--- title: "15 Vorlagen für Mahnschreiben bei unbezahlten Rechnungen" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-mahnschreiben-unbezahlte-rechnung/ lang: de updated: 2026-09-28 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # 15 Vorlagen für Mahnschreiben bei unbezahlten Rechnungen Unbezahlte Rechnungen zu verwalten, ist für Unternehmen eine alltägliche Herausforderung. Wer Zahlungserinnerungen vorausschauend und respektvoll handhabt, holt das geschuldete Geld zurück und schützt zugleich die Kundenbeziehung. In diesem Artikel finden Sie fünfzehn Briefvorlagen, mit denen Sie Ihre Forderungen wirksam verwalten. Lesen Sie auch unseren [vollständigen Leitfaden zur Mahnung unbezahlter Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/mahnung-unbezahlte-rechnung/). Wir haben außerdem [E-Mail-Vorlagen für die Mahnung unbezahlter Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/e-mail-vorlagen-fuer-mahnung-unbezahlter-rechnungen/) und [Vorlagen für die förmliche Zahlungsaufforderung](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-fuer-foermliche-zahlungsaufforderung/) vorbereitet, um Ihr Forderungsmanagement zu ergänzen. Den rechtlichen Hintergrund finden Sie in unserem Artikel zum [rechtlichen Rahmen unbezahlter Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/rechtlicher-rahmen-unbezahlter-rechnungen/). ## Welcher Brief für die 1., 2. oder 3. Mahnung? Die fünfzehn Vorlagen sind nach Situation geordnet. Für ein und dieselbe unbezahlte Rechnung ist dies die gebräuchlichste Reihenfolge, die Sie an Ihre Kundenbeziehung und Ihre Zahlungsbedingungen anpassen sollten: | Stufe | Richtwert für den Zeitpunkt | Zu verwendende Vorlage | | ------------------------------------------------ | --------------------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | 1. Mahnung | Einige Tage nach der Fälligkeit | [Erste freundliche Erinnerung](#1-erste-freundliche-erinnerung) | | 2. Mahnung | Sieben bis fünfzehn Tage nach der ersten | [Zweite förmliche Erinnerung](#2-zweite-förmliche-erinnerung), gegebenenfalls vorab ein [schriftlich bestätigter Anruf](#3-telefonische-nachfrage-mit-schriftlicher-bestätigung) | | 3. Mahnung | Ohne Antwort auf die zweite | [Nachdrückliche, aber höfliche Mahnung](#5-nachdrückliche-aber-höfliche-mahnung) | | Letzte Erinnerung vor der Zahlungsaufforderung | Bevor Verzugsstrafen angewendet werden | [Mahnung vor Anwendung von Verzugsstrafen](#6-mahnung-vor-anwendung-von-verzugsstrafen) | | Förmliche Zahlungsaufforderung (mise en demeure) | In der Regel zwischen Tag 30 und Tag 45, per Einschreiben | [Förmliche Zahlungsaufforderung (mise en demeure)](#7-förmliche-zahlungsaufforderung-mise-en-demeure) | | Letzte Warnung | Vor einer Klage | [Letzte Warnung vor rechtlichen Schritten](#8-letzte-warnung-vor-rechtlichen-schritten) | Teilt der Kunde mit, dass er Liquiditätsprobleme hat, gehen Sie besser direkt zum [Vorschlag eines Zahlungsplans](#4-vorschlag-eines-zahlungsplans) über. ## 1. Erste freundliche Erinnerung ### Ziel Die unbezahlte Rechnung informell und freundlich ansprechen, in der Annahme, dass der Kunde die Zahlung schlicht vergessen hat. ### Anlass Einige Tage nach der Fälligkeit zu senden, besonders wenn Sie eine gute Beziehung zum Kunden pflegen. **Betreff: Kleine Erinnerung zu Ihrer Rechnung \[Rechnungsnummer\]** Sehr geehrte Damen und Herren, wir hoffen, es geht Ihnen gut. Wir schreiben Ihnen, um Sie daran zu erinnern, dass Ihre Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € noch offen ist. Bitte veranlassen Sie die Zahlung bis zum \[Fälligkeitsdatum\]. Falls Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie diese Nachricht bitte als gegenstandslos. Bei Fragen können Sie sich gern an uns wenden. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die erste freundliche Erinnerung](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-1-premier-rappel-courtois.