--- title: "Dejar una herramienta de recordatorios: ¿qué datos recuperar antes del fin del contrato?" canonical: https://www.billabex.com/es/blog/dejar-herramienta-de-recordatorios-que-datos-recuperar-antes-del-fin-de-contrato/ lang: es alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/quitter-outil-relance-export-donnees.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/quitter-outil-relance-export-donnees.md en: https://www.billabex.com/en/blog/leaving-collections-tool-data-export.md es: https://www.billabex.com/es/blog/dejar-herramienta-de-recordatorios-que-datos-recuperar-antes-del-fin-de-contrato.md updated: 2026-10-31 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Dejar una herramienta de recordatorios: ¿qué datos recuperar antes del fin del contrato? Una exportación de facturas puede contener todos los importes y dejar desaparecer lo que hace pertinentes los recordatorios: la promesa recibida ayer, el litigio limitado a una línea, el destinatario que hay que evitar o el documento que justifica una suspensión. Cuando termina el contrato del software, esa información resulta a veces más difícil de recuperar que el propio balance contable. Preparar la salida de una herramienta de recordatorios consiste en verificar que su equipo podrá retomar los expedientes con su sentido, sus documentos y sus próximas decisiones. El número de archivos descargados no basta. La prueba decisiva es más concreta: una persona que ya no tiene acceso a la herramienta anterior, ¿puede entender por qué debe actuar, esperar o pedir una aclaración? ## Examinar el contrato antes de la última semana Identifique el procedimiento de resolución, el preaviso, las condiciones de restitución, el acceso durante la transición y el tratamiento de los datos tras el fin del servicio. Pregunte qué elementos son exportables, en qué formatos, con qué asistencia y según qué calendario. Conserve una respuesta que corresponda a su contrato y a la versión del servicio utilizada. La [Data Act europea incluye un marco de cambio de proveedor de servicios de tratamiento de datos](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/factpages/data-act-explained), aplicable desde el 12 de septiembre de 2025. Su capítulo VI abarca, en particular, servicios en la nube. Verifique el ámbito aplicable a su servicio y sus posibles excepciones, en especial para determinadas ofertas específicas o de prueba. No dé por hecho que una antigua cláusula contractual describe por sí sola todos sus derechos actuales. El [artículo 29 del reglamento](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj) prevé la supresión de los costes de cambio de proveedor a partir del 12 de enero de 2027 para los servicios afectados. Antes de esa fecha, los costes transitorios autorizados no pueden superar los costes directamente vinculados al cambio. Eso no significa que el trabajo interno de migración, el nuevo software o cualquier servicio adicional pasen a ser gratuitos. En un proyecto iniciado en otoño de 2026, haga que se distingan esas partidas en el presupuesto. ## Inventariar los datos según el uso de reanudación Empiece por los objetos necesarios para la actividad: clientes y entidades, contactos, facturas, vencimientos, pagos imputados, abonos y saldos. Añada las conversaciones, los archivos adjuntos, las promesas de pago, los litigios, las decisiones, las personas responsables y las próximas acciones. Algunos datos pueden proceder del software contable; otros solo existen en la herramienta de recordatorios. Para cada conjunto, anote la fuente que da fe y el vínculo con los demás elementos. Una promesa de 2.000 euros no puede retomarse correctamente si la exportación omite el cliente, la factura a la que se refiere, la fecha prometida o la condición expresada. Un archivo de contactos pierde valor si ya no permite distinguir al comprador del departamento de contabilidad. La [migración sin perder la identidad de las facturas](https://www.billabex.com/es/blog/cambiar-software-contable-sin-perder-identidad-facturas-reclamadas/) ofrece un punto de partida para los identificadores. Al salir de una herramienta de recordatorios, amplíe este control al historial y a los compromisos. Los vínculos deben seguir siendo comprensibles aunque cambien las referencias internas del nuevo software. ## Probar una exportación realmente utilizable Pida una muestra antes de fijar la fecha definitiva de salida. Un PDF puede conservar un documento en su presentación original; una tabla estructurada puede permitir retomar importes y fechas. Los dos usos son complementarios. Una exportación compuesta únicamente por capturas de pantalla no facilita la reanudación estructurada de cientos de expedientes. La [documentación de exportación e importación de Odoo 18](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst) muestra que una exportación compatible con la reimportación puede filtrar los campos disponibles. También subraya el papel de los identificadores externos para recrear las relaciones entre registros. Son puntos que hay que verificar en su propia cadena, no una garantía de que una exportación cualquiera contenga todo el historial de negocio. Abra