Présenter votre agent à vos clients

En bref

Prévenir vos clients avant les premières relances facilite l’identification de votre agent et limite les doutes sur ses messages. Reprenez exactement son prénom, son nom et son adresse email visibles dans Billabex. Présentez-le comme votre interlocuteur Revoptim chargé du suivi des factures, précisez qu’il agit pour votre organisation et indiquez comment répondre.

Résultat attendu

Vos clients savent qui est l’agent, pourquoi il les contacte et qu’ils peuvent répondre directement à ses messages.

Avant de commencer

Vérifiez l’identité de l’agent dans la barre latérale Billabex.
Survolez ou ouvrez son identité pour confirmer son adresse email exacte.
Choisissez les contacts clients qui doivent recevoir l’annonce.

Procédure

Copiez le prénom, le nom et l’adresse email affichés dans Billabex.
Envoyez l’annonce depuis votre propre domaine, avant la première relance si possible.
Expliquez que cet interlocuteur Revoptim suit les factures pour le compte de votre organisation.
Demandez d’ajouter son adresse aux expéditeurs autorisés et de répondre directement à ses emails pour toute question ou preuve de paiement.
Adaptez le message à votre ton habituel sans modifier l’identité de l’agent.

Vous pouvez partir de ce modèle :

Objet : Votre nouvel interlocuteur pour le suivi de nos factures

Bonjour,

Nous confions désormais le suivi de nos factures à [Prénom Nom], notre interlocuteur Revoptim. Il vous écrira depuis [adresse email] pour le compte de [votre organisation]. Vous pourrez lui répondre directement pour toute question, confirmation ou preuve de paiement.

Merci d’ajouter cette adresse à vos expéditeurs autorisés.

Ce que fait Billabex

L’agent utilise l’identité propre à votre organisation dans ses communications. Son nom est visible dans la navigation et sa boîte email est rappelée dans l’espace Communications. Les réponses reçues y sont rattachées aux échanges concernés.

Si le résultat n’est pas celui attendu

Ne reprenez pas une ancienne adresse provenant du portail Zoho : utilisez celle affichée dans votre espace actuel.
Si un client doute d’un message, confirmez vous-même l’identité de l’agent depuis votre domaine habituel.
Si l’email n’arrive pas, demandez au client de vérifier ses indésirables et ses règles de sécurité.