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title: "Ihren Agenten den Kunden vorstellen"
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updated: 2026-11-09
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# Ihren Agenten den Kunden vorstellen

<section class="help-summary" aria-labelledby="kurzfassung"><h2 id="kurzfassung">Kurzfassung</h2><p>Informieren Sie Ihre Kunden vor den ersten Zahlungserinnerungen. So erkennen sie Ihren Agenten leichter und zweifeln seltener an seinen Nachrichten. Übernehmen Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse genau so, wie sie in Billabex angezeigt werden. Stellen Sie ihn als Revoptim-Kontakt für die Rechnungsnachverfolgung vor, erklären Sie, dass er für Ihre Organisation handelt, und nennen Sie den Antwortweg.</p></section>

## Erwartetes Ergebnis

Ihre Kunden wissen, wer der Agent ist, warum er sie kontaktiert und dass sie direkt auf seine Nachrichten antworten können.

## Bevor Sie beginnen

- Prüfen Sie die Identität des Agenten in der Billabex-Seitenleiste unter **Ihr Agent**.
- Fahren Sie mit der Maus über seinen Namen, um seine genaue E-Mail-Adresse anzuzeigen.
- Wählen Sie die Kundenkontakte aus, die die Ankündigung erhalten sollen.

## Vorgehen

1. Kopieren Sie Vorname, Nachname und die in Billabex angezeigte E-Mail-Adresse.
2. Senden Sie die Ankündigung von Ihrer eigenen Domain, möglichst vor der ersten Erinnerung.
3. Erklären Sie, dass dieser Revoptim-Kontakt die Rechnungen im Auftrag Ihrer Organisation betreut.
4. Bitten Sie die Kunden, die Adresse als erlaubten Absender einzutragen und Fragen oder Zahlungsbelege direkt per Antwort zu senden.
5. Passen Sie die Nachricht an Ihren üblichen Ton an, ohne die Identität des Agenten zu verändern.

Sie können diese Vorlage verwenden:

> Betreff: Ihr neuer Kontakt für die Nachverfolgung unserer Rechnungen
>
> Guten Tag,
>
> wir übertragen die Nachverfolgung unserer Rechnungen an [Vorname Nachname], unseren Revoptim-Kontakt. Er schreibt Ihnen von [E-Mail-Adresse] im Auftrag von [Ihre Organisation]. Sie können ihm bei Fragen, Bestätigungen oder Zahlungsbelegen direkt antworten.
>
> Bitte tragen Sie diese Adresse als erlaubten Absender ein.

## Was Billabex übernimmt

Der Agent nutzt die eigene Identität Ihrer Organisation in seinen Nachrichten und wählt selbst [Empfänger, Sprache und Ton seiner Zahlungserinnerungen](https://www.billabex.com/de/hilfe/agent-forderungsmanagement/wie-der-agent-empfaenger-sprache-und-ton-waehlt/). Ihre Kunden erhalten sie im Namen von Revoptim, dem von Billabex betriebenen Inkassodienst, und sehen in jeder Nachricht [den Namen Ihres Unternehmens](https://www.billabex.com/de/hilfe/integrationen-einstellungen/name-und-e-mail-domain-der-organisation-aendern/); **Einstellungen** und dann **Agent** weisen darauf hin. Empfangene Antworten gehen in den **Nachrichten**, Registerkarte **Empfangen**, ein und werden dem betroffenen Kunden zugeordnet. Um Ihren Kunden Zugang zu ihren betreuten Rechnungen zu geben, können Sie auch [ihr Kundenportal teilen](https://www.billabex.com/de/hilfe/kundenkonten-dokumente/kundenportal-eines-kontos-teilen/).

## Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht

- Übernehmen Sie keine alte Adresse aus dem Zoho-Portal, sondern die in Ihrem aktuellen Bereich angezeigte.
- Zweifelt ein Kunde an einer Nachricht, bestätigen Sie selbst die Identität des Agenten von Ihrer üblichen Domain aus.
- Kommt die E-Mail nicht an, bitten Sie den Kunden, Spamordner und Sicherheitsregeln zu prüfen.
- Hält das Postfach des Kunden E-Mails eines unbekannten Absenders bis zu einer Bestätigung zurück, zum Beispiel mit Mailinblack, öffnet Billabex eine Aufgabe, die angibt, welche Adresse freigegeben werden muss. Der Agent klickt nie auf den Bestätigungslink: Bitten Sie den Kunden, die Adresse des Agenten freizugeben.