Quand l’agent commence et planifie une relance
Comprenez les conditions d’éligibilité et le calcul en jours ouvrés de la prochaine communication.
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En bref
L’agent commence lorsqu’un compte possède un solde positif, une échéance exploitable et au moins un contact email valide. Il applique le délai initial de l’organisation, planifie sur des jours ouvrés et tient compte des communications récentes. Une pause, une tâche de validation, une promesse ou l’absence de date bloque ou décale la génération au lieu de produire un message coûte que coûte.
Résultat attendu
La date planifiée est explicable par l’échéance, le délai initial, le calendrier et l’état du compte.
Avant de commencer
- Repérez la plus proche échéance pertinente et le délai de première relance.
- Vérifiez qu’un contact actif possède une adresse et une langue.
Procédure
- Ouvrez le résumé du compte et repérez l’état du recouvrement.
- Contrôlez le solde, les dates d’échéance et les communications déjà envoyées.
- Vérifiez les contacts retenus ainsi que toute pause, promesse ou tâche active.
- Ouvrez la prochaine communication pour lire sa date locale planifiée.
- Si le contexte change, attendez la régénération plutôt que de calculer la date à partir d’une cadence fixe.
Ce que fait Billabex
Le workflow vérifie à nouveau les factures vivantes avant de créer un email. La date est au minimum un jour ouvré dans le futur et peut être ajustée pour une absence connue ou une promesse de paiement.
Si le résultat n’est pas celui attendu
- Sans date exploitable, Billabex peut mettre le compte en pause et ouvrir une tâche.
- Une tâche de validation d’éligibilité empêche la génération jusqu’à sa résolution.
- Si la date paraît incohérente, relevez échéances, pays du contact et dernier échange pour le support.