# Billabex Help Center — complete corpus > Public, bilingual and statically generated product documentation for Billabex. ## Table of contents ### Français #### Bien démarrer - [Découvrir Billabex](https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/decouvrir-billabex/) - [Créer son compte et se connecter](https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/creer-compte-se-connecter/) - [Créer son organisation et engager son agent](https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/creer-organisation-engager-agent/) - [Connecter son outil de facturation](https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/connecter-outil-facturation/) - [Comprendre la première synchronisation](https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/comprendre-premiere-synchronisation/) - [Préparer la première relance](https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/preparer-premiere-relance/) - [Checklist de mise en route](https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/checklist-mise-en-route/) - [Présenter votre agent à vos clients](https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/presenter-agent-clients/) #### Dépannage - [Mes données ne sont pas synchronisées](https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/donnees-non-synchronisees/) - [Une facture ou un paiement n’apparaît pas](https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/facture-paiement-absent/) - [Pourquoi aucune relance n’est partie](https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/aucune-relance-partie/) - [Pourquoi le recouvrement est en pause](https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/recouvrement-en-pause/) - [Un contact ne reçoit pas les emails](https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/contact-ne-recoit-pas-emails/) - [Une réponse client n’apparaît pas encore](https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/reponse-client-absente/) - [Une tâche reste ouverte](https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/tache-reste-ouverte/) - [Résoudre les problèmes de connexion](https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/problemes-connexion/) - [Informations à fournir au support](https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/informations-pour-support/) #### Intégrations et paramètres - [Connecter et configurer Pennylane](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/connecter-configurer-pennylane/) - [Connecter et configurer Zoho Books](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/connecter-configurer-zoho-books/) - [Connecter et configurer Qonto](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/connecter-configurer-qonto/) - [Suivre, relancer ou réparer une synchronisation](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/suivre-relancer-reparer-synchronisation/) - [Paramètres de l’organisation et délai de première relance](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/parametres-organisation-delai-premiere-relance/) - [Inviter et gérer les membres](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/inviter-gerer-membres/) - [Gérer les tags](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/gerer-tags/) - [Consulter le journal d’audit](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/consulter-journal-audit/) - [Sécurité, accès et bonnes pratiques](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/securite-acces-bonnes-pratiques/) - [Modifier le nom et le domaine email de l’organisation](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/modifier-nom-domaine-email-organisation/) - [Suivre le solde et l’utilisation des crédits](https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/suivre-utilisation-credits/) #### Votre agent et le recouvrement - [Du retard de paiement à l’encaissement](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/retard-paiement-encaissement/) - [Quand l’agent commence et planifie une relance](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/quand-agent-commence-planifie-relance/) - [Comment il choisit destinataire, langue et ton](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/choix-destinataire-langue-ton/) - [Relances préventives et factures échues](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/relances-preventives-factures-echues/) - [Réponses, questions et litiges clients](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/reponses-questions-litiges-clients/) - [Promesses et échéanciers de paiement](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/promesses-echeanciers-paiement/) - [Quand l’agent demande une intervention humaine](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/intervention-humaine/) - [Mettre en pause et reprendre le recouvrement](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/pause-reprise-recouvrement/) - [Emails invalides, absences et changements de contact](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/emails-invalides-absences-changements-contact/) - [Procédures collectives et contrôles BODACC](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/procedures-collectives-controles-bodacc/) - [Ce que l’agent fait seul et ce qui reste sous contrôle humain](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/autonomie-controle-humain/) - [Exclure une facture des relances](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/exclure-facture-relances/) - [Traiter un paiement annoncé par un client](https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/traiter-paiement-annonce/) #### Comptes clients et documents - [Comprendre la vue client 360°](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/comprendre-vue-client-360/) - [Gérer les comptes clients](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/gerer-comptes-clients/) - [Ajouter, modifier ou désactiver un contact](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/ajouter-modifier-desactiver-contact/) - [Comprendre les factures et leurs statuts](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/factures-statuts/) - [Dates d’échéance et échéanciers](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/dates-echeance-echeanciers/) - [Comprendre les avoirs et leurs imputations](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/avoirs-imputations/) - [Données synchronisées ou créées manuellement](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/donnees-synchronisees-manuelles/) - [Documents, devises et montants](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/documents-devises-montants/) - [Glossaire des statuts Billabex](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/glossaire-statuts/) - [Ajouter des factures et avoirs manuellement](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/ajouter-factures-avoirs-manuellement/) - [Corriger le montant payé d’une facture manuelle](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/corriger-montant-paye-facture-manuelle/) - [Consulter l’historique d’un compte client](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/consulter-historique-compte/) - [Renseigner le mode de paiement d’un compte](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/renseigner-mode-paiement/) - [Partager le portail client d’un compte](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/partager-portail-client/) - [Clôturer un dossier irrécouvrable](https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/cloturer-dossier-irrecouvrable/) #### Tâches et messagerie - [Comprendre la liste des tâches](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/comprendre-liste-taches/) - [Les différents types de demandes de l’agent](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/types-demandes-agent/) - [Répondre, résoudre ou annuler une tâche](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/repondre-resoudre-annuler-tache/) - [Utiliser la boîte de réception](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/utiliser-boite-reception/) - [Consulter les messages envoyés et planifiés](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/messages-envoyes-planifies/) - [Comprendre les fils de discussion et pièces jointes](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/fils-discussion-pieces-jointes/) - [Statuts d’envoi, délivrance, ouverture, bounce et plainte](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/statuts-envoi-delivrance-ouverture-bounce-plainte/) - [Envoyer un courrier papier ou recommandé](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/envoyer-courrier-papier-recommande/) - [Envoyer un email ou un SMS](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/envoyer-email-sms/) - [Relire et valider un email préparé par l’agent](https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/valider-email-prepare/) #### Pilotage et analyses - [Lire le dashboard et la balance âgée](https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/dashboard-balance-agee/) - [Suivre les encaissements](https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/suivre-encaissements/) - [Comprendre le prévisionnel de trésorerie](https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/previsionnel-tresorerie/) - [Comprendre le DSO](https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/comprendre-dso/) - [Identifier les débiteurs actifs](https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/identifier-debiteurs-actifs/) - [Mesurer la délivrabilité](https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/mesurer-delivrabilite/) - [Lire la performance de votre agent](https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/performance-agent/) - [Comprendre les délais de mise à jour des données](https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/delais-mise-a-jour-donnees/) - [Exporter la liste des factures sous Excel](https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/exporter-factures-excel/) #### Utiliser Billabex avec une IA - [Comprendre le connecteur MCP Billabex](https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/comprendre-connecteur-mcp/) - [Connecter Billabex à Claude](https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/connecter-billabex-claude/) - [Connecter Billabex à ChatGPT](https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/connecter-billabex-chatgpt/) - [Connecter Billabex à Dust](https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/connecter-billabex-dust/) - [Comprendre les permissions lecture et écriture](https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/permissions-lecture-ecriture/) - [Synthèse financière, compte 360°, plan quotidien et analyse des risques](https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/usages-ia-synthese-plan-risques/) - [Actions sensibles, confirmations et révocation](https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/actions-sensibles-confirmations-revocation/) - [Dépanner une connexion MCP](https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/depanner-connexion-mcp/) - [Accéder à la référence technique MCP/API](https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/reference-technique-mcp-api/) ### English #### Getting started - [Discover Billabex](https://www.billabex.com/en/help/getting-started/discover-billabex/) - [Create an account and sign in](https://www.billabex.com/en/help/getting-started/create-account-sign-in/) - [Create an organization and engage your agent](https://www.billabex.com/en/help/getting-started/create-organization-engage-agent/) - [Connect your invoicing tool](https://www.billabex.com/en/help/getting-started/connect-invoicing-tool/) - [Understand the first synchronization](https://www.billabex.com/en/help/getting-started/understand-first-sync/) - [Prepare the first follow-up](https://www.billabex.com/en/help/getting-started/prepare-first-follow-up/) - [Getting-started checklist](https://www.billabex.com/en/help/getting-started/onboarding-checklist/) - [Introduce your agent to customers](https://www.billabex.com/en/help/getting-started/introduce-agent-to-customers/) #### Troubleshooting - [My data is not synchronized](https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/data-not-synchronized/) - [An invoice or payment is missing](https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/invoice-payment-missing/) - [Why no follow-up was sent](https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/why-no-follow-up-sent/) - [Why collections are paused](https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/why-collections-paused/) - [A contact is not receiving emails](https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/contact-not-receiving-emails/) - [A customer reply is not visible yet](https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/customer-reply-not-visible/) - [A task remains open](https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/task-stays-open/) - [Resolve sign-in issues](https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/sign-in-issues/) - [Information to provide to support](https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/information-for-support/) #### Integrations and settings - [Connect and configure Pennylane](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/connect-configure-pennylane/) - [Connect and configure Zoho Books](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/connect-configure-zoho-books/) - [Connect and configure Qonto](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/connect-configure-qonto/) - [Monitor, retry or repair synchronization](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/monitor-retry-repair-sync/) - [Organization settings and first follow-up delay](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/organization-settings-first-follow-up-delay/) - [Invite and manage members](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/invite-manage-members/) - [Manage tags](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/manage-tags/) - [View the audit log](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/view-audit-log/) - [Security, access and good practices](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/security-access-good-practices/) - [Edit the organization name and email domain](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/edit-organization-name-email-domain/) - [Track credit balance and usage](https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/track-credit-balance-usage/) #### Your agent and collections - [From late payment to collection](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/late-payment-to-collection/) - [When the agent starts and schedules a follow-up](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/when-agent-starts-schedules-follow-up/) - [How it chooses recipient, language and tone](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/how-agent-chooses-recipient-language-tone/) - [Preventive reminders and overdue invoices](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/preventive-reminders-overdue-invoices/) - [Customer replies, questions and disputes](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/customer-replies-questions-disputes/) - [Payment promises and payment schedules](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/payment-promises-schedules/) - [When the agent asks for human input](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/when-agent-needs-human-input/) - [Pause and resume collections](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/pause-resume-collections/) - [Invalid emails, absences and contact changes](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/invalid-emails-absence-contact-changes/) - [Insolvency proceedings and BODACC checks](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/insolvency-proceedings-bodacc-checks/) - [What the agent does alone and what stays under human control](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/agent-autonomy-human-control/) - [Exclude an invoice from reminders](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/exclude-invoice-from-reminders/) - [Handle a payment reported by a customer](https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/handle-reported-payment/) #### Customer accounts and documents - [Understand the customer view 360°](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/understand-customer-view-360/) - [Manage customer accounts](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/manage-customer-accounts/) - [Add, edit or disable a contact](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/add-edit-disable-contact/) - [Understand invoices and their statuses](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/invoices-statuses/) - [Due dates and payment schedules](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/due-dates-payment-schedules/) - [Understand credit notes and allocations](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/credit-notes-allocations/) - [Synchronized or manually created data](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/synchronized-manual-data/) - [Documents, currencies and amounts](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/documents-currencies-amounts/) - [Billabex status glossary](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/billabex-status-glossary/) - [Add invoices and credit notes manually](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/add-invoices-credit-notes-manually/) - [Correct the paid amount on a manual invoice](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/correct-paid-amount-manual-invoice/) - [View customer account history](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/view-customer-account-history/) - [Set an account payment method](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/set-account-payment-method/) - [Share an account’s customer portal](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/share-customer-portal/) - [Close an uncollectible account](https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/write-off-uncollectible-account/) #### Tasks and messaging - [Understand the task list](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/understand-task-list/) - [The different types of agent requests](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/agent-request-types/) - [Reply to, resolve or cancel a task](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/reply-resolve-cancel-task/) - [Use the inbox](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/use-inbox/) - [View sent and scheduled messages](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/sent-scheduled-messages/) - [Understand conversation threads and attachments](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/threads-attachments/) - [Send, delivery, open, bounce and complaint statuses](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/send-delivery-open-bounce-complaint-statuses/) - [Send a paper or registered letter](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/send-paper-registered-letter/) - [Send an email or SMS](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/send-email-sms/) - [Review and approve an email prepared by the agent](https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/approve-prepared-email/) #### Reporting and analytics - [Read the dashboard and aged balance](https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/dashboard-aged-balance/) - [Track collections](https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/track-collections/) - [Understand the cash-flow forecast](https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/cash-flow-forecast/) - [Understand DSO](https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/understand-dso/) - [Identify active debtors](https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/identify-active-debtors/) - [Measure deliverability](https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/measure-deliverability/) - [Read your agent performance](https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/read-agent-performance/) - [Understand data update delays](https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/data-update-delays/) - [Export the invoice list to Excel](https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/export-invoices-excel/) #### Use Billabex with AI - [Understand the Billabex MCP connector](https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/understand-billabex-mcp-connector/) - [Connect Billabex to Claude](https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/connect-billabex-claude/) - [Connect Billabex to ChatGPT](https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/connect-billabex-chatgpt/) - [Connect Billabex to Dust](https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/connect-billabex-dust/) - [Understand read and write permissions](https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/read-write-permissions/) - [Financial summary, customer 360°, daily plan and risk analysis](https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/ai-use-cases-summary-plan-risk/) - [Sensitive actions, confirmations and revocation](https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/sensitive-actions-confirmations-revocation/) - [Troubleshoot an MCP connection](https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/troubleshoot-mcp-connection/) - [Access the MCP/API technical reference](https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/mcp-api-technical-reference/) --- # Découvrir Billabex - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/decouvrir-billabex/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-29

En bref

Billabex réunit le suivi des comptes clients, le travail de votre agent et les décisions qui nécessitent votre intervention. Commencez par l’accueil de votre organisation, puis ouvrez un compte, la liste des tâches et la boîte de réception. Vous saurez ainsi où vérifier une facture, répondre à l’agent et relire les échanges sans modifier de données.

## Résultat attendu Vous savez retrouver un compte client, une tâche à traiter et une communication depuis la navigation de votre organisation. ## Avant de commencer - Votre adresse email a été vérifiée et vous appartenez déjà à une organisation Billabex. - Sélectionnez la bonne organisation si votre compte donne accès à plusieurs espaces. ## Procédure 1. Ouvrez l’accueil de votre organisation et lisez les indicateurs sans chercher à tout interpréter immédiatement. 2. Ouvrez **Comptes clients**, choisissez un compte et repérez son solde, ses contacts, ses documents et son historique. 3. Ouvrez **Tâches** pour distinguer les demandes qui attendent une réponse humaine des dossiers déjà traités. 4. Ouvrez la **Boîte de réception**, puis les messages envoyés, afin de voir les deux sens d’une conversation. 5. Revenez à l’accueil et utilisez les liens vers les guides détaillés lorsque vous devez agir sur une donnée. ## Ce que fait Billabex Billabex rapproche les factures, avoirs, contacts, communications et tâches d’un même compte. Votre agent utilise ce contexte pour préparer ses actions ; une tâche signale les situations où une décision ou une information humaine est nécessaire. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un écran vide peut simplement signifier qu’aucune donnée n’a encore été synchronisée pour l’organisation. - Si un compte attendu manque, vérifiez d’abord l’état de l’intégration et la date de sa dernière synchronisation. - Si la navigation ne montre pas l’organisation attendue, contrôlez l’adresse utilisée pour accepter l’invitation. --- # Discover Billabex - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/getting-started/discover-billabex/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-29

In short

Billabex brings together customer-account monitoring, your agent’s work, and decisions that need your input. Start on the organization home, then open an account, the task list, and the inbox. You will know where to check an invoice, answer the agent, and review both sides of a conversation without changing any data.

## Expected result You can find a customer account, a task that needs attention, and a communication from your organization navigation. ## Before you start - Your email address is verified and you already belong to a Billabex organization. - Select the correct organization if your account can access more than one workspace. ## Procedure 1. Open your organization home and read the indicators without trying to interpret every value yet. 2. Open **Customer accounts**, choose an account, and locate its balance, contacts, documents, and history. 3. Open **Tasks** to separate requests waiting for human input from cases that have already been handled. 4. Open the **Inbox**, then sent messages, to see both sides of a conversation. 5. Return to the home and use the detailed guides before changing a setting or source record. ## What Billabex does Billabex groups invoices, credit notes, contacts, communications, and tasks for the same account. Your agent uses that context to prepare actions; a task identifies situations where a human decision or missing information is required. ## If the result is not what you expected - An empty screen can simply mean that no data has been synchronized for this organization yet. - If an expected account is missing, first check the integration state and its last synchronization time. - If the expected organization is absent, confirm which address was used to accept the invitation. --- # Create an account and sign in - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/getting-started/create-account-sign-in/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-29

In short

Access to Billabex starts with an invitation sent to your work address. Open the link with that same address, verify your email, and set your password. After sign-in, Billabex sends you to the organization you joined. If another session is open, sign it out before reopening the link so the invitation is not handled by the wrong account.

