--- title: "Buchhaltungssoftware wechseln, ohne die Identität der angemahnten Rechnungen zu verlieren" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/wechsel-der-buchhaltungssoftware-rechnungsidentitaet-erhalten/ lang: de alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/changement-logiciel-comptable-identite-factures.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/changement-logiciel-comptable-identite-factures.md en: https://www.billabex.com/en/blog/accounting-software-migration-invoice-identity.md de: https://www.billabex.com/de/blog/wechsel-der-buchhaltungssoftware-rechnungsidentitaet-erhalten.md es: https://www.billabex.com/es/blog/cambiar-software-contable-sin-perder-identidad-facturas-reclamadas.md it: https://www.billabex.com/it/blog/cambiare-software-contabile-conservare-identita-fatture.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/boekhoudsoftware-wisselen-factuuridentiteit-behouden.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/zmiana-programu-ksiegowego-zachowaj-tozsamosc-faktur.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/mudar-software-contabilidade-identidade-faturas.md updated: 2026-10-07 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Buchhaltungssoftware wechseln, ohne die Identität der angemahnten Rechnungen zu verlieren Die neue Software zeigt die richtigen Rechnungen und den richtigen Kundennamen. Dennoch fordert die nächste Zahlungserinnerung einen Betrag, der schon teilweise bezahlt ist. Bei der Migration wurde aus einer Rechnung eine neue Zeile, während ihre Zahlung und ihre Gutschrift an der alten hängen blieben. Das Geschäftsdokument existiert weiterhin, seine operative Kontinuität ist verloren gegangen. Bevor die Zahlungserinnerungen wieder in Betrieb gehen, muss sich eine präzise Frage beantworten lassen: Welcher Vorgang im neuen System übernimmt jede der im alten System nachverfolgten Forderungen, mit welchem Saldo und welchen Zusagen? Allein die Zahl der importierten Zeilen zu vergleichen, beantwortet diese Frage nicht. So bereiten Sie diese Prüfung für ein französisches Unternehmen vor, das sein Buchhaltungswerkzeug wechselt. ## Eine ausdrückliche Zuordnung zwischen den beiden Systemen führen Eine auf der Rechnung aufgedruckte Referenz, eine interne Datenbankkennung und eine von einer Integration verwendete Kennung erfüllen unterschiedliche Funktionen. Der Softwarewechsel kann die beiden letzten verändern, ohne eine neue Handelsrechnung zu erzeugen. Halten Sie diese Unterscheidung in der Migrationsdatei fest, mit der ausstellenden Gesellschaft und dem betroffenen Kunden. Die Dokumentation von Odoo 18 beschreibt die Verwendung einer externen Kennung aus der vorherigen Anwendung, um Beziehungen wiederherzustellen. Sie warnt außerdem, dass eine bei einem Update geänderte oder gelöschte Kennung ein Duplikat verursachen kann. Das ist ein dokumentiertes Verhalten dieses Werkzeugs, das bei jeder gewählten Lösung zu prüfen ist. [Odoo-Dokumentation zu Importen und Kennungen](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst). In Ihrer Zuordnungstabelle kann „alter Vorgang A17“ also zu „neuer Vorgang 803“ werden. Die Beziehung muss ihre Quelle, ihr Prüfdatum und die Person festhalten, die sie kontrolliert hat. Einfach die Zahl 17 weiterzuverwenden, weil sie in beiden Werkzeugen existiert, ist gefährlich: Die neue 17 kann eine andere Forderung bezeichnen. Die [Kontrolle von Rechnungen mit gleicher Nummer](https://www.billabex.com/de/blog/rechnungen-mit-gleicher-nummer-mehrere-gesellschaften/) hilft, die kaufmännischen Identitäten vor dieser technischen Zuordnung zu prüfen. ## Einen erklärbaren Saldo übernehmen, nicht nur einen Betrag