--- title: "Agenzia: collegare le fasi del progetto alle fatture da sollecitare" canonical: https://www.billabex.com/it/blog/agenzia-collegare-fasi-del-progetto-e-fatture-da-sollecitare/ lang: it alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance.md en: https://www.billabex.com/en/blog/agency-project-milestones-invoice-collections.md de: https://www.billabex.com/de/blog/agentur-projektmeilensteine-mit-zu-mahnenden-rechnungen-verbinden.md es: https://www.billabex.com/es/blog/agencia-hitos-del-proyecto-facturas-a-reclamar.md it: https://www.billabex.com/it/blog/agenzia-collegare-fasi-del-progetto-e-fatture-da-sollecitare.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/bureau-projectmijlpalen-en-factuuropvolging.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/agencja-etapy-projektu-faktury-i-przypomnienia.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/agencia-etapas-projeto-faturas-lembretes.md updated: 2026-11-07 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Agenzia: collegare le fasi del progetto alle fatture da sollecitare La tua agenzia ha consegnato le proposte grafiche, il cliente ha approvato la direzione creativa e la fattura intermedia è ancora aperta. La contabilità chiede però una prova di ricezione. Il responsabile di progetto inoltra una conversazione di trenta messaggi; il commerciale sostiene che sia tutto accettato. Il blocco nasce spesso nel passaggio fra tre elementi diversi: ciò che è stato ordinato, ciò che è stato consegnato e ciò che deve essere pagato. Per sollecitare correttamente, devi poter spiegare ogni fattura attraverso una fase identificabile del progetto. Questo collegamento non consiste nell’attribuire al progetto una percentuale approssimativa di avanzamento. Consiste nel ritrovare la condizione di fatturazione concordata, il suo avveramento e i documenti che permettono al cliente di trattare la richiesta. Vediamo come costruire questa pratica per un’agenzia francese che lavora con altre imprese, senza trasformare il software di recupero crediti in uno strumento di gestione dei progetti. I riferimenti normativi che seguono riguardano il diritto francese, non quello italiano. ## Parti dal contratto, non dalla tabella di avanzamento Un’attività che il gruppo di lavoro segna come «conclusa» non corrisponde necessariamente a una fase fatturabile. Una campagna può essere pronta ma in attesa di una verifica legale; un sito può essere disponibile per il collaudo senza essere stato accettato; un acconto può essere previsto prima di qualsiasi consegna. Il monitoraggio deve riprendere gli eventi definiti nell’accordo, usando gli stessi termini. La guida dell’AACC sulla relazione finanziaria nella comunicazione digitale distingue, fra l’altro, le specifiche approvate, la consegna e il verbale di collaudo. È una guida professionale dell’ottobre 2014, utile per strutturare una pratica, non una presentazione del diritto attuale né un contratto automaticamente applicabile. La sua raccomandazione operativa resta istruttiva: organizzare l’approvazione attorno a risultati da consegnare ben definiti. Il riferimento è la guida AACC, pagine da 17 a 20. Inizia quindi con un breve esame del preventivo e delle modifiche contrattuali. Per ogni evento finanziario, annota che cosa lo fa scattare, chi può confermarlo e quale documento ne conserva la traccia. Se il contratto è ambiguo, il responsabile di progetto e quello commerciale devono chiarire il punto prima che un sollecito automatico affermi che l’intero importo è dovuto. Mantieni distinti anche la data prevista e l’evento effettivamente confermato. Se il piano di produzione indica una consegna per venerdì, quella previsione non dimostra che il cliente abbia ricevuto e accettato il lavoro. La pratica deve mostrare quale informazione è certa e quale richiede ancora una verifica, così che la persona incaricata del sollecito sappia che cosa chiedere. ## Un esempio che separa gli importi Consideriamo una **simulazione**, senza alcun legame con un cliente Billabex: un’agenzia vende un progetto a 24.000 euro IVA esclusa. Il contratto prevede il 30 % all’ordine, il 40 % all’approvazione delle proposte grafiche e il 30 % alla consegna finale. Gli importi sono rispettivamente 7.200, 9.600 e 7.200 euro IVA esclusa. Questa ripartizione è un’ipotesi didattica, non una raccomandazione universale. L’acconto è stato pagato. Le proposte grafiche sono accettate e la relativa fattura è stata emessa, ma non è ancora scaduta. Lo sviluppo finale è in corso. L’importo contrattuale ancora da incassare ammonta a 16.800 euro IVA esclusa: una fattura aperta di 9.600 euro IVA esclusa e 7.200 euro IVA esclusa di prestazioni ancora da fatturare. A questa data, nessuna somma è in ritardo. Mostrare «16.800 euro da recuperare» farebbe partire una richiesta prematura sull’ultima fase e nasconderebbe la data reale del pagamento intermedio. | Evento | Importo simulato, IVA esclusa | Situazione | Prossima azione | | --------------------------- | ----------------------------: | --------------------------- | --------------------------------------------------- | | Ordine | 7.200 € | Acconto incassato | Conservarne l’imputazione | | Proposte grafiche approvate | 9.600 € | Fattura emessa, non scaduta | Verificare il percorso di ricezione | | Consegna finale | 7.200 € | Fase non completata | Monitorare il progetto, senza sollecitare pagamenti | Per passare agli importi effettivamente richiesti al cliente, usa i totali IVA inclusa delle fatture e i pagamenti loro imputati. Non moltiplicare il valore totale del contratto per una percentuale per ricostruire