--- title: "Cambiar de software contable sin perder la identidad de las facturas reclamadas" canonical: https://www.billabex.com/es/blog/cambiar-software-contable-sin-perder-identidad-facturas-reclamadas/ lang: es alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/changement-logiciel-comptable-identite-factures.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/changement-logiciel-comptable-identite-factures.md en: https://www.billabex.com/en/blog/accounting-software-migration-invoice-identity.md es: https://www.billabex.com/es/blog/cambiar-software-contable-sin-perder-identidad-facturas-reclamadas.md updated: 2026-10-07 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Cambiar de software contable sin perder la identidad de las facturas reclamadas El nuevo software muestra las facturas correctas y el nombre de cliente correcto. Sin embargo, el siguiente recordatorio reclama un importe que ya estaba parcialmente pagado. Durante la migración, una factura se convirtió en una línea nueva, mientras que su pago y su abono quedaron vinculados a la antigua. El documento comercial sigue existiendo; su continuidad operativa ha desaparecido. Antes de volver a poner en marcha los recordatorios, hay que poder responder a una pregunta precisa: ¿qué expediente del nuevo sistema recoge cada uno de los créditos seguidos en el antiguo, con qué saldo y qué compromisos? Comparar únicamente el número de líneas importadas no responde a esta pregunta. A continuación se explica cómo preparar esta verificación para una empresa francesa que cambia de herramienta contable. ## Conservar una correspondencia explícita entre los dos sistemas Una referencia impresa en una factura, un identificador interno de base de datos y un identificador utilizado por una integración cumplen funciones diferentes. El cambio de software puede modificar los dos últimos sin crear una nueva factura comercial. Deje constancia de esta distinción en el archivo de migración, con la entidad emisora y el cliente afectados. La documentación de Odoo 18 describe el uso de un identificador externo procedente de la aplicación anterior para reconstruir las relaciones. Advierte también de que un identificador modificado o eliminado durante una actualización puede provocar un duplicado. Es un comportamiento documentado de esta herramienta, que debe verificarse en cada solución elegida. [Documentación de Odoo sobre importaciones e identificadores](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst). En su tabla de correspondencia, «antiguo expediente A17» puede convertirse, por tanto, en «nuevo expediente 803». La relación debe conservar su origen, su fecha de validación y la persona que la controló. Reutilizar simplemente el número 17 porque existe en las dos herramientas es peligroso: el nuevo 17 puede designar otro crédito. El [control de las facturas con el mismo número](https://www.billabex.com/es/blog/dos-facturas-mismo-numero-verificar-entidad-antes-de-reclamar/) ayuda a verificar las identidades comerciales antes de esta correspondencia técnica. ## Recuperar un saldo explicable, no solo un importe Tomemos un caso totalmente simulado, con tres facturas de una misma sociedad, todas en euros. Los importes incluyen los impuestos aplicables. Los pagos y el abono indicados están validados e imputados a los documentos correctos antes del cambio. | Factura | Importe inicial | Pagos imputados | Abono imputado | Saldo a recuperar | | --------- | --------------: | --------------: | -------------: | ----------------: | | F2026-101 | 6.000 € | 2.000 € | 600 € | 3.400 € | | F2026-102 | 3.500 € | 3.500 € | 0 € | 0 € | | F2026-103 | 4.200 € | 0 € | 0 € | 4.200 € | | Total | 13.700 € | 5.500 € | 600 € | 7.600 € | La importación de las facturas abiertas únicamente puede contener legítimamente dos documentos. Pero recuperar sus importes iniciales da 10.200 €, frente a los 7.600 € realmente abiertos en este ejemplo. La diferencia de 2.600 € corresponde exactamente al pago de 2.000 € y al abono de 600 € olvidados en la primera factura. Dos líneas en la antigua exportación y dos líneas en el nuevo sistema no constituyen, por tanto, una prueba suficiente. Pida el detalle del cálculo de cada saldo. Según el método contable validado, el nuevo software puede recuperar historiales o saldos de apertura; estas presentaciones diferentes deben seguir siendo conciliables, sin restar por segunda vez movimientos ya incluidos. La factura saldada también merece una prueba. Ya no debe alimentar un recordatorio, pero su antigua referencia debe permitir encontrar la prueba del pago. El tratamiento de un [abono sin imputar](https://www.billabex.com/es/blog/abono-sin-imputar-verificar-importe-adeudado-antes-de-reclamar/) muestra por qué esta verificación debe remontarse a los movimientos y no limitarse a un estado mostrado. ## Fijar el momento en que las cifras son comparables Una exportación realizada el lunes a las 18 horas y un control el martes a mediodía pueden diferir sin que haya error de