## Expected result Your email is verified, your session is open, and the organization that invited you appears in Billabex. ## Before you start - Use the most recent invitation you received from Billabex. - Keep access to the mailbox that exactly matches the invited address. ## Procedure 1. Open the invitation link in a current browser. 2. If Billabex already shows another session, sign that account out and reopen the link. 3. Enter the invited address, choose a password, and complete email verification. 4. Sign in with the same address; do not substitute an alias or personal account. 5. Wait a few seconds if the organization is not immediately visible because membership is finalized asynchronously. ## What Billabex does An invitation belongs to one exact address. Billabex checks identity before opening the organization and will not automatically follow the link when the active session belongs to another user. Password reset preserves the invitation destination after the reset is complete. ## If the result is not what you expected - For an expired or consumed link, ask an organization member to send a new invitation. - If no email arrives, check spam and confirm the spelling of the invited address. - If sign-in succeeds but no organization appears after a short wait, send support the invited address and test time, never your password. --- # Créer son compte et se connecter - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/creer-compte-se-connecter/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-29

En bref

L’accès à Billabex part d’une invitation envoyée à votre adresse professionnelle. Ouvrez ce lien avec la même adresse, vérifiez votre email et définissez votre mot de passe. Après connexion, Billabex vous dirige vers l’organisation rejointe. Si une autre session est ouverte, déconnectez-la avant de reprendre le lien afin d’éviter d’utiliser le mauvais compte.

## Résultat attendu Votre email est vérifié, votre session est ouverte et l’organisation qui vous a invité apparaît dans Billabex. ## Avant de commencer - Utilisez l’invitation la plus récente reçue de Billabex. - Gardez accès à la boîte email correspondant exactement à l’adresse invitée. ## Procédure 1. Ouvrez le lien de l’invitation dans un navigateur récent. 2. Si Billabex affiche déjà une autre session, déconnectez ce compte puis rouvrez le lien. 3. Saisissez l’adresse invitée, choisissez un mot de passe et terminez la vérification de l’email. 4. Connectez-vous avec cette même adresse ; n’utilisez pas une variante ou une adresse personnelle. 5. Attendez quelques secondes si l’organisation n’apparaît pas immédiatement : l’adhésion est finalisée de manière asynchrone. ## Ce que fait Billabex Une invitation est liée à une adresse précise. Billabex vérifie l’identité avant d’ouvrir l’organisation et refuse de suivre automatiquement le lien si la session active appartient à un autre utilisateur. Un mot de passe oublié conserve la destination de l’invitation après réinitialisation. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Pour un lien expiré ou déjà consommé, demandez à un membre de renvoyer l’invitation. - Si aucun email n’arrive, vérifiez les indésirables et confirmez l’orthographe de l’adresse invitée. - Si la connexion réussit mais qu’aucune organisation ne s’affiche après quelques instants, transmettez au support l’adresse invitée et l’heure du test, jamais votre mot de passe. --- # Create an organization and engage your agent - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/getting-started/create-organization-engage-agent/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-29

In short

A Billabex organization is not freely created from a user account: the Billabex team prepares it, then members join by invitation. Once the workspace is available, the setup journey lets you engage the organization’s agent. Check its identity and the workspace information before moving on to connecting your invoicing data.

## Expected result The organization prepared by Billabex has at least one verified member and shows the agent engaged for that workspace. ## Before you start - The Billabex team has confirmed that the organization was created. - You accepted the invitation sent to your work address. ## Procedure 1. Sign in and open the organization named in your invitation. 2. Check its name and visible identifying information before configuring anything. 3. In the setup journey, open the step dedicated to the agent. 4. Review the proposed agent identity and confirm its engagement in this organization. 5. Continue with the invoicing integration; the agent has no account to work on until data is available. ## What Billabex does Each organization has its own members, connections, and data boundary. The engaged agent only acts inside that boundary. Separate administrative creation prevents a user from accidentally opening a workspace that does not match the Billabex agreement. ## If the result is not what you expected - If the organization does not exist yet, contact your Billabex representative instead of looking for a creation button. - If the agent step is already complete, verify the current agent identity before repeating setup. - When two organizations have similar names, compare their identifier or request confirmation before connecting data. --- # Créer son organisation et engager son agent - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/creer-organisation-engager-agent/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-29

En bref

Une organisation Billabex n’est pas créée librement depuis un compte utilisateur : elle est préparée par l’équipe Billabex, puis ses membres la rejoignent sur invitation. Une fois l’espace disponible, le parcours de configuration permet d’engager l’agent de l’organisation. Vérifiez son identité et les informations de l’espace avant de poursuivre vers la connexion des données.

## Résultat attendu L’organisation préparée par Billabex contient au moins un membre vérifié et affiche l’agent engagé pour cet espace. ## Avant de commencer - La création de l’organisation a été confirmée par l’équipe Billabex. - Vous avez accepté l’invitation envoyée à votre adresse professionnelle. ## Procédure 1. Connectez-vous puis ouvrez l’organisation indiquée dans votre invitation. 2. Vérifiez son nom et les informations d’identification visibles avant toute configuration. 3. Dans le parcours de mise en route, ouvrez l’étape consacrée à l’agent. 4. Relisez l’identité proposée pour l’agent et confirmez son engagement dans cette organisation. 5. Poursuivez avec l’intégration de facturation ; l’agent ne peut travailler sur aucun compte tant qu’aucune donnée n’est disponible. ## Ce que fait Billabex Chaque organisation possède son propre périmètre de membres, de connexions et de données. L’agent engagé agit uniquement dans ce périmètre. La création administrative séparée évite qu’un utilisateur ouvre par erreur un espace qui ne correspond pas au contrat Billabex. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si l’organisation n’existe pas encore, contactez votre interlocuteur Billabex au lieu de chercher un bouton de création. - Si l’étape de l’agent est déjà validée, vérifiez son identité dans l’espace avant de recommencer le parcours. - Si vous voyez une organisation homonyme, comparez son identifiant ou demandez confirmation avant de connecter des données. --- # Connect your invoicing tool - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/getting-started/connect-invoicing-tool/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

Connecting your invoicing tool lets Billabex import the accounts, contacts, invoices, credit notes, and payments needed for collections. From Settings and Data sources, choose your tool, select the right source company, and grant only the permissions shown. The connection then starts a first synchronization whose state remains visible.

## Expected result The selected integration appears active in the correct organization and its first synchronization has started. ## Before you start - Your source account can authorize an application or provide the credentials requested by the connector. - Identify the exact company to synchronize when the invoicing tool contains several entities. ## Procedure 1. In Billabex, open **Settings**, then **Data sources**. 2. Choose **Add a data source** and select Odoo, Pennylane, Qonto, Sellsy, Stripe or Zoho Books. 3. Authenticate with the source service without sharing credentials with support. Only Odoo asks you to enter the instance URL, a login and an API key in Billabex. 4. Select the right company and review displayed permissions before confirming. 5. Return to Billabex and check that the connection starts its first synchronization. ## What Billabex does Billabex stores connection state separately from imported data. An active connection permits synchronization; it does not mean every item is already visible. Synchronized records retain their source so they cannot be confused with manually entered data. ## If the result is not what you expected - Resolve an authorization error in the source account or restart the connection journey. - If you selected the wrong company, remove the incorrect connection promptly and contact support if data has already appeared. - When reconnection is required, open the banner or the connection detail, choose **Restore connection** and renew authorization. --- # Connecter son outil de facturation - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/connecter-outil-facturation/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

La connexion à votre outil de facturation permet à Billabex d’importer comptes, contacts, factures, avoirs et règlements utiles au recouvrement. Depuis Paramètres puis Sources de données, choisissez votre outil, sélectionnez la bonne société source et accordez uniquement les autorisations demandées. La connexion passe ensuite par une première synchronisation dont l’état reste visible.

## Résultat attendu L’intégration choisie apparaît comme active dans la bonne organisation et une première synchronisation est lancée. ## Avant de commencer - Votre compte source doit pouvoir autoriser une application ou fournir les identifiants demandés par le connecteur. - Identifiez la société exacte à synchroniser lorsque l’outil de facturation en contient plusieurs. ## Procédure 1. Dans Billabex, ouvrez **Paramètres**, puis **Sources de données**. 2. Choisissez **Ajouter une source de données** et sélectionnez Odoo, Pennylane, Qonto, Sellsy, Stripe ou Zoho Books. 3. Authentifiez-vous auprès du service source sans communiquer vos identifiants au support. Seul Odoo demande de saisir dans Billabex l’URL de l’instance, un login et une clé API. 4. Sélectionnez la bonne société et vérifiez les permissions affichées avant de confirmer. 5. Revenez dans Billabex et contrôlez que la connexion démarre sa première synchronisation. ## Ce que fait Billabex Billabex conserve l’état de la connexion séparément des données importées. Une connexion active autorise les synchronisations ; elle ne signifie pas que tous les éléments sont déjà visibles. Les données synchronisées restent rattachées à leur source pour éviter de les confondre avec des saisies manuelles. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une erreur d’autorisation se corrige depuis le compte source ou en relançant le parcours de connexion. - Si la mauvaise société a été choisie, n’attendez pas l’import complet : supprimez la connexion incorrecte et contactez le support si des données sont déjà apparues. - Pour une reconnexion demandée, ouvrez le bandeau ou le détail de la connexion, choisissez **Rétablir la connexion** et renouvelez l’autorisation. --- # Comprendre la première synchronisation - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/comprendre-premiere-synchronisation/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-29

En bref

La première synchronisation importe progressivement les données autorisées par votre connexion. Son écran indique l’état du connecteur, le dernier passage et les éventuelles erreurs. Attendez la fin du traitement avant de conclure qu’un compte manque, puis contrôlez quelques comptes, contacts et documents dans Billabex. Les projections peuvent apparaître avec un court décalage après l’import.

## Résultat attendu La connexion termine sans erreur bloquante et un échantillon de comptes présente les contacts, factures et règlements attendus. ## Avant de commencer - La connexion Pennylane ou Zoho Books doit être active. - Choisissez deux ou trois comptes connus dans la source pour effectuer le contrôle. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres > Intégrations**, puis le détail de la connexion. 2. Repérez son état, l’heure de la dernière tentative et tout message demandant une action. 3. Laissez le traitement se terminer sans lancer plusieurs synchronisations en parallèle. 4. Ouvrez **Comptes clients** et recherchez les comptes choisis pour l’échantillon. 5. Comparez leurs contacts, factures, avoirs et paiements avec la source, en tenant compte d’un court délai d’affichage. ## Ce que fait Billabex L’import et la mise à jour des vues Billabex sont asynchrones. Un connecteur peut donc avoir fini une étape alors que certaines listes se mettent encore à jour. Les filtres configurés sur la connexion peuvent aussi exclure volontairement certains comptes. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un statut de reconnexion exige une nouvelle autorisation avant tout nouvel import. - Si seuls certains comptes manquent, vérifiez les filtres de liste blanche ou noire de la connexion. - Pour une erreur persistante, notez le connecteur, l’heure, le compte source concerné et le message exact affiché. --- # Understand the first synchronization - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/getting-started/understand-first-sync/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-29

In short

The first synchronization progressively imports data authorized by your connection. Its screen shows connector state, the latest run, and any error that needs action. Wait for processing to finish before deciding an account is missing, then check a few accounts, contacts, and documents in Billabex. Read models can appear with a short delay after import.

## Expected result The connection finishes without a blocking error and sample accounts show the expected contacts, invoices, and payments. ## Before you start - The Pennylane or Zoho Books connection is active. - Choose two or three known source accounts for the verification sample. ## Procedure 1. Open **Settings > Integrations**, then the connection detail. 2. Locate its state, latest-attempt time, and any message asking for action. 3. Let processing finish without starting several synchronizations in parallel. 4. Open **Customer accounts** and search for the accounts in your sample. 5. Compare contacts, invoices, credit notes, and payments with the source while allowing for a short display delay. ## What Billabex does Import and Billabex read-model updates are asynchronous. A connector can finish one stage while lists are still updating. Filters configured on the connection may also intentionally exclude some accounts. ## If the result is not what you expected - A reconnection state requires new authorization before another import can run. - When only some accounts are missing, check connection allowlist or blocklist filters. - For a persistent error, record the connector, time, affected source account, and exact message displayed. --- # Prepare the first follow-up - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/getting-started/prepare-first-follow-up/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

In short

Before the first follow-up, open the customer account and confirm that it has a reachable contact, a usable invoice, and an outstanding balance. Check the due date and any credit or payment already recorded, then inspect collections state. The agent should not send anything while a pause, missing data, or a human task blocks the case.

## Expected result The account contains the required data and the agent’s next action matches the due date and remaining balance. ## Before you start - The first synchronization imported the account and its documents. - Know which billing contact should receive communications. ## Procedure 1. Open the customer account and check the balance and invoice that justify the follow-up. 2. Review due date, paid amount, and allocated credits to prevent an unjustified reminder. 3. In contacts, confirm the email address, language, and intended recipient. 4. Check that no pause, insolvency proceeding, or pending task prevents the agent from acting. 5. Review the next scheduled communication and correct inconsistent data instead of forcing a send. ## What Billabex does The agent builds its action from balance, invoice age, previous exchanges, and organization rules. It pauses or requests input when context does not support a safe follow-up. ## If the result is not what you expected - When no communication is scheduled, look for an active pause, payment promise, or open task. - Correct an amount in the source when it came from the integration, then allow it to synchronize. - Replace or disable an invalid contact before resuming the case. --- # Préparer la première relance - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/preparer-premiere-relance/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

En bref

Avant la première relance, ouvrez le compte client et vérifiez qu’un contact joignable, une facture exploitable et un solde dû sont présents. Contrôlez la date d’échéance, les avoirs ou paiements déjà enregistrés, puis l’état du recouvrement. L’agent ne doit rien envoyer lorsqu’une pause, une donnée manquante ou une tâche humaine bloque le dossier.

## Résultat attendu Le compte possède les données nécessaires et la prochaine action de l’agent est cohérente avec l’échéance et le solde restant. ## Avant de commencer - La première synchronisation doit avoir importé le compte et ses documents. - Connaissez le contact de facturation qui doit recevoir les communications. ## Procédure 1. Ouvrez le compte client et vérifiez le solde ainsi que la facture qui motive la relance. 2. Contrôlez la date d’échéance, le montant payé et les avoirs imputés afin d’éviter une relance injustifiée. 3. Dans les contacts, confirmez l’adresse email, la langue et le destinataire à utiliser. 4. Vérifiez qu’aucune pause, procédure collective ou tâche en attente n’empêche l’agent d’agir. 5. Consultez la prochaine communication planifiée ; corrigez d’abord les données incohérentes plutôt que de forcer un envoi. ## Ce que fait Billabex L’agent construit son action à partir du solde, de l’ancienneté des factures, des échanges précédents et des règles de l’organisation. Il suspend ou demande une intervention quand le contexte ne permet pas une relance sûre. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Sans prochaine communication, cherchez une pause active, une promesse de paiement ou une tâche ouverte. - Un montant incorrect doit être corrigé dans la source lorsqu’il provient de l’intégration, puis resynchronisé. - Un contact invalide doit être remplacé ou désactivé avant de relancer le dossier. --- # Checklist de mise en route - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/checklist-mise-en-route/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

En bref

La mise en route est terminée lorsque l’accès, l’organisation, l’agent, la connexion et les données ont tous été contrôlés. Vérifiez ensuite les contacts, le délai de première relance et les membres qui traiteront les tâches. Faites ce contrôle sur quelques comptes réels avant de laisser l’agent poursuivre : il révèle plus vite une mauvaise société source ou une donnée manquante.

