--- title: "Agencia: vincular los hitos del proyecto con las facturas que reclamar" canonical: https://www.billabex.com/es/blog/agencia-hitos-del-proyecto-facturas-a-reclamar/ lang: es alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance.md en: https://www.billabex.com/en/blog/agency-project-milestones-invoice-collections.md es: https://www.billabex.com/es/blog/agencia-hitos-del-proyecto-facturas-a-reclamar.md updated: 2026-11-07 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Agencia: vincular los hitos del proyecto con las facturas que reclamar Su agencia ha entregado las maquetas, el cliente ha validado la dirección creativa y la factura intermedia sigue abierta. Sin embargo, contabilidad pide una prueba de recepción. El jefe de proyecto devuelve un hilo de conversación de treinta mensajes; el comercial afirma que todo está aceptado. El bloqueo viene a menudo del paso entre tres objetos diferentes: lo que se ha encargado, lo que se ha entregado y lo que hay que pagar. Para reclamar correctamente, cada factura debe poder explicarse por un hito identificable. Este vínculo no consiste en atribuir al proyecto un porcentaje de avance aproximado. Consiste en recuperar la condición de facturación acordada, su cumplimiento y los documentos que permiten al cliente tramitar la solicitud. Veamos cómo construir este expediente para una agencia francesa que trabaja con empresas, sin convertir el software de cobros en una herramienta de gestión de proyectos. ## Partir del contrato, no del cuadro de avance Una tarea marcada como «terminada» por el equipo no es necesariamente un hito facturable. Una campaña puede estar producida pero esperar un control jurídico; un sitio puede estar disponible en pruebas de recepción sin estar aceptado; un anticipo puede estar previsto antes de cualquier entrega. El seguimiento debe recoger los hechos definidos en el acuerdo, con su vocabulario exacto. La guía de la AACC sobre la relación financiera en comunicación digital distingue, en particular, las especificaciones validadas, la entrega y el acta de recepción. Es una guía profesional de octubre de 2014, útil para estructurar un expediente, no una presentación del derecho actual ni un contrato aplicable automáticamente. Su recomendación operativa sigue siendo esclarecedora: organizar la validación en torno a entregables precisos. [AACC, páginas 17 a 20](https://www.aacc.fr/wp-content/uploads/2024/10/Com-fin-digitale_relation-agence-annonceur-1.pdf). Empiece, por tanto, con una breve revisión del presupuesto y de las adendas. Para cada hecho financiero, anote qué lo desencadena, quién puede confirmarlo y qué documento deja constancia. Si el contrato es ambiguo, la dirección del proyecto y el responsable comercial deben aclarar el punto antes de dejar que un recordatorio automático afirme que la totalidad es debida. ## Un ejemplo que separa los importes Tomemos una **simulación**, sin relación con un cliente de Billabex: una agencia vende un proyecto por 24.000 euros sin IVA. El contrato prevé un 30 % en el pedido, un 40 % con la validación de las maquetas y un 30 % con la entrega final. Los importes son, respectivamente, 7.200, 9.600 y 7.200 euros sin IVA. Este reparto es una hipótesis pedagógica, no una recomendación universal. El anticipo se ha pagado. Las maquetas están aceptadas, la factura correspondiente emitida, pero su vencimiento todavía no ha llegado. El desarrollo final está en curso. El importe contractual pendiente de cobrar representa 16.800 euros sin IVA: una factura abierta de 9.600 euros sin IVA y 7.200 euros sin IVA de prestaciones pendientes de facturar. En esa fecha, ninguna suma está vencida. Mostrar «16.800 euros por cobrar» desencadenaría una solicitud prematura sobre el último hito y ocultaría la fecha real del pago intermedio. | Hecho | Importe simulado sin IVA | Situación | Siguiente acción | | ------------------ | -----------------------: | --------------------------- | -------------------------------------------------- | | Pedido | 7.200 € | Anticipo cobrado | Conservar su imputación | | Maquetas validadas | 9.600 € | Factura emitida, no vencida | Verificar el circuito de recepción | | Entrega final | 7.200 € | Hito no cumplido | Seguimiento del proyecto, sin recordatorio de pago | Para pasar a los importes realmente reclamados al cliente, utilice las sumas con IVA incluido de las facturas y los pagos que se les han imputado. No multiplique el importe total del contrato por un porcentaje para reconstruir un saldo contable. Nuestro artículo sobre [el anticipo en una transacción comercial](https://www.billabex.com/es/blog/anticipo-herramienta-estrategica-para-asegurar-transacciones-comerciales/) desarrolla este primer compromiso financiero. ## Conservar unas pocas referencias, con un responsable El expediente útil cabe en una línea por hito, asociada a sus documentos. Incluye el identificador del proyecto, la entidad cliente, la referencia del contrato, la denominación del entregable, la prueba de validación, el número de factura, su