--- title: "Ein Mahnwerkzeug verlassen: Welche Daten vor Vertragsende sichern?" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/mahnwerkzeug-verlassen-datenexport/ lang: de alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/quitter-outil-relance-export-donnees.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/quitter-outil-relance-export-donnees.md en: https://www.billabex.com/en/blog/leaving-collections-tool-data-export.md de: https://www.billabex.com/de/blog/mahnwerkzeug-verlassen-datenexport.md es: https://www.billabex.com/es/blog/dejar-herramienta-de-recordatorios-que-datos-recuperar-antes-del-fin-de-contrato.md it: https://www.billabex.com/it/blog/lasciare-software-solleciti-esportare-dati.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/herinneringssoftware-verlaten-gegevens-exporteren.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/rezygnacja-z-programu-do-przypomnien-eksport-danych.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/deixar-software-lembretes-exportar-dados.md updated: 2026-10-31 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Ein Mahnwerkzeug verlassen: Welche Daten vor Vertragsende sichern? Ein Rechnungsexport kann alle Beträge enthalten und trotzdem verlieren, was die Zahlungserinnerungen sinnvoll macht: die gestern erhaltene Zusage, den auf eine Zeile begrenzten Streit, den zu meidenden Empfänger oder den Beleg, der eine Aussetzung rechtfertigt. Endet der Softwarevertrag, sind diese Informationen manchmal schwerer zu sichern als die Buchhaltungssalden selbst. Den Ausstieg aus einem Mahnwerkzeug vorzubereiten bedeutet zu prüfen, dass Ihr Team die Dossiers mit ihrem Sinn, ihren Belegen und ihren nächsten Entscheidungen weiterführen kann. Die Zahl der heruntergeladenen Dateien genügt nicht. Der entscheidende Test ist konkreter: Kann eine Person, die keinen Zugang zum alten Werkzeug mehr hat, verstehen, warum sie handeln, abwarten oder um eine Klarstellung bitten soll? ## Den Vertrag vor der letzten Woche prüfen Ermitteln Sie das Kündigungsverfahren, die Kündigungsfrist, die Bedingungen der Rückgabe, den Zugang während des Übergangs und den Umgang mit den Daten nach Ende des Dienstes. Fragen Sie, welche Elemente exportierbar sind, in welchen Formaten, mit welcher Unterstützung und nach welchem Zeitplan. Bewahren Sie eine Antwort auf, die zu Ihrem Vertrag und zur genutzten Version des Dienstes passt. Der [europäische Data Act enthält einen Rahmen für den Wechsel des Anbieters von Datenverarbeitungsdiensten](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/factpages/data-act-explained), der seit dem 12. September 2025 gilt. Sein Kapitel VI umfasst insbesondere Cloud-Dienste. Prüfen Sie den Anwendungsbereich für Ihre Leistung und mögliche Ausnahmen, insbesondere bei bestimmten spezifischen oder Testangeboten. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine alte Vertragsklausel allein alle Ihre aktuellen Rechte beschreibt. [Artikel 29 der Verordnung](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj) sieht für die betroffenen Dienste die Abschaffung der Wechselgebühren ab dem 12. Januar 2027 vor. Vor diesem Datum dürfen die zulässigen Übergangsgebühren die unmittelbar mit dem Wechsel verbundenen Kosten nicht überschreiten. Das bedeutet nicht, dass die interne Migrationsarbeit, die neue Software oder jede zusätzliche Leistung kostenlos wird. Lassen Sie in einem im Herbst 2026 gestarteten Projekt diese Posten in der Kalkulation getrennt ausweisen. ## Die Daten nach Verwendungszweck der Übernahme inventarisieren Beginnen Sie mit den für die Geschäftstätigkeit nötigen Objekten: Kunden und