Une réponse client n’apparaît pas encore

En bref

Les réponses entrantes sont analysées puis rattachées à une organisation et à un compte. Ce traitement peut prendre un court délai. Recherchez le message dans la boîte de réception, y compris parmi les éléments non classés, puis comparez l’expéditeur et le fil de discussion. Une adresse inconnue ou plusieurs comptes possibles peuvent empêcher le rattachement automatique.

Résultat attendu

La réponse est retrouvée dans le bon fil ou identifiée comme non classée et prête à être rapprochée.

Avant de commencer

Munissez-vous de l’adresse expéditrice, de l’objet et de l’heure approximative.
Vérifiez que la réponse a bien été envoyée à l’adresse utilisée par l’agent.

Procédure

Attendez quelques minutes après l’envoi du client, puis actualisez la boîte de réception.
Recherchez par expéditeur ou objet dans les communications reçues et non classées.
Ouvrez le fil attendu et comparez les références de facture mentionnées dans la réponse.
Contrôlez que l’adresse expéditrice appartient à un contact du compte.
Si le rapprochement reste ambigu, traitez la tâche créée ou fournissez le compte correct au support.

Ce que fait Billabex

Billabex tente d’identifier l’organisation, le compte et le contact à partir de l’adresse et du contenu. Les réponses automatiques et expéditeurs inconnus suivent un traitement distinct pour éviter d’ajouter un message au mauvais dossier.

Si le résultat n’est pas celui attendu

Une réponse automatique peut être classée comme absence plutôt que comme réponse métier.
Si un même email est utilisé sur plusieurs comptes, le rapprochement peut nécessiter une clarification.
Demandez un fichier original au format email seulement via le canal sécurisé indiqué par le support.