--- title: "Quitter un outil de relance : quelles données récupérer avant la fin du contrat ?" canonical: https://www.billabex.com/fr/blog/quitter-outil-relance-export-donnees/ lang: fr alternate: https://www.billabex.com/en/blog/leaving-collections-tool-data-export.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/quitter-outil-relance-export-donnees.md en: https://www.billabex.com/en/blog/leaving-collections-tool-data-export.md es: https://www.billabex.com/es/blog/dejar-herramienta-de-recordatorios-que-datos-recuperar-antes-del-fin-de-contrato.md updated: 2026-10-31 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Quitter un outil de relance : quelles données récupérer avant la fin du contrat ? Un export de factures peut contenir tous les montants et laisser disparaître ce qui rend les relances pertinentes : la promesse reçue hier, le litige limité à une ligne, le destinataire à éviter ou la pièce qui justifie une suspension. Lorsque le contrat du logiciel se termine, ces informations deviennent parfois plus difficiles à récupérer que la balance comptable elle-même. Préparer la sortie d'un outil de relance consiste à vérifier que votre équipe pourra reprendre les dossiers avec leur sens, leurs pièces et leurs prochaines décisions. Le nombre de fichiers téléchargés ne suffit pas. Le test décisif est plus concret : une personne qui n'a plus accès à l'ancien outil peut-elle comprendre pourquoi elle doit agir, attendre ou demander une précision ? ## Examiner le contrat avant la dernière semaine Identifiez la procédure de résiliation, le préavis, les conditions de restitution, l'accès pendant la transition et le traitement des données après la fin du service. Demandez quels éléments sont exportables, sous quels formats, avec quelle assistance et selon quel calendrier. Conservez une réponse qui correspond à votre contrat et à la version du service utilisée. Le [Data Act européen comporte un cadre de changement de fournisseur de services de traitement de données](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/factpages/data-act-explained), applicable depuis le 12 septembre 2025. Son chapitre VI couvre notamment des services cloud. Vérifiez le champ applicable à votre prestation et ses éventuelles exceptions, en particulier pour certaines offres spécifiques ou de test. Ne supposez pas qu'une ancienne clause contractuelle décrit à elle seule tous vos droits actuels. L'[article 29 du règlement](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj) prévoit la suppression des frais de changement de fournisseur à compter du 12 janvier 2027 pour les services concernés. Avant cette date, les frais transitoires autorisés ne peuvent dépasser les coûts directement liés au changement. Cela ne signifie pas que le travail interne de migration, le nouveau logiciel ou toute prestation additionnelle deviennent gratuits. Dans un projet lancé à l'automne 2026, faites distinguer ces postes dans le chiffrage. ## Inventorier les données par usage de reprise Commencez par les objets nécessaires à l'activité : clients et entités, contacts, factures, échéances, paiements imputés, avoirs et soldes. Ajoutez les conversations, pièces jointes, promesses de paiement, litiges, décisions, personnes responsables et prochaines actions. Certaines données peuvent provenir du logiciel comptable ; d'autres n'existent que dans l'outil de relance. Pour chaque ensemble, notez la source qui fait foi et le lien avec les autres éléments. Une promesse de 2 000 euros ne peut pas être reprise correctement si l'export omet le client, la facture visée, la date promise ou la condition exprimée. Un fichier de contacts perd de sa valeur s'il ne permet plus de distinguer l'acheteur du service comptable. La [migration sans perdre l'identité des factures](https://www.billabex.com/fr/blog/changement-logiciel-comptable-identite-factures/) donne un point de départ pour les identifiants. À la sortie d'un outil de relance, élargissez ce contrôle à l'historique et aux engagements. Les liens doivent rester compréhensibles même si les références internes du nouveau logiciel changent. ## Tester un export réellement exploitable Demandez un échantillon avant de fixer la date définitive de sortie. Un PDF peut conserver une pièce dans sa présentation d'origine ; un tableau structuré peut permettre de reprendre des montants et des dates. Les deux usages sont complémentaires. Un export composé uniquement de captures d'écran ne facilite pas la reprise structurée des centaines de dossiers. La [documentation d'export et d'import d'Odoo 18](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst) montre qu'un export compatible avec la réimportation peut filtrer les champs disponibles. Elle souligne aussi le rôle des identifiants externes pour recréer les relations entre enregistrements. Ce sont des points à vérifier dans votre propre chaîne, pas une garantie qu'un export quelconque contiendra tout l'historique métier. Ouvrez les pièces hors de