## Résultat attendu Chaque point de contrôle est validé et au moins un compte témoin peut être suivi sans information essentielle manquante. ## Avant de commencer - Désignez un membre responsable du contrôle initial. - Préparez un petit échantillon de comptes représentant vos cas courants. ## Procédure 1. Confirmez que chaque membre utilise sa propre invitation et accède à la bonne organisation. 2. Vérifiez l’identité de l’agent et les paramètres généraux, notamment le délai avant première relance. 3. Contrôlez que la connexion vise la bonne société et ne demande pas de reconnexion. 4. Sur les comptes témoins, comparez contacts, factures, avoirs, paiements, devises et soldes avec la source. 5. Repérez les comptes en pause, les tâches ouvertes et les communications déjà planifiées. 6. Invitez les collègues qui devront répondre aux tâches et expliquez-leur où retrouver le contexte. 7. Ne validez la mise en route qu’après correction des écarts observés sur l’échantillon. ## Ce que fait Billabex Billabex sépare l’autorisation de connexion, la synchronisation des données et le travail de l’agent. Cette checklist contrôle ces trois niveaux dans l’ordre afin qu’un connecteur actif ne soit pas pris à tort pour un dossier prêt à relancer. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Bloquez la mise en route si la société source, la devise ou les soldes ne correspondent pas. - Traitez une erreur de connexion avant d’analyser les comptes absents. - Conservez les références des comptes témoins pour reproduire précisément tout écart avec le support. --- # Getting-started checklist - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/getting-started/onboarding-checklist/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

In short

Setup is complete when access, organization, agent, connection, and data have all been checked. Then verify contacts, the first-reminder delay, and the members who will handle tasks. Run the checklist on a few real accounts before allowing the agent to continue: this exposes a wrong source company or missing record much sooner.

## Expected result Every checkpoint is complete and at least one sample account can be followed without essential information missing. ## Before you start - Assign one member to own the initial verification. - Prepare a small account sample that represents your common cases. ## Procedure 1. Confirm that each member uses their own invitation and reaches the correct organization. 2. Check the agent identity and general settings, including delay before the first reminder. 3. Confirm that the connection targets the right company and does not require reconnection. 4. On sample accounts, compare contacts, invoices, credits, payments, currencies, and balances with the source. 5. Identify paused accounts, open tasks, and communications that are already scheduled. 6. Invite colleagues who will answer tasks and show them where the case context appears. 7. Complete setup only after correcting discrepancies found in the sample. ## What Billabex does Billabex separates connection authorization, data synchronization, and agent work. This checklist checks all three layers in order so an active connector is not mistaken for a case that is ready for follow-up. ## If the result is not what you expected - Stop setup if the source company, currency, or balances do not match. - Resolve connection errors before investigating missing accounts. - Keep the sample-account references so support can reproduce any discrepancy precisely. --- # Introduce your agent to customers - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/getting-started/introduce-agent-to-customers/ - Language: en - Reviewed: 2026-08-04 - Updated: 2026-08-04

In short

Telling customers before the first follow-ups helps them recognize your agent and trust its messages. Use the exact first name, last name, and email address shown in Billabex. Introduce the agent as your Revoptim contact responsible for invoice follow-up, state that it acts for your organization, and explain how customers can reply.

## Expected result Customers know who the agent is, why it is contacting them, and that they can reply directly to its messages. ## Before you start - Check the agent identity in the Billabex sidebar. - Hover over or open the identity to confirm the exact email address. - Choose which customer contacts should receive the announcement. ## Procedure 1. Copy the first name, last name, and email address displayed in Billabex. 2. Send the announcement from your own domain, preferably before the first follow-up. 3. Explain that this Revoptim contact follows invoices on behalf of your organization. 4. Ask customers to allowlist the address and reply directly to its emails with questions or payment evidence. 5. Adapt the message to your usual tone without changing the agent identity. You can start from this template: > Subject: Your new contact for our invoice follow-up > > Hello, > > We have entrusted the follow-up of our invoices to [First name Last name], our Revoptim contact. They will write from [email address] on behalf of [your organization]. You can reply directly with any question, confirmation, or proof of payment. > > Please add this address to your approved senders. ## What Billabex does The agent uses the identity assigned to your organization in its communications. Its name appears in navigation and its mailbox is shown again in Communications. Incoming replies are attached to the relevant conversations. ## If the result is not what you expected - Do not reuse an old address from the Zoho portal: use the one displayed in your current workspace. - If a customer doubts a message, confirm the agent identity from your usual company domain. - If the email is missing, ask the customer to check spam and security rules. --- # Présenter votre agent à vos clients - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/bien-demarrer/presenter-agent-clients/ - Language: fr - Reviewed: 2026-08-04 - Updated: 2026-08-04

En bref

Prévenir vos clients avant les premières relances facilite l’identification de votre agent et limite les doutes sur ses messages. Reprenez exactement son prénom, son nom et son adresse email visibles dans Billabex. Présentez-le comme votre interlocuteur Revoptim chargé du suivi des factures, précisez qu’il agit pour votre organisation et indiquez comment répondre.

## Résultat attendu Vos clients savent qui est l’agent, pourquoi il les contacte et qu’ils peuvent répondre directement à ses messages. ## Avant de commencer - Vérifiez l’identité de l’agent dans la barre latérale Billabex. - Survolez ou ouvrez son identité pour confirmer son adresse email exacte. - Choisissez les contacts clients qui doivent recevoir l’annonce. ## Procédure 1. Copiez le prénom, le nom et l’adresse email affichés dans Billabex. 2. Envoyez l’annonce depuis votre propre domaine, avant la première relance si possible. 3. Expliquez que cet interlocuteur Revoptim suit les factures pour le compte de votre organisation. 4. Demandez d’ajouter son adresse aux expéditeurs autorisés et de répondre directement à ses emails pour toute question ou preuve de paiement. 5. Adaptez le message à votre ton habituel sans modifier l’identité de l’agent. Vous pouvez partir de ce modèle : > Objet : Votre nouvel interlocuteur pour le suivi de nos factures > > Bonjour, > > Nous confions désormais le suivi de nos factures à [Prénom Nom], notre interlocuteur Revoptim. Il vous écrira depuis [adresse email] pour le compte de [votre organisation]. Vous pourrez lui répondre directement pour toute question, confirmation ou preuve de paiement. > > Merci d’ajouter cette adresse à vos expéditeurs autorisés. ## Ce que fait Billabex L’agent utilise l’identité propre à votre organisation dans ses communications. Son nom est visible dans la navigation et sa boîte email est rappelée dans l’espace Communications. Les réponses reçues y sont rattachées aux échanges concernés. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Ne reprenez pas une ancienne adresse provenant du portail Zoho : utilisez celle affichée dans votre espace actuel. - Si un client doute d’un message, confirmez vous-même l’identité de l’agent depuis votre domaine habituel. - Si l’email n’arrive pas, demandez au client de vérifier ses indésirables et ses règles de sécurité. --- # Mes données ne sont pas synchronisées - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/donnees-non-synchronisees/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

En bref

Lorsqu’une donnée manque, commencez par l’intégration plutôt que par le compte client. Vérifiez son état, l’heure de la dernière synchronisation et le message affiché. Confirmez ensuite que la donnée existe encore dans la société source et qu’aucun filtre ne l’exclut. Un court délai peut séparer l’import de son apparition dans les listes Billabex.

## Résultat attendu Vous identifiez si l’écart vient d’un traitement en cours, d’une reconnexion, d’un filtre ou de la donnée source. ## Avant de commencer - Notez le nom exact du compte ou du document absent. - Gardez un accès en lecture à Pennylane ou Zoho Books pour comparer la source. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres > Intégrations**, puis le détail de la connexion concernée. 2. Relevez son état, la date du dernier passage réussi et tout message d’erreur. 3. Attendez la fin d’un traitement actif avant de relancer une synchronisation. 4. Vérifiez dans la source que l’élément existe dans la société connectée et porte une date de modification récente. 5. Contrôlez les filtres de comptes de la connexion, puis recherchez à nouveau l’élément dans Billabex. ## Ce que fait Billabex Les connecteurs importent les changements puis mettent à jour plusieurs vues de lecture de manière asynchrone. Un filtre de liste blanche exclut les comptes absents de la liste ; un filtre de liste noire exclut ceux qui y figurent. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une connexion en état de reconnexion ne reprendra qu’après renouvellement de son autorisation. - Si un compte est filtré par erreur, corrigez le réglage et laissez la resynchronisation forcée se terminer. - Pour le support, fournissez le connecteur, la référence source, l’heure du dernier succès et le message exact. --- # My data is not synchronized - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/data-not-synchronized/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

In short

When data is missing, start with the integration rather than the customer account. Check its state, latest synchronization time, and displayed message. Then confirm that the record still exists in the connected source company and that no filter excludes it. A short delay can separate import from the record appearing in Billabex lists.

## Expected result You identify whether the discrepancy comes from active processing, reconnection, a filter, or the source record. ## Before you start - Record the exact name of the missing account or document. - Keep read access to Pennylane or Zoho Books so you can compare the source. ## Procedure 1. Open **Settings > Integrations**, then the relevant connection detail. 2. Record its state, latest successful-run time, and any error message. 3. Wait for active processing to finish before starting another synchronization. 4. In the source, confirm the item exists in the connected company and note its latest modification time. 5. Review connection account filters, then search for the item again in Billabex. ## What Billabex does Connectors import changes and then update several read models asynchronously. An allowlist excludes accounts not listed; a blocklist excludes accounts that are listed. ## If the result is not what you expected - A connection requiring reconnection cannot resume until its authorization is renewed. - If an account was filtered by mistake, fix the setting and let the forced synchronization complete. - Give support the connector, source reference, latest-success time, and exact message. --- # An invoice or payment is missing - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/invoice-payment-missing/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

In short

A missing invoice or payment can result from the wrong account, a connection filter, active synchronization, or a change not imported yet. First search by document reference and verify its source company. Then compare amount, currency, linked account, and modification time before requesting another synchronization.

## Expected result The document appears on the right account or the exact reason for its exclusion is known. ## Before you start - Have the source reference, amount, currency, and customer account ready. - Determine whether the record is synchronized or was manually created in Billabex. ## Procedure 1. Search the global invoice list by reference, then check the expected customer account. 2. In the source, confirm company, account, status, and latest document modification. 3. Open integration details and compare that date with the latest successful run. 4. Make sure connection filters do not exclude the account. 5. After the next run, check the document and paid amount without creating a manual duplicate. ## What Billabex does Billabex links invoices, payments, and credits to their source account. Paid amounts and allocations can update the balance after the document arrives because those events are processed separately. ## If the result is not what you expected - Do not manually recreate an invoice expected from the integration because it could later appear twice. - If a source account was merged or renamed, give support both its former and current identifiers. - When only a payment is missing, also verify its invoice allocation in the invoicing tool. --- # Une facture ou un paiement n’apparaît pas - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/facture-paiement-absent/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

En bref

Une facture ou un paiement absent peut provenir du mauvais compte, d’un filtre de connexion, d’une synchronisation en cours ou d’une modification non encore importée. Recherchez d’abord le document par sa référence et vérifiez sa société source. Comparez ensuite montant, devise, compte rattaché et date de modification avant de demander une nouvelle synchronisation.

## Résultat attendu Le document apparaît sur le bon compte ou la cause précise de son exclusion est connue. ## Avant de commencer - Munissez-vous de la référence source, du montant, de la devise et du compte client. - Vérifiez si le document est synchronisé ou a été créé manuellement dans Billabex. ## Procédure 1. Recherchez la référence dans la liste globale des factures, puis dans le compte client attendu. 2. Dans la source, confirmez la société, le compte, le statut et la date de dernière modification du document. 3. Ouvrez le détail de l’intégration et comparez cette date avec le dernier passage réussi. 4. Vérifiez que le compte n’est pas exclu par les filtres de la connexion. 5. Après le prochain passage, contrôlez le document et le montant payé sans créer de doublon manuel. ## Ce que fait Billabex Billabex rattache factures, paiements et avoirs à leur compte source. Les montants payés et imputations peuvent modifier le solde après l’arrivée du document lui-même, car ces événements sont traités séparément. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Ne recréez pas manuellement une facture attendue de l’intégration : elle pourrait apparaître ensuite en double. - Si le compte source a été fusionné ou renommé, fournissez ses anciens et nouveaux identifiants au support. - Pour un paiement manquant seul, vérifiez aussi son affectation à la facture dans l’outil de facturation. --- # Pourquoi aucune relance n’est partie - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/aucune-relance-partie/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

En bref

L’absence de relance n’est pas toujours une erreur. L’agent attend lorsqu’aucun solde exigible n’est présent, qu’un contact manque, qu’une promesse ou une pause est active, ou qu’une tâche requiert une décision. Ouvrez le compte, vérifiez les factures et la prochaine communication, puis corrigez la cause affichée au lieu de forcer un envoi.

## Résultat attendu Vous voyez soit une prochaine communication cohérente, soit le blocage qui empêche l’agent de la planifier. ## Avant de commencer - Choisissez un compte avec une facture supposée éligible à la relance. - Repérez la date d’échéance et le solde réellement restant. ## Procédure 1. Ouvrez le compte et confirmez qu’une facture impayée ou partiellement payée est arrivée à échéance. 2. Vérifiez qu’un contact actif possède une adresse email exploitable. 3. Consultez l’état du recouvrement, les promesses de paiement et les tâches ouvertes. 4. Regardez les communications planifiées et le délai de première relance défini pour l’organisation. 5. Corrigez la donnée manquante ou résolvez la tâche, puis laissez l’agent recalculer son plan. ## Ce que fait Billabex L’agent planifie sur les jours ouvrés et tient compte de l’ancienneté, du solde, des échanges et des règles de sécurité du dossier. Une décision humaine non résolue prévaut sur une cadence théorique. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une facture future peut recevoir un rappel préventif, mais pas une relance d’impayé immédiate. - Un bounce dur invalide le contact et peut ouvrir une tâche avant toute nouvelle tentative. - Si aucun motif n’est visible après actualisation, transmettez le compte, la facture et l’heure attendue au support. --- # Why no follow-up was sent - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/why-no-follow-up-sent/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-06-30

In short

No follow-up does not always mean an error. The agent waits when there is no due balance, a contact is missing, a promise or pause is active, or a task needs a decision. Open the account, check invoices and the next communication, then resolve the displayed cause instead of forcing a send.

## Expected result You see either a coherent next communication or the blocker preventing the agent from scheduling it. ## Before you start - Choose an account with an invoice you expect to qualify for follow-up. - Locate its due date and actual remaining balance. ## Procedure 1. Open the account and confirm an unpaid or partly paid invoice has reached its due date. 2. Check that an active contact has a usable email address. 3. Review collection state, payment promises, and open tasks. 4. Look at scheduled communications and the organization’s first-reminder delay. 5. Correct missing data or resolve the task, then let the agent recalculate its plan. ## What Billabex does The agent schedules on business days and considers invoice age, balance, prior exchanges, and case safeguards. An unresolved human decision takes priority over a theoretical cadence. ## If the result is not what you expected - A future-due invoice may receive a preventive reminder but not an immediate overdue follow-up. - A hard bounce invalidates the contact and can open a task before another attempt. - If no reason appears after refresh, give support the account, invoice, and expected time. --- # Pourquoi le recouvrement est en pause - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/recouvrement-en-pause/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Une pause protège le compte lorsqu’une action automatique ne serait pas appropriée. Elle peut être demandée manuellement, liée à une promesse de paiement, à une procédure collective, à un contact invalide ou à une tâche qui attend votre réponse. Consultez le motif et l’historique avant de reprendre : supprimer le signal sans traiter sa cause peut provoquer une relance inadaptée.

## Résultat attendu Le motif de pause est compris et la reprise n’est effectuée qu’après disparition du blocage correspondant. ## Avant de commencer - Ouvrez le compte concerné avec son historique récent. - Vérifiez les tâches, promesses, contacts et alertes juridiques visibles. ## Procédure 1. Repérez l’état de recouvrement et la date à laquelle il a été suspendu. 2. Lisez les derniers échanges et recherchez la tâche ou l’événement associé à cette date. 3. Traitez la cause : réponse à fournir, contact à corriger, promesse à attendre ou situation juridique à vérifier. 4. Reprenez le recouvrement seulement si le dossier peut de nouveau recevoir une communication. 5. Contrôlez la prochaine action proposée par l’agent après la reprise. ## Ce que fait Billabex La pause bloque les nouvelles actions de recouvrement sur le compte sans supprimer son historique. À la reprise, l’agent réévalue le contexte actuel ; il ne rejoue pas aveuglément une communication devenue obsolète. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - **« Aucune relance prévue : toutes les factures ouvertes sont exclues des relances »** : le compte n’est pas en pause. Réintégrez une facture dans les relances depuis son volet de détail. - **Un paiement annoncé attend toujours votre décision et plus aucune tâche ne la demande** : les relances restent retenues sans limite de durée. Enregistrez une décision dans la ligne **Paiements annoncés** du compte. - **Dossier clôturé, créances passées en perte** : utilisez **Rouvrir le dossier** plutôt que la reprise des relances. - Si la reprise semble sans effet, recherchez un second blocage encore actif. - Ne reprenez pas un dossier signalé en procédure collective sans validation adaptée. - Une promesse échue peut nécessiter un recalcul avant que la prochaine communication apparaisse. --- # Why collections are paused - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/why-collections-paused/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

A pause protects the account when an automatic action would be inappropriate. It may be manual or linked to a payment promise, insolvency proceeding, invalid contact, or task waiting for your answer. Review the reason and history before resuming: removing the signal without resolving its cause can trigger an unsuitable follow-up.