Einheiten, Kontakte, Rechnungen, Fälligkeiten, zugeordnete Zahlungen, Gutschriften und Salden. Ergänzen Sie Gespräche, Anhänge, Zahlungszusagen, Streitfälle, Entscheidungen, verantwortliche Personen und nächste Aktionen. Manche Daten können aus der Buchhaltungssoftware stammen; andere existieren nur im Mahnwerkzeug. Notieren Sie für jede Gruppe die maßgebliche Quelle und die Verbindung zu den anderen Elementen. Eine Zusage über 2.000 Euro lässt sich nicht korrekt übernehmen, wenn der Export den Kunden, die gemeinte Rechnung, das zugesagte Datum oder die genannte Bedingung auslässt. Eine Kontaktdatei verliert an Wert, wenn sie nicht mehr erlaubt, den Einkäufer von der Buchhaltungsabteilung zu unterscheiden. Die [Migration ohne Verlust der Rechnungsidentität](https://www.billabex.com/de/blog/wechsel-der-buchhaltungssoftware-rechnungsidentitaet-erhalten/) bietet einen Ausgangspunkt für die Kennungen. Weiten Sie beim Ausstieg aus einem Mahnwerkzeug diese Kontrolle auf Historie und Verpflichtungen aus. Die Verknüpfungen müssen verständlich bleiben, auch wenn sich die internen Referenzen der neuen Software ändern. ## Einen wirklich verwertbaren Export testen Fordern Sie eine Stichprobe an, bevor Sie das endgültige Ausstiegsdatum festlegen. Ein PDF kann einen Beleg in seiner ursprünglichen Darstellung bewahren; eine strukturierte Tabelle kann es erlauben, Beträge und Daten zu übernehmen. Beide Verwendungen ergänzen sich. Ein Export, der nur aus Screenshots besteht, erleichtert die strukturierte Übernahme von Hunderten Dossiers nicht. Die [Export- und Importdokumentation von Odoo 18](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst) zeigt, dass ein für den Reimport geeigneter Export die verfügbaren Felder filtern kann. Sie unterstreicht auch die Rolle externer Kennungen, um die Beziehungen zwischen Datensätzen wiederherzustellen. Das sind Punkte, die Sie in Ihrer eigenen Kette prüfen sollten, keine Garantie, dass irgendein Export die gesamte fachliche Historie enthält. Öffnen Sie die Belege außerhalb des alten Benutzerkontos. Ein Link auf ein im auslaufenden Dienst gehostetes Dokument kann nach der Kündigung nicht mehr funktionieren. Prüfen Sie, dass die nötigen Dateien tatsächlich gesichert werden, dass ihr Name oder ihr Index sie mit dem Dossier verbindet und dass die Leserechte am neuen Speicherort angemessen sind. Testen Sie außerdem Sonderzeichen, Währungen, Dezimaltrennzeichen und Daten. Eine in Ihrer Tabellenkalkulation lesbare Spalte kann beim Import anders interpretiert werden. Die Kontrolle muss den übernommenen Wert und das Dossier betreffen, dem er zugeordnet ist, und sich nicht auf das Ausbleiben einer technischen Fehlermeldung beschränken. ## Beträge und Verpflichtungen abstimmen Nehmen wir eine Ausstiegssimulation mit achtzig Dossiers und 240 Rechnungen. Die ursprüngliche Summe der Rechnungen beträgt 360.000 Euro brutto, mit 140.000 Euro zugeordneten Zahlungen und 20.000 Euro Gutschriften. Der erwartete Saldo beträgt somit 200.000 Euro. Ein Export, der die Gutschriften auslässt, zeigt 220.000 Euro, also 20.000 Euro potenziell zu viel geforderte Beträge. Dieser Gesamtabgleich ist notwendig, aber nicht ausreichend. Eine von einem Kunden auf einen anderen verschobene Zuordnung kann die Summe von 200.000 Euro erhalten und zwei Dossiers falsch machen. Vergleichen Sie die Beträge je Einheit, Kunde und Rechnung und prüfen Sie dann Fälle mit mehreren Vorgängen. Dokumentieren Sie die Abweichungen und ihre Klärung, bevor Sie die Wiederaufnahme der Zahlungserinnerungen freigeben. Nehmen wir außerdem an, im alten Werkzeug stehen zwölf aktive Zusagen, aber nur neun finden nach der Übernahme eine