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die erste freundliche Erinnerung als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-1-premier-rappel-courtois.docx) ## 2. Zweite förmliche Erinnerung ### Ziel Die Erinnerung verstärken, indem Sie die Bedeutung der Zahlung und die Notwendigkeit einer schnellen Antwort betonen. ### Anlass Senden Sie diese Nachricht, wenn die erste Erinnerung nicht zu einer Zahlung geführt hat. **Betreff: Wichtige Erinnerung zu Ihrer Rechnung \[Rechnungsnummer\]** Sehr geehrte Damen und Herren, wir erlauben uns, Sie daran zu erinnern, dass die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € trotz unserer vorherigen Nachricht weiterhin noch nicht beglichen ist. Wir bitten Sie, die Zahlung schnellstmöglich zu veranlassen. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die zweite förmliche Erinnerung](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-2-deuxieme-rappel-formel.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die zweite förmliche Erinnerung als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-2-deuxieme-rappel-formel.docx) ## 3. Telefonische Nachfrage mit schriftlicher Bestätigung ### Ziel Ein Telefongespräch bestätigen und die Bedeutung der Zahlung noch einmal betonen. ### Anlass Nach einem Telefonkontakt zu verwenden, in dem der Kunde die Zahlung zugesagt hat. **Betreff: Bestätigung unseres Gesprächs vom \[Datum\]** Sehr geehrte Damen und Herren, im Anschluss an unser Telefonat vom \[Datum\] bestätige ich Ihnen, dass die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € weiterhin offen ist. Wir bitten Sie, die Zahlung schnellstmöglich zu veranlassen. Für Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die telefonische Nachfrage mit schriftlicher Bestätigung](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-3-relance-par-telephone-suivie-d-une-confirmation-ecrite.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die telefonische Nachfrage mit schriftlicher Bestätigung als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-3-relance-par-telephone-suivie-dune-confirmation-ecrite.docx) ## 4. Vorschlag eines Zahlungsplans ### Ziel Bei der Zahlung Flexibilität anbieten, um die Begleichung zu erleichtern, besonders bei finanziellen Schwierigkeiten des Kunden. ### Anlass Geeignet, wenn der Kunde Liquiditätsprobleme äußert, seine Schuld aber begleichen möchte. **Betreff: Vorschlag eines Zahlungsplans für die Rechnung \[Rechnungsnummer\]** Sehr geehrte Damen und Herren, wir verstehen, dass Umstände die Begleichung Ihrer Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € erschweren können. Um Sie zu unterstützen, schlagen wir Ihnen vor, einen auf Ihre Situation abgestimmten Zahlungsplan aufzustellen. Sprechen Sie uns gern an, damit wir ihn gemeinsam besprechen. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für den Vorschlag eines Zahlungsplans](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-4-proposition-d-un-echeancier-de-paiement.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für den Vorschlag eines Zahlungsplans als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-4-proposition-dun-echeancier-de-paiement.docx) ## 5. Nachdrückliche, aber höfliche Mahnung ### Ziel Die Bedeutung der Zahlung betonen, ohne aggressiv zu sein, und auf die möglichen Folgen für die Geschäftsbeziehung hinweisen. ### Anlass Senden Sie diesen Brief, wenn die vorherigen Mahnungen nicht zum Erfolg geführt haben. **Betreff: Dringende Zahlung der Rechnung \[Rechnungsnummer\] erforderlich** Sehr geehrte Damen und Herren, wir haben festgestellt, dass die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € weiterhin offen ist. Eine zügige Zahlung würde es uns ermöglichen, die Qualität unserer Leistungen und unserer Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten. Bitte setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um diese Situation zu klären. Vielen Dank für Ihr Verständnis. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die nachdrückliche, aber höfliche Mahnung](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-5-relance-insistante-mais-courtoise.