--- title: "Agence : relier les jalons du projet aux factures à relancer" canonical: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance/ lang: fr alternate: https://www.billabex.com/en/blog/agency-project-milestones-invoice-collections.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance.md en: https://www.billabex.com/en/blog/agency-project-milestones-invoice-collections.md es: https://www.billabex.com/es/blog/agencia-hitos-del-proyecto-facturas-a-reclamar.md updated: 2026-11-07 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Agence : relier les jalons du projet aux factures à relancer Votre agence a livré les maquettes, le client a validé la direction créative et la facture intermédiaire reste ouverte. La comptabilité demande pourtant une preuve de réception. Le chef de projet renvoie un fil de discussion de trente messages ; le commercial affirme que tout est accepté. Le blocage vient souvent du passage entre trois objets différents : ce qui a été commandé, ce qui a été livré et ce qui doit être payé. Pour relancer correctement, chaque facture doit pouvoir être expliquée par un jalon identifiable. Ce lien ne consiste pas à attribuer un pourcentage d’avancement approximatif au projet. Il consiste à retrouver la condition de facturation convenue, sa réalisation et les pièces qui permettent au client de traiter la demande. Voici comment construire ce dossier pour une agence française travaillant avec des entreprises, sans transformer le logiciel de recouvrement en outil de gestion de projet. ## Partir du contrat, pas du tableau d’avancement Une tâche marquée « terminée » par l’équipe n’est pas nécessairement un jalon facturable. Une campagne peut être produite mais attendre un contrôle juridique ; un site peut être disponible en recette sans être accepté ; un acompte peut être prévu avant toute livraison. Le suivi doit reprendre les événements définis dans l’accord, avec leur vocabulaire exact. Le guide de l’AACC sur la relation financière en communication digitale distingue notamment les spécifications validées, la livraison et le procès-verbal de recette. C’est un guide professionnel d’octobre 2014, utile pour structurer un dossier, pas une présentation du droit actuel ni un contrat applicable automatiquement. Sa recommandation opérationnelle reste éclairante : organiser la validation autour de livrables précis. [AACC, pages 17 à 20](https://www.aacc.fr/wp-content/uploads/2024/10/Com-fin-digitale_relation-agence-annonceur-1.pdf). Commencez donc par une courte revue du devis et des avenants. Pour chaque événement financier, notez ce qui le déclenche, qui peut le confirmer et quel document en garde la trace. Si le contrat est ambigu, la direction de projet et le responsable commercial doivent clarifier le point avant de laisser une relance automatique affirmer que la totalité est due. ## Un exemple qui sépare les montants Prenons une **simulation**, sans lien avec un client Billabex : une agence vend un projet à 24 000 euros HT. Le contrat prévoit 30 % à la commande, 40 % à la validation des maquettes et 30 % à la livraison finale. Les montants sont respectivement 7 200, 9 600 et 7 200 euros HT. Cette répartition est une hypothèse pédagogique, pas une recommandation universelle. L’acompte a été payé. Les maquettes sont acceptées, la facture correspondante émise, mais son échéance n’est pas encore atteinte. Le développement final est en cours. Le montant contractuel restant à encaisser représente 16 800 euros HT : une facture ouverte de 9 600 euros HT et 7 200 euros HT de prestations restant à facturer. À cette date, aucune somme n’est en retard. Afficher « 16 800 euros à recouvrer » déclencherait une demande prématurée sur le dernier jalon et masquerait la date réelle du paiement intermédiaire. | Événement | Montant HT simulé | Situation | Prochaine action | | ------------------ | ----------------: | ------------------------ | -------------------------------------- | | Commande | 7 200 € | Acompte encaissé | Conserver son affectation | | Maquettes validées | 9 600 € | Facture émise, non échue | Vérifier le circuit de réception | | Livraison finale | 7 200 € | Jalon non réalisé | Suivi projet, sans relance de paiement | Pour passer aux montants réellement demandés au client, utilisez les sommes TTC des factures et les paiements qui leur sont affectés. Ne multipliez pas le montant total du contrat par un pourcentage pour reconstruire un solde comptable. Notre article sur [l’acompte dans une transaction commerciale](https://www.billabex.com/fr/blog/lacompte-un-outil-strategique-pour-securiser-vos-transactions-commerciales/) développe ce premier engagement financier. ## Conserver quelques références, avec un responsable Le dossier utile tient dans une ligne par jalon, associée à ses pièces. Il comprend l’identifiant du projet, l’entité cliente, la référence du contrat, le libellé du livrable, la preuve de validation, le numéro