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title: "Gutschriften und ihre Zuordnung verstehen"
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updated: 2026-11-09
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# Gutschriften und ihre Zuordnung verstehen

<section class="help-summary" aria-labelledby="kurzfassung"><h2 id="kurzfassung">Kurzfassung</h2><p>Eine Gutschrift verringert eine Forderung, wenn eine Zuordnung sie mit einer Rechnung desselben Kunden verbindet. Ihr verfügbarer Betrag berücksichtigt bereits angewendete Erstattungen und Zuordnungen. Die Gutschrift wechselt von <strong>Nicht zugeordnet</strong> zu <strong>Teilweise zugeordnet</strong> und dann zu <strong>Zugeordnet</strong>, wenn nichts mehr übrig ist. Die Rechnung verringert zugleich ihren Saldo und kann auch ohne neue Bankzahlung als bezahlt gelten.</p></section>

## Erwartetes Ergebnis

Jede Zuordnung verbindet die richtige Gutschrift mit der richtigen Rechnung, und beide Salden sinken um denselben Betrag.

## Bevor Sie beginnen

- Prüfen Sie, dass Rechnung und Gutschrift zum selben Kunden gehören.
- Ermitteln Sie den noch verfügbaren Betrag der Gutschrift und den Restbetrag der Rechnung.

## Vorgehen

1. Öffnen Sie die Gutschrift über die Registerkarte **Gutschriften** des Kunden und kontrollieren Sie ihren Gesamtbetrag, ihren erstatteten, zugeordneten und verbleibenden Betrag.
2. Nehmen Sie bei einer synchronisierten Gutschrift die Zuordnung, also den Ausgleich, in Ihrer Rechnungssoftware vor: [Die Synchronisierung der verbundenen Software](https://www.billabex.com/de/hilfe/integrationen-einstellungen/synchronisierung-verfolgen-neu-starten-oder-reparieren/) überträgt sie in Billabex.
3. Legen Sie bei einer Integration über die API oder einem per MCP verbundenen KI-Assistenten die Zuordnung mit einem positiven Betrag an, der weder den verfügbaren Betrag der Gutschrift noch den Restbetrag der Rechnung übersteigt.
4. Prüfen Sie die Zuordnung in den Details der Gutschrift unter **Zugeteilter Betrag** und in denen der Rechnung unter **Zugeordnete Gutschriften**.
5. Kontrollieren Sie die neuen Status, darunter [den Zahlungsstatus der Rechnung](https://www.billabex.com/de/hilfe/kundenkonten-dokumente/rechnungen-und-ihre-status-verstehen/), und die **Saldoberechnung** des Kunden, in der die **Noch nicht zugeordneten Gutschriften** getrennt ausgewiesen bleiben.
6. Um anzugeben, woher die Gutschrift stammt, tragen Sie bei der Erstellung oder in ihren Details die **Ursprungsrechnung** ein und suchen Sie unter den Rechnungen des Kunden, auch unter den bereits bezahlten.

## Was Billabex übernimmt

Die Zuordnung wird über beide Dokumente abgestimmt, sodass Rechnung und Gutschrift dieselbe Zuteilung tragen. Ihre Löschung stellt die Restbeträge wieder her und kann eine zuvor gedeckte Forderung wieder aktivieren. Billabex ordnet eine Gutschrift nie von sich aus zu: Eine nicht zugeordnete Gutschrift verringert den Saldo des Kunden, ohne eine bestimmte Rechnung zu verringern.

Die **Ursprungsrechnung** ist eine dokumentarische Verknüpfung, getrennt von der Zuordnung: Sie gibt den Ursprung der Gutschrift an, ohne Saldo, Betrag oder Status zu ändern. Mehrere Gutschriften können dieselbe Rechnung benennen, und die Verknüpfung bleibt bei einer synchronisierten Gutschrift änderbar.

## Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht

- Eine Zuordnung zwischen zwei verschiedenen Kunden wird abgelehnt.
- Stammt die Abweichung von einer falsch erfassten Zahlung auf einer manuellen Rechnung, lesen Sie [die Korrektur des bezahlten Betrags](https://www.billabex.com/de/hilfe/kundenkonten-dokumente/bezahlten-betrag-einer-manuellen-rechnung-korrigieren/).
- Eine erstattete oder bereits verbrauchte Gutschrift kann nicht vollständig wiederverwendet werden.
- Das Eintragen einer Ursprungsrechnung verringert deren Saldo nicht: Die Zuordnung bleibt nötig, wenn das Guthaben darauf angewendet werden soll.
- „Ursprungsrechnung nicht verfügbar“: Die verknüpfte Rechnung wurde inzwischen gelöscht; die Verknüpfung bleibt erhalten.
- Ändert sich ein synchronisiertes Dokument in der Quelle, warten Sie auf die Bereinigung verwaister Zuordnungen, bevor Sie es erneut versuchen.