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die nachdrückliche, aber höfliche Mahnung als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-5-relance-insistante-mais-courtoise.docx) ## 6. Mahnung vor Anwendung von Verzugsstrafen ### Ziel Den Kunden warnen, dass bald Verzugsgebühren anfallen, und ihm zugleich eine letzte Gelegenheit geben, ohne zusätzliche Kosten zu zahlen. ### Anlass Verwenden Sie diesen Brief, wenn die Rechnung seit einiger Zeit offen ist und Sie erwägen, Verzugsstrafen zu berechnen. **Betreff: Letzte Erinnerung vor Anwendung von Verzugsstrafen** Sehr geehrte Damen und Herren, wir möchten Sie darüber informieren, dass die am \[Fälligkeitsdatum\] fällige Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € nicht beglichen wurde. Erfolgt die Zahlung nicht innerhalb von 7 Tagen, werden Verzugsstrafen gemäß unseren Verkaufsbedingungen angewendet. Wir hoffen, Ihre Zahlung fristgerecht zu erhalten. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die Mahnung vor Anwendung von Verzugsstrafen](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-6-relance-avant-l-application-de-penalites.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die Mahnung vor Anwendung von Verzugsstrafen als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-6-relance-avant-lapplication-de-penalites.docx) ## 7. Förmliche Zahlungsaufforderung (mise en demeure) ### Ziel Dieser förmliche, juristische Brief setzt den Kunden förmlich in Verzug (mise en demeure) und macht deutlich, dass rechtliche Schritte folgen können. ### Anlass Zu senden, wenn alle anderen Versuche einer gütlichen Lösung gescheitert sind. **Betreff: Förmliche Zahlungsaufforderung (mise en demeure)** Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit fordern wir Sie förmlich auf, die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € innerhalb von 8 Tagen zu begleichen. Erhalten wir von Ihnen keine Antwort, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten. In der Hoffnung, diese Unannehmlichkeit zu vermeiden, danken wir Ihnen im Voraus für Ihre Mitwirkung. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die förmliche Zahlungsaufforderung](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-7-mise-en-demeure-officielle.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die förmliche Zahlungsaufforderung als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-7-mise-en-demeure-officielle.docx) ## 8. Letzte Warnung vor rechtlichen Schritten ### Ziel Den Kunden warnen, dass ein gerichtliches Verfahren unmittelbar bevorsteht, wenn die Zahlung nicht erfolgt. ### Anlass Verwenden Sie diesen Brief als letztes Mittel, bevor Sie einen Anwalt oder ein Gericht einschalten. **Betreff: Letzte Warnung vor gerichtlichen Verfahren** Sehr geehrte Damen und Herren, trotz unserer vorherigen Erinnerungen ist die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € weiterhin offen. Wir müssen Sie darüber informieren, dass wir bei ausbleibender Zahlung innerhalb von 5 Tagen Klage erheben werden. In der Hoffnung auf eine rasche Lösung. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die letzte Warnung vor rechtlichen Schritten](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-8-dernier-avertissement-avant-actions-legales.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die letzte Warnung vor rechtlichen Schritten als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-8-dernier-avertissement-avant-actions-legales.docx) ## 9. Ankündigung der Übergabe an ein Inkassounternehmen ### Ziel Den Kunden informieren, dass der Fall an ein spezialisiertes Unternehmen übergeben wird, was für den Kunden die Kosten erhöhen könnte. ### Anlass Geeignet, wenn Sie bereit sind, die Beitreibung der Schuld auszulagern. **Betreff: Bevorstehende Übergabe an ein Inkassounternehmen** Sehr geehrte Damen und Herren, wir informieren Sie, dass wir Ihren Fall innerhalb von 48 Stunden an ein Inkassounternehmen übergeben werden, falls die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € nicht beglichen wird. Wir empfehlen Ihnen, die Zahlung zu leisten, um diese Unannehmlichkeit zu vermeiden. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die Ankündigung der Übergabe an ein Inkassounternehmen](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-9-avis-de-transmission-a-une-agence-de-recouvrement.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die Ankündigung der Übergabe an ein Inkassounternehmen als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-9-avis-de-transmission-a-une-agence-de-recouvrement.docx) ## 10. Mitteilung über die Übergabe an ein Inkassounternehmen ### Ziel Den Kunden informieren, dass der Fall nun von einem Inkassounternehmen bearbeitet wird, womit das Unternehmen signalisiert, dass es alle internen Möglichkeiten ausgeschöpft hat. ### Anlass Senden Sie diesen Brief nach der tatsächlichen Übergabe des Falls. **Betreff: Übergabe Ihres Falls an ein Inkassounternehmen** Sehr geehrte Damen und Herren, wir informieren Sie, dass die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € trotz unserer mehrfachen Mahnungen nun an ein Inkassounternehmen übergeben wurde. Dieses Unternehmen wird sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Angelegenheit zu klären. Für Fragen stehen wir Ihnen weiterhin zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die Mitteilung über die Übergabe an ein Inkassounternehmen](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-10-notification-de-transfert-a-une-agence-de-recouvrement.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die Mitteilung über die Übergabe an ein Inkassounternehmen als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-10-notification-de-transfert-a-une-agence-de-recouvrement.docx) ## 11. Erinnerung an die Kreditpolitik ### Ziel Den Kunden an die Kreditbedingungen und die Folgen von Nichtzahlung erinnern und ihn zugleich zu einer schnellen Zahlung ermutigen. ### Anlass Verwenden Sie diesen Brief, um nach mehreren erfolglosen Erinnerungen an die Bedingungen Ihrer Kreditvereinbarung zu erinnern. **Betreff: Erinnerung an unsere Kreditpolitik** Sehr geehrte Damen und Herren, wir möchten Sie daran erinnern, dass unsere Kreditpolitik eine Zahlung \[Anzahl Tage\] Tage nach Rechnungsstellung vorsieht. Derzeit ist die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € offen. Eine rasche Zahlung vermeidet jede Beeinträchtigung Ihres Kredits. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die Erinnerung an die Kreditpolitik](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-11-rappel-de-la-politique-de-credit.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die Erinnerung an die Kreditpolitik als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-11-rappel-de-la-politique-de-credit.docx) ## 12. Mahnschreiben mit Anreiz ### Ziel Einen Anreiz oder einen Nachlass anbieten, um zur sofortigen Zahlung zu motivieren. ### Anlass Geeignet, wenn Sie einen Kunden zu einer raschen Zahlung motivieren möchten, besonders wenn er für Ihr Unternehmen wichtig ist. **Betreff: Sonderangebot bei rascher Zahlung** Sehr geehrte Damen und Herren, wir stellen fest, dass die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € offen ist. Um die Begleichung zu erleichtern, bieten wir Ihnen einen Nachlass von \[Prozentsatz\] % bei jeder Zahlung an, die vor dem \[Datum\] erfolgt. Für weitere Einzelheiten können Sie sich gern an uns wenden. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für das Mahnschreiben mit Anreiz](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-12-lettre-de-relance-avec-incitation.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für das Mahnschreiben mit Anreiz als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-12-lettre-de-relance-avec-incitation.docx) ## 13. Bitte um Zahlungsinformationen ### Ziel Nach den Gründen für den Zahlungsverzug fragen und Unterstützung bei der Lösung eines möglichen Problems anbieten. ### Anlass Verwenden Sie diesen Brief, wenn Sie die Ursache der Verzögerung verstehen möchten, um dem Kunden bei der Lösung des Problems zu helfen. **Betreff: Bitte um Information zu Ihrer unbezahlten Rechnung** Sehr geehrte Damen und Herren, uns ist aufgefallen, dass Ihre Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € weiterhin offen ist. Sollten Sie auf Schwierigkeiten stoßen, teilen Sie uns dies bitte mit, damit wir Sie bei der Lösung des Problems unterstützen können. Wir danken Ihnen für Ihre Mitwirkung. