--- title: "Preuve de livraison absente : reconstituer le dossier qui bloque le paiement" canonical: https://www.billabex.com/fr/blog/preuve-livraison-absente-paiement-bloque/ lang: fr alternate: https://www.billabex.com/en/blog/missing-delivery-evidence-blocked-payment.md updated: 2026-09-23 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Preuve de livraison absente : reconstituer le dossier qui bloque le paiement La comptabilité du client demande une preuve de livraison avant de débloquer une facture. Votre équipe répond que la commande a bien été expédiée, puis renvoie la facture. Le dossier reste immobile parce que les documents transmis ne répondent pas à la question posée. Une facture décrit ce qui est facturé ; elle ne remplace pas, à elle seule, les éléments permettant de comprendre ce qui a été reçu. Le premier travail consiste à déterminer ce qui manque réellement. Le client ne retrouve-t-il pas une pièce dans son circuit, ou conteste-t-il la réception de la marchandise ? Le colis est-il arrivé au bon site, mais pas au bon service ? Ces situations appellent des recherches différentes. Les réunir sous « document manquant » empêche d'attribuer la prochaine action à la personne capable de la résoudre. ## Définir la pièce attendue avant de chercher partout Demandez la référence de la facture bloquée, la livraison concernée et le document que le client attend. Il peut s'agir d'un bon de livraison signé, d'une confirmation de réception dans son système ou d'une validation opérationnelle. Faites préciser si le problème porte sur la présence du document, son contenu ou l'identité de la personne qui a réceptionné. Une simple demande de « justificatifs » laisse trop de possibilités ouvertes. L'Observatoire des délais de paiement recommande de définir les modalités de vérification et de réception, puis de désigner des interlocuteurs de validation chez le client et le fournisseur. Ce conseil explique pourquoi la comptabilité seule ne peut pas toujours résoudre le blocage : la confirmation se trouve parfois au magasin ou auprès de l'utilisateur de la prestation. [Guide de bonnes pratiques, page 8](https://www.banque-france.fr/system/files/2024-11/Guide_Bonnes_pratiques_ODP_V6.pdf). Vérifiez ensuite le document commercial initial. Si le [bon de commande manque](https://www.billabex.com/fr/blog/bon-commande-manquant-facture-bloquee/), vous avez peut-être deux obstacles distincts : identifier ce qui a été commandé et établir ce qui a été livré. Les résoudre dans le même échange est possible, mais leur suivi doit rester séparé. Un bon de commande retrouvé ne démontre pas automatiquement l'exécution de la livraison correspondante. ## Construire la chaîne entre commande, expédition et réception Commencez par relier les références. Une facture peut regrouper plusieurs expéditions, et une expédition peut contenir des articles issus de plusieurs commandes. Recherchez les numéros de commande, de préparation, de colis ou de livraison utilisés dans vos outils. Vérifiez l'entité cliente et le site de destination. Un document au nom d'une autre filiale ne devient pas pertinent simplement parce que la marque commerciale est identique. Rassemblez ensuite les éléments disponibles : bordereau original, suivi du transport, liste de colisage, courriel du réceptionnaire, confirmation dans l'outil métier et éventuelles réserves. Pour chaque pièce, notez ce qu'elle montre réellement. Une trace de dépôt chez le transporteur documente l'expédition ; une confirmation de remise documente une arrivée selon son contenu ; elle ne prouve pas nécessairement la quantité détaillée ou l'absence de défaut de chaque article. En France, l'article 1358 du Code civil pose la possibilité d'apporter une preuve par différents moyens lorsque la loi ne prévoit pas autrement. Cela invite à ne pas arrêter les recherches au seul formulaire manquant, tout en vérifiant les règles applicables et les stipulations du dossier. Un ensemble d'indices reste à apprécier ; il ne devient pas automatiquement une preuve suffisante du seul fait qu'il est volumineux. [Article 1358](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042316). ## Préserver les originaux et signaler ce qui a été reconstitué Retrouvez les documents auprès de leur source : votre logistique, le transporteur ou le client. Conservez les fichiers reçus et les références permettant de les rattacher à la livraison. Si vous préparez un tableau de synthèse aujourd'hui, datez-le d'aujourd'hui et indiquez les pièces utilisées. Ne recréez pas un bon ancien comme s'il avait été signé lors de la remise et ne complétez pas une signature absente. Pour l'écrit électronique, l'article 1366 du Code civil relie sa force probante à l'identification de son auteur et aux conditions garantissant son intégrité lors de son établissement et de sa conservation. Ces exigences justifient de garder les éléments d'origine et leur contexte. Une capture recadrée peut être utile pour expliquer une recherche, sans remplacer nécessairement le document complet dont