--- title: "Wer gibt den Abschluss eines unbezahlten Falls in einem kleinen Unternehmen frei?" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/unbezahlten-fall-schliessen-freigabe/ lang: de alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/cloture-dossier-impaye-validation.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/cloture-dossier-impaye-validation.md en: https://www.billabex.com/en/blog/closing-unpaid-invoice-case-approval.md de: https://www.billabex.com/de/blog/unbezahlten-fall-schliessen-freigabe.md es: https://www.billabex.com/es/blog/quien-valida-cierre-expediente-impagado-pequena-empresa.md it: https://www.billabex.com/it/blog/chiusura-pratica-insoluta-chi-approva.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/onbetaald-dossier-afsluiten-wie-keurt-goed.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/kto-zatwierdza-zamkniecie-sprawy-niezaplaconej-faktury.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/encerramento-processo-divida-aprovacao.md updated: 2026-10-30 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Wer gibt den Abschluss eines unbezahlten Falls in einem kleinen Unternehmen frei? In einem kleinen Unternehmen kann „Wir können den Fall schließen“ vier Dinge bedeuten: Der Kunde hat gezahlt, eine Gutschrift hat die Rechnung korrigiert, die Geschäftsführung akzeptiert einen Erlass, oder die gewöhnlichen Zahlungserinnerungen enden, um einem anderen Vorgehen Platz zu machen. Deckt dieselbe Schaltfläche alle diese Situationen ab, wird die Aufgabenliste übersichtlicher, während Saldo und Zuständigkeiten unklar bleiben. Die nützliche Frage lautet daher nicht nur, wer auf „Abschließen“ klickt. Es gilt zu bestimmen, wer die Tatsachen bestätigt, wer das Unternehmen bindet und wer prüft, wie sie sich in der Buchhaltung niederschlagen. Diese Verantwortlichkeiten können auf wenige Personen verteilt sein, müssen aber in der Akte erkennbar bleiben. Eine schlanke Organisation kann diese Genauigkeit wahren, ohne einen unverhältnismäßigen Genehmigungsweg aufzubauen. ## Genau benennen, was endet Beginnen Sie damit, das Ende einer Maßnahme vom Ende einer Verpflichtung zu unterscheiden. Eine telefonische Zahlungserinnerung kann abgeschlossen sein, obwohl der Kunde nichts gezahlt hat. Ein Fall kann aus der laufenden Zahlungserinnerung ausscheiden, weil ein Berater übernimmt. Eine Pause wegen eines Streitfalls ist kein Verzicht auf die Forderung. [Artikel 1350 des französischen Code civil](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042217) definiert den Schuldenerlass (remise de dette) als einen Vertrag, durch den der Gläubiger den Schuldner befreit. Diese rechtliche Einordnung ergibt sich nicht daraus, dass eine Aufgabe in einer Software abgelegt wird. Will das Unternehmen tatsächlich auf einen Betrag verzichten, müssen die Entscheidung, ihr Umfang und ihre Formalisierung als solche behandelt werden. Ersetzen Sie in Ihrem internen Austausch das alleinstehende „abgeschlossen“ durch ein ausdrückliches Ergebnis: vollständige Zahlung abgeglichen, Rechnungskorrektur angewendet, Erlass vereinbart oder Betreuung mit Restsaldo übergeben. Die Behandlung von [kleinen Kundensalden](https://www.billabex.com/de/blog/kleine-kundensalden-bearbeitungskosten/) zeigt bereits, warum administrativer Komfort nicht genügt, um eine Einordnung zu wählen. ## Drei Verantwortlichkeiten in einem kleinen Team verteilen Die Person, die den Fall vorbereitet, sammelt Rechnungen, Zahlungen, Gutschriften, Korrespondenz und den Vorschlag für das weitere Vorgehen. Sie muss den Saldo erklären können, ohne unbedingt befugt zu sein, ein Entgegenkommen zu gewähren. In einem KMU kann diese Vorbereitung die Verwaltungsassistenz, die Auftragsabwicklung oder die