--- title: "Zugelassene Plattform und Forderungsmanagement-Software: der vollständige Workflow" canonical: https://www.billabex.com/de/blog/zugelassene-plattform-pdp-forderungsmanagement-workflow/ lang: de updated: 2026-04-22 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Zugelassene Plattform und Forderungsmanagement-Software: der vollständige Workflow Die Reform der elektronischen Rechnungsstellung hat die Rollen in der Zahlungskette neu verteilt. Bis 2025 erzeugte eine Fakturierungssoftware die Rechnung, eine E-Mail übermittelte sie, und eine Forderungsmanagement-Software übernahm nachgelagert bei unbezahlten Rechnungen. Ab dem 1. September 2026 schiebt sich verpflichtend ein neuer Baustein dazwischen: die **zugelassene Plattform** (Plateforme Agréée, PA, früher PDP). Für eine Finanzleitung oder einen Credit Manager lautet die operative Frage nicht nur: „Welche PA wählen?“ Sie lautet: „Wie greifen meine PA und meine Forderungsmanagement-Software ineinander, um meine Zahlungseingänge zu beschleunigen?“ Dieser Artikel zerlegt das Y-Schema der Reform, die fünf auf dem Markt verfügbaren PA-Typen, die APIs, die man verlangen sollte, und die konkreten Workflows, die die Lebenszyklus-Status nutzen, um zum richtigen Zeitpunkt zu erinnern. --- ## Das Y-Schema: was die Reform wirklich verändert hat Bevor wir in die Workflows einsteigen, muss die Zielarchitektur verstanden werden. Seit der Mitteilung von Bercy vom 15. Oktober 2024 hat der Staat darauf verzichtet, die B2B-Rechnungsströme auf seinem eigenen Portal abzuwickeln. Das ursprüngliche sogenannte „V-Schema“ (alle Rechnungen laufen über das öffentliche Rechnungsportal) wurde zugunsten des **Y-Schemas** aufgegeben. In diesem Schema: - Wählt jedes Unternehmen eine **zugelassene Plattform** für den Empfang (verpflichtend ab 1. September 2026) und für die Ausstellung (verpflichtend ab 1. September 2026 für Großunternehmen und mittelgroße Unternehmen (ETI), ab 1. September 2027 für KMU, Kleinstunternehmen und Kleinunternehmer). - Stellen die zugelassenen Plattformen Rechnungen aus, leiten sie weiter, wandeln bei Bedarf die Formate um und archivieren sie. - **Extrahieren** die zugelassenen Plattformen die **steuerlichen Daten** und übermitteln sie an das **öffentliche Rechnungsportal** (Portail Public de Facturation, PPF), das nur noch als Konzentrator für die Verwaltung und als zentrales Empfängerverzeichnis dient. - Greift die DGFiP über das PPF auf die Daten zu, für die Kontrolle, die Vorausfüllung der Umsatzsteuererklärungen und die Betrugsbekämpfung. Konkret wird eine von Ihrer PA ausgestellte Rechnung an die empfangende PA Ihres Kunden geleitet (identifiziert über das zentrale Verzeichnis anhand der SIREN des Empfängers). Ein zusammenfassender Auszug wird an das PPF gesendet. Ihre Forderungsmanagement-Software verarbeitet die von der PA gemeldeten Status und löst die passenden Handlungen aus. Rund 115 PA waren am 13. April 2026 von der DGFiP endgültig eingetragen, etwa zwanzig weitere warteten auf Interoperabilitätstests. Die Eintragung erfolgt in zwei Schritten: eine Eintragung „unter Vorbehalt“ nach Prüfung der Unterlagen und ISO-27001-Audit, dann die endgültige Eintragung nach Bestätigung von Interoperabilitätstests mit anderen PA und dem PPF. Sie gilt 3 Jahre und ist verlängerbar. --- ## Die fünf Typen zugelassener Plattformen Der PA-Markt hat sich in fünf große Familien gegliedert. Diese Gliederung zu verstehen, bestimmt die Wahl einer Lösung, die zu Ihrem Volumen und Ihrem bestehenden Stack passt. ### 1. Die traditionellen französischen Buchhaltungs- und ERP-Anbieter **Cegid**, **Sage**, **Esker**, **Itesoft**, **Cegedim**. Diese Anbieter beherrschen seit Jahrzehnten den Markt für KMU, mittelgroße Unternehmen und Großkunden. Ihre Logik ist die der **vertikalen Integration**: Sie erstellen Ihre Rechnung in deren ERP, und diese sorgen für Zertifizierung, Routing, Archivierung und Konformität. Ideal für Unternehmen, die bereits in ihrem Ökosystem sind. Typisches Budget: von einigen hundert bis zu mehreren tausend Euro pro Monat je nach Volumen. ### 2. Die französischen reinen SaaS-Anbieter **Pennylane**, **Sellsy**, **Axonaut**, **Abby**, **Indy**, **Tiime**, **Kolecto**. Neue Generation von SaaS-Anbietern, zugeschnitten auf Kleinstunternehmen, KMU und Buchhaltungskanzleien. Moderne Oberfläche, schnelles Onboarding, transparente SaaS-Preise. Diese Anbieter haben massiv investiert, um ihre Eintragung zu erhalten und die KMU-Welle abzufangen. Budget: von 14 € bis zu einigen hundert Euro pro Monat. ### 3. Die internationalen EDI-Betreiber **Generix**, **Docaposte**, **Basware**, **Comarch**, **Pagero**, **SAP**, **Seeburger**, **Tradeshift**, **Edicom**, **Ecosio**. Positioniert auf Großkunden und industrielle Ströme in mehreren Ländern. Ihre Stärke: internationale Abdeckung und Verwaltung massiver Volumina. Ihre Schwäche: aufwendige Einführung, Enterprise-Preise. ### 4. Die branchenspezifischen Lösungen **Darva** (Versicherung), **Logilec** (Vertrieb Leclerc), **Voxel** oder **Amadeus** (Hotellerie, Reisen), **Infologic** (Lebensmittelindustrie), **Digipharmacie** (Apotheken). Diese PA erfüllen vertikale Anforderungen mit weitreichenden fachlichen Integrationen (spezifische Produktcodes, Branchen-Workflows, besondere Abgleichsregeln). Sinnvoll, wenn Ihre Tätigkeit eine starke fachliche Besonderheit hat. ### 5. Die Banken und Fintechs **Qonto**, **Kolecto** (Crédit Agricole), **@iPaidThat** (BPCE), **Euro Information** (Crédit Mutuel), **Spendesk**, **Agicap**. Diese Anbieter nutzen die PA-Zulassung als Hebel zur Kundengewinnung oder Kundenbindung der Bank. Sie integrieren die Fakturierung in ein umfassenderes Angebot (Geschäftskonto, Finanzierung, Factoring, Liquiditätsmanagement). Die Preise sind oft attraktiv, im Kundenumfang mitunter sogar kostenlos. **Besondere Fälle, die man sich merken sollte**: EBP hat sich nicht um die Eintragung beworben und vertreibt die PA von Cegid weiter. Evoliz und Inqom stützen sich innerhalb der Visma-Gruppe auf Chaintrust. QuickBooks hat den französischen Markt Ende 2023 verlassen. Das Joint Venture Le Village Connecté (ACD, RCA, Coaxis, Tessi) wurde am 8. Januar 2026 eingetragen. --- ## Zugelassene Plattform gegenüber Forderungsmanagement-Software: zwei verschiedene Aufgaben Ein häufiges Missverständnis ist die Annahme, eine PA „mache“ auch Forderungsmanagement. Das ist unzutreffend. Eine **zugelassene Plattform** ist ein Dienstleister für steuerliche Konformität. Ihre Aufgabe besteht darin: - konforme Rechnungen im Format EN 16931 auszustellen, zu übermitteln und zu empfangen; - die Umwandlung zwischen Formaten (Factur-X, UBL 2.1, UN/CEFACT CII) zu verwalten, wenn Aussteller und Empfänger voneinander abweichen; - die steuerlichen Daten an das PPF zu übermitteln (E-Reporting, E-Invoicing); - das zentrale Empfängerverzeichnis aktuell zu halten; - die Interoperabilität mit anderen PA sicherzustellen, über bilaterale Vereinbarung oder das Peppol-Netz; - die Lebenszyklus-Status der Rechnungen zu verwalten und zu melden; - die Rechnungen mit Beweiswert über 6 bis 10 Jahre zu archivieren. Eine **Forderungsmanagement-Software** hat dagegen eine grundlegend andere