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\] \[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die Bitte um Zahlungsinformationen](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-13-demande-d-information-de-paiement.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die Bitte um Zahlungsinformationen als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-13-demande-dinformation-de-paiement.docx) ## 14. Persönliche Mahnung für treue Kunden ### Ziel Einen langjährigen Kunden persönlich ansprechen und Ihren Willen ausdrücken, die Situation freundschaftlich zu lösen. ### Anlass Verwenden Sie diesen Ansatz für Kunden, mit denen Sie eine feste Beziehung haben und die Sie halten möchten. **Betreff: Ihre Treue ist uns wichtig** Sehr geehrte Damen und Herren, seit vielen Jahren arbeiten wir mit Ihnen zusammen, und wir schätzen Ihr Vertrauen aufrichtig. Uns ist aufgefallen, dass die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € noch nicht beglichen wurde. Wir sind sicher, dass es sich um ein einfaches Versehen handelt, und wären Ihnen dankbar, wenn Sie die Zahlung bei Gelegenheit veranlassen könnten. Für Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die persönliche Mahnung für treue Kunden](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-14-relance-personnalisee-pour-client-fidele.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die persönliche Mahnung für treue Kunden als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-14-relance-personnalisee-pour-client-fidele.docx) ## 15. Mahnung mit Angebot zusätzlicher Leistungen ### Ziel Den Kunden an die Leistungen oder Vorteile erinnern, die er bei Nichtzahlung verlieren könnte, und zugleich zusätzliche Leistungen vorschlagen. ### Anlass Senden Sie diesen Brief, wenn Sie den Kunden an den Wert Ihrer Partnerschaft erinnern und ihn ermutigen möchten, seine Situation in Ordnung zu bringen. **Betreff: Profitieren Sie von unseren exklusiven Leistungen** Sehr geehrte Damen und Herren, wir möchten Sie daran erinnern, dass die Rechnung \[Rechnungsnummer\] über \[Betrag\] € offen ist. Um weiterhin von unseren exklusiven Leistungen zu profitieren, bitten wir Sie, Ihre Situation in Ordnung zu bringen. Außerdem würden wir uns freuen, mit Ihnen über neue, auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Angebote und Leistungen zu sprechen. Für weitere Informationen können Sie sich gern an uns wenden. Mit freundlichen Grüßen \[Ihr Name\]\[Ihr Unternehmen\]\[Ihre Kontaktdaten\] ![Vorlage für die Mahnung mit Angebot zusätzlicher Leistungen](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-15-relance-avec-offre-de-services-supplementaires.avif) [Laden Sie unsere Vorlage für die Mahnung mit Angebot zusätzlicher Leistungen als Word-Datei (.docx) herunter](https://www.billabex.com/blog-assets/fr-modele-lettre-15-relance-avec-offre-de-services-supplementaires.docx) ## So strukturieren Sie ein Mahnschreiben für eine unbezahlte Rechnung Ein wirksames Mahnschreiben ist mehr als eine bloße Erinnerung: Es muss so aufgebaut sein, dass die Chancen auf Zahlung maximal sind und die Geschäftsbeziehung geschützt bleibt. Hier ist der empfohlene Aufbau. **1. Kopfzeile mit klaren Angaben** Beginnen Sie immer damit, die Forderung genau zu bezeichnen: Rechnungsnummer, exakter Betrag, ursprüngliches Fälligkeitsdatum. Ohne diese Angaben kann der Schuldner behaupten, die betreffende Rechnung nicht zuordnen zu können. **2. Anrede, die zur Stufe passt** Der Einstieg sollte die Mahnstufe widerspiegeln. Bei einer ersten Mahnung genügt ein „Sehr geehrte Damen und Herren, wir erlauben uns, Sie daran zu erinnern ...