los documentos fuera de la antigua cuenta de usuario. Un enlace a un documento alojado en el servicio saliente puede dejar de funcionar tras la resolución. Verifique que los archivos necesarios se recuperan realmente, que su nombre o su índice los vincula al expediente y que los derechos de consulta son adecuados en la nueva ubicación. Pruebe también acentos, divisas, separadores decimales y fechas. Una columna legible en su hoja de cálculo puede interpretarse de otro modo al importarla. El control debe referirse al valor retomado y al expediente al que está vinculado, sin limitarse a la ausencia de un mensaje de error técnico. ## Conciliar los importes y los compromisos Tomemos una simulación de salida con ochenta expedientes y 240 facturas. El total inicial de las facturas es de 360.000 euros IVA incluido, con 140.000 euros de pagos imputados y 20.000 euros de abonos. El saldo esperado es, por tanto, de 200.000 euros. Una exportación que omite los abonos muestra 220.000 euros, es decir, 20.000 euros de posibles reclamaciones de más. Esta conciliación global es necesaria, pero insuficiente. Una imputación trasladada de un cliente a otro puede conservar el total de 200.000 euros y dejar dos expedientes erróneos. Compare los importes por entidad, cliente y factura, y examine después casos que incluyan varias operaciones. Documente las diferencias y su resolución antes de autorizar la reanudación de los recordatorios. Supongamos también que doce promesas activas figuran en la herramienta anterior, pero que solo nueve recuperan una factura y una fecha utilizables tras la reanudación. La continuidad verificada es de nueve promesas de doce, es decir, 75 %, aunque todas las facturas se hayan importado. Los tres compromisos restantes deben reconstruirse o tratarse explícitamente como inciertos. El [seguimiento de las promesas verificables](https://www.billabex.com/es/blog/pagaremos-la-semana-que-viene-hacer-verificable-una-promesa/) ayuda a definir este control. ## Organizar la transición mientras los clientes siguen respondiendo La cartera no se detiene durante la exportación. Entre la primera copia y el cambio, un cliente puede pagar, impugnar una factura o cambiar de contacto. Defina quién trata esos eventos, dónde se registran y cómo se incorporan al expediente retomado. Sin esta organización, la última versión descargada puede estar ya obsoleta. Fije un punto de control antes de los primeros envíos del nuevo sistema. Deben tenerse en cuenta los pagos y las decisiones ocurridos desde la extracción. Verifique también que la herramienta anterior no mantiene una campaña activa sobre las mismas facturas. La [prueba de aceptación de las importaciones repetidas y los duplicados](https://www.billabex.com/es/blog/importacion-repetida-no-debe-duplicar-recordatorios-probar-duplicados/) proporciona escenarios útiles para este periodo. Prevea una solución de consulta del historial necesario si no todo puede importarse en la nueva herramienta. Un archivo indexado puede responder a esta necesidad, con sujeción a los derechos, plazos y obligaciones aplicables. El objetivo es preservar la continuidad útil, sin conservar indefinidamente todas las copias de trabajo. ## Distinguir la reversibilidad del servicio y la portabilidad individual El [derecho a la portabilidad presentado por la CNIL](https://www.cnil.fr/fr/comprendre-mes-droits/le-droit-la-portabilite-obtenir-et-reutiliser-une-copie-de-vos-donnees) (la autoridad francesa de protección de datos) se refiere a determinados datos personales de una persona, en las condiciones del RGPD. No constituye, por sí solo, una solicitud universal de exportación de toda la base comercial de la empresa. La salida del servicio debe organizarse con el marco contractual y reglamentario pertinente. Tras validar la reanudación, retire los accesos y las conexiones que hayan dejado de ser útiles según el calendario acordado. Trate la supresión o la conservación residual con el proveedor y con sus responsables competentes. No pida una supresión irreversible antes de haber verificado los documentos necesarios; tampoco deje accesos permanentes por simple olvido. En una demostración de Billabex, examine las [integraciones y la circulación de los datos](https://www.billabex.com/es/producto/integraciones/) tanto con sus casos de salida como con sus casos de entrada. Pida un ejemplo concreto de restitución y sus límites. Una herramienta es más fácil de elegir cuando ya sabe cómo podrá su equipo conservar una comprensión fiable de sus expedientes al término del contrato. ## Fuentes - [Comisión Europea, Data Act explained](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/factpages/data-act-explained), capítulo VI, actualizado el 15 de diciembre de 2025. - [Reglamento UE 2023/2854](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj), en particular los artículos 29 y 31. - [Odoo 18, exportación e importación de datos](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst), documentación oficial. - [CNIL, derecho a la portabilidad](https://www.cnil.fr/fr/comprendre-mes-droits/le-droit-la-portabilite-obtenir-et-reutiliser-une-copie-de-vos-donnees), 25 de mayo de 2018.