## Expected result The pause reason is understood and collections resume only after its corresponding blocker is gone. ## Before you start - Open the affected account with its recent history. - Check visible tasks, promises, contacts, and legal alerts. ## Procedure 1. Locate collection state and the date it was suspended. 2. Read recent exchanges and find the task or event associated with that date. 3. Resolve the cause: provide an answer, correct a contact, wait for a promise, or verify legal status. 4. Resume collections only when the case can safely receive another communication. 5. Check the next action proposed by the agent after resuming. ## What Billabex does A pause blocks new collection actions without deleting account history. On resume, the agent reassesses current context instead of blindly replaying an outdated communication. ## If the result is not what you expected - **“No reminder planned: every open invoice is excluded from reminders.”**: the account is not paused. Put an invoice back into reminders from its detail panel. - **A reported payment is still waiting for your decision and no task asks for it anymore**: reminders stay held with no time limit. Record a decision in the account’s **Reported payments** line. - **Account closed, receivables written off**: use **Reopen account** rather than resuming dunning. - If resuming seems ineffective, look for another active blocker. - Do not resume an account flagged for insolvency proceedings without appropriate validation. - An overdue promise may require recalculation before the next communication appears. --- # A contact is not receiving emails - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/contact-not-receiving-emails/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

Start with the sent communication because it shows its recipient and post-send events. Then check the contact address and state. A message can be accepted but filtered as spam, bounce, or receive a complaint. After a hard bounce, Billabex marks the address invalid and waits for a corrected contact before resuming.

## Expected result You know the latest delivery state and the action required for the contact or recipient email service. ## Before you start - Ask the recipient to confirm their exact address and check spam. - Locate the relevant communication and send time. ## Procedure 1. Open the message in sent communications for the account. 2. Compare the displayed recipient with the active customer contact. 3. Read send, delivery, open, bounce, and complaint events. 4. For a bounce, correct or replace the contact using verified information. 5. For a delivered message, ask the recipient to allow the Billabex sender in their email system. ## What Billabex does Delivery feedback arrives asynchronously after sending. A hard bounce automatically invalidates the contact and creates a human request to protect sending reputation. If the recipient uses Basware, also check for **Rejected by platform**. An email can reach the server and then be refused because the sender is not registered. Do not keep resending: confirm the right channel with the customer and use the dedicated actions in the task titled **Confirmer le canal de relance**, if one exists. [See the resolution procedure](/en/help/tasks-messaging/reply-resolve-cancel-task/). ## If the result is not what you expected - Do not repeatedly resend to an address marked invalid. - No open event does not prove a message was unread because some clients block tracking. - Give support the message identifier and state, not confidential recipient-mailbox content. --- # Un contact ne reçoit pas les emails - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/contact-ne-recoit-pas-emails/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Commencez par la communication envoyée : elle indique le destinataire et les événements reçus après l’envoi. Vérifiez ensuite l’adresse et l’état du contact. Un message peut être accepté puis filtré en spam, rebondir ou faire l’objet d’une plainte. En cas de bounce dur, Billabex marque l’adresse comme invalide et attend un contact corrigé avant de reprendre.

## Résultat attendu Vous connaissez le dernier état de livraison et l’action à mener sur le contact ou auprès de son service email. ## Avant de commencer - Demandez au destinataire de confirmer son adresse exacte et de vérifier ses indésirables. - Repérez la communication concernée et son heure d’envoi. ## Procédure 1. Ouvrez le message dans les communications envoyées du compte. 2. Comparez le destinataire affiché avec le contact actif dans la fiche client. 3. Lisez les états d’envoi, de délivrance, d’ouverture, de bounce ou de plainte. 4. Pour un bounce, corrigez ou remplacez le contact à partir d’une information vérifiée. 5. Pour un message délivré, demandez au destinataire d’autoriser l’expéditeur Billabex dans son système email. ## Ce que fait Billabex Les retours de délivrance arrivent de manière asynchrone après l’envoi. Un bounce dur entraîne l’invalidation automatique du contact et la création d’une demande humaine afin de protéger la réputation d’envoi. Si le destinataire utilise Basware, vérifiez aussi le statut **Rejet par la plateforme**. Un email peut avoir été délivré au serveur puis refusé parce que l’expéditeur n’est pas enregistré. Ne multipliez pas les renvois : confirmez le bon canal avec le client et utilisez les actions dédiées de la tâche **Confirmer le canal de relance**, si elle existe. [Voir la procédure de résolution](/fr/aide/taches-messagerie/repondre-resoudre-annuler-tache/). ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Ne renvoyez pas plusieurs fois vers une adresse marquée invalide. - Une absence d’ouverture ne prouve pas l’absence de lecture : certains clients bloquent le suivi. - Pour le support, partagez l’identifiant du message et son état, pas le contenu confidentiel de la boîte du destinataire. --- # A customer reply is not visible yet - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/customer-reply-not-visible/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-01

In short

Incoming replies are analyzed and then linked to an organization and account, which can take a short time. Search the inbox, including unclassified items, then compare the sender and thread. An unknown address or several possible accounts can prevent automatic matching.

## Expected result The reply is found in the right thread or identified as unclassified and ready for matching. ## Before you start - Have the sender address, subject, and approximate send time ready. - Confirm that the reply was sent to the address used by the agent. ## Procedure 1. Wait a few minutes after the customer sends, then refresh the inbox. 2. Search received and unclassified communications by sender or subject. 3. Open the expected thread and compare invoice references in the reply. 4. Check that the sender address belongs to a contact on the account. 5. If matching remains ambiguous, handle the created task or give support the correct account. ## What Billabex does Billabex tries to identify organization, account, and contact from address and content. Automatic replies and unknown senders follow separate handling to avoid adding a message to the wrong case. ## If the result is not what you expected - An automatic reply may be classified as an absence rather than a business response. - When one email address is used on several accounts, matching may require clarification. - Provide an original email file only through the secure channel specified by support. --- # Une réponse client n’apparaît pas encore - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/reponse-client-absente/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-01

En bref

Les réponses entrantes sont analysées puis rattachées à une organisation et à un compte. Ce traitement peut prendre un court délai. Recherchez le message dans la boîte de réception, y compris parmi les éléments non classés, puis comparez l’expéditeur et le fil de discussion. Une adresse inconnue ou plusieurs comptes possibles peuvent empêcher le rattachement automatique.

## Résultat attendu La réponse est retrouvée dans le bon fil ou identifiée comme non classée et prête à être rapprochée. ## Avant de commencer - Munissez-vous de l’adresse expéditrice, de l’objet et de l’heure approximative. - Vérifiez que la réponse a bien été envoyée à l’adresse utilisée par l’agent. ## Procédure 1. Attendez quelques minutes après l’envoi du client, puis actualisez la boîte de réception. 2. Recherchez par expéditeur ou objet dans les communications reçues et non classées. 3. Ouvrez le fil attendu et comparez les références de facture mentionnées dans la réponse. 4. Contrôlez que l’adresse expéditrice appartient à un contact du compte. 5. Si le rapprochement reste ambigu, traitez la tâche créée ou fournissez le compte correct au support. ## Ce que fait Billabex Billabex tente d’identifier l’organisation, le compte et le contact à partir de l’adresse et du contenu. Les réponses automatiques et expéditeurs inconnus suivent un traitement distinct pour éviter d’ajouter un message au mauvais dossier. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une réponse automatique peut être classée comme absence plutôt que comme réponse métier. - Si un même email est utilisé sur plusieurs comptes, le rapprochement peut nécessiter une clarification. - Demandez un fichier original au format email seulement via le canal sécurisé indiqué par le support. --- # A task remains open - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/task-stays-open/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-01

In short

A task stays open while the agent still expects a valid interaction or its processing has not finished. Open it from the task list, read the exact request, and check whether it expects text, a structured choice, resolution, or cancellation. After answering, let the state update before submitting another interaction.

## Expected result The task reaches its final state or clearly shows the additional information it still needs. ## Before you start - Open the task itself instead of replying to its notification email. - Read earlier interactions so you do not contradict an existing decision. ## Procedure 1. In **Tasks**, open the item still marked as requiring action. 2. Identify the expected response type and related customer account. 3. Add the text reply or select the proposed option, then submit once. 4. Refresh after processing and read any closing message. 5. Use **Cancel** only when the request no longer applies; provide business input through the expected interaction. ## What Billabex does The task preserves every interaction and can resume the account workflow. Its state becomes final only after the response is processed, preventing closure before the agent has used the input. ## If the result is not what you expected - Replying to a notification email does not replace the interaction in Billabex. - If submission is disabled, complete every field required by the task type. - For a task stuck after submission, record its identifier, time, and latest visible interaction. --- # Une tâche reste ouverte - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/tache-reste-ouverte/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-01

En bref

Une tâche reste ouverte tant que l’agent attend encore une interaction valide ou que son traitement n’est pas terminé. Ouvrez-la depuis la liste, lisez la demande exacte et vérifiez si elle attend du texte, un choix structuré, une résolution ou une annulation. Après votre réponse, laissez le statut se mettre à jour avant d’envoyer une seconde interaction.

## Résultat attendu La tâche passe à son état final ou affiche clairement l’information supplémentaire encore demandée. ## Avant de commencer - Ouvrez la tâche elle-même plutôt que de répondre à l’email de notification. - Lisez les interactions précédentes pour ne pas contredire une décision déjà donnée. ## Procédure 1. Dans **Tâches**, ouvrez l’élément encore marqué comme action requise. 2. Identifiez le type de réponse attendu et le compte auquel la demande se rapporte. 3. Ajoutez la réponse textuelle ou sélectionnez l’option proposée, puis validez une seule fois. 4. Actualisez après la fin du traitement et lisez le message de clôture éventuel. 5. Utilisez **Annuler** uniquement si la demande n’a plus lieu d’être ; une réponse métier doit passer par l’interaction prévue. ## Ce que fait Billabex La tâche conserve toutes les interactions et peut déclencher une reprise du workflow du compte. Son état n’est finalisé qu’après traitement de la réponse, ce qui évite de clore une demande avant que l’agent en ait tenu compte. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Répondre à une notification email ne remplace pas l’interaction dans Billabex. - Si le bouton est désactivé, vérifiez que tous les champs requis par le type de tâche sont renseignés. - Pour une tâche bloquée après validation, notez son identifiant, l’heure et la dernière interaction visible. --- # Resolve sign-in issues - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/sign-in-issues/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-01

In short

Sign-in issues most often come from using an address different from the invited one, an unverified email, a forgotten password, or a session owned by another user. Return to the invitation or sign-in page, use the exact address, and request a reset when needed. Never share your password.

## Expected result You open a session as the invited user and recover the organizations that user may access. ## Before you start - Keep access to the mailbox for the affected account. - Close other Billabex sessions before testing an invitation link. ## Procedure 1. Check the address shown on sign-in against the invitation. 2. If the email is unverified, use the latest verification message. 3. Choose **Forgot password**, then open only the newest link received. 4. Set a new password and sign in again from the same window. 5. If the wrong organization opens, sign out and restart the link with the intended user. ## What Billabex does Billabex protects invitation and reset links with limited tokens. It also checks that the signed-in user matches the expected identity before following a destination into an organization. ## If the result is not what you expected - An older reset link can become invalid as soon as a newer one is issued. - If emails do not arrive, check spam before requesting one new send. - Support can inspect an account from its address but will never ask for its password or token. --- # Résoudre les problèmes de connexion - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/problemes-connexion/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-01

En bref

Un problème de connexion vient le plus souvent d’une adresse différente de celle invitée, d’un email non vérifié, d’un mot de passe oublié ou d’une session appartenant à un autre utilisateur. Revenez au lien d’invitation ou à la page de connexion, utilisez l’adresse exacte et lancez une réinitialisation si nécessaire. Ne partagez jamais votre mot de passe.

## Résultat attendu Vous ouvrez une session avec l’utilisateur invité et retrouvez ses organisations autorisées. ## Avant de commencer - Gardez accès à la boîte email du compte concerné. - Fermez les autres sessions Billabex si vous testez un lien d’invitation. ## Procédure 1. Vérifiez l’adresse affichée sur la page de connexion et comparez-la à l’invitation. 2. Si l’email n’a pas été confirmé, utilisez le message de vérification le plus récent. 3. Choisissez **Mot de passe oublié**, puis ouvrez uniquement le dernier lien reçu. 4. Définissez un nouveau mot de passe et reconnectez-vous depuis la même fenêtre. 5. Si une mauvaise organisation s’ouvre, déconnectez la session et reprenez le lien avec le bon utilisateur. ## Ce que fait Billabex Billabex protège les liens d’invitation et de réinitialisation par des jetons limités. Il vérifie aussi que l’utilisateur connecté correspond à celui attendu avant de suivre une destination vers une organisation. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un ancien lien de réinitialisation peut devenir invalide dès qu’un nouveau lien est émis. - Si les emails n’arrivent pas, contrôlez les indésirables puis demandez un nouvel envoi unique. - Le support peut vérifier un compte à partir de son adresse, mais ne demandera jamais son mot de passe ou son jeton. --- # Information to provide to support - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/troubleshooting/information-for-support/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-02

In short

A useful report locates the exact event without exposing secrets. Include the organization, page, affected account or document, action performed, expected result, and time with timezone. Add the full error and a tightly cropped screenshot only when it proves something. Never send a password, OAuth token, or access key.

## Expected result Support receives a precise, timestamped, reproducible case with only the data needed for diagnosis. ## Before you start - Reproduce the issue once and immediately record the time. - Hide amounts, addresses, and attachments that are irrelevant to diagnosis. ## Procedure 1. Copy the page URL and displayed organization name. 2. Record the affected account, invoice, task, or communication reference. 3. Describe actions in order and the observed result. 4. Include time with timezone, browser, and exact error message. 5. Attach a cleaned screenshot only when it shows a state that words cannot capture accurately. ## What Billabex does Functional identifiers and timestamps let Billabex correlate case events and asynchronous processing. Authentication secrets add no diagnostic value and create unnecessary risk. ## If the result is not what you expected - Never send a password, verification code, or token even if a message appears to come from support. - For many affected accounts, provide two representative examples instead of a full export. - For synchronized data, add the source reference and source modification time. --- # Informations à fournir au support - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/depannage/informations-pour-support/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-02

En bref

Un bon signalement permet de retrouver l’événement exact sans exposer de secrets. Indiquez l’organisation, la page, le compte ou document concerné, l’action réalisée, le résultat attendu et l’heure avec fuseau. Ajoutez le message d’erreur complet et une capture recadrée si elle apporte une preuve. Ne transmettez jamais mot de passe, jeton OAuth ou clé d’accès.

## Résultat attendu Le support dispose d’un cas précis, horodaté et reproductible avec le minimum de données nécessaires. ## Avant de commencer - Reproduisez le problème une seule fois et notez immédiatement l’heure. - Masquez les montants, adresses ou pièces jointes qui ne sont pas utiles au diagnostic. ## Procédure 1. Copiez l’URL de la page et le nom de l’organisation affichée. 2. Relevez la référence du compte, de la facture, de la tâche ou de la communication concernée. 3. Décrivez les actions réalisées dans l’ordre et le résultat observé. 4. Ajoutez l’heure avec fuseau, le navigateur et le message d’erreur exact. 5. Joignez une capture nettoyée seulement si elle montre un état impossible à décrire précisément. ## Ce que fait Billabex Les identifiants fonctionnels et l’horodatage permettent à Billabex de rapprocher les événements du dossier et les traitements asynchrones. Un secret d’authentification n’apporte rien à ce diagnostic et augmente inutilement le risque. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - N’envoyez ni mot de passe, ni code de vérification, ni jeton, même si le message semble provenir du support. - Pour plusieurs comptes touchés, fournissez deux exemples représentatifs plutôt qu’un export complet. - Si le problème concerne une donnée synchronisée, ajoutez la référence et la date de modification dans la source. --- # Connect and configure Pennylane - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/connect-configure-pennylane/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

From Settings and Data sources, add Pennylane and authorize the company containing the receivables to monitor. Review requested rights and any account filters before import. Connection activation is separate from synchronization: wait for the first success, then compare several accounts, invoices, credits, and payments with Pennylane.

