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title: "Die Registerkarte Empfangen der Nachrichten nutzen"
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updated: 2026-11-09
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# Die Registerkarte Empfangen der Nachrichten nutzen

<section class="help-summary" aria-labelledby="kurzfassung"><h2 id="kurzfassung">Kurzfassung</h2><p>Die Registerkarte <strong>Empfangen</strong> unter <strong>Nachrichten</strong> vereint alle E-Mails, die Ihr Agent empfangen hat. <strong>Empfangen</strong> bezeichnet eine E-Mail, die einem identifizierten Kunden zugeordnet ist. <strong>Nicht zugeordnet</strong> umfasst unter anderem Spam, automatische Antworten oder einen unbekannten Kunden, <strong>Zu bestätigen</strong> wartet in einer Aufgabe auf Ihre Freigabe, <strong>Verworfen</strong> wurde als unabhängig von diesem Kunden erklärt. <strong>Nicht zugestellt</strong> und <strong>Vom E-Mail-Dienst abgelehnt</strong> sind technische Meldungen. Nutzen Sie Suche und Filter, bevor Sie handeln.</p></section>

## Erwartetes Ergebnis

Sie finden eine E-Mail wieder, verstehen ihren Zuordnungsstatus und öffnen den Kunden oder die Aufgabe, die sie bearbeiten soll.

## Bevor Sie beginnen

- Halten Sie Absender, Betreff, Kunden oder den gesuchten Zeitraum bereit.
- Nutzen Sie die empfangenen E-Mails nicht als einzigen Beleg für den Saldo des Kunden.

## Vorgehen

1. Öffnen Sie **Nachrichten** und dann die Registerkarte **Empfangen**.
2. Nutzen Sie **Nachrichten suchen...** oder die Filter **Absender**, **Betreff**, **Kunde** und **Datum**; sortieren Sie bei Bedarf nach Spalte.
3. Achten Sie auf das Symbol neben dem Kunden: Es kennzeichnet eine nicht zugeordnete, zu bestätigende oder technische E-Mail, und sein Tooltip erklärt, warum der Agent sie nicht berücksichtigt.
4. Öffnen Sie die Nachricht, um ihren Status, [ihren Inhalt und ihre Anhänge](https://www.billabex.com/de/hilfe/aufgaben-nachrichten/gespraechsverlaeufe-und-anhaenge-verstehen/) zu lesen. Folgen Sie dem Link zum Kunden, wenn er bestätigt ist, oder **Aufgabe anzeigen**, wenn eine Zuordnung zu bestätigen ist.
5. Prüfen Sie nach Ihrer Entscheidung in der Aufgabe, dass die E-Mail zu **Empfangen** oder **Verworfen** wechselt.

## Was Billabex übernimmt

Nur E-Mails mit dem Status **Empfangen** fließen in die Zahlungserinnerungen und [die Antworten Ihres Agenten](https://www.billabex.com/de/hilfe/agent-forderungsmanagement/antworten-fragen-und-streitfaelle-von-kunden/) ein. Eine E-Mail **Nicht zugeordnet** wird aufbewahrt, ohne verwendet zu werden; eine E-Mail **Intern** stammt aus Ihrer Organisation; eine E-Mail **Zu bestätigen** wartet auf Ihre Freigabe. Der Übergang zu Zu bestätigen, Empfangen oder Verworfen ist abgesichert, damit dieselbe E-Mail nicht mehrere konkurrierende Zeilen erzeugt.

Scheint eine nicht verifizierte E-Mail von einem Kontakt des Kunden zu stammen (gleiche Adresse oder gleiche Unternehmensdomain), hält Billabex die nächste automatische Zahlungserinnerung dieses Kunden fünf Werktage lang zurück, ohne eine Aufgabe zu öffnen. Die folgende Zahlungserinnerung bittet den Kunden, direkt auf diese Nachricht mit seinem Nachweis zu antworten, eine Antwort, die der Agent dann bearbeiten kann.

## Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht

- Eine automatische Nachricht kann Nicht zugeordnet bleiben, ohne dass eine Aktion nötig ist.
- Eine erwartete Antwort erscheint in keinem Zustand: Folgen Sie [der Fehlerbehebung für eine fehlende Kundenantwort](https://www.billabex.com/de/hilfe/fehlerbehebung/eine-kundenantwort-erscheint-noch-nicht/).
- Eine Nachricht **Nicht zugestellt** ist eine technische Meldung, die anzeigt, dass eine E-Mail mindestens einem Empfänger nicht zugestellt werden konnte. Sie bleibt dem Kunden zugeordnet, wenn dieser bekannt ist, wird aber nie als Antwort des Kontakts behandelt: Prüfen Sie die betroffene Adresse auf der Kundenseite.
- **Vom E-Mail-Dienst abgelehnt** meldet, dass eine Plattform des Empfängers (Basware, Mailinblack) eine E-Mail abgelehnt oder zurückgehalten hat: Bearbeiten Sie die zugehörige Aufgabe, falls vorhanden.
- Ein Kunde mit dem Zusatz „(zu bestätigen)“ bleibt ein Kandidat, solange die Aufgabe die Zuordnung nicht bestätigt hat; „(Zuordnung abgelehnt)“ und „(Kunde gelöscht)“ erklären eine aufgegebene Zuordnung.
- Die Rohzustände werden nicht durch einen vollständigen Replay rekonstruiert. Bewahren Sie die Kennung eines wichtigen älteren Falls auf.