fecha de vencimiento y su saldo. Añada el contacto que confirma el trabajo y el que tramita el pago: a menudo tienen responsabilidades diferentes. La factura debe conservar su propia identidad. El ministerio de Economía recuerda, en particular, la necesidad de un número único, de la fecha de la prestación y de una designación precisa de los servicios. Un título interno como «proyecto Alpha, fase 2» puede ser insuficiente para la persona que nunca ha participado en las reuniones creativas. [Menciones obligatorias de una factura](https://www.economie.gouv.fr/entreprises/gerer-son-entreprise-au-quotidien/gerer-sa-comptabilite-et-ses-demarches/mentions-obligatoires-dune-facture-tout-savoir). Defina también quién corrige cada dato. El jefe de proyecto explica la recepción; contabilidad verifica los importes; el comercial trata una modificación de alcance. Sin esta atribución, el software centraliza las contradicciones sin resolverlas. Un documento que falta debe producir una acción asignada, no un nuevo estado difuso llamado «en curso». ## No convertir la recepción en un plazo indefinido La fecha de validación y el plazo de pago responden a dos preguntas distintas. La primera documenta una etapa del contrato. El segundo determina cuándo pagar una suma debida. Su articulación debe verificarse en el contrato y en las reglas aplicables; un circuito interno de validación no justifica por sí solo un aplazamiento sin fin. La DGCCRF recuerda, en el caso general entre empresas francesas, un plazo supletorio de **30 días** tras la recepción de las mercancías o la realización de la prestación si no se ha convenido ningún plazo. Los límites convenidos y las excepciones tienen sus propias condiciones. Esta cifra es una regla jurídica de alcance general, no una media de pago de las agencias ni una cláusula que copiar sin examinar el expediente. [DGCCRF, reglas generales de los plazos de pago](https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/les-fiches-pratiques/delais-de-paiement-les-regles-connaitre). En la práctica, si la recepción se bloquea, pregunte qué reserva precisa sigue abierta y a quién corresponde la decisión. Si el cliente confirma que el entregable está aceptado pero que el circuito administrativo espera un código de proyecto, transmita ese código y pida la confirmación de que se hace cargo. Estas situaciones requieren acciones diferentes; aumentar la frecuencia de los mensajes no sustituye a ninguna de las dos. ## Escribir un recordatorio que contabilidad pueda tramitar El mensaje debe permitir a su destinatario encontrar la factura sin reconstruir el proyecto. Puede recordar la referencia del presupuesto, el hito aceptado, el documento correspondiente y el saldo verificado, y después pedir una sola información: confirmación de tramitación, documento que falta o fecha de pago. La persona que recibe el recordatorio debe entender por qué se le solicita. Evite adjuntar el conjunto de las creaciones y todos los intercambios. Un enlace a una carpeta autorizada, acompañado del documento útil, reduce las ambigüedades y limita la circulación de información innecesaria. Verifique, sin embargo, que el destinatario puede abrir ese enlace y que su periodo de validez cubre la tramitación esperada. Un acceso denegado no es una falta de cooperación. Cuando el cliente pida un plazo, no reescriba discretamente las condiciones del proyecto. Haga validar el acuerdo, conserve los vencimientos iniciales e identifique las nuevas fechas convenidas. La guía del [plan de pagos](https://www.billabex.com/es/blog/plan-de-pagos-definicion-acuerdo-y-seguimiento/) ayuda a formalizar este acuerdo sin confundir promesa y cobro. ## Probar el expediente antes de automatizar Elija tres proyectos realmente distintos: un anticipo ya recibido, una validación parcial y un saldo final impugnado. Para cada uno, pida a una persona ajena al proyecto que encuentre el importe pagadero y la siguiente acción a partir del expediente únicamente. Si tiene que llamar al jefe de proyecto para entender qué se factura, todavía falta una referencia o una explicación. La prueba debe verificar también que un pago de anticipo no reduce dos veces el saldo, que una factura anulada no sigue activa y que una nueva versión del presupuesto no borra la anterior. Son criterios de calidad del expediente, no una promesa de reducción automática de los retrasos. Nuestra guía del [software de recordatorios a clientes](https://www.billabex.com/es/blog/software-de-recordatorios-a-clientes-automatizar-facturas-impagadas/) presenta los puntos que examinar para delegar la ejecución. El objetivo es sencillo: el equipo creativo conserva su herramienta de producción, mientras que finanzas dispone de un expediente comprensible para cada solicitud. Para centralizar las facturas y el contexto necesario para estos intercambios, descubra la [vista de cliente de Billabex](https://www.billabex.com/es/producto/vista-cliente-360/). Las validaciones de entregables y las concesiones comerciales siguen siendo decisiones humanas.