Ajouter des factures et avoirs manuellement
Ajoutez un ou plusieurs documents hors connecteur et rattachez-les au bon compte client.
Mis à jour le
En bref
Billabex permet d’ajouter manuellement des factures et des avoirs qui ne viennent pas d’un connecteur. Vous pouvez déposer plusieurs fichiers PDF, PNG, JPEG ou WEBP, puis vérifier chaque document séparément. Rattachez-le à un compte existant ou créez un compte, complétez les champs demandés et contrôlez les montants avant validation.
Résultat attendu
Chaque facture ou avoir apparaît dans la liste correspondante avec le canal Manuel et le bon compte client.
Avant de commencer
- Préparez des fichiers PDF, PNG, JPEG ou WEBP lisibles.
- Vérifiez que les numéros, dates, devises et montants sont disponibles.
- Recherchez d’abord le compte client pour éviter un doublon.
Procédure
- Ouvrez Factures puis Ajouter une facture, ou Avoirs puis Ajouter un avoir.
- Déposez un ou plusieurs fichiers pris en charge.
- Pour chaque document, sélectionnez le compte client existant. Si aucun compte ne correspond, saisissez son nom pour en créer un et choisissez sa devise.
- Pour une facture, renseignez le numéro, les dates d’émission et d’échéance, le montant total et, si nécessaire, le montant payé et le numéro de bon de commande.
- Pour un avoir, renseignez son numéro, sa date d’émission, son montant total et, si nécessaire, le montant déjà remboursé.
- Vérifiez l’aperçu et les champs, puis ajoutez le document. Dans un lot, passez ensuite au document suivant.
Ce que fait Billabex
Chaque fichier devient un document manuel indépendant. Un document manuel peut être rattaché à un compte synchronisé sans changer la source de ce compte. Les informations du formulaire restent à vérifier : le fichier déposé ne remplace pas votre contrôle des montants et des dates.
Si le résultat n’est pas celui attendu
- Un type de fichier refusé doit être converti en PDF, PNG, JPEG ou WEBP.
- Si le compte existe déjà, revenez à sa sélection au lieu d’en créer un second.
- Une saisie abandonnée avant validation n’est pas conservée.
- Pour une donnée provenant de Pennylane ou Zoho Books, corrigez de préférence le document dans le connecteur.