elle provient. [Article 1366](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042461). Si les informations se contredisent, exposez la contradiction au responsable du dossier. Une date différente, une quantité modifiée ou une réserve illisible appelle une vérification. La [répartition des décisions entre ADV, comptabilité et commercial](https://www.billabex.com/fr/blog/litige-facturation-qui-decide/) évite que la personne chargée d'obtenir le paiement décide seule de ce qui doit être considéré comme livré ou accepté. ## Réconcilier les quantités sur un cas simulé Prenons une facture fictive de **120 unités à 80 euros HT**, soit 9 600 euros HT. Votre dossier prévoit trois livraisons : A pour 50 unités, B pour 40 unités et C pour 30 unités. Les pièces A et B précisent les quantités reçues. Pour C, vous disposez seulement d'un statut de suivi « livré », sans document détaillant le contenu ou le réceptionnaire dans les éléments récupérés. | Livraison simulée | Quantité annoncée | État du justificatif détaillé | | ----------------- | ----------------: | ------------------------------------- | | A | 50 | Document disponible | | B | 40 | Document disponible | | C | 30 | Document à rechercher | | Total facturé | 120 | Deux livraisons documentées sur trois | Les quantités documentées dans ce tableau représentent 90 / 120, soit **75 %** du total. Les 30 unités à vérifier correspondent à 2 400 euros HT. Cette somme mesure la partie du dossier documentaire restant à clarifier ; elle ne constitue ni une remise à accorder ni un montant automatiquement inexigible. Le solde facturé ne change pas parce qu'un fichier manque à votre recherche. Supposons que le document C soit ensuite retrouvé et confirme 30 unités. La chaîne quantitative atteint alors 120 unités. Si le client signale parallèlement cinq articles défectueux, leur valeur de 5 × 80 = 400 euros HT ouvre une autre question : la conformité. La livraison documentée ne résout pas cette contestation, et les 400 euros ne doivent pas être déduits sans traitement approprié. Le guide sur une [ligne de facture contestée](https://www.billabex.com/fr/blog/ligne-facture-contestee-isoler-litige/) aide à délimiter ce second sujet. ## Transmettre un dossier qui permette une validation Adressez une synthèse qui relie chaque pièce à la facture : référence, livraison, date, quantité concernée et point résolu. Donnez un nom compréhensible aux fichiers sans modifier leur contenu. Précisez ce qui reste à vérifier. Votre destinataire doit pouvoir identifier l'information utile sans comparer lui-même plusieurs documents presque identiques ou retrouver une commande cachée au milieu d'une longue conversation transférée. Demandez ensuite la décision attendue : « Ces éléments permettent-ils de confirmer la réception pour la facture concernée ? Si une vérification reste nécessaire, pouvez-vous préciser laquelle et son responsable ? » Cette formulation distingue l'envoi de pièces de leur acceptation. Un accusé de réception technique ne prouve pas que la validation opérationnelle a eu lieu ou que la facture a rejoint un lot de paiement. Si la pièce demeure introuvable, faites convenir du moyen de clarification adapté : confirmation du service réception, vérification contradictoire des quantités ou examen des autres éléments disponibles. N'affirmez pas que le client doit accepter n'importe quel document de remplacement. Pour un dossier européen soumis à un autre droit, les conditions de preuve doivent être appréciées dans ce cadre, avec un conseil compétent si le désaccord persiste. ## Fermer le blocage documentaire, puis vérifier la suite Quand la réception est confirmée, enregistrez la source et la date de validation. Vérifiez ce qu'il reste au circuit de paiement : une approbation comptable, une date de règlement ou un autre obstacle déjà identifié. Ne laissez pas la facture sous « preuve manquante » si la pièce est maintenant reconnue, et ne la marquez pas payée au seul motif que le dossier administratif est complet. La [vue client à 360° de Billabex](https://www.billabex.com/fr/produit/vue-client-360/) rassemble les factures et les conversations pour retrouver ces étapes dans leur contexte. La valeur du dossier repose sur le lien entre les faits et les pièces : ce qui a été commandé, ce qui est documenté comme reçu et ce qui reste discuté. Ce lien permet de reprendre une demande de paiement précise, avec une explication que le client et votre équipe peuvent tous deux vérifier. ## Sources - Observatoire des délais de paiement, novembre 2024, page 8 : [validation de la prestation et de la réception](https://www.banque-france.fr/system/files/2024-11/Guide_Bonnes_pratiques_ODP_V6.pdf). - Code civil, article 1358, version en vigueur depuis le 1er octobre 2016 : [admissibilité des moyens de preuve](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042316). - Code civil, article 1366, version en vigueur depuis le 1er octobre 2016 : [écrit électronique et intégrité](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000032042461).