--- title: "Lasciare un software di sollecito: quali dati recuperare prima della fine del contratto?" canonical: https://www.billabex.com/it/blog/lasciare-software-solleciti-esportare-dati/ lang: it alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/quitter-outil-relance-export-donnees.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/quitter-outil-relance-export-donnees.md en: https://www.billabex.com/en/blog/leaving-collections-tool-data-export.md de: https://www.billabex.com/de/blog/mahnwerkzeug-verlassen-datenexport.md es: https://www.billabex.com/es/blog/dejar-herramienta-de-recordatorios-que-datos-recuperar-antes-del-fin-de-contrato.md it: https://www.billabex.com/it/blog/lasciare-software-solleciti-esportare-dati.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/herinneringssoftware-verlaten-gegevens-exporteren.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/rezygnacja-z-programu-do-przypomnien-eksport-danych.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/deixar-software-lembretes-exportar-dados.md updated: 2026-10-31 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Lasciare un software di sollecito: quali dati recuperare prima della fine del contratto? Un’esportazione delle fatture può contenere tutti gli importi e perdere ciò che rende pertinenti i solleciti: la promessa ricevuta ieri, la contestazione limitata a una riga, il destinatario da evitare o il documento che giustifica una sospensione. Quando termina il contratto del software, queste informazioni diventano talvolta più difficili da recuperare della situazione contabile stessa. Preparare l’uscita da un software di sollecito significa verificare che il tuo team possa riprendere le pratiche con il loro significato, i documenti e le prossime decisioni. Il numero di file scaricati non basta. La prova decisiva è più concreta: una persona che non abbia più accesso al vecchio strumento può capire perché debba agire, aspettare o chiedere un chiarimento? L’articolo riprende il quadro europeo del Data Act e una fonte dell’autorità francese CNIL sul GDPR, senza aggiungere un’interpretazione specifica del diritto italiano. ## Esaminare il contratto prima dell’ultima settimana Identifica la procedura di cessazione, il preavviso, le condizioni di restituzione, l’accesso durante la transizione e il trattamento dei dati dopo la fine del servizio. Chiedi quali elementi siano esportabili, in quali formati, con quale assistenza e secondo quale calendario. Conserva una risposta che corrisponda al tuo contratto e alla versione del servizio utilizzata. Il [Data Act europeo prevede un quadro per il cambio di fornitore di servizi di trattamento dei dati](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/factpages/data-act-explained), applicabile dal 12 settembre 2025. Il capitolo VI riguarda, tra gli altri, servizi cloud. Verifica l’ambito applicabile alla tua prestazione e le eventuali eccezioni, in particolare per determinate offerte specifiche o di prova. Non presumere che una vecchia clausola contrattuale descriva, da sola, tutti i tuoi diritti attuali. L’[articolo 29 del regolamento](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj) prevede l’eliminazione dei costi di cambio del fornitore dal 12 gennaio 2027 per i servizi interessati. Prima di quella data, i costi transitori consentiti non possono superare quelli direttamente legati al cambio. Questo non significa che il lavoro interno di migrazione, il nuovo software o qualsiasi prestazione aggiuntiva diventino gratuiti. In un progetto avviato nell’autunno 2026, fai distinguere queste voci nella stima dei costi. Verifica inoltre chi sia il referente per la restituzione e come vengano risolte eventuali lacune nell’esportazione. Una data di fine accesso senza un responsabile del controllo lascia poco margine per recuperare un allegato mancante. Collega quindi il calendario contrattuale alle verifiche concrete di cui il team ha bisogno. ## Inventariare i dati in base al loro uso nella ripresa Comincia dagli oggetti necessari all’attività: clienti ed entità, contatti, fatture, scadenze, pagamenti imputati, note di credito e saldi. Aggiungi conversazioni, allegati, promesse