--- title: "3 Vorlagen für Zahlungspläne" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-fuer-zahlungsplaene/ lang: de updated: 2026-09-12 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # 3 Vorlagen für Zahlungspläne Wenn Kunden ihre Rechnungen verspätet bezahlen, kann ein passender Zahlungsplan eine wirksame Lösung sein, um das Forderungsmanagement zu erleichtern. Dieser Artikel stellt drei Vorlagen für Zahlungspläne vor, die jeweils auf bestimmte Situationen zugeschnitten sind. Zu jeder Vorlage gehört ein Beispiel für eine E-Mail, mit der Sie das Gespräch mit dem Schuldner eröffnen. Eine FAQ am Ende des Artikels beantwortet die häufigsten Fragen zu Zahlungsplänen. Lesen Sie auch unseren [vollständigen Leitfaden zur Mahnung unbezahlter Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/mahnung-unbezahlte-rechnung/). Wir haben außerdem weitere Vorlagenformate vorbereitet: [E-Mail](https://www.billabex.com/de/blog/e-mail-vorlagen-fuer-mahnung-unbezahlter-rechnungen/), [SMS](https://www.billabex.com/de/blog/sms-mahnvorlagen/) und [Brief](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-mahnschreiben-unbezahlte-rechnung/). Um die Vereinbarung zu formalisieren, erklärt unser Leitfaden, [wie Sie einen Zahlungsplan erstellen](https://www.billabex.com/de/blog/zahlungsplan/). Übertragen Sie die Raten anschließend in das [Excel-Muster für Zahlungspläne](https://www.billabex.com/de/blog/kostenloses-excel-muster-fuer-zahlungsplan/). Diese Beispiele sind fiktiv, die E-Mails können kopiert und angepasst werden. Prüfen Sie vor einem Vorschlag die betroffenen Rechnungen, die bereits eingegangenen Zahlungen, den offenen Saldo und die Person, die den Bedingungen zustimmen darf. Ersetzen Sie die Beispieldaten durch vollständige Daten mit Jahreszahl. Die Summe der Raten muss genau dem vereinbarten Betrag entsprechen. ## Vorlage 1: Monatlicher Zahlungsplan ### Ziel Den unmittelbaren finanziellen Druck verringern, indem die Schuld auf mehrere Monate verteilt wird. So kann der Schuldner seine Finanzen leichter steuern. ### Wann passt sie? Ideal für Unternehmen mit regelmäßigen Einnahmen, die jedoch nicht ausreichen, um die gesamte Schuld auf einmal zu begleichen. Diese Vorlage richtet sich an Schuldner, die ihren künftigen Zahlungsfluss klar überblicken. ### Beispielplan - **Gesamtbetrag der Schuld:** 10.000 € - **Laufzeit des Zahlungsplans:** 10 Monate - **Monatliche Zahlung:** 1.000 € - **Erste Zahlung:** 1. September - **Letzte Zahlung:** 1. Juni ### E-Mail-Vorlage Betreff: Vorschlag für einen Zahlungsplan Guten Tag \[Name des Schuldners\], uns ist aufgefallen, dass Ihre Rechnung über 10.000 € offen ist. Um die Begleichung zu erleichtern, schlagen wir Ihnen einen Zahlungsplan vor. Wir regen monatliche Zahlungen von 1.000 € über einen Zeitraum von 10 Monaten an, mit einer ersten Rate am 1. September. Gerne besprechen wir die Einzelheiten mit Ihnen oder passen den Plan an Ihre Möglichkeiten an. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 2: Zahlungsplan mit sinkenden Raten ### Ziel Die Rückzahlung an Zahlungsmöglichkeiten anpassen, die im Lauf der Zeit abnehmen, oft aufgrund sinkender Kosten oder künftiger finanzieller Verpflichtungen. ### Wann passt sie? Nützlich für Schuldner, die mit sinkenden Einnahmen rechnen oder ihre finanziellen Verpflichtungen schrittweise verringern möchten. Geeignet für Unternehmen in einer Übergangs- oder Umstrukturierungsphase. ### Beispielplan - **Gesamtbetrag der Schuld:** 12.000 € - **Laufzeit des Zahlungsplans:** 6 Monate - **Zahlung 1:** 3.000 € (Monat 1) - **Zahlung 2:** 2.500 € (Monat 2) - **Zahlung 3:** 2.000 € (Monat 3) - **Zahlung 4:** 1.500 € (Monat 4) - **Zahlung 5:** 1.500 € (Monat 5) - **Zahlung 6:** 1.500 € (Monat 6) ### E-Mail-Vorlage Betreff: Vorschlag für einen Zahlungsplan mit sinkenden Raten Guten Tag \[Name des Schuldners\], um Ihnen zu helfen, Ihre finanzielle Situation zu ordnen, schlagen wir für Ihre Schuld von 12.000 € sechs Monatsraten vor: 3.000 €, 2.500 €, 2.000 € und anschließend dreimal 1.500 €. Die Summe beträgt 12.000 €. Dieses Modell gibt Ihnen die nötige Flexibilität, um sich an Ihre aktuellen und künftigen Budgetvorgaben anzupassen. Bitte melden Sie sich bei uns, um den Plan zu besprechen oder andere Optionen zu prüfen. