde | E-Mail | [16 E-Mail-Vorlagen für die Mahnung](https://www.billabex.com/de/blog/e-mail-vorlagen-fuer-mahnung-unbezahlter-rechnungen/) | | Kleiner Betrag, sehr kurze Frist | SMS | [20 SMS-Mahnvorlagen](https://www.billabex.com/de/blog/sms-mahnvorlagen/) | | Formalisierung, Kunde wenig digital erreichbar | Brief | [15 Mahnschreiben-Vorlagen](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-mahnschreiben-unbezahlte-rechnung/) | | Kunde mit Liquiditätsengpass | E-Mail oder Brief | [Vorlagen für Zahlungspläne](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-fuer-zahlungsplaene/) | | Erinnerungen ohne Antwort geblieben, vor gerichtlichem Vorgehen | Einschreiben mit Rückschein | [Vorlagen für die förmliche Zahlungsaufforderung](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-fuer-foermliche-zahlungsaufforderung/) | | Unbezahlte Miete | Brief | [Vorlagen für Mahnungen bei unbezahlter Miete](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-mahnschreiben-unbezahlte-miete/) | | Ursache der Verzögerung zu klären | Telefon | [Telefonische Mahnung bei unbezahlter Rechnung](https://www.billabex.com/de/blog/telefonische-mahnung-unbezahlte-rechnung/) | ## Werkzeuge zur Automatisierung Ihrer Zahlungserinnerungen Ab einigen Rechnungen pro Monat wird es schwierig, den Ablauf von Hand einzuhalten. Mehrere Werkzeugfamilien können helfen: - **Mahnsoftware:** Sie erkennt fällige Rechnungen, versendet die Erinnerungen und verfolgt die Antworten. Eine [Kundenmahnsoftware](https://www.billabex.com/de/blog/kundenmahnsoftware/) kann für ein kleines Team genügen; unser [Vergleich der Mahnsoftware](https://www.billabex.com/de/blog/vergleich-der-mahnsoftware/) hilft bei der Auswahl nach Ihrer Größe. Mit [Billabex](https://www.billabex.com/de/forderungsmanagement-software/) führt ein KI-Agent die Zahlungserinnerungen per E-Mail und bearbeitet die Antworten, unter der Aufsicht Ihres Teams. - **Buchhaltungsanbindung:** Die Verbindung zu Ihrer Fakturierungssoftware verhindert, dass eine bereits bezahlte Rechnung gemahnt wird. - **Verfolgung der Kundenbeziehung:** Ein Verlauf der Kontakte erlaubt es, eine Akte zu übernehmen, ohne alles neu lesen zu müssen. - **Kundenportal:** Ihre Kunden sehen ihre Rechnungen ein und begleichen sie online. - **Berichte:** Messen Sie die Wirkung Ihrer Erinnerungen auf die Zahlungseingänge und passen Sie den Ablauf an. ## Die rechtlichen Regeln, die Sie kennen sollten Die wichtigsten Regeln zwischen Unternehmen sind im französischen Code de commerce festgelegt (nach französischem Recht). Unser Artikel zum [rechtlichen Rahmen unbezahlter Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/rechtlicher-rahmen-unbezahlter-rechnungen/) beschreibt sie im Einzelnen. - **Zahlungsfristen:** Ohne Vereinbarung beträgt die Frist 30 Tage nach Empfang der Waren oder Erbringung der Leistung. Die vereinbarte Frist darf 60 Tage ab dem Ausstellungsdatum der Rechnung nicht überschreiten, oder 45 Tage zum Monatsende, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist und gegenüber dem Gläubiger keinen offenkundigen Missbrauch darstellt. Siehe unsere [gesetzlichen Zahlungsfristen](https://www.billabex.com/de/blog/gesetzliche-zahlungsfristen-fuer-rechnungen-in-frankreich/). - **Verzugszuschläge:** Sie sind ab dem Tag nach der Fälligkeit geschuldet, ohne dass eine Erinnerung nötig wäre. Fehlt in Ihren Bedingungen ein Satz, gilt der jüngste Refinanzierungssatz der Europäischen Zentralbank, erhöht um 10 Punkte; ein vereinbarter Satz darf nicht unter dem Dreifachen des gesetzlichen Zinssatzes liegen. Siehe unsere Erklärungen zu den [Verzugszinsen und Verzugsstrafen](https://www.billabex.com/de/blog/verzugszinsen-und-verzugsstrafen/). - **Pauschale:** Jeder Zahlungsverzug zwischen Unternehmen berechtigt zu einer [Pauschale für Beitreibungskosten](https://www.billabex.com/de/blog/verzugspauschale-fuer-beitreibungskosten/) von 40 Euro je Rechnung. - **Pflichtangaben:** Ihre Rechnungen und Allgemeinen Geschäftsbedingungen müssen das Fälligkeitsdatum, den Satz der Verzugszuschläge und die Pauschale nennen. - **Sanktionen für den Kunden:** Die Nichteinhaltung der Zahlungsfristen setzt ihn einer von der DGCCRF verhängten Verwaltungsgeldbuße aus, bis zu 2 Millionen Euro für eine juristische Person, im Wiederholungsfall verdoppelt. - **Verjährung:** Eine Rechnung zwischen Unternehmen verjährt grundsätzlich nach fünf Jahren. Eine einfache Zahlungserinnerung unterbricht sie nicht. Als Gläubiger müssen Sie außerdem jeden geforderten Betrag belegen können (Rechnung, Vertrag, Bestellung, Liefernachweis) und ohne Belästigung oder unzulässigen Druck mahnen. ## Tipps für eine Mahnung, die die Beziehung bewahrt - **Legen Sie Ihre Zahlungsbedingungen von Anfang an fest** und teilen Sie sie dem Kunden klar mit. - **Verfolgen Sie Ihre Fälligkeiten täglich:** Eine früh versandte Erinnerung ist einfacher als eine späte. - **Passen Sie den Ton** an die Historie des Kunden an: Ein sonst pünktlich zahlender Kunde im Verzug verlangt eine andere Nachricht als ein wiederholter Verzug. - **Schlagen Sie Lösungen vor:** Ein Zahlungsplan oder ein vereinbartes Zahlungsdatum ist besser als Schweigen. - **Schulen Sie Ihr Team** für schwierige Gespräche und Verhandlungen. - **Messen Sie Ihre Ergebnisse:** durchschnittliche Zahlungsdauer, nach jeder Erinnerung beglichene Rechnungen, in die förmliche Mahnung überführte Akten. Der Schlüssel zu einer wirksamen Zahlungserinnerung liegt im Gleichgewicht zwischen Bestimmtheit und Höflichkeit. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zum [Steuern des Forderungsmanagements](https://www.billabex.com/de/blog/forderungsmanagement-steuern/) und in unserem Referenzleitfaden zur [Forderungsbeitreibung](https://www.billabex.com/de/blog/forderungsbeitreibung/).