“. Bei einer dritten Mahnung ist ein direkterer Ton angebracht. **3. Hauptteil: Fakten ohne Aggressivität** Stellen Sie die Fakten sachlich dar: Die Rechnung Nr. X über Y Euro war am Z fällig und ist bis heute offen. Vermeiden Sie anklagende Formulierungen: Sie schaden dem Forderungsmanagement mehr, als sie nützen. **4. Klare Aufforderung mit genauer Frist** Lassen Sie nichts im Unklaren: „Bitte begleichen Sie die Rechnung bis zum [genauen Datum]“. Eine vage Frist („schnellstmöglich“) ist weniger wirksam als ein klarer Stichtag. **5. Zahlungsinformationen (RIB/IBAN)** Nehmen Sie stets Ihre Bankverbindung (IBAN, BIC) auf, um jede Hürde bei der Zahlung zu beseitigen. Manche Verzögerungen beruhen schlicht auf fehlenden Angaben. **6. Folgen bei Nichtzahlung (Eskalation)** Nennen Sie je nach Mahnstufe die möglichen Folgen: Verzugsstrafen, förmliche Zahlungsaufforderung (mise en demeure), gerichtliche Schritte. Bleiben Sie sachlich, nicht drohend. **7. Schlussformel** Beenden Sie den Brief mit einer Grußformel, die zum Gesamtton des Schreibens passt. **Der Ton je nach Stufe:** - **1. Mahnung**: freundlich und wohlwollend, guten Glauben unterstellen, die Zahlung wurde vielleicht vergessen. - **2. Mahnung**: bestimmt und direkt, die Dringlichkeit betonen, ohne feindselig zu sein. - **3. Mahnung / förmliche Zahlungsaufforderung**: förmlich und juristisch, die rechtlichen Folgen präzise benennen. Entscheidend ist, dass Ton und Mahnstufe zusammenpassen: Eine zu aggressive erste Mahnung kann einen Kunden in gutem Glauben unnötig verärgern, während eine zu sanfte dritte Mahnung womöglich ignoriert wird. ## Die 3 Stufen der Mahnung per Brief Die Mahnung per Brief folgt einem logischen Ablauf in drei Stufen, jede mit eigenem Ton und eigenen Zielen. **Stufe 1: Die freundliche Erinnerung (Tag 7 bis 14)** Zu senden zwischen 7 und 14 Tagen nach der Fälligkeit. Das Prinzip: guten Glauben unterstellen. Der Kunde hat vielleicht schlicht vergessen, oder die Rechnung ist in seiner Buchhaltung untergegangen. Der Ton ist höflich, fast informell. Ein einfacher Brief oder eine E-Mail genügt in dieser Phase. **Stufe 2: Die informelle Zahlungsaufforderung (Tag 21 bis 30)** Blieb die Erinnerung ohne Antwort, wechseln Sie zwischen Tag 21 und Tag 30 zu einem direkteren Ton. Nennen Sie die vorherigen Mahnungen, weisen Sie darauf hin, dass Sie sich weitere Schritte vorbehalten, und setzen Sie eine Zahlungsfrist. Sie können auch die in Ihren AGB vorgesehenen Verzugsstrafen erwähnen. Ihre Rechte finden Sie im [rechtlichen Rahmen unbezahlter Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/rechtlicher-rahmen-unbezahlter-rechnungen/). **Stufe 3: Die förmliche Zahlungsaufforderung (Tag 30 bis 45)** Für die förmliche Zahlungsaufforderung (mise en demeure) empfiehlt sich ein **Einschreiben mit Rückschein (LRAR)** als Nachweis. Sie belegt Ihr außergerichtliches Vorgehen und geht in der Regel einer gerichtlichen Maßnahme voraus. Für sich allein reicht sie nicht aus, um die Verjährung zu unterbrechen. Unsere [Vorlagen für die förmliche Zahlungsaufforderung](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-fuer-foermliche-zahlungsaufforderung/) helfen Ihnen beim Verfassen. | Stufe | Frist | Ton | Format | Rechtliche Wirkung | | ------------------------------------------------ | ------------- | ---------- | --------------------------- | ------------------ | | Freundliche Erinnerung | Tag 7 bis 14 | Höflich | E-Mail oder einfacher Brief | Keine | | Informelle Zahlungsaufforderung | Tag 21 bis 30 | Bestimmt | E-Mail oder einfacher Brief | Gering | | Förmliche Zahlungsaufforderung (mise en demeure) | Tag 30 bis 45 | Juristisch | LRAR empfohlen | Stark | ## Rechtlicher Rahmen und bewährte Vorgehensweisen bei der schriftlichen Mahnung Ein Mahnschreiben ist kein reglementierter Akt, verpflichtet aber das Unternehmen, das es versendet. Vier Punkte verdienen vor dem Versand Ihre Aufmerksamkeit. **Den Rahmen des Forderungsmanagements einhalten.