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title: "Kunden verwalten"
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updated: 2026-11-09
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# Kunden verwalten

<section class="help-summary" aria-labelledby="kurzfassung"><h2 id="kurzfassung">Kurzfassung</h2><p>Ein Kunde kann aus Ihrer Rechnungssoftware synchronisiert, manuell angelegt oder über die API übermittelt werden. Prüfen Sie seine Herkunft, bevor Sie seine Identität ändern: Bei einem synchronisierten Kunden öffnet sich das Fenster <strong>Kunden ändern</strong> nur lesend und nennt die Software, in der die Angabe zu korrigieren ist. Tags, Kontakte, Zahlungsart, Website und operative Zustände verwalten Sie anschließend in Billabex.</p></section>

## Erwartetes Ergebnis

Der Kunde hat eine eindeutige Identität, eine verstandene Herkunft sowie die für die Betreuung nützlichen Kontakte und Tags.

## Bevor Sie beginnen

- Suchen Sie nach Namensvarianten, bevor Sie einen neuen Kunden anlegen.
- Stellen Sie fest, ob die Angabe aus einer verbundenen Software, aus der API oder aus einer manuellen Erfassung stammt.

## Vorgehen

1. Suchen Sie den Kunden unter **Kunden** nach Name oder Kundenreferenz. Die Ansichten **Offen**, **Überfällig** und **Alle**, der Filter **Status der Zahlungserinnerungen** und die Sortierung jeder Spalte helfen beim Finden.
2. Auf seiner **Übersicht** nennt die Zeile **Aktualisiert aus** die Quellsoftware. Fehlt diese Zeile, wurde der Kunde in Billabex angelegt.
3. Öffnen Sie bei einem manuellen Kunden das Optionsmenü (⋮) der Kundenseite, wählen Sie **Ändern**, korrigieren Sie die nötigen Angaben und speichern Sie. Um einen Kunden anzulegen, klicken Sie in der Liste auf **Kunden hinzufügen** und geben Sie Name und Währung ein.
4. Korrigieren Sie bei einem synchronisierten Kunden die Quelle und warten Sie den Import ab, statt zwei Versionen zu pflegen.
5. Fügen Sie anschließend [die Kontakte des Kunden](https://www.billabex.com/de/hilfe/kundenkonten-dokumente/kontakt-hinzufuegen-aendern-oder-deaktivieren/) und seine Tags hinzu und prüfen Sie, dass die Dokumente dem richtigen Kunden zugeordnet bleiben.

## Was Billabex übernimmt

Billabex führt beim synchronisierten Kunden genau einen Quellenbezug. Ein Kunde kann nicht gleichzeitig mit zwei Softwarelösungen verknüpft sein. [Tags zur Einordnung](https://www.billabex.com/de/hilfe/integrationen-einstellungen/tags-verwalten/) werden von einem Administrator unter **Einstellungen** und dann **Tags** angelegt; danach kann jedes Mitglied sie zuweisen. Markieren Sie in der Liste mehrere Kunden, um in einem Schritt zu handeln: [ihre Zahlungserinnerungen pausieren oder fortsetzen](https://www.billabex.com/de/hilfe/agent-forderungsmanagement/forderungsmanagement-pausieren-und-fortsetzen/), Tags hinzufügen oder entfernen, das Kundenportal senden, die Auswahl nach Excel exportieren oder löschen. Die Auswahl von bis zu 500 Zeilen bleibt über Seiten, Sortierungen und Filter hinweg erhalten, und eine Zusammenfassung zeigt vor der Bestätigung die verarbeiteten und die ausgeschlossenen Zeilen. Die Rechnungslisten bieten dieselbe Auswahl für **Als bezahlt markieren**, **Fälligkeit ändern** oder **Von Zahlungserinnerungen ausschließen**; eine von einer verbundenen Software verwaltete, bereits bezahlte oder unter einem Zahlungsplan stehende Rechnung wird je nach Aktion ausgeschlossen. Jede Spalte dieser Tabellen lässt sich sortieren. Das Zusammenführen von Dubletten wird in der Anwendung nicht angeboten: Es ist ein kontrollierter Vorgang, der Dokumente und Verlauf neu zuordnet.

## Wenn das Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht

- Löschen Sie einen Kunden nicht allein deshalb, weil er während einer Synchronisierung leer wirkt. Bei einem synchronisierten Kunden schließt das Löschen ihn auch von der Synchronisierung aus, ohne etwas in Ihrer Software zu löschen.
- Zwei Kunden mit unterschiedlichen Dokumenten erfordern eine Prüfung vor jeder Zusammenführung.
- Kehrt der Name nach einer Änderung zurück, muss die Quelle korrigiert werden.