## Expected result The right Pennylane company is connected and authorized accounts appear with their documents. ## Before you start - Use a Pennylane account allowed to connect the relevant company. - Prepare two sample accounts and their invoice references. ## Procedure 1. Open **Settings > Data sources** and choose **Add a data source**. 2. Select Pennylane, then authenticate directly in the Pennylane journey. 3. Choose the source company and review permissions before confirming. 4. Configure filters only when some accounts should deliberately stay outside Billabex. 5. After the first success, compare sample accounts and amounts with Pennylane. ## What Billabex does Billabex stores the connection identifier and synchronizes changes from the authorized company. Filters can unlink newly excluded accounts and reimport accounts that become allowed again. ## If the result is not what you expected - When company names are similar, confirm the identifier before authorization. - A reconnection request means Pennylane access must be renewed. - For a missing account after successful connection, inspect configured filters first. --- # Connecter et configurer Pennylane - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/connecter-configurer-pennylane/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Depuis Paramètres puis Sources de données, ajoutez Pennylane et autorisez la société qui contient les créances à suivre. Vérifiez les droits demandés et les éventuels filtres de comptes avant de lancer l’import. La connexion devient active séparément de la synchronisation : attendez son premier succès, puis comparez quelques comptes, factures, avoirs et paiements avec Pennylane.

## Résultat attendu La bonne société Pennylane est connectée et les comptes autorisés apparaissent avec leurs documents. ## Avant de commencer - Utilisez un compte Pennylane autorisé à connecter la société concernée. - Préparez deux comptes témoins et leurs références de facture. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres > Sources de données** et choisissez **Ajouter une source de données**. 2. Sélectionnez Pennylane, puis authentifiez-vous directement sur le parcours Pennylane. 3. Choisissez la société source et relisez les autorisations avant de confirmer. 4. Configurez les filtres seulement si certains comptes doivent volontairement rester hors de Billabex. 5. Après le premier succès, comparez les comptes témoins et leurs montants avec Pennylane. ## Ce que fait Billabex Billabex conserve l’identifiant de la connexion et synchronise les changements de la société autorisée. Les filtres peuvent délier des comptes devenus exclus et réimporter ceux qui redeviennent autorisés. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si plusieurs sociétés portent un nom proche, confirmez leur identifiant avant l’autorisation. - Une reconnexion demandée signifie que l’accès Pennylane doit être renouvelé. - Un compte absent alors que la connexion réussit doit d’abord être comparé aux filtres configurés. --- # Connect and configure Zoho Books - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/connect-configure-zoho-books/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

Add Zoho Books from Billabex data sources, then select the region and Zoho organization that hold your data. Grant access in Zoho without sharing credentials. Once the connection returns to Billabex, let the first import finish and check a sample of customers, invoices, credits, and payments.

## Expected result The selected Zoho Books organization is active in Billabex and its authorized accounts are imported. ## Before you start - Know the Zoho account region and exact organization to connect. - The Zoho user must be allowed to grant the requested access. ## Procedure 1. In **Settings > Data sources**, choose **Add a data source**, then Zoho Books. 2. Choose the account region before opening Zoho authorization. 3. Select the intended organization and confirm permissions shown by Zoho. 4. Back in Billabex, check connection state and let the first import finish. 5. Compare several customers and documents with the selected Zoho Books organization. ## What Billabex does The Zoho Books connector follows changes in the authorized organization. During a complete resynchronization, Billabex can ignore normal time limits to reassess every allowed account. ## If the result is not what you expected - A wrong region generally prevents authorization from reaching the intended account. - If the expected organization is absent, inspect the signed-in user’s rights in Zoho. - For a partial import, check filters and latest-success time before retrying. --- # Connecter et configurer Zoho Books - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/connecter-configurer-zoho-books/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Ajoutez Zoho Books depuis les sources de données Billabex, puis sélectionnez la région et l’organisation Zoho qui détiennent vos données. Accordez les autorisations dans Zoho sans transmettre vos identifiants. Une fois la connexion revenue dans Billabex, laissez le premier import terminer et contrôlez un échantillon de clients, factures, avoirs et règlements.

## Résultat attendu L’organisation Zoho Books choisie est active dans Billabex et ses comptes autorisés sont importés. ## Avant de commencer - Connaissez la région du compte Zoho et l’organisation exacte à connecter. - Le compte Zoho utilisé doit pouvoir autoriser l’accès demandé. ## Procédure 1. Dans **Paramètres > Sources de données**, choisissez **Ajouter une source de données** puis Zoho Books. 2. Choisissez la région correspondant à votre compte avant d’ouvrir l’autorisation Zoho. 3. Sélectionnez l’organisation voulue et confirmez les droits présentés par Zoho. 4. De retour dans Billabex, vérifiez l’état de la connexion et laissez le premier import finir. 5. Comparez quelques clients et documents avec l’organisation Zoho Books sélectionnée. ## Ce que fait Billabex Le connecteur Zoho Books suit les modifications de l’organisation autorisée. Lors d’une resynchronisation complète, Billabex peut ignorer les limites temporelles habituelles afin de réévaluer les comptes autorisés. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une mauvaise région empêche généralement le parcours d’autorisation d’atteindre le bon compte. - Si l’organisation attendue n’est pas proposée, vérifiez les droits du compte connecté dans Zoho. - Pour un import partiel, contrôlez les filtres puis l’heure du dernier succès avant de relancer. --- # Connect and configure Qonto - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/connect-configure-qonto/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

From Settings and Data sources, add Qonto and authorize Billabex to read the client invoices of your Qonto company. Access is read-only, with no API key to copy. Then choose the accounts to synchronize, activate the connection, and wait for the first import to finish before comparing a few invoices with Qonto.

## Expected result The Qonto connection is active. Your customers, their finalized invoices and the related credit notes appear in Billabex with their PDF, and the agent can start following up on unpaid invoices. ## Before you start - Use a Qonto login that can view the client invoices of the company concerned. - If your Qonto login opens several companies, identify the one that issues the invoices to follow up. - Decide who sends reminders to your customers: connecting Billabex does not turn off Qonto's automatic reminders. - Prepare two test accounts, one with an unpaid invoice and one with a paid invoice. ## Procedure 1. Open **Settings > Data sources** and choose **Add a data source**. 2. Select **Qonto**, then **Next**. Billabex lists what it will be able to do (read invoices, credit notes, accounts, contacts and payments) and what it will not be able to do (create or modify anything). Choose **Accept**. 3. Sign in to Qonto and approve the requested authorization. Qonto then sends you back to Billabex. 4. The first **Configure the connection** step requires no setting for Qonto: choose **Next**. 5. On the second **Configure the connection** screen, name the connection and choose the **Accounts to sync**: all, all except some, or only some. Finish with **Activate connection**. 6. The first import starts. You can close the page: an email lets you know when everything is ready. Then compare your test accounts with Qonto. ## What Billabex does Billabex imports your Qonto customers with their address, SIREN or VAT number, primary email, additional emails and phone number. It picks up finalized invoices, both unpaid and paid, their PDF and the credit notes attached to them. Drafts are not imported, and an invoice canceled in Qonto disappears from Billabex. Every invoice change in Qonto triggers an update, and a full synchronization runs at least once a day. Qonto states whether an invoice is paid or not: as soon as it is marked paid in Qonto, Billabex treats it as settled and stops following it up. Access stays read-only. Billabex writes nothing to Qonto: no invoice, no customer, no payment. ## If the result is not what you expected - A freshly finalized invoice may be missing for a moment: Qonto generates its PDF after finalization, and the invoice arrives with the next synchronization. - A customer imported without a contact has no email in its Qonto record. Complete it in Qonto so the agent can write to them. - A partial payment does not appear: Qonto only shares a paid or unpaid status. An invoice keeps being followed up for its full amount until it is marked paid. - A payment already recorded in Qonto is not reflected: open the connection and choose **Sync now**. - If the connection switches to **Reconnection required**, choose **Restore connection** in its panel and authorize Billabex again in Qonto. - If the message "The Qonto connection failed" appears when you return from Qonto, start the setup again from Billabex. --- # Connecter et configurer Qonto - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/connecter-configurer-qonto/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Depuis Paramètres puis Sources de données, ajoutez Qonto et autorisez Billabex à lire les factures clients de votre société Qonto. L’accès se fait en lecture seule, sans clé API à copier. Choisissez ensuite les comptes à synchroniser, activez la connexion, puis attendez la fin du premier import pour comparer quelques factures avec Qonto.

## Résultat attendu La connexion Qonto est active. Vos clients, leurs factures finalisées et les avoirs associés apparaissent dans Billabex avec leur PDF, et l’agent peut commencer le suivi des factures impayées. ## Avant de commencer - Utilisez un accès Qonto qui permet de consulter les factures clients de la société concernée. - Si votre identifiant Qonto ouvre plusieurs sociétés, repérez celle qui émet les factures à suivre. - Décidez qui relance vos clients : les relances automatiques de Qonto ne sont pas désactivées par la connexion. - Préparez deux comptes témoins, l’un avec une facture impayée, l’autre avec une facture payée. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres > Sources de données** et choisissez **Ajouter une source de données**. 2. Sélectionnez **Qonto**, puis **Suivant**. Billabex liste ce qu’il pourra faire (lire factures, avoirs, comptes, contacts et paiements) et ce qu’il ne pourra pas faire (créer ou modifier quoi que ce soit). Choisissez **Accepter**. 3. Connectez-vous à Qonto et validez l’autorisation demandée. Qonto vous renvoie ensuite vers Billabex. 4. L’étape **Configurer la connexion** ne demande aucun réglage pour Qonto : choisissez **Suivant**. 5. Dans **Paramétrer la connexion**, nommez la connexion et choisissez les **Comptes à synchroniser** : tous, tous sauf certains, ou uniquement certains. Terminez par **Activer la connexion**. 6. Le premier import démarre. Vous pouvez fermer la page : un email vous prévient quand tout est prêt. Comparez alors vos comptes témoins avec Qonto. ## Ce que fait Billabex Billabex importe vos clients Qonto avec leur adresse, leur SIREN ou numéro de TVA, leur email principal, leurs emails additionnels et leur téléphone. Il reprend les factures finalisées, impayées comme payées, leur PDF et les avoirs qui leur sont rattachés. Les brouillons ne sont pas importés, et une facture annulée dans Qonto disparaît de Billabex. Chaque changement de facture dans Qonto déclenche une actualisation, et une synchronisation complète passe au moins une fois par jour. Qonto indique si une facture est payée ou non : dès qu’elle est marquée payée dans Qonto, Billabex la considère comme soldée et arrête de la relancer. L’accès reste en lecture seule. Billabex n’écrit rien dans Qonto, ni facture, ni client, ni paiement. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une facture tout juste finalisée peut manquer quelques instants : Qonto génère son PDF après la finalisation, et elle arrive à la synchronisation suivante. - Un client arrivé sans contact n’a pas d’email dans sa fiche Qonto. Complétez-la dans Qonto pour que l’agent puisse lui écrire. - Un règlement partiel n’apparaît pas : Qonto ne transmet que le statut payé ou impayé. Une facture reste relancée pour son montant total tant qu’elle n’est pas marquée payée. - Un paiement déjà enregistré dans Qonto n’est pas reflété : ouvrez la connexion et choisissez **Synchroniser maintenant**. - Si la connexion passe en **Reconnexion requise**, choisissez **Rétablir la connexion** dans son panneau et autorisez à nouveau Billabex dans Qonto. - Si le message « La connexion à Qonto a échoué » s’affiche au retour de Qonto, recommencez l’ajout depuis Billabex. --- # Monitor, retry or repair synchronization - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/monitor-retry-repair-sync/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

Integration details distinguish normal processing from required action. A previously connected account shows Disconnected from [source], no longer updated, never Manual. Record state and latest success, wait for active processing, retry once after a transient error or reconnect the source, then verify one sample account.

## Expected result The connection returns to a usable state and one sample record confirms data is flowing again. ## Before you start - Choose a known source account for repair verification. - Keep an authorized invoicing-tool user available for possible reconnection. ## Procedure 1. Open the connection and record state, latest success, and full error. 2. If processing is active, let it finish without repeated clicks. 3. After a transient error, start at most one new synchronization. 4. When Billabex requests reconnection, renew authorization with the source. 5. Check the new success time, sample account update, and removal of its disconnected badge. ## What Billabex does Billabex preserves attempts and separates authorization state from import outcomes. When a source is removed, it keeps the previous source identity so reconnection remains available and the account is not confused with a truly manual record. Repairing filters can trigger a full import to recover previously excluded accounts. **A document was not imported** The task titled **Document de facturation non importé** explains what to correct in the invoicing tool, such as an amount, a date or a duplicate number. Correct the source, then wait for the next sync to verify the actual import. Closing or canceling this notice does not fix the document; the same rejection does not recreate a notice already closed or canceled. For an unexplained cause, share the message with support. **An invoice changes customer in the source tool** Synchronization can move an invoice to the new customer account within the same connection while preserving its identity and history. Both accounts’ balances and next reminders are recalculated. The move is still refused if a credit note is allocated to the invoice, the currency differs, the account belongs to another connection or the number already exists on the target account. Credit notes are not moved this way. Check both accounts after synchronization instead of recreating the invoice. ## If the result is not what you expected - Repeated retries do not speed the queue and make diagnosis harder. - If an error returns after reconnection, copy its exact text and time for support. - An active connection with old data calls for latest-run inspection, not automatic reauthorization. --- # Suivre, relancer ou réparer une synchronisation - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/suivre-relancer-reparer-synchronisation/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Le détail d’une intégration distingue un traitement normal d’une action requise. Un compte autrefois connecté porte le badge Déconnecté de [source], plus mis à jour, jamais Manuel. Relevez l’état et le dernier succès, attendez un traitement actif, relancez une fois après une erreur ponctuelle ou reconnectez la source, puis vérifiez un compte témoin.

## Résultat attendu La connexion revient à un état exploitable et une donnée témoin confirme que le flux fonctionne à nouveau. ## Avant de commencer - Choisissez un compte source connu pour valider la réparation. - Gardez un utilisateur autorisé dans l’outil de facturation pour une éventuelle reconnexion. ## Procédure 1. Ouvrez la connexion et notez son état, son dernier succès et l’erreur complète. 2. Si un traitement est actif, laissez-le terminer sans cliquer à répétition. 3. Après une erreur transitoire, lancez au plus une nouvelle synchronisation. 4. Si Billabex demande une reconnexion, renouvelez l’autorisation auprès de la source. 5. Contrôlez ensuite l’heure de succès, la mise à jour du compte témoin et la disparition de son badge de déconnexion. ## Ce que fait Billabex Billabex conserve les tentatives et sépare l’état d’autorisation du résultat des imports. Lorsqu’une source est retirée, il garde son identité précédente pour proposer la reconnexion et distinguer le compte d’une saisie réellement manuelle. Une réparation de filtres peut déclencher un import complet pour retrouver les comptes précédemment exclus. **Un document n’a pas été importé** La tâche **Document de facturation non importé** précise quoi corriger dans l’outil de facturation, par exemple un montant, une date ou un numéro en double. Corrigez la source puis attendez la synchronisation suivante pour vérifier l’import effectif. Fermer ou annuler cette notification ne corrige pas le document ; le même refus ne recrée pas une notification déjà fermée ou annulée. Pour une cause non expliquée, transmettez le message au support. **Une facture change de client dans l’outil source** La synchronisation peut déplacer une facture vers le nouveau compte client de la même connexion en conservant son identité et son historique. Les soldes et les prochaines relances des deux comptes sont recalculés. Le déplacement reste refusé si un avoir est imputé à la facture, si la devise diffère, si le compte ne relève pas de la même connexion ou si le numéro existe déjà sur le compte cible. Les avoirs ne sont pas déplacés de cette façon. Vérifiez les deux comptes après la synchronisation plutôt que de recréer la facture. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une relance répétée n’accélère pas la file de traitement et complique le diagnostic. - Si l’erreur revient après reconnexion, copiez son texte exact et l’heure au support. - Une connexion active avec une donnée ancienne nécessite un contrôle du dernier passage, pas une nouvelle autorisation automatique. --- # Organization settings and first follow-up delay - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/organization-settings-first-follow-up-delay/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

The First reminder block of Settings > General decides from when the agent may send the very first automatic reminder of an account, before or after the due date. The Default value applies to accounts without a payment method and to methods without an exception. Exceptions by payment method adjust bank transfer and direct debit.