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Vorlage 3: Flexibler Zahlungsplan ### Ziel Schuldnern maximale Flexibilität bieten, mit Zahlungen, die sich an ihre wechselnde finanzielle Leistungsfähigkeit anpassen lassen. ### Wann passt sie? Geeignet für Unternehmen mit saisonalen oder unvorhersehbaren Einnahmen. Diese Vorlage passt besonders gut zu KMU, die von einzelnen Aufträgen oder saisonalen Kunden abhängen. ### Beispielplan - **Gesamtbetrag der Schuld:** 15.000 € - **Laufzeit des Zahlungsplans:** flexibel, bis zu 12 Monate - **Erste Zahlung:** 2.000 € - **Folgezahlungen:** variabel, mit mindestens 1.000 € pro Monat - **Vierteljährliche Überprüfung**, um die Höhe der Zahlungen anzupassen Dieses dritte Beispiel ist eine Gesprächsgrundlage, kein anwendungsfertiger Zeitplan. Legen Sie vor der Bestätigung Datum und Betrag jeder Rate fest, einschließlich des letzten Restbetrags. Jede Änderung muss mit dem Kunden bestätigt werden, bevor Sie die Nachverfolgung aktualisieren. ### E-Mail-Vorlage Betreff: Vorschlag für einen flexiblen Zahlungsplan Guten Tag \[Name des Schuldners\], um Sie bei der Begleichung Ihrer Schuld von 15.000 € besser zu unterstützen, schlagen wir Ihnen einen flexiblen Zahlungsplan vor. Er sieht eine erste Zahlung von 2.000 € vor, danach monatliche Raten, die sich anpassen lassen. Wir wissen, dass Ihre Einnahmen schwanken können, und sind bereit, die Zahlungen vierteljährlich zu überprüfen und Ihrer Situation anzupassen. Melden Sie sich gerne bei uns, um die Einzelheiten zu besprechen. Freundliche Grüße \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\] ## Die Vereinbarung nach der Bestätigung nachverfolgen Halten Sie drei Informationen getrennt fest: was vorgeschlagen wurde, was akzeptiert wurde und was tatsächlich bezahlt ist. Eine E-Mail, die eine Überweisung ankündigt, genügt nicht, um eine Rechnung als beglichen zu markieren. 1. **Die Vereinbarung bestätigen**: Bewahren Sie die akzeptierte Nachricht, die Rechnungsreferenzen, die Daten und die Beträge auf. Bestimmen Sie die Person, die den Fall betreut. 2. **Jede Rate prüfen**: Gleichen Sie die Zahlung mit den betroffenen Rechnungen ab und aktualisieren Sie dann den bereits gezahlten Betrag. Ein vom Kunden angekündigter Zahlungsnachweis muss weiterhin anhand Ihrer Zahlungsdaten geprüft werden. 3. **Den zum Stichtag offenen Rest berechnen**: Unterscheiden Sie eine teilweise beglichene Rate vom Gesamtsaldo, von dem ein Teil erst später fällig ist. 4. **Mahnungen abstimmen**: Klären Sie, wer die Nachrichten versendet, damit weder eine manuelle Erinnerung noch ein anderes Werkzeug die Vereinbarung übergeht. Bestreitet der Kunde etwas oder bittet er um eine neue Frist, lassen Sie über das weitere Vorgehen entscheiden. Fiktives Beispiel: Eine Vereinbarung über 3.000 € sieht drei Raten zu je 1.000 € vor. Nach Eingang von 600 € auf die erste, bereits fällige Rate bleiben 400 € auf dieser Rate und insgesamt 2.400 € offen. In dieser Nachverfolgung bleiben die 400 € der fälligen Rate getrennt von den 2.000 €, die später vorgesehen sind. Die [Excel-Tabelle](https://www.billabex.com/de/blog/kostenloses-excel-muster-fuer-zahlungsplan/) genügt, wenn Sie diese Informationen manuell pflegen können. Sobald mehrere Personen Antworten und Raten verfolgen, sehen Sie, wie die [Nachverfolgung von Zahlungszusagen und Zahlungsplänen in Billabex](https://www.billabex.com/de/produkt/zahlungszusagen/) den Vorschlag strukturiert, auf Ihre Bestätigung wartet und die noch offenen Raten von den eingegangenen Zahlungen unterscheidet. ## FAQ ### Gilt ein Vorschlag für einen Zahlungsplan als erhaltene Zahlung? Nein. Vorschlag, Annahme und Zahlung sind drei getrennte Schritte. Prüfen Sie die Zahlung, bevor Sie den nachverfolgten Saldo verringern. ### Was tun, wenn eine Rate unvollständig ist? Notieren Sie den tatsächlich erhaltenen Betrag und prüfen Sie, zu welcher Rechnung er gehört. Verfolgen Sie den Rest der fälligen Rate und die künftigen Raten getrennt. ### Dürfen die Termine variabel bleiben? Ein flexibles Beispiel dient der Diskussion. Halten Sie für die Nachverfolgung die tatsächlich akzeptierten Termine und Beträge fest. Eine spätere Änderung muss bestätigt und dann in den gemeinsamen Kalender übertragen werden. ### Wann sollte man von der Tabelle zu einer Software wechseln? Wenn Aktualisierungen, Kundenantworten und Abstimmung schwer zu handhaben werden. Bewerten Sie diesen Aufwand anhand Ihres Forderungsbestands; keine allgemeingültige Kundenzahl entscheidet an Ihrer Stelle.