für Zahlungserinnerungen zuständige Person übernehmen. Die befugte Person entscheidet anschließend über die geschäftlichen Zusagen: eine Ermäßigung akzeptieren, eine Vereinbarung bestätigen oder ein anderes Vorgehen anfordern. Die Buchhaltung prüft die Behandlung der Belege und Buchungen, bei Bedarf gemeinsam mit der Steuerkanzlei. Dass die Geschäftsführung im Gespräch dabei war, ersetzt keine Entscheidung mit klarem Inhalt. Es geht nicht darum, grundsätzlich drei verschiedene Personen vorzuschreiben. Eine Geschäftsführerin oder ein Geschäftsführer kann mehrere Rollen vereinen. Halten Sie dann die drei Fragen in einer kurzen Notiz fest: geprüfte Tatsachen, getroffene Entscheidung, auszuführende oder bestätigte Behandlung. Bei ungewöhnlichen Situationen lassen Sie den Fall von der Steuerkanzlei oder der zuständigen Beratung gegenlesen. Diese zweite Durchsicht ist hier eine vorgeschlagene organisatorische Maßnahme, keine allgemeine Pflicht zur doppelten Unterschrift. ## Einen Fall prüfen, in dem der Saldo ohne vollständigen Zahlungseingang verschwindet Nehmen wir ein vollständig simuliertes Beispiel. Auf eine ursprüngliche Rechnung über 12.000 Euro brutto sind 8.000 Euro eingegangen. Eine begründete und freigegebene Gutschrift über 3.000 Euro brutto korrigiert einen Teil der Leistung. Der Restsaldo beträgt 1.000 Euro: 12.000 minus 8.000 minus 3.000. Möchte die Geschäftsführung auf diese 1.000 Euro einen Erlass gewähren und kommt die Vereinbarung wirksam zustande, kann der Fall nach der angemessenen Behandlung mit einem Saldo von null enden. Die Zahlungseingänge bleiben aber bei 8.000 Euro. „12.000 Euro eingezogen“ zu melden, würde 8.000 Euro Bargeld, 3.000 Euro Korrektur und 1.000 Euro Erlass vermischen. Bezogen auf den ursprünglichen Betrag machen der Zahlungseingang 66,7 %, die Korrektur 25 % und der Erlass 8,3 % aus, jeweils gerundet. Diese Prozentsätze sind weder eine steuerliche Methode noch eine Leistungsquote des Produkts; sie machen die Zusammensetzung des Ergebnisses sichtbar. Die [Unterscheidung zwischen Einbringungsquote nach Betrag und nach Anzahl](https://www.billabex.com/de/blog/einbringungsquote-nach-betrag-und-anzahl/) hilft, diese Vermischung in Berichten zu vermeiden. Wird der Erlass nur vorgeschlagen, verschwinden die 1.000 Euro nicht aus dem Fall. Der Status muss die ausstehende Entscheidung und die verantwortliche Person festhalten. Ein zu früher Abschluss würde verhindern, dass das Team erkennt, dass noch eine Vereinbarung fehlt, oder dazu führen, dass dem Kunden eine Bestätigung geschickt wird, die nicht der tatsächlichen Entscheidung entspricht. ## Das Einstellen der Zahlungserinnerungen nicht in eine steuerliche Schlussfolgerung verwandeln Ein alter, kostspieliger oder schwieriger Fall kann es rechtfertigen, die Bearbeitungsstrategie zu überdenken. Das beweist nicht automatisch seine Uneinbringlichkeit im steuerlichen Sinn. Das [BOFiP, in Absatz 40 seiner Doktrin zur Rückforderung der Mehrwertsteuer](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/1100-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-DED-40-10-20-20170405), stellt unter anderem klar, dass die bloße Nichtzahlung bei Fälligkeit nicht genügt, um diese Eigenschaft zu begründen. Lassen Sie daher die zuständige Fachperson die buchhalterische und steuerliche Behandlung anhand der Tatsachen einordnen. Eine Rückstellung, ein kaufmännischer Erlass und eine endgültig uneinbringliche Forderung betreffen nicht dieselbe Situation. Der Artikel schreibt keinen automatischen Mechanismus zur Rückforderung der Mehrwertsteuer oder zur Abschreibung vor. Wird die Betreuung übergeben, geben Sie an, an wen, für welchen Betrag und mit welcher nächsten Prüfung. Der Fall kann aus der täglichen