## Expected result The default value and each exception match the organization’s policy, and future scheduling uses them. ## Before you start - Agree on the intended delays with the collections owner. - Set the payment method of the accounts an exception should cover. - Locate one unpaused account to observe future scheduling. ## Procedure 1. Open **Settings > General** and confirm you are editing the right organization. 2. In **First reminder**, click **Edit** next to **Default**. 3. In **First reminder possible**, choose **Before the due date** or **After the due date**, enter the **Number of days**, then **Save**. 4. Under **Exceptions by payment method**, a method showing **Same as default** follows the default value. Click **Customize** to give it its own rule, prefilled with the recommendation: 7 days before the due date for bank transfer, 2 days after for direct debit. 5. To make a customized method follow the default again, click **Back to default**. 6. On an eligible account, inspect the next schedule after recalculation. ## What Billabex does Without a rule, the screen shows the standard pace: a reminder 3 business days before the due date. The setting only concerns the very first automatic reminder; it changes nothing to the pace of later reminders, nor to accounts already reminded. When the default changes, only the methods that follow it change with it. The agent combines this delay with due dates, business days and account context, so a pause or open task still blocks a reminder. Every change appears in the audit log, including a method set back to the default delay. ## If the result is not what you expected - A change cannot move a communication that was already sent or is no longer eligible. - A method that keeps its former delay after the default changed was customized: use **Back to default**. - The number of days must be a whole number between 1 and 365. - Compare accounts in the same situation and with the same payment method before deciding the delay was ignored. --- # Paramètres de l’organisation et délai de première relance - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/parametres-organisation-delai-premiere-relance/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Le bloc Première relance de Paramètres > Général décide à partir de quand l’agent peut envoyer la toute première relance automatique d’un compte, avant ou après l’échéance. La valeur Par défaut s’applique aux comptes sans mode de paiement et aux modes sans exception. Les Exceptions selon le mode de paiement ajustent le virement et le prélèvement.

## Résultat attendu La valeur par défaut et chaque exception correspondent à la politique de l’organisation, et les futures planifications les utilisent. ## Avant de commencer - Validez les délais souhaités avec la personne responsable du recouvrement. - Renseignez le mode de paiement des comptes concernés par une exception. - Repérez un compte sans pause pour observer une prochaine planification. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres > Général** et vérifiez que vous modifiez la bonne organisation. 2. Dans **Première relance**, cliquez sur **Modifier** à côté de **Par défaut**. 3. Dans **Première relance possible**, choisissez **Avant l’échéance** ou **Après l’échéance**, saisissez le **Nombre de jours**, puis **Enregistrer**. 4. Sous **Exceptions selon le mode de paiement**, un mode qui affiche **Comme par défaut** suit la valeur par défaut. Cliquez sur **Personnaliser** pour lui donner sa propre règle, préremplie avec la recommandation : 7 jours avant l’échéance pour le virement, 2 jours après pour le prélèvement. 5. Pour qu’un mode personnalisé suive à nouveau la valeur par défaut, cliquez sur **Revenir au défaut**. 6. Sur un compte éligible, contrôlez la prochaine planification après son recalcul. ## Ce que fait Billabex Sans règle, l’écran affiche la cadence standard : un rappel 3 jours ouvrés avant l’échéance. Le réglage ne concerne que la toute première relance automatique ; il ne change rien à la cadence des relances suivantes, ni aux comptes déjà relancés. Quand la valeur par défaut change, seuls les modes qui la suivent changent avec elle. L’agent combine ce délai avec l’échéance, les jours ouvrés et le contexte du compte ; une pause ou une tâche ouverte continue donc de bloquer une relance. Chaque modification apparaît dans le journal d’audit, y compris le retour d’un mode au délai par défaut. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une modification ne déplace pas une communication déjà envoyée ou devenue non éligible. - Un mode qui garde son ancien délai après un changement du défaut a été personnalisé : utilisez **Revenir au défaut**. - Le nombre de jours doit être un entier compris entre 1 et 365. - Comparez des comptes de même situation et de même mode de paiement avant de conclure que le délai n’est pas appliqué. --- # Invite and manage members - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/invite-manage-members/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-03

In short

Members access the organization through a verified personal identity. In Settings and Members, invite the exact work address and follow its state. An existing active user joins quickly; a new user must verify email before membership appears. Remove a member as soon as they should no longer see accounts, tasks, or communications.

## Expected result The list matches authorized people and every pending invitation serves a current need. ## Before you start - Confirm the address and access need with the person. - Never share one mailbox among several Billabex users. ## Procedure 1. Open **Settings > Members** and review existing members and invitations. 2. Enter the new member’s exact work address and send the invitation. 3. Ask them to open it with the same address and verify their email. 4. Refresh after a short delay to confirm they appear as a member. 5. Cancel obsolete invitations and remove members who no longer need access. ## What Billabex does Membership belongs to the organization and is finalized after user verification. An asynchronous update can create a brief delay after activation. ## If the result is not what you expected - For an invitation sent to the wrong address, cancel it and create another. - A link opened under another session requires switching users before continuing. - After someone leaves, also review external connections or consents they administered. --- # Inviter et gérer les membres - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/inviter-gerer-membres/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-03

En bref

Les membres accèdent à l’organisation avec une identité personnelle vérifiée. Dans Paramètres puis Membres, invitez l’adresse professionnelle exacte et suivez son état. Un utilisateur déjà actif rejoint rapidement ; un nouveau compte doit vérifier son email avant que l’adhésion apparaisse. Retirez un membre dès qu’il ne doit plus consulter les comptes, tâches ou communications.

## Résultat attendu La liste reflète les personnes autorisées et chaque invitation en attente correspond à un besoin réel. ## Avant de commencer - Confirmez l’adresse et la nécessité d’accès avec la personne concernée. - N’utilisez jamais une boîte partagée pour plusieurs utilisateurs Billabex. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres > Membres** et relisez les membres et invitations existants. 2. Saisissez l’adresse professionnelle exacte du nouveau membre puis envoyez une invitation. 3. Demandez-lui d’ouvrir le lien avec cette même adresse et de vérifier son email. 4. Actualisez après un court délai pour confirmer son apparition dans les membres. 5. Annulez les invitations obsolètes et retirez les membres qui n’ont plus besoin d’accès. ## Ce que fait Billabex L’adhésion est portée par l’organisation et finalisée après vérification de l’utilisateur. Cette mise à jour passe par un traitement asynchrone, ce qui peut créer un bref délai après l’activation. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si une invitation vise la mauvaise adresse, annulez-la et créez-en une nouvelle. - Un lien ouvert sous une autre session demande de changer d’utilisateur avant de continuer. - Après un départ, vérifiez aussi les connexions ou consentements externes que cette personne administrait. --- # Gérer les tags - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/gerer-tags/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-03

En bref

Les tags donnent un repère descriptif aux comptes. Billabex fournit des tags prédéfinis, traduits et non modifiables, tandis que l’organisation peut créer ses propres libellés et couleurs. Assignez ou retirez un tag depuis le compte concerné. Un tag ne met pas le recouvrement en pause : utilisez la commande de pause lorsqu’une action de l’agent doit réellement s’arrêter.

## Résultat attendu Les comptes portent les bons repères et aucun tag n’est confondu avec une règle d’automatisation. ## Avant de commencer - Définissez un usage clair pour tout nouveau tag personnalisé. - Vérifiez qu’un tag prédéfini ne couvre pas déjà le besoin. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres > Tags** pour consulter le catalogue disponible. 2. Repérez si le tag visé est prédéfini ou propre à l’organisation. 3. Créez un tag personnalisé avec un nom non ambigu et une couleur lisible si nécessaire. 4. Ouvrez les comptes concernés et assignez ou retirez le tag. 5. Supprimez un tag personnalisé inutilisé après avoir vérifié les comptes qui le portent. ## Ce que fait Billabex Les tags prédéfinis sont globaux et protégés contre le renommage ou la suppression. Les tags personnalisés appartiennent à une organisation. L’affectation à un compte n’a aucun effet automatique sur les relances. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si un tag ne peut pas être modifié, vérifiez s’il est prédéfini. - Pour arrêter l’agent, mettez le recouvrement en pause au lieu d’ajouter un libellé. - Évitez deux tags personnalisés dont les noms décrivent la même situation. --- # Manage tags - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/manage-tags/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-03

In short

Tags provide descriptive signals on accounts. Billabex supplies translated, immutable predefined tags, while the organization can create its own labels and colors. Assign or remove a tag from the relevant account. A tag does not pause collections: use the pause action when agent activity must actually stop.

## Expected result Accounts carry the right labels and no tag is mistaken for an automation rule. ## Before you start - Define a clear use for every new custom tag. - Check whether a predefined tag already covers the need. ## Procedure 1. Open **Settings > Tags** to review the available catalog. 2. Identify whether the intended tag is predefined or organization-specific. 3. When needed, create a custom tag with an unambiguous name and readable color. 4. Open the relevant accounts and assign or remove the tag. 5. Delete an unused custom tag after checking which accounts carry it. ## What Billabex does Predefined tags are global and protected from rename or deletion. Custom tags belong to one organization. Assigning either kind to an account has no automatic follow-up side effect. ## If the result is not what you expected - If a tag cannot be changed, verify whether it is predefined. - To stop the agent, pause collections instead of adding a label. - Avoid custom tags with different names for the same situation. --- # Consulter le journal d’audit - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/consulter-journal-audit/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-03

En bref

Le journal d’audit recense les commandes réussies effectuées par des utilisateurs humains dans l’organisation. Filtrez la période, puis examinez l’auteur, l’action et la ressource pour comprendre un changement. Les actions de l’agent et du système ne figurent pas dans cette vue, et les champs sensibles comme mots de passe, secrets ou jetons sont exclus ou masqués.

## Résultat attendu Vous retrouvez l’action humaine qui explique un changement, ou vous savez qu’il faut chercher un événement système ailleurs. ## Avant de commencer - Connaissez une période approximative et la ressource modifiée. - Utilisez le journal pour enquêter, pas pour copier des données sensibles. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres > Journal d’audit** dans l’organisation concernée. 2. Filtrez une période assez courte autour de l’heure du changement. 3. Repérez l’auteur et le nom de l’action associés à la ressource. 4. Ouvrez l’entrée utile et comparez-la avec l’état actuel de l’objet. 5. Élargissez la période ou contactez le support si aucune action humaine ne correspond. ## Ce que fait Billabex L’audit est enregistré après la réussite d’une commande utilisateur. Les traitements agent et système sont volontairement exclus, et les clés dont le nom évoque password, secret ou token sont caviardées. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une tentative échouée peut ne pas apparaître comme une modification réussie. - L’absence d’auteur humain suggère un import, un workflow ou un autre traitement automatique. - Conservez l’heure et le nom d’action lorsque vous demandez une analyse complémentaire. --- # View the audit log - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/view-audit-log/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-03

In short

The audit log lists successful commands performed by human users in the organization. Filter the period, then inspect author, action, and resource to understand a change. Agent and system actions are absent from this view, while sensitive fields such as passwords, secrets, and tokens are excluded or redacted.

## Expected result You find the human action explaining a change or know that a system event must be investigated elsewhere. ## Before you start - Know the approximate period and changed resource. - Use the log for investigation, not to copy sensitive data. ## Procedure 1. Open **Settings > Audit log** in the relevant organization. 2. Filter a narrow period around the change time. 3. Locate the author and action name associated with the resource. 4. Open the useful entry and compare it with current object state. 5. Widen the period or contact support when no human action matches. ## What Billabex does Audit is recorded after a user command succeeds. Agent and system processing is deliberately excluded, and keys resembling password, secret, or token are redacted. ## If the result is not what you expected - A failed attempt may not appear as a successful modification. - No human author suggests an import, workflow, or another automatic process. - Keep the time and action name when requesting deeper investigation. --- # Sécurité, accès et bonnes pratiques - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/securite-acces-bonnes-pratiques/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-03

En bref

La sécurité quotidienne repose sur des identités individuelles et des accès limités au besoin réel. Vérifiez régulièrement membres, invitations, connexions et consentements externes. Retirez ce qui n’est plus utilisé, gardez les liens de vérification et de réinitialisation privés, et autorisez une intégration uniquement depuis son service officiel. Le support Billabex ne demande jamais votre mot de passe ou votre jeton.

## Résultat attendu Chaque accès actif a un propriétaire et une utilité connus, sans invitation ou connexion abandonnée. ## Avant de commencer - Dressez la liste des personnes et intégrations encore attendues. - Planifiez la revue avec un responsable de l’organisation. ## Procédure 1. Passez en revue les membres et retirez les personnes qui n’interviennent plus. 2. Annulez les invitations anciennes ou envoyées à une adresse incorrecte. 3. Contrôlez les intégrations et reconnectez uniquement celles dont la source est reconnue. 4. Révoquez les consentements ou clients IA devenus inutiles. 5. En cas de doute, changez votre mot de passe depuis Billabex et signalez l’événement sans partager le secret. ## Ce que fait Billabex Billabex limite chaque utilisateur à ses organisations et protège les parcours d’invitation, OAuth et réinitialisation. Certaines modifications sensibles, comme le document bancaire, déclenchent aussi une notification aux membres vérifiés. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - N’ouvrez pas un lien de connexion dont le domaine ne correspond pas au service attendu. - Après le départ d’un administrateur de fait, revoyez membres, connexions et consentements ensemble. - Pour un accès suspect, notez l’heure et l’utilisateur avant de révoquer, puis contactez le support. --- # Security, access and good practices - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/security-access-good-practices/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-03

In short

Daily security relies on individual identities and access limited to real need. Regularly review members, invitations, connections, and external consents. Remove unused access, keep verification and reset links private, and authorize an integration only through its official service. Billabex support never asks for your password or token.

## Expected result Every active access has a known owner and purpose, with no abandoned invitation or connection. ## Before you start - List the people and integrations still expected. - Schedule the review with an organization owner. ## Procedure 1. Review members and remove people who no longer work in the organization. 2. Cancel old invitations or ones sent to an incorrect address. 3. Inspect integrations and reconnect only sources you recognize. 4. Revoke AI clients or consents that are no longer used. 5. When in doubt, change your password from Billabex and report the event without sharing the secret. ## What Billabex does Billabex limits users to their organizations and protects invitation, OAuth, and password-reset journeys. Some sensitive changes, such as the bank-details document, also notify verified members. ## If the result is not what you expected - Do not open a connection link whose domain differs from the expected service. - After a de facto administrator leaves, review members, connections, and consents together. - For suspicious access, note time and user before revoking it, then contact support. --- # Edit the organization name and email domain - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/edit-organization-name-email-domain/ - Language: en - Reviewed: 2026-08-04 - Updated: 2026-08-04

In short

General settings let you edit the organization name and email domain separately. The name identifies your Billabex workspace. The domain, entered without a full email address, is used to validate team members’ work addresses. Changing either value does not alter customer accounts or your agent’s own email address.

## Expected result The new name or email domain is saved and visible in the organization’s general settings. ## Before you start - Open the correct organization if you manage several workspaces. - Confirm the legal or usual name to display. - For the domain, prepare only the part after `@`, such as `company.com`. ## Procedure 1. Open **Settings**, then **General**. 2. Under **Organization information**, choose **Edit** next to the name. 3. Enter the new name and save it. 4. Choose **Edit** next to the email domain. 5. Enter the domain without `https://`, `www`, or a full email address, then save it. ## What Billabex does The two values are independent. The domain must look like a valid domain name and is used to check team member email addresses. It is not used as the agent’s reply address. ## If the result is not what you expected - Remove `@`, the protocol, and any path from the domain value. - If a member invitation is rejected after the change, check that their address uses the declared domain. - If you opened the wrong workspace, switch organizations before trying again. --- # Modifier le nom et le domaine email de l’organisation - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/modifier-nom-domaine-email-organisation/ - Language: fr - Reviewed: 2026-08-04 - Updated: 2026-08-04

En bref

Les paramètres généraux permettent de modifier séparément le nom de l’organisation et son domaine email. Le nom identifie votre espace Billabex. Le domaine, saisi sans adresse complète, sert à valider les adresses professionnelles des membres de l’équipe. Une modification ne change ni les comptes clients ni l’adresse email propre à votre agent.