Nehmen wir einen vollständig simulierten Fall mit drei Rechnungen derselben Gesellschaft, alle in Euro. Die Beträge enthalten die anwendbaren Steuern. Die angegebenen Zahlungen und die Gutschrift sind vor der Umstellung validiert und den richtigen Belegen zugeordnet. | Rechnung | Ursprünglicher Betrag | Zugeordnete Zahlungen | Zugeordnete Gutschrift | Zu übernehmender Saldo | | --------- | --------------------: | --------------------: | ---------------------: | ---------------------: | | F2026-101 | 6.000 € | 2.000 € | 600 € | 3.400 € | | F2026-102 | 3.500 € | 3.500 € | 0 € | 0 € | | F2026-103 | 4.200 € | 0 € | 0 € | 4.200 € | | Summe | 13.700 € | 5.500 € | 600 € | 7.600 € | Der Import allein der offenen Rechnungen darf zu Recht zwei Belege enthalten. Übernimmt man aber deren ursprüngliche Beträge, ergibt das 10.200 €, gegenüber 7.600 € tatsächlich offener Posten in diesem Beispiel. Die Differenz von 2.600 € entspricht genau der Zahlung von 2.000 € und der Gutschrift von 600 €, die bei der ersten Rechnung vergessen wurden. Zwei Zeilen im alten Export und zwei Zeilen im neuen System sind also keine ausreichende Abnahme. Verlangen Sie für jeden Saldo die Details der Berechnung. Je nach der validierten buchhalterischen Methode kann die neue Software Historien oder Eröffnungssalden übernehmen. Diese unterschiedlichen Darstellungen müssen abgleichbar bleiben, ohne bereits enthaltene Bewegungen ein zweites Mal abzuziehen. Auch die beglichene Rechnung verdient einen Test. Sie darf keine Zahlungserinnerung mehr auslösen, aber ihre alte Referenz muss es erlauben, den Zahlungsnachweis wiederzufinden. Die Behandlung einer [nicht zugeordneten Gutschrift](https://www.billabex.com/de/blog/nicht-zugeordnete-gutschrift-und-faelliger-betrag/) zeigt, warum diese Prüfung bis zu den Bewegungen zurückgehen muss und sich nicht auf einen angezeigten Status beschränken darf. ## Den Zeitpunkt festlegen, an dem die Zahlen vergleichbar sind Ein Export, der montags um 18 Uhr erstellt wird, und eine Kontrolle am Dienstagmittag können voneinander abweichen, ohne dass ein Migrationsfehler vorliegt. Möglicherweise ist dazwischen eine Zahlung eingegangen. Es braucht daher einen datierten Bezugsstand, und die nach diesem Stand eingetretenen Vorgänge sind gesondert zu erfassen. Stellen wir uns bei der Rechnung F2026-103 eine zusätzliche Zahlung von 1.200 € vor, die nach dem Export eingeht. Die erste Kontrolle bezieht sich weiterhin auf 4.200 €. Nach Einbeziehung dieser neuen Bewegung beträgt der erwartete Saldo 3.000 €, die Summe des Portfolios 6.400 €. Ein Vergleich ohne Datum kann diese normale Entwicklung als zu korrigierende Abweichung erscheinen lassen und die Zahlung dann streichen oder doppelt zählen. Die für die Umstellung verantwortliche Person muss erklären können, wo sich jede während des Übergangs eingegangene Bewegung befindet. Einen Kontrollpunkt vorzusehen ist nützlicher, als von einer perfekten Ruhe der Geschäftstätigkeit auszugehen. Die Kunden zahlen weiter, die Mitarbeitenden erhalten weiter Antworten und die Buchhaltung validiert weiter Korrekturen. Die Vorsichtsmaßnahmen bei einer [verspäteten Buchhaltungssynchronisierung](https://www.billabex.com/de/blog/buchhaltungssynchronisierung-verzug-mahnungen-aussetzen/) bleiben in dieser Zeit relevant. ## Auch testen, was das Hauptbuch nicht erzählt Eine Forderung von 3.400 € kann einen exakten Saldo und eine falsche nächste Maßnahme haben. Vielleicht hat der Kunde versprochen, am Freitag zu zahlen, oder einen Beleg angefordert, den Ihr Team zugesagt hat zu übermitteln. Der Buchhaltungsimport überträgt diese Informationen nicht unbedingt. Öffnen Sie daher für jeden Vorgang der