verwertbare Rechnung und ein verwertbares Datum. Die geprüfte Kontinuität betrifft neun von zwölf Zusagen, also 75 %, auch wenn alle Rechnungen importiert wurden. Die drei übrigen Verpflichtungen müssen rekonstruiert oder ausdrücklich als unsicher behandelt werden. Die [Nachverfolgung prüfbarer Zusagen](https://www.billabex.com/de/blog/pruefbare-zahlungszusage/) hilft, diese Kontrolle zu definieren. ## Den Übergang organisieren, während die Kunden weiter antworten Das Portfolio steht während des Exports nicht still. Zwischen der ersten Kopie und dem Umschalten kann ein Kunde zahlen, eine Rechnung bestreiten oder den Kontakt wechseln. Legen Sie fest, wer diese Ereignisse bearbeitet, wo sie erfasst werden und wie sie in das übernommene Dossier gelangen. Ohne diese Organisation kann die zuletzt heruntergeladene Version schon überholt sein. Setzen Sie vor den ersten Sendungen des neuen Systems einen Kontrollpunkt. Seit der Extraktion erfolgte Zahlungen und Entscheidungen müssen berücksichtigt werden. Prüfen Sie auch, dass das alte Werkzeug keine aktive Kampagne für dieselben Rechnungen behält. Die [Abnahme wiederholter Importe und Dubletten](https://www.billabex.com/de/blog/wiederholter-import-doppelte-mahnungen/) liefert nützliche Szenarien für diesen Zeitraum. Sehen Sie eine Lösung zur Einsicht in die nötige Historie vor, falls nicht alles in das neue Werkzeug importiert werden kann. Ein indiziertes Archiv kann diesen Bedarf erfüllen, vorbehaltlich der geltenden Rechte, Fristen und Pflichten. Ziel ist es, die nützliche Kontinuität zu bewahren, ohne alle Arbeitskopien unbegrenzt aufzubewahren. ## Reversibilität des Dienstes und individuelle Datenübertragbarkeit unterscheiden Das [von der CNIL vorgestellte Recht auf Datenübertragbarkeit](https://www.cnil.fr/fr/comprendre-mes-droits/le-droit-la-portabilite-obtenir-et-reutiliser-une-copie-de-vos-donnees) betrifft bestimmte personenbezogene Daten einer Person unter den Bedingungen der DSGVO. Es ist für sich genommen kein allgemeiner Anspruch auf Export der gesamten Geschäftsdatenbank des Unternehmens. Der Ausstieg aus dem Dienst muss mit dem einschlägigen vertraglichen und regulatorischen Rahmen organisiert werden. Entziehen Sie nach der Freigabe der Übernahme die nicht mehr benötigten Zugänge und Verbindungen nach dem vereinbarten Zeitplan. Behandeln Sie die Löschung oder die verbleibende Aufbewahrung mit dem Anbieter und Ihren zuständigen Verantwortlichen. Verlangen Sie keine unwiderrufliche Löschung, bevor Sie die nötigen Belege geprüft haben; lassen Sie aber auch keine dauerhaften Zugänge aus bloßem Versehen bestehen. Prüfen Sie bei einer Demo von Billabex die [Integrationen und den Datenfluss](https://www.billabex.com/de/produkt/integrationen/) ebenso mit Ihren Ausstiegsfällen wie mit Ihren Einstiegsfällen. Fragen Sie nach einem konkreten Beispiel für die Rückgabe und ihren Grenzen. Ein Werkzeug lässt sich leichter auswählen, wenn Sie bereits wissen, wie Ihr Team nach Vertragsende ein verlässliches Verständnis seiner Dossiers behalten kann. ## Quellen - [Europäische Kommission, Data Act explained](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/factpages/data-act-explained), Kapitel VI, aktualisiert am 15. Dezember 2025. - [Verordnung (EU) 2023/2854](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj), insbesondere Artikel 29 und 31. - [Odoo 18, Export und Import von Daten](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst), offizielle Dokumentation. - [CNIL, Recht auf Datenübertragbarkeit](https://www.cnil.fr/fr/comprendre-mes-droits/le-droit-la-portabilite-obtenir-et-reutiliser-une-copie-de-vos-donnees), 25. Mai 2018.