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title: "Einen Brief oder ein Einschreiben versenden"
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updated: 2026-11-09
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# Einen Brief oder ein Einschreiben versenden

<section class="help-summary" aria-labelledby="kurzfassung"><h2 id="kurzfassung">Kurzfassung</h2><p>Bei einem Kunden kann Billabex einen nachverfolgbaren Brief oder ein Einschreiben mit Rückschein versenden. Der Brief enthält die noch geschuldeten fälligen Rechnungen, die abzuziehenden Gutschriften, die Adresse des Schuldners, die Identität des Gläubigers und das Zahlungskonto. Sie wählen die Dokumente aus und kontrollieren dann die Nachricht, die PDF-Vorschau und die Kosten in Credits, bevor irgendetwas versendet wird.</p></section>

## Erwartetes Ergebnis

Der freigegebene Brief wird an den gewählten Empfänger versendet und erscheint im [Nachrichtenverlauf des Kunden](https://www.billabex.com/de/hilfe/aufgaben-nachrichten/gesendete-und-geplante-nachrichten-einsehen/).

## Bevor Sie beginnen

- Der Kunde hat mindestens eine fällige Rechnung mit offenem Restsaldo.
- Ein aktiver Kontakt ist verfügbar, und die französische Postadresse des Empfängers ist vollständig.
- Die Adresse des Gläubigers und die IBAN für die Zahlung sind hinterlegt, oder Sie sind Administrator der Organisation und können sie eintragen; die BIC ist optional.
- Prüfen Sie, dass [das Credit-Guthaben](https://www.billabex.com/de/hilfe/integrationen-einstellungen/guthaben-und-kreditverbrauch-verfolgen/) die angezeigten Kosten deckt.

## Vorgehen

1. Öffnen Sie die Registerkarte **Nachrichten** des Kunden (oder **Nachrichten** und wählen Sie dann den Kunden) und klicken Sie auf **Nachricht senden**.
2. Wählen Sie **Brief versenden** oder **Einschreiben versenden**. Aus einer unbeantwortet gebliebenen Aufgabe bietet **Anderen Kanal nutzen** dieselben Versandarten an.
3. Wählen Sie den Empfängerkontakt und prüfen Sie Name, Straße, Postleitzahl und Ort.
4. Beim ersten Versand trägt ein Administrator die Adresse des Gläubigers, die IBAN und gegebenenfalls die BIC ein und klickt dann auf **Diese Angaben speichern**. Diese Angaben werden für alle Briefe wiederverwendet.
5. Entfernen Sie unter **Betroffene Dokumente** die Markierung einer Rechnung oder Gutschrift, um sie aus dem Brief und dem geforderten Betrag herauszunehmen.
6. Lesen Sie die vorgeschlagene Nachricht durch und ändern Sie sie bei Bedarf.
7. Kontrollieren Sie die **Vorschau des Briefs** und seine Seitenzahl, die Kosten und Ihr Credit-Guthaben; mit **PDF herunterladen** können Sie ihn aufbewahren.
8. Klicken Sie auf **Senden**.
9. Um die Zustellung zu verfolgen, öffnen Sie den Brief in den Nachrichten des Kunden: Zuerst erscheint das versendete PDF, dann die **Sendungsverfolgung**.

## Was Billabex übernimmt

Das Dokument enthält die ausgestellten oder überfälligen Rechnungen, deren Fälligkeit verstrichen ist und deren Saldo positiv bleibt, sowie die abgezogenen Gutschriften. Eine nicht markierte Gutschrift wird nicht mehr abgezogen. Die vorgeschlagene Zahlungsfrist beträgt acht Tage. Die Kosten hängen vom Kanal und vom erzeugten Dokument ab; sie werden vor der Freigabe stets angezeigt. Ein Brief wird nie von den automatischen Zahlungserinnerungen geplant: Er wird nur versendet, wenn Sie ihn senden.

Die Sendungsverfolgung wird täglich und auf Anforderung mit **Verfolgung aktualisieren** aktualisiert, ohne neuen Versand und ohne Abbuchung von Credits. Sie zeigt die datierten **Stationen des Briefs**, die Sendungsnummer, die Postreferenzen und die letzte Aktualisierung; eine kommende Station bleibt als nicht bestätigt markiert. Bei einem Einschreiben öffnet **Rückschein ansehen** den Rückschein, sobald er verfügbar ist. Ein Brief, der ohne Zustellung zurückkommt, wechselt zu **Zurück an Absender**.

## Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht

- „Dieser Kunde hat keine unbezahlte Rechnung“: Es kann kein Brief vorbereitet werden.
- Eine Postleitzahl muss fünf Ziffern haben, und der Postversand ist auf französische Adressen beschränkt.
- „Nur ein Administrator der Organisation kann sie eintragen“: Bitten Sie einen Administrator, die Adresse des Gläubigers und die IBAN zu erfassen.
- Bleibt die Vorschau leer, vervollständigen Sie zuerst die Nachricht und die Angaben des Gläubigers.
- Ein unzureichendes Credit-Guthaben blockiert den Versand: **Guthaben aufladen** öffnet die Seite der Credits, um eine Aufladung anzufragen.
- „Rückschein: noch nicht verfügbar“: Der Rückschein ist noch nicht zurückgekommen. Aktualisieren Sie die Verfolgung später.
- „Uhrzeit nicht angegeben“: Der Postdienst hat die Uhrzeit dieser Station nicht übermittelt.
- Ein Einschreiben ersetzt keine auf Ihre Situation zugeschnittene Rechtsberatung.
- Bevor Sie einem Kunden schreiben, der von einem Insolvenzverfahren betroffen ist, lesen Sie [die Insolvenzverfahren und BODACC-Prüfungen](https://www.billabex.com/de/hilfe/agent-forderungsmanagement/insolvenzverfahren-und-bodacc-pruefungen/).