## Résultat attendu Le nouveau nom ou domaine email est enregistré et visible dans les paramètres généraux de l’organisation. ## Avant de commencer - Ouvrez la bonne organisation si vous gérez plusieurs espaces. - Confirmez le nom légal ou usuel à afficher. - Pour le domaine, préparez uniquement la partie après `@`, par exemple `entreprise.com`. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres**, puis **Général**. 2. Dans **Informations de l’organisation**, choisissez **Modifier** à côté du nom. 3. Saisissez le nouveau nom et enregistrez. 4. Choisissez **Modifier** à côté du domaine email. 5. Saisissez le domaine sans `https://`, sans `www` et sans adresse complète, puis enregistrez. ## Ce que fait Billabex Les deux valeurs sont indépendantes. Le domaine doit ressembler à un nom de domaine valide et sert au contrôle des adresses email des membres. Il n’est pas utilisé comme adresse de réponse de l’agent. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Retirez `@`, le protocole et tout chemin du domaine saisi. - Si une invitation de membre est refusée après le changement, vérifiez que son adresse utilise le domaine déclaré. - Si vous êtes dans le mauvais espace, changez d’organisation avant de recommencer. --- # Suivre le solde et l’utilisation des crédits - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/integrations-parametres/suivre-utilisation-credits/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

L’onglet Paramètres > Crédits rassemble le solde de l’organisation, le coût de chaque action payante et l’historique paginé des mouvements. Les emails restent illimités. Les SMS, courriers et recherches de coordonnées consomment des crédits ; la ligne d’historique indique la date, l’opération, le mouvement et le solde obtenu.

## Résultat attendu Vous pouvez relier chaque variation du solde à une action et vérifier les crédits disponibles avant un envoi. ## Avant de commencer - Ouvrez l’organisation concernée si vous en gérez plusieurs. - Repérez la date et le canal de l’action que vous cherchez. ## Procédure 1. Ouvrez **Paramètres > Crédits**. 2. Lisez le solde disponible en haut de la page et, le cas échéant, le nombre de crédits qui expirent à la prochaine date. 3. Consultez le tableau des coûts : les suppléments par segment SMS ou page de courrier y sont expliqués. 4. Dans **Historique de consommation**, retrouvez la date, l’opération et le solde après mouvement. 5. Utilisez la pagination pour remonter aux opérations plus anciennes. ## Ce que fait Billabex Billabex calcule le coût réel avant chaque action : segments pour un SMS, pages pour un courrier, et débit uniquement lorsqu’une recherche de coordonnées aboutit. Chaque rechargement est valable 12 mois, et les crédits les plus proches de leur expiration sont dépensés en premier. Un rechargement et une expiration apparaissent dans l’historique comme des mouvements à part entière. Un remboursement apparaît aussi comme un mouvement distinct. Une mise à niveau administrative du solde affiche uniquement le nouveau solde, pas un faux débit ou crédit. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un SMS contenant certains caractères peut utiliser plus de segments que sa longueur visuelle ne le suggère. - Un mouvement sans montant correspond à une définition directe du nouveau solde. - Une ligne **Expiration des crédits** correspond à des crédits chargés il y a 12 mois et non utilisés. - Un remboursement survenu après l’expiration du lot débité ne restitue pas les crédits expirés. - Si le solde est insuffisant, l’envoi payant est bloqué avant l’appel au fournisseur. --- # Track credit balance and usage - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/integrations-settings/track-credit-balance-usage/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

The Settings > Credits tab brings together the organization balance, the cost of each paid action, and a paginated movement history. Email remains unlimited. SMS, letters, and contact-detail searches use credits; each history row shows its date, operation, movement, and resulting balance.

## Expected result You can match every balance change to an action and check available credits before sending. ## Before you start - Open the relevant organization if you manage several. - Identify the date and channel of the action you are looking for. ## Procedure 1. Open **Settings > Credits**. 2. Read the available balance at the top of the page and, when shown, how many credits expire on the next date. 3. Review the cost table, including extra SMS segments or letter pages. 4. In **Usage history**, find the date, operation, and balance after the movement. 5. Use pagination to review older operations. ## What Billabex does Billabex calculates the actual cost before every action: segments for SMS, pages for letters, and a charge only when a contact-detail search succeeds. Each top-up is valid for 12 months, and the credits closest to expiring are spent first. A top-up and an expiry both appear in the history as movements of their own. A refund also appears as a separate movement. An administrative balance adjustment shows only the new balance, not a misleading charge or top-up. ## If the result is not what you expected - Some SMS characters may use more segments than the visible message length suggests. - A movement with no amount is a direct balance adjustment. - A **Credits expired** row covers credits loaded 12 months earlier and never used. - A refund made after the charged batch expired does not restore the expired credits. - When credits are insufficient, the paid send is blocked before the provider is called. --- # Du retard de paiement à l’encaissement - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/retard-paiement-encaissement/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-06

En bref

Billabex construit un solde de recouvrement à partir des factures restantes moins les avoirs disponibles. Tant que ce solde est positif, l’agent évalue contacts, échéances, échanges et blocages avant de planifier une communication. Les paiements et imputations réduisent ensuite le solde ; lorsqu’il atteint zéro ou devient négatif, le dossier de recouvrement actif est clôturé sans effacer son historique.

## Résultat attendu Vous pouvez relier le solde affiché aux documents et comprendre pourquoi le dossier est actif, en pause ou clôturé. ## Avant de commencer - Ouvrez un compte possédant au moins une facture et, si possible, un paiement ou un avoir. - Comparez toujours les montants dans leur devise d’origine. ## Procédure 1. Consultez les factures ouvertes et additionnez leurs montants restant dus. 2. Examinez les avoirs et imputations qui diminuent cette exposition. 3. Ouvrez le résumé de situation pour lire l’état, le prochain pas et les éventuels blocages. 4. Parcourez les communications et tâches afin de replacer le solde dans son historique. 5. Après un paiement synchronisé, contrôlez le nouveau solde et la disparition de toute relance devenue inutile. ## Ce que fait Billabex Le moteur de recouvrement conserve un agrégat par compte tant que son solde net reste différent de zéro. Il réagit aux événements de facture, paiement et avoir, puis demande à l’agent de réévaluer la prochaine action. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un paiement visible dans la source peut mettre un court délai à modifier les vues Billabex. - Si le solde semble faux, comparez séparément chaque facture restante et chaque avoir non consommé. - Ne forcez pas une clôture : corrigez la donnée source ou l’imputation qui explique l’écart. --- # From late payment to collection - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/late-payment-to-collection/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-06

In short

Billabex builds a collection balance from remaining invoice amounts minus available credit notes. While it is positive, the agent checks contacts, due dates, exchanges, and blockers before scheduling a communication. Payments and allocations then reduce the balance; when it reaches zero or below, the active collection case closes without erasing its history.

## Expected result You can link the displayed balance to documents and explain why the case is active, paused, or closed. ## Before you start - Open an account with at least one invoice and, if possible, a payment or credit note. - Always compare amounts in their original currency. ## Procedure 1. Review open invoices and add their remaining amounts. 2. Inspect credit notes and allocations that reduce the exposure. 3. Open the situation summary to read state, next step, and blockers. 4. Browse communications and tasks to place the balance in its history. 5. After a synchronized payment, check the new balance and removal of unnecessary follow-ups. ## What Billabex does The collection engine keeps one account aggregate while its net balance remains nonzero. It reacts to invoice, payment, and credit events, then asks the agent to reassess the next action. ## If the result is not what you expected - A source payment can take a short time to update Billabex views. - For an incorrect balance, compare each remaining invoice and unconsumed credit separately. - Do not force closure; correct the source record or allocation causing the discrepancy. --- # Quand l’agent commence et planifie une relance - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/quand-agent-commence-planifie-relance/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-06

En bref

L’agent commence lorsqu’un compte possède un solde positif, une échéance exploitable et au moins un contact email valide. Il applique le délai initial de l’organisation, planifie sur des jours ouvrés et tient compte des communications récentes. Une pause, une tâche de validation, une promesse ou l’absence de date bloque ou décale la génération au lieu de produire un message coûte que coûte.

## Résultat attendu La date planifiée est explicable par l’échéance, le délai initial, le calendrier et l’état du compte. ## Avant de commencer - Repérez la plus proche échéance pertinente et le délai de première relance. - Vérifiez qu’un contact actif possède une adresse et une langue. ## Procédure 1. Ouvrez le résumé du compte et repérez l’état du recouvrement. 2. Contrôlez le solde, les dates d’échéance et les communications déjà envoyées. 3. Vérifiez les contacts retenus ainsi que toute pause, promesse ou tâche active. 4. Ouvrez la prochaine communication pour lire sa date locale planifiée. 5. Si le contexte change, attendez la régénération plutôt que de calculer la date à partir d’une cadence fixe. ## Ce que fait Billabex Le workflow vérifie à nouveau les factures vivantes avant de créer un email. La date est au minimum un jour ouvré dans le futur et peut être ajustée pour une absence connue ou une promesse de paiement. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Sans date exploitable, Billabex peut mettre le compte en pause et ouvrir une tâche. - Une tâche de validation d’éligibilité empêche la génération jusqu’à sa résolution. - Si la date paraît incohérente, relevez échéances, pays du contact et dernier échange pour le support. --- # When the agent starts and schedules a follow-up - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/when-agent-starts-schedules-follow-up/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-06

In short

The agent starts when an account has a positive balance, a usable due date, and at least one valid email contact. It applies the organization’s initial delay, schedules on business days, and considers recent communications. A pause, validation task, promise, or missing date blocks or delays generation rather than producing a message at any cost.

## Expected result The scheduled date is explainable from due date, initial delay, calendar, and account state. ## Before you start - Locate the nearest relevant due date and first-follow-up delay. - Confirm an active contact has an email and language. ## Procedure 1. Open the account summary and identify collection state. 2. Check balance, due dates, and communications already sent. 3. Review selected contacts and any active pause, promise, or task. 4. Open the next communication to read its localized scheduled date. 5. After context changes, wait for regeneration instead of applying a fixed cadence yourself. ## What Billabex does The workflow rechecks live invoices before creating an email. Scheduling is at least one business day ahead and may move for a known absence or payment promise. ## If the result is not what you expected - Without a usable date, Billabex can pause the account and open a task. - An active eligibility-approval task prevents generation until resolved. - For an unexpected date, record due dates, contact country, and latest exchange for support. --- # Comment il choisit destinataire, langue et ton - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/choix-destinataire-langue-ton/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-06

En bref

L’agent écarte les contacts désactivés, invalides ou dupliqués, puis utilise la langue enregistrée pour les destinataires retenus. Si plusieurs langues ne permettent pas un choix commun, il revient à l’anglais. Le ton dépend de l’ancienneté, du solde et des échanges, mais reste factuel et professionnel : Billabex n’ajoute pas automatiquement de menace ou d’escalade juridique.

## Résultat attendu Vous identifiez les destinataires actifs, la langue du message et les éléments de contexte qui justifient son ton. ## Avant de commencer - Relisez les contacts du compte, leur état et leur langue. - Ouvrez la communication planifiée avant son envoi lorsque vous devez la contrôler. ## Procédure 1. Dans la fiche client, vérifiez les contacts activés et leurs adresses. 2. Corrigez une langue manquante ou erronée sur le contact concerné. 3. Ouvrez la communication planifiée et comparez ses destinataires à la fiche. 4. Relisez les échanges récents, le scénario de facture et l’ancienneté qui influencent le contenu. 5. Désactivez un destinataire inapproprié puis laissez l’agent régénérer, au lieu de modifier seulement le message. ## Ce que fait Billabex Billabex déduplique les adresses en minuscules, exclut les contacts désactivés et calcule une langue de communication. La génération reçoit les factures, avoirs et extraits récents comme données non fiables, sans exécuter leurs éventuelles instructions. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Deux contacts de langues différentes peuvent conduire à un message anglais. - Une adresse rejetée ne redevient pas valide par un simple nouvel envoi. - Si le ton ne convient pas au contexte, vérifiez d’abord les dates, statuts et échanges transmis à l’agent. --- # How it chooses recipient, language and tone - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/how-agent-chooses-recipient-language-tone/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-06

In short

The agent excludes disabled, invalid, and duplicate contacts, then uses the language stored for selected recipients. If several languages have no common choice, it falls back to English. Tone reflects age, balance, and exchanges but remains factual and professional: Billabex does not automatically add threats or legal escalation.

## Expected result You identify active recipients, message language, and context supporting its tone. ## Before you start - Review account contacts, their state, and language. - Open the scheduled communication before send when review is required. ## Procedure 1. Check enabled contacts and addresses on the customer record. 2. Correct a missing or incorrect language on the relevant contact. 3. Open the scheduled communication and compare recipients with the record. 4. Review recent exchanges, invoice scenario, and age influencing content. 5. Disable an unsuitable recipient and let the agent regenerate instead of editing only the message. ## What Billabex does Billabex lowercases and deduplicates addresses, removes disabled contacts, and resolves a communication language. Generation receives invoices, credits, and recent excerpts as untrusted data whose instructions are never executed. ## If the result is not what you expected - Contacts with different languages can lead to an English message. - A rejected address does not become valid through another send. - For an unsuitable tone, first verify dates, states, and exchanges provided to the agent. --- # Preventive reminders and overdue invoices - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/preventive-reminders-overdue-invoices/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-06

In short

Billabex can prepare a preventive reminder three business days before an invoice due date. After due date, the message becomes a follow-up based on remaining balance and can group several documents. A recent exchange, payment, credit, or blocker can move or remove the next action. Account detail remains the source for understanding the chosen scenario.

## Expected result You know whether the next communication is preventive or overdue and which documents it covers. ## Before you start - Choose an account with a future-due or recently overdue invoice. - Review payments and credits before interpreting the scenario. ## Procedure 1. Open account invoices and order them by due date. 2. Check each remaining amount after payments and allocations. 3. Review the next communication and its preventive or overdue type. 4. Confirm cited documents are still current at scheduling time. 5. After a source update, wait for reassessment before diagnosing an error. ## What Billabex does The scheduler targets three business days before due date while respecting a minimum date from recent exchanges. Billabex recalculates the live invoicing net before creation. ## If the result is not what you expected - A preventive reminder can be skipped when its date passed or a recent exchange imposes a later date. - A fully covered invoice must not feed the next message. - For multiple currencies, inspect documents separately instead of summing incomparable amounts. --- # Relances préventives et factures échues - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/relances-preventives-factures-echues/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-06

En bref

Billabex peut préparer un rappel préventif trois jours ouvrés avant l’échéance d’une facture. Après l’échéance, le message devient une relance fondée sur le solde restant et peut regrouper plusieurs documents. Une communication récente, un paiement, un avoir ou un blocage peut déplacer ou supprimer la prochaine action. Le détail du compte reste la source pour comprendre le scénario retenu.

## Résultat attendu Vous savez si la prochaine communication est préventive ou liée à un impayé et quels documents elle couvre. ## Avant de commencer - Choisissez un compte avec une facture future ou récemment échue. - Vérifiez les paiements et avoirs avant d’interpréter le scénario. ## Procédure 1. Ouvrez les factures du compte et classez-les selon leur date d’échéance. 2. Contrôlez le montant restant de chacune après paiements et imputations. 3. Consultez la prochaine communication et son type préventif ou échu. 4. Vérifiez que les documents cités sont encore vivants au moment de la planification. 5. Après une modification source, attendez la réévaluation avant de conclure à une erreur. ## Ce que fait Billabex Le planificateur vise le rappel préventif à trois jours ouvrés avant échéance, tout en respectant la date minimale issue des échanges. Avant création, Billabex recalcule le net sur les données de facturation actuelles. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un rappel préventif peut être omis si la date est déjà passée ou qu’un échange récent impose une date plus tardive. - Une facture totalement couverte ne doit plus alimenter le message suivant. - Pour plusieurs devises, examinez les documents séparément plutôt que de sommer des montants incomparables. --- # Customer replies, questions and disputes - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/customer-replies-questions-disputes/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-07

In short

When an email from a known contact arrives, Billabex links it to the account, analyzes context, and chooses safe actions. A simple question can receive follow-up, while a dispute, ambiguity, or sensitive change opens a task. The agent preserves the thread and stops incompatible actions; it never treats received text as system instructions.

## Expected result The reply appears in the right thread and every non-automatable decision is visible as a task. ## Before you start - Open the original message and its linked account. - Review attachments and recipients before answering. ## Procedure 1. Open the relevant reply from the inbox. 2. Read the situation summary and full thread to separate question, dispute, and promise. 3. Find any task created by the agent and the exact information requested. 4. Answer through the task when human validation is required. 5. Then check whether the account resumes, pauses, or schedules another communication. ## What Billabex does Incoming workflows treat email as untrusted data, classify automatic replies separately, and apply deterministic safeguards before sensitive actions. The account summary regenerates after successful handling. ## If the result is not what you expected - An unknown sender can remain unclassified until the account is identified. - Do not delete a dispute task to accelerate follow-up; provide the requested decision. - For an incorrect link, report message identifier and correct account without copying it elsewhere. --- # Réponses, questions et litiges clients - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/reponses-questions-litiges-clients/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-07

En bref

À la réception d’un email connu, Billabex rattache le message au compte, analyse son contexte et décide des actions sûres. Une question simple peut recevoir un suivi, tandis qu’un litige, une ambiguïté ou une modification sensible ouvre une tâche. L’agent conserve le fil et suspend les actions incompatibles avec la demande ; il ne considère jamais le texte reçu comme une instruction système.