Stichprobe die Konversation über die neue Referenz. Suchen Sie die letzte relevante Nachricht, ihre Verfasserin oder ihren Verfasser, das besprochene Dokument und die beschlossene nächste Maßnahme. Prüfen Sie, dass eine begründete Aussetzung verständlich bleibt. Ein leeres Feld im neuen Werkzeug bedeutet nicht, dass der alte Vorgang problemlos war. Nehmen Sie eine teilweise bezahlte Rechnung, eine beglichene Rechnung, eine Gutschrift, eine Zahlung für mehrere Belege und einen strittigen Vorgang auf. Ergänzen Sie die Sonderfälle, die in Ihrem Portfolio tatsächlich vorkommen. Diese Stichprobe dient dazu, die Abläufe zu erproben. Sie ersetzt nicht den Abgleich der Summen und Zuordnungen über den gesamten migrierten Bestand. Eine Zusammenlegung von Konten oder eine neue Aufteilung verlangt eine eigene Prüfung statt einer künstlichen Zuordnung von Zeile zu Zeile. ## Kontinuität der Zahlungserinnerungen und Buchführungspflichten unterscheiden Der BOFiP (die Verwaltungsdoktrin der französischen Steuerverwaltung) behandelt die Migration während eines Geschäftsjahres ausdrücklich. Sein Absatz 400 sieht unter Bedingungen die Vorlage von zwei Dateien mit Buchungssätzen vor, wenn keine einheitliche Datei erstellt werden kann. Ein Wechsel des Referenzsystems erfordert insbesondere Zuordnungs- und Abstimmungstabellen. Dieser steuerrechtliche Rahmen ist keine Exportspezifikation für Kundenkonversationen. [BOFiP, BOI-CF-IOR-60-40-20, VII-A](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9028-PGP.html/identifiant=BOI-CF-IOR-60-40-20-20170607). Er erinnert jedoch an eine praktische Anforderung: Das Ende eines Abonnements darf das Verständnis der Konten nicht unterbrechen. Lassen Sie die buchhalterische Lösung mit der Steuerberatung (Expert-comptable) validieren und organisieren Sie getrennt davon den Zugriff auf die Belege, die für die noch nachverfolgten Vorgänge nötig sind. Für eine französische Handelsgesellschaft nennt Service Public eine Aufbewahrung der Buchhaltungsunterlagen und Belege von mindestens zehn Jahren ab Abschluss des Geschäftsjahres. Diese Frist betrifft diese Dokumente. Sie verpflichtet nicht dazu, alle Nachrichten und personenbezogenen Daten aller Werkzeuge ungeprüft aufzubewahren. [Buchführungspflichten einer Handelsgesellschaft](https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F37169?lang=fr). ## Die Wiederaufnahme anhand konkreter Nachweise freigeben Die richtige Abnahme ist eine Vorführung: eine alte Rechnung wiederfinden, ihren neuen Saldo erklären, die nützlichen Belege öffnen und die erwartete nächste Maßnahme zeigen. Führen Sie eine datierte Liste der Ausnahmen, mit verantwortlicher Person und ihrer Wirkung auf den Versand. Ein nicht abgeglichener Vorgang darf nicht standardmäßig zu einer sicheren Zahlungserinnerung werden. Die [Billabex-Integrationen](https://www.billabex.com/de/produkt/integrationen/) erlauben es, dieses Gespräch ausgehend vom tatsächlich genutzten Buchhaltungssystem zu führen. Fragen Sie vor einer Migration, wie die Kontinuität der Vorgänge erkannt wird, und testen Sie die konkreten Fälle Ihres Unternehmens. Das angestrebte Ergebnis lässt sich einfach feststellen: Nach dem Werkzeugwechsel findet der Kunde eine stimmige Konversation und einen Betrag vor, dessen Bestandteile Ihr Team jeweils erklären kann. ## Quellen - Odoo 18, Dokumentation zu Importen, externen Kennungen und Beziehungen zwischen Datensätzen, abgerufen am 7. September 2026. - DGFiP, BOI-CF-IOR-60-40-20 vom 7. Juni 2017, Absatz 400, abgerufen am 7. September 2026. - Service Public Entreprendre, Buchführungspflichten einer Handelsgesellschaft, Rubrik Aufbewahrung, abgerufen am 7. September 2026.