di pagamento, contestazioni, decisioni, persone responsabili e prossime azioni. Alcuni dati possono provenire dal software contabile; altri esistono soltanto nello strumento di sollecito. Per ogni insieme, annota la fonte che fa fede e il collegamento con gli altri elementi. Una promessa di 2.000 euro non può essere ripresa correttamente se l’esportazione omette il cliente, la fattura interessata, la data promessa o la condizione espressa. Un file di contatti perde valore se non permette più di distinguere l’acquirente dal servizio contabile. La [migrazione senza perdere l’identità delle fatture](https://www.billabex.com/it/blog/cambiare-software-contabile-conservare-identita-fatture/) offre un punto di partenza per gli identificativi. Quando lasci un software di sollecito, estendi il controllo alla cronologia e agli impegni. I collegamenti devono rimanere comprensibili anche se cambiano i riferimenti interni del nuovo software. Se la stessa informazione compare in due strumenti, chiarisci quale sia autorevole per l’importo e quale per il contesto. Una nota commerciale non deve sostituire un pagamento verificato, ma può spiegare perché il prossimo sollecito debba attendere. Recuperare entrambi non significa fonderli senza conservare la loro provenienza. ## Provare un’esportazione realmente utilizzabile Richiedi un campione prima di fissare la data definitiva di uscita. Un PDF può conservare un documento nella sua presentazione originale; una tabella strutturata può permettere di riprendere importi e date. I due usi sono complementari. Un’esportazione composta soltanto da schermate non facilita la ripresa strutturata di centinaia di pratiche. La [documentazione di esportazione e importazione di Odoo 18](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst) mostra che un’esportazione compatibile con la reimportazione può filtrare i campi disponibili. Evidenzia inoltre il ruolo degli identificativi esterni nel ricreare le relazioni tra record. Sono aspetti da verificare nella tua catena di trasferimento, non una garanzia che qualsiasi esportazione contenga tutta la cronologia operativa. Apri i documenti senza utilizzare il vecchio account. Un collegamento a un documento ospitato nel servizio che lasci può smettere di funzionare dopo la cessazione. Verifica che i file necessari siano stati effettivamente recuperati, che il nome o l’indice li colleghi alla pratica e che i diritti di consultazione siano adeguati nella nuova posizione. Prova anche accenti, valute, separatori decimali e date. Una colonna leggibile nel tuo foglio di calcolo può essere interpretata diversamente all’importazione. Il controllo deve riguardare il valore ripreso e la pratica a cui è associato, senza limitarsi all’assenza di un messaggio di errore tecnico. Chiedi a una persona del team di ricostruire una pratica dal campione senza consultare il vecchio software. Deve ritrovare fattura, ultimo scambio, eventuale promessa e ragione della prossima azione. Se manca un collegamento, individua il dato necessario prima di estendere l’estrazione all’intero portafoglio. ## Riconciliare importi e impegni Prendiamo una simulazione di uscita che riguarda ottanta pratiche e 240 fatture. Il totale iniziale delle fatture è di 360.000 euro IVA inclusa, con 140.000 euro di pagamenti imputati e 20.000 euro di note di credito. Il saldo atteso è quindi di 200.000 euro. Un’esportazione che omette le note di credito mostra 220.000 euro, cioè 20.000 euro di potenziali richieste in eccesso. Questa riconciliazione complessiva è necessaria, ma non sufficiente. Un’imputazione spostata da un cliente a un altro può mantenere il totale di 200.000 euro e rendere errate due pratiche. Confronta gli importi per entità, cliente e fattura, poi esamina casi che comprendano più operazioni. Documenta le differenze e la loro risoluzione prima di autorizzare la ripresa dei solleciti. Supponiamo inoltre che nel vecchio software risultino dodici promesse attive, ma che soltanto nove ritrovino una fattura e una data utilizzabili dopo il trasferimento. La continuità verificata riguarda nove promesse su dodici, cioè il 75 %, anche se tutte le fatture sono state importate. I