Aufgabe: ein Verzugs- oder Risikosignal in einen tatsächlichen Zahlungseingang umzuwandeln. Ihre Funktionen sind: - fällige Rechnungen, kommende Verzögerungen und Verhaltenssignale für Risiken zu erkennen; - zum richtigen Zeitpunkt [mehrkanalige Zahlungserinnerungen](https://www.billabex.com/de/blog/mahnsoftware/) (E-Mail, SMS, Brief, Anruf) auszulösen; - Ton, Inhalt und Kanal anhand der Historie auf jeden Kunden abzustimmen; - Streitfälle und Ablehnungsgründe zu bearbeiten, [förmliche Mahnungen (mises en demeure)](https://www.billabex.com/de/blog/vorlagen-fuer-foermliche-zahlungsaufforderung/), Eskalation und gerichtliche Beitreibung zu steuern; - den [DSO](https://www.billabex.com/de/blog/alles-zum-dso-methoden-berechnung-und-kostenloses-excel-muster/) zu steuern, die Liquiditätskennzahlen zu erstellen und die Zahlungseingangsprognose zu speisen. Beide Aufgaben ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht. Manche PA bieten ein minimales Erinnerungsmodul (E-Mail-Vorlagen, einfache Erinnerungsregeln). Diese Module genügen für Kleinstunternehmen mit sehr geringen Volumina, nicht darüber hinaus. Für ein KMU mit 200 Rechnungen pro Monat oder ein mittelgroßes Unternehmen mit mehreren tausend bleibt eine entkoppelte Architektur aus **PA und spezialisierter Forderungsmanagement-Software** die leistungsfähigste. --- ## Die Interoperabilität von PA und Forderungsmanagement-Software: was die API bereitstellen muss Das Kriterium, das über das Zusammenspiel von PA und Forderungsmanagement entscheidet, ist die API. Ohne eine reiche und gut dokumentierte API bleibt Ihre Forderungsmanagement-Software blind für die wertvollen Signale, die die PA meldet. ### Die unverzichtbaren Endpunkte Die API Ihrer zugelassenen Plattform muss mindestens bereitstellen: - **Die Liste der ausgestellten und empfangenen Rechnungen** mit ihren vollständigen Metadaten (Nummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum, Beträge netto und brutto, SIREN-Nummer des Kunden, Vorgangskategorie, Vertrags- oder Bestellreferenz). - **Den aktuellen Lebenszyklus-Status** jeder Rechnung, mit Historie der Statusänderungen, Zeitstempel und Ursprung (wer den Status wann geändert hat). - **Die codierten Ablehnungsgründe** nach den 40 Codes der DGFiP, mit freiem Kommentar des ablehnenden Kunden. - **Die Zahlungsstatus** (Zahlung übermittelt, Vereinnahmt), um den Zahlungsabgleich in der Forderungsmanagement-Software zu automatisieren. - **Die normalisierten Kundendaten** (SIREN, SIRET, offizielle Firmenbezeichnung, Rechnungsadresse, Lieferadresse), nützlich für die Qualifizierung und Anreicherung der Kundenstammdaten. ### Die Echtzeit-Webhooks Vergleichen Sie Polling und **Push-Webhooks** anhand der dokumentierten Fristen, Wiederholungen und Fehlerbehandlung. Ein Webhook kann eine Statusänderung melden, garantiert aber keine Verarbeitung ohne Latenz. Prüfen Sie die Zuordnung zur Rechnung und die Regeln des Kontos, bevor daraus eine Zahlungserinnerung entsteht. Auch ein Status „Genehmigt (Approuvée)“ ersetzt nicht die Prüfung von Saldo und Fälligkeit. ### Der normative Rahmen Die AFNOR-Norm **XP Z12-013**, veröffentlicht am 26. Februar 2026, regelt die APIs der zugelassenen Plattformen. Sie legt Objekte, Formate, Antwortcodes und bewährte Sicherheitspraktiken fest. Die Konformität mit XP Z12-013 in Ihrem PA-Lastenheft zu verlangen, ist ein guter Filter. ### Der Sicherheitsaspekt PA sind zur ISO-27001-Zertifizierung verpflichtet. Ihre API muss gleichwertige Standards einhalten: OAuth-2.0-Authentifizierung mit Token-Rotation, TLS-1.3-Verschlüsselung, Audit-Logs aller