** Das außergerichtliche Forderungsmanagement ist reglementiert: Die Artikel L. 111-1 ff. des französischen Code des procédures civiles d'exécution verbieten die Androhung von Vollstreckungsmaßnahmen, die nicht durchgeführt werden können. Eine Pfändung ohne Vollstreckungstitel anzukündigen, ist daher zu unterlassen. Der [rechtliche Rahmen unbezahlter Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/rechtlicher-rahmen-unbezahlter-rechnungen/) beschreibt im Einzelnen, was Sie auf jeder Stufe tatsächlich ankündigen dürfen. **Die Vertraulichkeit wahren.** Betrag und Bestehen der Forderung werden nur dem Schuldner und den bei ihm befugten Personen mitgeteilt. Eine Mahnung an einen Dritten, eine nicht betroffene Abteilung oder einen Verteiler setzt das Unternehmen Risiken aus, auch nach der DSGVO, wenn der Schuldner eine natürliche Person ist. **Jeden Versand nachweisen können.** Datum, Kanal, Empfänger und Inhalt dokumentieren die Schritte und helfen, doppelte Mahnungen zu vermeiden. Ein Versandnachweis allein unterbricht die Verjährung nicht. Die gesetzlichen Unterbrechungsgründe erläutern wir im Artikel zur [Verjährung von Rechnungen](https://www.billabex.com/de/blog/verjaehrung-von-rechnungen/). **Sachlich bleiben.** Eine Mahnung, die zu stark drängt, führt selten zu einer schnelleren Zahlung und beschädigt die Beziehung nachhaltig. Fakten, eine Frist, eine Zahlungslösung: Diese Dreierkombination erreicht mehr als Druck. ## Kostenloser Download der Vorlagen Alle in diesem Artikel vorgestellten Vorlagen stehen kostenlos im Word-Format (.docx) zur Verfügung. Jede Vorlage ist gebrauchsfertig: Sie müssen lediglich die Angaben in eckigen Klammern (Rechnungsnummer, Betrag, Fälligkeitsdatum, Kontaktdaten) durch Ihre tatsächlichen Daten ersetzen. **So verwenden Sie diese Vorlagen:** 1. Laden Sie die zu Ihrer Situation passende Vorlage herunter (Mahnstufe, Kundentyp) 2. Öffnen Sie sie in Word oder Google Docs 3. Ersetzen Sie alle Felder in \[eckigen Klammern\] durch Ihre Daten 4. Senden Sie je nach Stufe per E-Mail, einfachem Brief oder LRAR Diese Vorlagen decken den gesamten Mahnzyklus ab, von der ersten höflichen Erinnerung bis zur offiziellen förmlichen Zahlungsaufforderung. Für andere Formate finden Sie auch unsere [E-Mail-Vorlagen für die Mahnung](https://www.billabex.com/de/blog/e-mail-vorlagen-fuer-mahnung-unbezahlter-rechnungen/), wenn Sie die Kommunikation per E-Mail bevorzugen. Haben Sie viele Rechnungen zu mahnen, wird der manuelle Versand schnell zeitaufwendig. Genau hier ergibt eine Automatisierungslösung Sinn. ## Organisieren Sie Ihre Briefmahnungen mit Billabex Ein gemeinsamer Verlauf hilft bei wiederkehrenden Mahnungen. Billabex delegiert laufende E-Mail-Erinnerungen; Briefe und Einschreiben werden ausdrücklich ausgelöst und mit Credits bezahlt. **So funktioniert die Automatisierung:** Der Agent verfolgt verfügbare Rechnungsdaten und Kundenantworten und plant E-Mail-Erinnerungen nach den Regeln des Kontos. Der Ablauf ist keine feste Eskalation für alle Kunden. Vor einem Brief prüfen Sie Saldo, Empfänger, Inhalt und Kosten; der automatische Mahnmotor plant keine Briefe. Zahlungspläne und gerichtliche Schritte bleiben menschliche Entscheidungen. **Der konkrete Nutzen:** - Offene Aufgaben und Blockaden werden sichtbar - Der Zeitgewinn wird am eigenen Portfolio gemessen - Empfänger, Inhalte und Kosten bleiben unter Ihrer Kontrolle - Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Jede versendete Mahnung wird mit Zeitstempel erfasst Die Gesamtstrategie hinter diesen Automatisierungen erklären unser Leitfaden zum [außergerichtlichen Forderungsmanagement](https://www.billabex.com/de/blog/aussergerichtliches-forderungsmanagement/) und unser [vollständiger Leitfaden zur Forderungsbeitreibung](https://www.billabex.com/de/blog/forderungsbeitreibung/). Unsere [Forderungsmanagement-Software](https://www.billabex.com/de/forderungsmanagement-software/) können Sie sich außerdem im Detail ansehen. [**Automatisieren Sie Ihre Mahnungen für unbezahlte Rechnungen mit Billabex →**](https://www.billabex.com/de/forderungsmanagement-software/)