de facture, sa date d’échéance et son solde. Ajoutez le contact qui confirme le travail et celui qui traite le paiement : ils ont souvent des responsabilités différentes. La facture doit conserver sa propre identité. Le ministère de l’Économie rappelle notamment la nécessité d’un numéro unique, de la date de prestation et d’une désignation précise des services. Un intitulé interne tel que « projet Alpha, phase 2 » peut être insuffisant pour la personne qui n’a jamais participé aux réunions créatives. [Mentions obligatoires d’une facture](https://www.economie.gouv.fr/entreprises/gerer-son-entreprise-au-quotidien/gerer-sa-comptabilite-et-ses-demarches/mentions-obligatoires-dune-facture-tout-savoir). Définissez aussi qui corrige chaque donnée. Le chef de projet explique la réception ; la comptabilité vérifie les montants ; le commercial traite une modification de périmètre. Sans cette attribution, le logiciel centralise les contradictions sans les résoudre. Une pièce manquante doit produire une action attribuée, pas un nouveau statut flou appelé « en cours ». ## Ne pas transformer la recette en délai indéfini La date de validation et le délai de paiement répondent à deux questions distinctes. La première documente une étape du contrat. Le second détermine quand payer une somme due. Leur articulation doit être vérifiée dans le contrat et les règles applicables ; un circuit interne de validation ne justifie pas à lui seul un report sans fin. La DGCCRF rappelle, dans le cas général interentreprises français, un délai supplétif de **30 jours** après réception des marchandises ou réalisation de la prestation si aucun délai n’est convenu. Les plafonds convenus et les dérogations ont leurs propres conditions. Ce chiffre est une règle juridique de portée générale, pas une moyenne de paiement des agences ni une clause à recopier sans examiner le dossier. [DGCCRF, règles générales des délais de paiement](https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/les-fiches-pratiques/delais-de-paiement-les-regles-connaitre). En pratique, si la recette bloque, demandez quelle réserve précise reste ouverte et à qui revient la décision. Si le client confirme que le livrable est accepté mais que le circuit administratif attend un code projet, transmettez ce code et demandez la confirmation de prise en charge. Ces situations appellent des actions différentes ; augmenter la fréquence des messages ne remplace aucune des deux. ## Écrire une relance que la comptabilité peut traiter Le message doit permettre à son destinataire de retrouver la facture sans reconstruire le projet. Il peut rappeler la référence du devis, le jalon accepté, la pièce correspondante et le solde vérifié, puis demander une seule information : confirmation de traitement, document manquant ou date de règlement. La personne qui reçoit la relance doit comprendre pourquoi elle est sollicitée. Évitez de joindre l’ensemble des créations et tous les échanges. Un lien vers un dossier autorisé, accompagné de la pièce utile, réduit les ambiguïtés et limite la circulation d’informations inutiles. Vérifiez toutefois que le destinataire peut ouvrir ce lien et que sa durée de validité couvre le traitement attendu. Un accès refusé ne constitue pas une absence de coopération. Quand le client demande un délai, ne réécrivez pas discrètement les conditions du projet. Faites valider l’arrangement, conservez les échéances initiales et identifiez les nouvelles dates convenues. Le guide de [l’échéancier de paiement](https://www.billabex.com/fr/blog/echeancier-de-paiement/) aide à formaliser cet accord sans confondre promesse et encaissement. ## Tester le dossier avant d’automatiser Choisissez trois projets réellement différents : un acompte déjà reçu, une validation partielle et un solde final contesté. Pour chacun, demandez à une personne extérieure au projet de retrouver le montant payable et la prochaine action à partir du seul dossier. Si elle doit appeler le chef de projet pour comprendre ce qui est facturé, il manque encore une référence ou une explication. Le test doit également vérifier qu’un paiement d’acompte ne réduit pas deux fois le solde, qu’une facture annulée ne reste pas active et qu’une nouvelle version du devis n’efface pas l’ancienne. Ce sont des critères de qualité du dossier, pas une promesse de baisse automatique des retards. Notre guide du [logiciel de relance client](https://www.billabex.com/fr/blog/logiciel-de-relance-client/) présente les points à examiner pour déléguer l’exécution. L’objectif est simple : l’équipe créative conserve son outil de production, tandis que la finance dispose d’un dossier compréhensible pour chaque demande. Pour centraliser les factures et le contexte nécessaire à ces échanges, découvrez la [vue client Billabex](https://www.billabex.com/fr/produit/vue-client-360/). Les validations de livrables et les concessions commerciales restent des décisions humaines.