Zugriffe, eine datenschutzkonforme Richtlinie nach DSGVO. Ihre Forderungsmanagement-Software muss diese Anforderungen im Gegenzug erfüllen, nach Möglichkeit mit souveränem Hosting. --- ## Drei konkrete operative Workflows Gehen wir von der Architektur zu konkreten Fällen über. Hier sind drei reale Szenarien, in denen das Zusammenspiel von PA und Forderungsmanagement-Software Wert schafft. ### Workflow 1: die vorbeugende Zahlungserinnerung bei Signal „Genehmigt (Approuvée)“ **Kontext**: eine am Monatsersten ausgestellte Rechnung über 12.000 €, Fälligkeit nach 30 Tagen. Der Kunde liegt historisch bei durchschnittlich 45 Tagen Zahlungsziel. **Ohne Zusammenspiel von PA und Forderungsmanagement**: Die Zahlungserinnerung wird einen Tag nach Fälligkeit ausgelöst, also am Ersten des Folgemonats. Der Verzug setzt sich fest. **Mit Zusammenspiel von PA und Forderungsmanagement**: In diesem fiktiven Beispiel meldet die PA den Status **Genehmigt (Approuvée)** am 15. des Monats. Das Team prüft seine Bedeutung, Saldo und Fälligkeit, bevor eine vorbeugende Erinnerung geplant wird. Eine Bestätigung der Bearbeitung bedeutet noch keine erhaltene Zahlung; eine bestimmte Verringerung des Verzugs ist hier nicht belegt. ### Workflow 2: die beschleunigte Klärung einer Ablehnung **Kontext**: eine Rechnung über 4.500 € wird vom Kunden 3 Tage nach Einreichung abgelehnt. Grund nach DGFiP: **Nicht konforme Menge**. **Ohne Zusammenspiel von PA und Forderungsmanagement**: In diesem fiktiven Ablauf wird die Ablehnungs-E-Mail zwei Tage später gelesen. Die Auftragsabwicklung prüft die Mengenabweichung mit dem Kunden und veranlasst nach Freigabe die nötige Korrektur. Eine allgemeine durchschnittliche Bearbeitungsdauer ist hier nicht belegt. **Mit Zusammenspiel von PA und Forderungsmanagement**: Ein geprüfter Webhook kann die Ablehnung mit ihrem Grund an die Akte übergeben. Die zuständige Person prüft den Streit und entscheidet über die Korrektur. Messen Sie den tatsächlichen Zeitgewinn und die verbleibenden Aufgaben; eine bestimmte Dauer oder vorgezogene Zahlung ist nicht garantiert. ### Workflow 3: die DSO-Steuerung in Echtzeit **Kontext**: der Credit Manager erstellt für die Geschäftsleitung ein wöchentliches DSO-Reporting. **Ohne Zusammenspiel von PA und Forderungsmanagement**: manuelle Extraktion aus dem Buchhaltungswerkzeug, Nachbearbeitung in Excel, ungefährer Abgleich der Zahlungseingänge, DSO berechnet 7 oder 14 Tage nach Ende der Woche. **Mit Zusammenspiel von PA und Forderungsmanagement**: Prüfen Sie die übernommenen Status, die zugeordneten Zahlungen und den Aktualisierungsstand des Dashboards. Ein DSO-Bericht braucht eine klare Definition und abstimmbare Daten. Ein gemeldeter Status ersetzt nicht jeden Zahlungsabgleich. Messen Sie die Arbeitszeit im tatsächlichen Ablauf; ein Reportinggewinn von vier Stunden auf fünfzehn Minuten ist hier nicht belegt. --- ## Die Kriterien für die Wahl einer zugelassenen Plattform für ein Forderungsmanagement-Projekt Wird die Reform in Ihrer Organisation bereits vom Einkauf oder der IT gesteuert, beziehen Sie das Credit Management in die Wahl ein. Das sind die Kriterien, die für die Nutzung im Forderungsmanagement zählen. **Qualität der API**. Verlangen Sie eine öffentliche Dokumentation, REST-Endpunkte nach XP Z12-013, Echtzeit-Webhooks und eine Test-Sandbox. Lehnen Sie PA ab, die keine klare API-Dokumentation bereitstellen. **Granularität der gemeldeten Status**. Manche PA begnügen sich mit den 4 Pflichtstatus. Andere melden alle von der AFNOR empfohlenen Status. Die Granularität bestimmt die Feinheit der Workflows