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title: "Gesprächsverläufe und Anhänge verstehen"
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updated: 2026-11-09
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# Gesprächsverläufe und Anhänge verstehen

<section class="help-summary" aria-labelledby="kurzfassung"><h2 id="kurzfassung">Kurzfassung</h2><p>Die Nachrichten fassen die Antworten, die zu demselben Verlauf gehören, zusammen, um den Kontext zwischen dem Agenten, Ihrer Organisation und dem Kunden zu bewahren. Lesen Sie von der ersten bis zur jüngsten Nachricht und prüfen Sie dabei Absender, Empfänger und Referenzen. Die Anhänge werden getrennt gespeichert und dann der E-Mail oder der Aufgabenantwort zugeordnet; öffnen Sie nur die erwarteten und veröffentlichen Sie ein sensibles Dokument nicht außerhalb von Billabex erneut.</p></section>

## Erwartetes Ergebnis

Sie rekonstruieren den vollständigen Austausch und wissen, zu welcher Nachricht und welchem Kunden jeder Anhang gehört.

## Bevor Sie beginnen

- Bestätigen Sie Kunden und Betreff, bevor Sie eine Datei öffnen.
- Nutzen Sie einen berechtigten Arbeitsplatz, um Finanzdokumente einzusehen.

## Vorgehen

1. Öffnen Sie die Nachricht aus der Registerkarte **Nachrichten** des Kunden, aus den Registerkarten **Empfangen** oder **Gesendet** unter **Nachrichten** oder, in einer Aufgabe, über die Karte **E-Mail-Verlauf**.
2. Gehen Sie zum Anfang des Verlaufs zurück und prüfen Sie den Absender jeder Antwort.
3. Vergleichen Sie die genannten Rechnungsreferenzen mit [den Dokumenten des Kunden](https://www.billabex.com/de/hilfe/kundenkonten-dokumente/dokumente-waehrungen-und-betraege/).
4. Öffnen Sie einen Anhang aus der Nachricht, die ihn trägt, und kontrollieren Sie seinen Namen.
5. Kehren Sie aus einer Aufgabe mit **Zurück zur Aufgabe** zur Bearbeitung zurück oder öffnen Sie die vollständige Liste mit **Nachrichten des Kunden anzeigen**.

## Was Billabex übernimmt

Billabex ordnet Antworten anhand der E-Mail-Kennungen zu und bewahrt die Dateien vor dem Versand in seinem Speicher auf. Eine aus einer Aufgabe vorbereitete Antwort übernimmt den Betreff der E-Mail, auf die sie antwortet. Aufgaben haben einen eigenen Verlauf aus Interaktionen zwischen dem Agenten und Ihnen, mit eigenen Anhängen. Die beim Kunden ausgeführten Aktionen stehen dagegen im [Aktionsverlauf des Kunden](https://www.billabex.com/de/hilfe/kundenkonten-dokumente/verlauf-eines-kundenkontos-einsehen/).

Eine gesendete E-Mail akzeptiert Anhänge im Format PDF, PNG, JPEG oder WEBP mit höchstens 10 MB. Eine Aufgabenantwort akzeptiert zusätzlich Word-, Excel- und E-Mail-Dateien (.eml, .msg): Sie informieren den Agenten, werden aber nie einer E-Mail an den Kunden angehängt. Bittet ein Kunde um die Kopie einer Rechnung, deren PDF verfügbar ist, hängt der Agent sie seiner Antwort an; eine Aufgabe wird nur für Rechnungen ohne PDF geöffnet.

## Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht

- Eine Änderung des Betreffs oder eine Weiterleitung kann die automatische Zuordnung zum erwarteten Verlauf verhindern. Den Zuordnungsstand jeder empfangenen E-Mail sehen Sie in [der Registerkarte Empfangen unter Nachrichten](https://www.billabex.com/de/hilfe/aufgaben-nachrichten/den-posteingang-nutzen/).
- Öffnen Sie keinen unerwarteten Anhang, bevor Sie den Absender geprüft haben.
- „Datei wird nicht unterstützt“: Format oder Größe werden an dieser Stelle nicht akzeptiert. Konvertieren Sie die Datei in PDF oder verkleinern Sie sie.
- Fehlt eine Datei, geben Sie dem Support die Kennung der Nachricht und den Namen der Datei an, statt den ganzen Verlauf erneut zu senden.