un saldo contabile. Il nostro articolo sull’[acconto in una transazione commerciale](https://www.billabex.com/it/blog/acconto-proteggere-transazioni-commerciali/) approfondisce questo primo impegno finanziario. ## Conserva pochi riferimenti, con un responsabile La pratica utile si organizza con una riga per ogni fase, collegata ai relativi documenti. Comprende l’identificativo del progetto, l’entità cliente, il riferimento del contratto, la descrizione del risultato da consegnare, la prova di approvazione, il numero della fattura, la sua scadenza e il saldo. Aggiungi il referente che conferma il lavoro e quello che tratta il pagamento: spesso hanno responsabilità diverse. La fattura deve conservare la propria identità. Per la Francia, il ministero dell’Economia ricorda in particolare la necessità di un numero univoco, della data della prestazione e di una descrizione precisa dei servizi. Una denominazione interna come «progetto Alpha, fase 2» può essere insufficiente per chi non ha mai partecipato alle riunioni creative. Vedi le [indicazioni obbligatorie di una fattura in Francia](https://www.economie.gouv.fr/entreprises/gerer-son-entreprise-au-quotidien/gerer-sa-comptabilite-et-ses-demarches/mentions-obligatoires-dune-facture-tout-savoir). Definisci anche chi corregge ogni dato. Il responsabile di progetto spiega l’accettazione; la contabilità verifica gli importi; il commerciale tratta una modifica del perimetro. Senza questa attribuzione, il software centralizza le contraddizioni senza risolverle. Un documento mancante deve generare un’azione assegnata, non un nuovo stato vago chiamato «in corso». ## Non trasformare il collaudo in un rinvio indefinito La data di approvazione e il termine di pagamento rispondono a due domande distinte. La prima documenta una fase del contratto. Il secondo stabilisce quando pagare una somma dovuta. Devi verificare come si coordinano nel contratto e nelle regole applicabili; un percorso interno di approvazione non giustifica da solo un rinvio senza fine. Nel caso generale delle relazioni fra imprese francesi, la DGCCRF ricorda un termine applicabile in assenza di accordo di **30 giorni** dalla ricezione delle merci o dall’esecuzione della prestazione. I limiti dei termini concordati e le deroghe hanno condizioni proprie. Questo numero è una regola giuridica di portata generale, non una media dei pagamenti delle agenzie né una clausola da copiare senza esaminare la pratica. Consulta la [DGCCRF sulle regole generali dei termini di pagamento in Francia](https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/les-fiches-pratiques/delais-de-paiement-les-regles-connaitre). In pratica, se il collaudo è bloccato, chiedi quale riserva precisa sia ancora aperta e a chi spetti la decisione. Se il cliente conferma che il lavoro è accettato ma il percorso amministrativo attende un codice progetto, trasmetti quel codice e chiedi conferma della presa in carico. Queste situazioni richiedono azioni diverse; aumentare la frequenza dei messaggi non sostituisce nessuna delle due. ## Scrivi un sollecito che la contabilità possa trattare Il messaggio deve permettere al destinatario di ritrovare la fattura senza ricostruire il progetto. Puoi ricordare il riferimento del preventivo, la fase accettata, il documento corrispondente e il saldo verificato, poi chiedere una sola informazione: conferma della presa in carico, documento mancante o data di pagamento. Chi riceve il sollecito deve capire perché lo contatti. Evita di allegare tutte le creazioni e tutti gli scambi. Un collegamento a una pratica con accessi autorizzati, accompagnato dal documento utile, riduce le ambiguità e limita la circolazione di informazioni superflue. Verifica però che il destinatario possa aprirlo e che la sua validità copra il tempo di trattamento previsto. Un accesso negato non dimostra una mancanza di collaborazione. Se il cliente chiede più tempo, non riscrivere le condizioni del progetto senza darne evidenza. Fai approvare l’accordo, conserva le scadenze iniziali e identifica le nuove date concordate. La guida al [piano di pagamento](https://www.billabex.com/it/blog/piano-di-pagamento-accordo-e-monitoraggio/) aiuta a formalizzare l’intesa senza confondere una promessa con un incasso. ## Verifica la pratica prima di automatizzare Scegli tre progetti realmente diversi: un acconto già ricevuto, un’approvazione parziale e un saldo finale contestato. Per ciascuno, chiedi a una persona esterna al progetto di ritrovare l’importo da pagare e la prossima azione basandosi soltanto sulla pratica. Se deve chiamare il responsabile di progetto per capire che cosa viene fatturato, manca ancora un riferimento o una spiegazione. La verifica deve anche accertare che un pagamento di acconto non riduca due volte il saldo, che una fattura annullata non resti attiva e che una nuova versione del preventivo non cancelli quella precedente. Sono criteri di qualità della pratica, non una promessa di riduzione automatica dei ritardi. La nostra guida al [software per i solleciti ai clienti](https://www.billabex.com/it/blog/software-solleciti-pagamento-clienti/) presenta i punti da esaminare per delegarne l’esecuzione. L’obiettivo è semplice: il gruppo creativo conserva il proprio strumento di produzione, mentre la funzione finanziaria dispone di una pratica comprensibile per ogni richiesta. Per centralizzare le fatture e il contesto necessario a questi scambi, scopri la [vista cliente di Billabex](https://www.billabex.com/it/prodotto/vista-cliente-360/). Le approvazioni dei lavori consegnati e le concessioni commerciali restano decisioni umane.