im Forderungsmanagement. **Abdeckung mehrerer Einheiten**. Hat Ihre Gruppe mehrere juristische Einheiten, prüfen Sie, ob die PA einzelne Steuerpflichtige (Umsatzsteuergruppen) und die Aggregation über Einheiten hinweg in derselben Oberfläche unterstützt. **Wirtschaftliche Beständigkeit des Anbieters**. Der Markt hat bereits Ausstiege erlebt (QuickBooks, Rückzug von EBP). Bevorzugen Sie PA, die an solide Gruppen angebunden sind und eine Produkt-Roadmap dokumentieren. **Kosten und Geschäftsmodell**. Volumenabhängige gegenüber pauschaler Preisgestaltung, Kosten der API, Gebühren für einen PA-Wechsel. Simulieren Sie über 3 Jahre mit Ihrem tatsächlichen Volumen. **Native Integrationen mit Ihrem Buchhaltungs-Stack**. Eine PA, die sich nativ in Ihr ERP integriert (SAP, Cegid, Sage, Pennylane usw.), senkt die Einführungskosten. In stark industriellen Branchen ist die EDI-Kompatibilität ein hartes Kriterium. --- ## Einführungsplan für ein typisches Projekt eines mittelgroßen Unternehmens Für ein mittelgroßes Unternehmen (ETI) mit einem oder mehreren tausend Rechnungen pro Monat gliedert sich das Gesamtprojekt aus PA und Forderungsmanagement in drei Phasen. **Phase 1, PA-Konformität (T-6 bis T-3 Monate vor der Frist)**: PA-Auswahl, ERP-Integration, Eintragung im zentralen Verzeichnis, Bereinigung der Stammdaten (SIREN, SIRET, innergemeinschaftliche USt-IdNr.), Aktualisierung der Rechnungsvorlagen, Schulung von Auftragsabwicklung und Buchhaltung. **Phase 2, Pilot (T-3 bis T-1 Monate)**: Pilotbetrieb von Ausstellung und Empfang in einem begrenzten Bereich (ein Geschäftsbereich, eine Branche, ein Kundensegment). Überwachung technischer Zurückweisungen, Anpassungen, Bestätigung des Status-Kreislaufs. **Phase 3, Anbindung der Forderungsmanagement-Software (T-1 Monat bis T+3 Monate)**: Einrichtung der Forderungsmanagement-Workflows auf Basis der PA-Status, Konfiguration der Erinnerungsszenarien, Migration der Historie, Schulung des Credit Managements, schrittweiser Produktivbetrieb. Bei T+3 Monaten laufen 100 % der Ströme über den Workflow aus PA und Forderungsmanagement. Ein gut umgesetztes Projekt eines mittelgroßen Unternehmens ist in 6 bis 9 Monaten abgeschlossen. Ein Standardprojekt für ein KMU in 3 bis 6 Monaten. Darunter läuft man der Konformität hinterher, ohne die neuen Signale je wirklich zu nutzen. --- ## Fazit: Die PA sichert ab, die Forderungsmanagement-Software kassiert Die zugelassene Plattform ist ein Infrastrukturanbieter. Sie gewährleistet, dass Ihre Rechnung konform ist, geroutet, archiviert und in den Steuerstrom der DGFiP eingebunden wird. Sie wird Ihren DSO nicht um einen Tag senken. Die Forderungsmanagement-Software ist ein Leistungsanbieter. Sie nutzt die von der PA gemeldeten Signale, um die richtigen Zahlungserinnerungen zum richtigen Zeitpunkt, im richtigen Ton und bei jedem Kunden auszulösen. Sie verwandelt den Lebenszyklus in Liquiditätsfluss. Unternehmen, die nur den ersten Teil angehen (die PA-Konformität), werden aus der Reform wenig Nutzen ziehen. Diejenigen, die beides mit einer sauberen API-Architektur verbinden, werden beide Gewinne mitnehmen: die Absicherung der Umsatzsteuer auf Seiten des Fiskus und die Beschleunigung ihrer Zahlungseingänge auf Seiten der Liquidität. **Billabex delegiert laufende E-Mail-Erinnerungen anhand der verfügbaren Rechnungsdaten und Antworten.** Prüfen Sie eine Anbindung an Ihre zugelassene Plattform und die tatsächlich übernommenen Status gesondert; eine native Verbindung zu allen wichtigen Plattformen ist hier nicht belegt. 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