tre impegni rimanenti devono essere ricostruiti oppure trattati esplicitamente come incerti. Il [monitoraggio delle promesse verificabili](https://www.billabex.com/it/blog/promessa-pagamento-verificabile/) aiuta a definire questo controllo. Non interpretare il 75 % come un risultato di recupero crediti: misura soltanto la continuità verificata delle promesse in questa simulazione. Una promessa importata non è un incasso, né autorizza automaticamente nuove condizioni. Eventuali piani di pagamento negoziati devono conservare la decisione umana e il loro perimetro approvato. ## Organizzare la transizione mentre i clienti continuano a rispondere Il portafoglio non si ferma durante l’esportazione. Tra la prima copia e il passaggio, un cliente può pagare, contestare una fattura o cambiare referente. Definisci chi gestisca questi eventi, dove vengano registrati e come raggiungano la pratica ripresa. Senza questa organizzazione, l’ultima versione scaricata può essere già obsoleta. Fissa un controllo prima dei primi invii del nuovo sistema. Devono essere considerati i pagamenti e le decisioni intervenuti dopo l’estrazione. Verifica inoltre che il vecchio software non mantenga una campagna attiva sulle stesse fatture. La [verifica delle importazioni ripetute e dei duplicati](https://www.billabex.com/it/blog/importazione-ripetuta-evitare-solleciti-duplicati/) offre scenari utili per questo periodo. Prevedi una soluzione per consultare la cronologia necessaria se non tutto può essere importato nel nuovo strumento. Un archivio indicizzato può rispondere a questa esigenza, nel rispetto dei diritti, delle durate e degli obblighi applicabili. L’obiettivo è preservare la continuità utile, senza conservare indefinitamente tutte le copie di lavoro. Stabilisci anche dove arrivino le risposte ai messaggi inviati prima del passaggio. Interrompere una campagna non interrompe il dialogo con il cliente. Una risposta che segnala un pagamento o una contestazione deve raggiungere il responsabile della pratica nel nuovo assetto, prima che parta una richiesta incompatibile. ## Distinguere reversibilità del servizio e portabilità individuale Il [diritto alla portabilità presentato dalla CNIL francese](https://www.cnil.fr/fr/comprendre-mes-droits/le-droit-la-portabilite-obtenir-et-reutiliser-une-copie-de-vos-donnees) riguarda determinati dati personali di una persona, alle condizioni previste dal GDPR. Da solo, non costituisce una richiesta universale di esportazione dell’intera base commerciale dell’impresa. L’uscita dal servizio deve essere organizzata con il quadro contrattuale e normativo pertinente. Dopo aver verificato la ripresa, revoca accessi e connessioni divenuti inutili secondo il calendario concordato. Affronta la cancellazione o la conservazione residua con il fornitore e i tuoi responsabili competenti. Non chiedere una cancellazione irreversibile prima di aver verificato i documenti necessari; non lasciare nemmeno accessi permanenti per semplice dimenticanza. Durante una dimostrazione di Billabex, esamina le [integrazioni e la circolazione dei dati](https://www.billabex.com/it/prodotto/integrazioni/) con i tuoi casi di uscita oltre che con quelli di ingresso. Le dimostrazioni e gli scambi umani sono in francese o inglese. Chiedi un esempio concreto di restituzione e i suoi limiti. Uno strumento è più facile da scegliere quando sai già come il tuo team potrà conservare una comprensione affidabile delle pratiche al termine del contratto. ## Fonti - [Commissione europea, Data Act explained](https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/factpages/data-act-explained), capitolo VI, aggiornamento del 15 dicembre 2025. - [Regolamento UE 2023/2854](https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2023/2854/oj), in particolare articoli 29 e 31. - [Odoo 18, esportazione e importazione dei dati](https://raw.githubusercontent.com/odoo/documentation/18.0/content/applications/essentials/export_import_data.rst), documentazione ufficiale. - [CNIL francese, diritto alla portabilità](https://www.cnil.fr/fr/comprendre-mes-droits/le-droit-la-portabilite-obtenir-et-reutiliser-une-copie-de-vos-donnees), 25 maggio 2018.