l'ancien compte utilisateur. Un lien vers un document hébergé dans le service sortant peut cesser de fonctionner après la résiliation. Vérifiez que les fichiers nécessaires sont réellement récupérés, que leur nom ou leur index les relie au dossier et que les droits de consultation sont adaptés dans le nouvel emplacement. Testez également accents, devises, séparateurs décimaux et dates. Une colonne lisible dans votre tableur peut être interprétée différemment à l'import. Le contrôle doit porter sur la valeur reprise et le dossier auquel elle est rattachée, sans se limiter à l'absence de message d'erreur technique. ## Réconcilier les montants et les engagements Prenons une simulation de sortie portant sur quatre-vingts dossiers et 240 factures. Le total initial des factures est de 360 000 euros TTC, avec 140 000 euros de paiements imputés et 20 000 euros d'avoirs. Le solde attendu est donc de 200 000 euros. Un export qui omet les avoirs affiche 220 000 euros, soit 20 000 euros de demandes potentielles en trop. Ce rapprochement global est nécessaire, mais insuffisant. Une imputation déplacée d'un client à un autre peut conserver le total de 200 000 euros et rendre deux dossiers faux. Comparez les montants par entité, client et facture, puis examinez des cas qui comportent plusieurs opérations. Documentez les écarts et leur résolution avant d'autoriser la reprise des relances. Supposons aussi que douze promesses actives figurent dans l'ancien outil, mais que seulement neuf retrouvent une facture et une date exploitables après reprise. La continuité vérifiée porte sur neuf promesses sur douze, soit 75 %, même si toutes les factures ont été importées. Les trois engagements restants doivent être reconstitués ou explicitement traités comme incertains. Le [suivi des promesses vérifiables](https://www.billabex.com/fr/blog/promesse-paiement-verifiable/) aide à définir ce contrôle. ## Organiser la transition pendant que les clients continuent de répondre Le portefeuille ne s'arrête pas pendant l'export. Entre la première copie et la bascule, un client peut payer, contester une facture ou changer de contact. Définissez qui traite ces événements, où ils sont enregistrés et comment ils rejoignent le dossier repris. Sans cette organisation, la dernière version téléchargée peut déjà être périmée. Fixez un point de contrôle avant les premiers envois du nouveau dispositif. Les paiements et décisions intervenus depuis l'extraction doivent être pris en compte. Vérifiez aussi que l'ancien outil ne conserve pas une campagne active sur les mêmes factures. La [recette des imports rejoués et des doublons](https://www.billabex.com/fr/blog/import-rejoue-doublons-relances/) fournit des scénarios utiles pour cette période. Prévoyez une solution de consultation de l'historique nécessaire si tout ne peut pas être importé dans le nouvel outil. Une archive indexée peut répondre à ce besoin, sous réserve des droits, durées et obligations applicables. L'objectif est de préserver la continuité utile, sans conserver indéfiniment toutes les copies de travail. ## Distinguer réversibilité du service et portabilité individuelle Le [droit à la portabilité présenté par la CNIL](https://www.cnil.fr/fr/comprendre-mes-droits/le-droit-la-portabilite-obtenir-et-reutiliser-une-copie-de-vos-donnees) concerne certaines données personnelles d'une personne, sous les conditions du RGPD. Il ne constitue pas, à lui seul, une demande universelle d'export de toute la base commerciale de l'entreprise. La sortie du service doit être organisée avec le cadre contractuel et réglementaire pertinent. Après validation de la reprise, retirez les accès et connexions devenus inutiles selon le calendrier convenu. Traitez la suppression ou la conservation résiduelle avec le fournisseur et vos responsables compétents. Ne demandez pas une suppression irréversible avant d'avoir vérifié les pièces nécessaires ; ne laissez pas non plus des accès permanents par simple oubli. Lors d'une démonstration de Billabex, examinez les [intégrations et la circulation des données](https://www.billabex.com/fr/produit/integrations/) avec vos cas de sortie autant qu'avec vos cas d'entrée. Demandez un exemple concret de restitution et ses limites. Un outil est plus facile à choisir lorsque vous savez déjà comment votre équipe pourra conserver une compréhension fiable de ses dossiers au terme du contrat. ## Sources - [Commission européenne, Data Act explained](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/factpages/data-act-explained), chapitre VI, mise à jour du 15 décembre 2025. - [Règlement UE 2023/2854](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj), notamment articles 29 et 31. - [Odoo 18, export et import de données](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst), documentation officielle. - [CNIL, droit à la portabilité](https://www.cnil.fr/fr/comprendre-mes-droits/le-droit-la-portabilite-obtenir-et-reutiliser-une-copie-de-vos-donnees), 25 mai 2018.