Warteschlange ausscheiden und dennoch in einer geeigneten Nachverfolgungsliste sichtbar bleiben. Diese Sichtbarkeit schützt auch davor, dass eine weitere gewöhnliche Zahlungserinnerung verschickt wird, während sich bereits jemand anderes um den Vorgang kümmert. ## Die Entscheidung in den Werkzeugen nachziehen Die [Odoo-18-Dokumentation zu Zahlungserinnerungen](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/finance/accounting/payments/follow_up.rst) unterscheidet unter anderem die verantwortliche Person, die Art der Erinnerung und das nächste Erinnerungsdatum. Sie empfiehlt außerdem, die Bankbewegungen abzugleichen, bevor erinnert wird. Diese Punkte zeigen, warum die operative Nachverfolgung mit den Buchhaltungsdaten geprüft werden muss, statt anzunehmen, ein einziger Status beschreibe alles. Kontrollieren Sie nach der Entscheidung die bereits vorbereiteten Nachrichten, die offenen Aufgaben und eventuelle gemeinsame Tabellen. Der in der Akte freigegebene Erlass darf nicht neben einer automatischen Aufforderung zum alten Saldo bestehen. Umgekehrt bedeutet die Umstellung der Zahlungserinnerungen auf manuell nicht, dass die Rechnung buchhalterisch beglichen ist. Halten Sie das Datum, die entscheidende Person, die betroffenen Rechnungen, die erklärenden Belege und das erwartete Ergebnis fest. Die [Übergabe der Fälle beim Weggang einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters](https://www.billabex.com/de/blog/abgang-finanzmitarbeiter-faelle-uebergeben/) wird deutlich einfacher, wenn die Nachfolge einen Abschluss verstehen kann, ohne die gesamte Korrespondenz zu rekonstruieren. ## Den Fall vorsehen, dass nach dem Abschluss ein Ereignis eintritt Eine Zahlung kann nach der Übergabe des Falls eintreffen, oder eine Bankbuchung kann nach ihrem ersten Abgleich storniert werden. Bereiten Sie eine Regel zur erneuten Prüfung vor: Die neue Information wird dem richtigen Fall zugeordnet, und eine Person prüft ihre Wirkung, bevor erinnert oder erstattet wird. Ein verspätetes Ereignis rechtfertigt es nicht, automatisch alle früheren Anfragen wieder zu öffnen. Treffen in unserer Simulation 1.000 Euro ein, nachdem ein Erlass bereits vereinbart wurde, braucht der Betrag eine eigene Einordnung. Zählen Sie ihn nicht automatisch als Erfolg einer Zahlungserinnerung zu einer vermeintlich noch offenen Schuld. Prüfen Sie mit den zuständigen Personen die Vereinbarung, den Zweck der Zahlung und den Kontostand. Eine regelmäßige Durchsicht einiger abgeschlossener Fälle kann prüfen, ob die Belege vorhanden, die Beträge stimmig und keine widersprüchlichen Aufgaben offen sind. Wählen Sie unterschiedliche Fälle aus, darunter eine Zahlung, eine Korrektur und eine Übergabe, statt nur die einfachsten Fälle zu kontrollieren. Die [Kundenansicht von Billabex](https://www.billabex.com/de/produkt/kundenansicht-360/) hilft, den Kontext und den Austausch wiederzufinden, die für diese Entscheidung nötig sind. Prüfen Sie in einer Demonstration, wie Ihr Team eine Pause, eine beendete Maßnahme und eine beglichene Situation unterscheidet. Ein nützlicher Abschluss hinterlässt eine Erklärung, die die nächste lesende Person prüfen kann, mit einem richtigen Betrag und einer ausdrücklichen Zuständigkeit. ## Quellen - [Code civil, Artikel 1350](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042217), Fassung seit dem 1. Oktober 2016. - [DGFiP, BOI-TVA-DED-40-10-20](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/1100-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-DED-40-10-20-20170405), 5. April 2017, insbesondere Absatz 40. - [Odoo 18, Rechnungsnachverfolgung](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/finance/accounting/payments/follow_up.rst), offizielle Dokumentation.