migración. Quizá haya llegado un pago entre ambos. Hay que definir, por tanto, una situación de referencia fechada e identificar por separado las operaciones ocurridas después de esa situación. En la factura F2026-103, imaginemos un pago complementario de 1.200 € recibido después de la exportación. El control inicial sigue refiriéndose a 4.200 €. Tras integrar ese nuevo movimiento, el saldo esperado pasa a ser 3.000 € y el total de la cartera 6.400 €. Una comparación sin fecha puede hacer pasar esta evolución normal por una desviación que corregir y suprimir o contar dos veces el pago. La persona responsable del cambio debe poder explicar dónde se encuentra cada movimiento llegado durante la transición. Prever un punto de control es más útil que suponer una inmovilidad perfecta de la actividad. Los clientes siguen pagando, los colaboradores siguen recibiendo respuestas y la contabilidad sigue validando correcciones. Las precauciones relativas a una [sincronización contable retrasada](https://www.billabex.com/es/blog/sincronizacion-contable-retrasada-cuando-suspender-recordatorios/) siguen siendo pertinentes durante este período. ## Probar también lo que el libro mayor no cuenta Un crédito de 3.400 € puede tener un saldo exacto y una siguiente acción incorrecta. Quizá el cliente prometió pagar el viernes, o pidió un justificante que su equipo se comprometió a enviar. La importación contable no transporta necesariamente esa información. Para cada expediente de la muestra, abra por tanto la conversación desde la nueva referencia. Encuentre el último mensaje útil, su autor, el documento discutido y la siguiente acción decidida. Verifique que una suspensión motivada siga siendo comprensible. Un campo vacío en la nueva herramienta no significa que el antiguo expediente no tuviera dificultades. Incluya una factura parcialmente pagada, una factura saldada, un abono, un pago que cubra varios documentos y un expediente en disputa. Añada las situaciones particulares realmente presentes en su cartera. Esta muestra sirve para poner a prueba los tratamientos; no sustituye a la conciliación de los totales y de las correspondencias sobre toda la población migrada. Una fusión de cuentas o un nuevo desglose requiere un examen específico, en lugar de una correspondencia artificial línea a línea. ## Distinguir la continuidad del recordatorio de las obligaciones contables El BOFiP (boletín oficial de la administración tributaria francesa) trata expresamente la migración en curso de ejercicio. Su párrafo 400 prevé, bajo condiciones, la entrega de dos archivos de asientos contables cuando no puede constituirse un archivo único. Un cambio de referencial implica, en particular, tablas de correspondencia y de conciliación. Este marco fiscal no constituye una especificación de exportación de las conversaciones con clientes. [BOFiP, BOI-CF-IOR-60-40-20, VII-A](https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/9028-PGP.html/identifiant=BOI-CF-IOR-60-40-20-20170607). Recuerda, sin embargo, una exigencia práctica: el fin de una suscripción no debe romper la comprensión de las cuentas. Haga validar el dispositivo contable con el experto contable y organice por separado el acceso a los documentos necesarios para los expedientes que siguen en seguimiento. Para una sociedad mercantil francesa, Service Public indica una conservación de los documentos contables y justificantes de al menos diez años desde el cierre del ejercicio. Este plazo se refiere a esos documentos; no obliga a conservar sin criterio todos los mensajes y datos personales de todas las herramientas. [Obligaciones contables de una sociedad mercantil](https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F37169?lang=fr). ## Autorizar la reanudación con pruebas concretas La buena validación es una demostración: encontrar una antigua factura, explicar su nuevo saldo, abrir los documentos útiles y mostrar la siguiente acción esperada. Conserve una lista fechada de las excepciones, con un responsable y su incidencia en los envíos. Un expediente no conciliado no debe convertirse por defecto en un recordatorio seguro. Las [integraciones de Billabex](https://www.billabex.com/es/producto/integraciones/) permiten abordar esta discusión a partir del sistema contable realmente utilizado. Antes de una migración, pregunte cómo se reconocerá la continuidad de los expedientes y pruebe los casos concretos de su empresa. El resultado buscado es sencillo de comprobar: tras el cambio de herramienta, el cliente encuentra una conversación coherente y un importe del que su equipo puede explicar cada componente. ## Fuentes - Odoo 18, documentación de las importaciones, identificadores externos y relaciones entre registros, consultada el 7 de septiembre de 2026. - DGFiP, BOI-CF-IOR-60-40-20 de 7 de junio de 2017, párrafo 400, consultado el 7 de septiembre de 2026. - Service Public Entreprendre, obligaciones contables de una sociedad mercantil, apartado de conservación, consultada el 7 de septiembre de 2026.