## Résultat attendu La réponse apparaît dans le bon fil et toute décision non automatisable est visible sous forme de tâche. ## Avant de commencer - Ouvrez le message original et le compte auquel il est rattaché. - Vérifiez les pièces jointes et destinataires avant de répondre. ## Procédure 1. Consultez la boîte de réception et ouvrez la réponse concernée. 2. Lisez le résumé de situation puis le fil complet pour distinguer question, litige et promesse. 3. Cherchez une tâche créée par l’agent et l’information exacte qu’elle demande. 4. Répondez depuis la tâche lorsqu’une validation humaine est requise. 5. Contrôlez ensuite la reprise, la pause ou la prochaine communication du compte. ## Ce que fait Billabex Le workflow traite les emails entrants comme des données non fiables, classe les réponses automatiques séparément et applique des règles déterministes avant toute action sensible. Le résumé du compte est régénéré après le traitement réussi. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un expéditeur inconnu peut rester non classé jusqu’à identification du compte. - N’effacez pas une tâche de litige pour accélérer la relance : fournissez la décision attendue. - Si une réponse est mal rattachée, signalez son identifiant et le compte correct sans la recopier ailleurs. --- # Payment promises and payment schedules - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/payment-promises-schedules/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

A payment promise remains a customer statement, not proof of collection. When a reply proposes several installments, Billabex structures the schedule and opens an approval task. After human confirmation, amounts are allocated across the relevant invoices and follow-ups wait for each due date without marking the payments as received.

## Expected result The promise or approved schedule reflects the customer commitment and adjusts follow-ups without recording a false payment. ## Before you start - Review the message where the customer explicitly commits. - Compare date, amount, and currency with account documents. ## Procedure 1. Open the situation summary and find the active promise or schedule task. 2. Check the source message, dates, amounts, and currency proposed. 3. For several installments, review the displayed allocation across the relevant invoices. 4. If the task concerns an agreement already recorded, compare the remaining installments and choose **Keep the current payment schedule** when they are correct. For a new agreement or a change, review and approve the proposed installments; otherwise reject or request a correction. 5. Review forecast and, after each due date, wait for synchronized payment before deciding it was honored. ## What Billabex does Billabex keeps the promise as context. A negotiated schedule takes effect only after human approval; installments are allocated across invoices in order, and each due date pauses the corresponding follow-ups. No commitment settles an invoice before real payment arrives. When the customer simply confirms a recorded schedule without changing dates or amounts, the agent can acknowledge it without opening another approval request. A change, an ambiguous reference or a missing agreement still requires review. In an existing schedule task, **Keep the current payment schedule** closes the request without rewriting installments or sending an email. The form displays installments still due and identifies invoices with no schedule. Only the pause linked to this request is lifted; other holds still apply. ## If the result is not what you expected - A vague date or inconsistent total must be clarified before approval. - Rejecting a proposal stores no schedule and keeps the task available for follow-up. - When payment arrives, wait for synchronization instead of editing the commitment manually. --- # Promesses et échéanciers de paiement - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/promesses-echeanciers-paiement/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Une promesse de paiement reste une déclaration du client, pas une preuve d’encaissement. Quand une réponse propose plusieurs versements, Billabex structure l’échéancier et ouvre une tâche d’approbation. Après validation humaine, les montants sont répartis sur les factures concernées et les relances attendent chaque échéance sans marquer les paiements comme reçus.

## Résultat attendu La promesse ou l’échéancier approuvé reflète l’engagement du client et adapte les prochaines relances sans enregistrer de faux paiement. ## Avant de commencer - Relisez le message où le client formule explicitement son engagement. - Comparez date, montant et devise aux documents du compte. ## Procédure 1. Ouvrez le résumé de situation et repérez la promesse active ou la tâche d’échéancier. 2. Vérifiez le message d’origine, les dates, les montants et la devise proposés. 3. Pour plusieurs versements, contrôlez la répartition affichée sur les factures concernées. 4. Si la tâche porte sur un accord déjà enregistré, comparez les échéances restantes et choisissez **Conserver l’échéancier actuel** lorsqu’elles conviennent. Pour un nouvel accord ou une modification, vérifiez puis approuvez les échéances proposées ; sinon, refusez ou demandez une correction. 5. Consultez le prévisionnel et, après chaque échéance, attendez le paiement synchronisé avant de conclure qu’elle est respectée. ## Ce que fait Billabex Billabex conserve la promesse comme contexte. Un échéancier négocié n’entre en vigueur qu’après approbation humaine ; les versements sont distribués dans l’ordre sur les factures et chaque échéance suspend les relances correspondantes. Aucun engagement ne solde une facture avant l’arrivée d’un paiement réel. Quand le client confirme simplement un échéancier déjà enregistré, sans changer les dates ni les montants, l’agent peut en accuser réception sans ouvrir une nouvelle demande d’approbation. Une modification, une référence ambiguë ou un accord absent exige toujours une revue. Dans une tâche d’échéancier déjà ouverte, **Conserver l’échéancier actuel** clôture la demande sans réécrire les échéances ni envoyer d’email. Le formulaire affiche les échéances encore dues et signale les factures sans échéancier. Seule la pause liée à cette demande est levée ; les autres blocages restent applicables. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une date vague ou une somme incohérente doit être clarifiée avant approbation. - Refuser une proposition n’enregistre aucun échéancier et laisse la tâche disponible pour la suite. - Si un paiement arrive, attendez sa synchronisation plutôt que de modifier manuellement l’engagement. --- # Quand l’agent demande une intervention humaine - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/intervention-humaine/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-07

En bref

L’agent sollicite un humain lorsqu’il manque un contact valide, qu’une réponse est ambiguë, qu’un litige bloque le dossier ou qu’une modification de contact ou d’éligibilité doit être approuvée. La tâche rassemble le compte, le message et la question précise. Tant qu’une tâche bloquante reste active, Billabex ne génère pas la prochaine relance correspondante.

## Résultat attendu Vous comprenez la raison de la tâche, fournissez l’information demandée et observez la réévaluation du dossier. ## Avant de commencer - Lisez le contexte du compte et les dernières communications avant de choisir. - Demandez une validation interne lorsque la réponse engage votre politique de recouvrement. ## Procédure 1. Ouvrez **Tâches** et sélectionnez celle marquée comme action requise. 2. Identifiez son type : contact, entrée inconnue, décision, éligibilité ou information libre. 3. Vérifiez les éléments cités dans le compte et le message source. 4. Répondez avec le champ ou l’option proposée puis validez une seule fois. 5. Après traitement, contrôlez la fermeture de la tâche et le prochain pas du compte. ## Ce que fait Billabex Les tâches `NeedUserInput`, `Unknown`, `ApproveContactChange` et `ApproveEligibility` bloquent la génération suivante. Leur résolution déclenche une nouvelle évaluation sans exposer le contenu non approuvé au générateur. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une notification email n’accepte pas la décision à la place de la tâche Billabex. - Si plusieurs sujets sont mêlés, répondez uniquement à la question formulée puis traitez le reste dans le bon dossier. - Une tâche clôturée sans reprise peut révéler un autre motif de pause encore actif. --- # When the agent asks for human input - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/when-agent-needs-human-input/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-07

In short

The agent asks a human when there is no valid contact, a reply is ambiguous, a dispute blocks the case, or a contact or eligibility change needs approval. The task gathers account, message, and exact question. While a blocking task remains active, Billabex does not generate the corresponding next follow-up.

## Expected result You understand the task reason, provide its requested input, and observe case reassessment. ## Before you start - Read account context and latest communications before choosing. - Seek internal approval when the answer commits collection policy. ## Procedure 1. Open **Tasks** and select the item marked as requiring action. 2. Identify its type: contact, unknown input, decision, eligibility, or free-form information. 3. Verify cited facts in the account and source message. 4. Answer with the offered field or option and submit once. 5. After processing, check task closure and the account’s next step. ## What Billabex does `NeedUserInput`, `Unknown`, `ApproveContactChange`, and `ApproveEligibility` tasks block next generation. Resolution triggers reassessment without exposing unapproved content to generation. ## If the result is not what you expected - A notification email cannot submit the decision in place of the Billabex task. - When several subjects are mixed, answer the stated question and handle the rest in its proper case. - A closed task without resumption can mean another pause reason remains active. --- # Mettre en pause et reprendre le recouvrement - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/pause-reprise-recouvrement/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-07

En bref

La pause manuelle arrête les nouvelles actions de recouvrement sans supprimer factures, échanges ou tâches. Utilisez-la lorsqu’un traitement hors Billabex, une négociation ou une vérification justifie l’arrêt. Lors de la reprise utilisateur, tous les motifs de pause visibles sur le dossier peuvent être levés ; l’agent réévalue ensuite les données actuelles au lieu de reprendre un ancien message.

## Résultat attendu Aucune nouvelle communication ne part pendant la pause et une action actualisée apparaît après une reprise sûre. ## Avant de commencer - Notez pourquoi le compte doit être suspendu et qui décidera de sa reprise. - Vérifiez qu’aucune communication n’est déjà partie avant l’action. ## Procédure 1. Ouvrez le compte et consultez son état ainsi que la communication suivante. 2. Choisissez **Mettre en pause** et confirmez l’arrêt du recouvrement. 3. Contrôlez que l’état indique la pause et qu’aucune nouvelle communication n’est planifiée. 4. Lorsque la cause est résolue, relisez solde, contacts, tâches et alertes. 5. Choisissez **Reprendre**, puis vérifiez la prochaine action recalculée. ## Ce que fait Billabex La préférence de pause survit même si le solde actif disparaît puis est recréé avec une nouvelle facture. Une reprise déclenche une nouvelle évaluation, tandis que le contrôle BODACC quotidien peut remettre en pause une procédure toujours ouverte. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Reprendre sans corriger un contact invalide peut conduire à une nouvelle pause automatique. - Un dossier juridique ne doit pas être repris uniquement parce que le bouton est disponible. - Si une ancienne communication reste affichée, actualisez après le recalcul et vérifiez qu’elle n’a pas déjà été envoyée. --- # Pause and resume collections - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/pause-resume-collections/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-07

In short

A manual pause stops new collection actions without deleting invoices, exchanges, or tasks. Use it for off-platform handling, negotiation, or verification. When a user resumes, visible pause reasons may be lifted; the agent then reassesses current data instead of resuming an old message.

## Expected result No new communication sends during the pause and a current action appears after safe resumption. ## Before you start - Record why the account is paused and who will decide to resume. - Check that a communication has not already sent before pausing. ## Procedure 1. Open the account and review its state and next communication. 2. Choose **Pause** and confirm collection suspension. 3. Check that state shows paused and no new communication is scheduled. 4. When the cause is resolved, reread balance, contacts, tasks, and alerts. 5. Choose **Resume**, then inspect the recalculated next action. ## What Billabex does Pause preference survives even if the active balance disappears and is rebuilt by a new invoice. Resumption triggers reassessment, while a daily BODACC check can pause an insolvency case again. ## If the result is not what you expected - Resuming without correcting an invalid contact can cause another automatic pause. - A legal case should not resume solely because the button is available. - If an old communication remains, refresh after recalculation and confirm whether it was already sent. --- # Emails invalides, absences et changements de contact - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/emails-invalides-absences-changements-contact/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-08

En bref

Un bounce dur invalide l’adresse et peut suspendre le dossier jusqu’à obtention d’un contact. Une réponse d’absence individuelle est traitée séparément : le contact absent n’est jamais supprimé, une date de retour peut décaler la communication et un remplaçant mentionné doit être approuvé avant ajout. Les changements sensibles restent donc visibles dans une tâche plutôt qu’appliqués silencieusement.

## Résultat attendu Le compte conserve uniquement des contacts fiables et la prochaine communication respecte absence, remplacement et validation. ## Avant de commencer - Ouvrez l’événement de délivrance ou l’email d’absence original. - Vérifiez toute nouvelle adresse directement dans le texte reçu. ## Procédure 1. Pour un bounce, ouvrez le contact et confirmez l’adresse rejetée. 2. Désactivez ou remplacez l’adresse uniquement à partir d’une source vérifiée. 3. Pour une absence, relevez la date de retour et le remplaçant éventuellement nommé. 4. Examinez la tâche de changement de contact et approuvez seulement une proposition exacte. 5. Vérifiez ensuite la date et les destinataires de la prochaine communication. ## Ce que fait Billabex Billabex distingue les réponses automatiques individuelles des messages de plateforme. Un remplaçant extrait doit apparaître textuellement dans l’email et reste soumis à approbation ; le contact absent est conservé car il peut revenir. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Sans remplaçant ni date exploitable pour l’unique contact, une tâche de recherche de contact est ouverte. - Une date de retour utilisable décale l’envoi au premier jour ouvré suivant. - Si tous les destinataires sont absents simultanément, le système ne consolide pas encore ces absences en un blocage unique. --- # Invalid emails, absences and contact changes - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/invalid-emails-absence-contact-changes/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-08

In short

A hard bounce invalidates an address and can suspend the case until a contact is found. An individual out-of-office reply follows separate handling: the absent contact is never removed, a return date can delay communication, and a named replacement requires approval before addition. Sensitive contact changes therefore remain visible in a task instead of applying silently.

## Expected result The account keeps reliable contacts and its next communication respects absence, replacement, and approval. ## Before you start - Open the delivery event or original out-of-office email. - Verify every proposed address directly in the received text. ## Procedure 1. For a bounce, open the contact and confirm the rejected address. 2. Disable or replace it only from verified information. 3. For an absence, note the return date and any named replacement. 4. Review the contact-change task and approve only an exact proposal. 5. Then check date and recipients of the next communication. ## What Billabex does Billabex distinguishes individual automatic replies from platform messages. An extracted replacement must appear verbatim in the email and still needs approval; the absent contact stays because they may return. ## If the result is not what you expected - Without replacement or usable return date for the sole contact, Billabex opens a contact task. - A usable return date moves sending to the next business day after return. - When all recipients are absent simultaneously, the system does not yet consolidate those absences into one blocker. --- # Insolvency proceedings and BODACC checks - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/insolvency-proceedings-bodacc-checks/ - Language: en - Reviewed: 2026-10-12 - Updated: 2026-10-12

In short

Billabex checks the public BODACC registry daily for relevant French accounts and also supports an on-demand check using SIREN. Detected safeguard, receivership, or liquidation pauses collections and creates an alert. Automatic resumption happens only after a closure publication; an early manual resume is corrected by the next daily check.

## Expected result The account shows SIREN, latest verified status, and a pause consistent with the public proceeding. ## Before you start - Confirm the company SIREN before a manual check. - Do not make a legal decision from the interface label alone. ## Procedure 1. Open the **Insolvency proceeding** line on the customer account. 2. Check displayed SIREN and correct it only from a reliable source. 3. Choose **Check** to query BODACC on demand. 4. Read proceeding type, judgment date, and the alert created in Billabex. 5. Keep collections paused and route the case to the appropriate specialist. ## What Billabex does The check uses the public, keyless BODACC API for French companies. An open proceeding adds a dedicated pause reason; closure removes only that reason without lifting a separate manual pause. Detection creates a task that explains what to do next. Once the proceeding has opened, payment can no longer be claimed directly from the customer: the task names the court-appointed representative to file your claim with and gives the deadline, two months after publication. Attach the unpaid invoices and the breakdown of amounts due to the claim. For a company that has been struck off, the task states that the receivable is lost and the account can be written off. ## If the result is not what you expected - An unknown or unresolved status first calls for SIREN verification. - BODACC does not cover foreign insolvency proceedings. - Use the [public BODACC source](https://www.bodacc.fr/) and qualified advice for legal interpretation. --- # Procédures collectives et contrôles BODACC - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/procedures-collectives-controles-bodacc/ - Language: fr - Reviewed: 2026-10-12 - Updated: 2026-10-12

En bref

Billabex contrôle quotidiennement le registre public BODACC pour les comptes français concernés et permet aussi une vérification à la demande avec le SIREN. Une sauvegarde, un redressement ou une liquidation détectée met le recouvrement en pause et crée une alerte. La reprise automatique n’intervient qu’après publication d’une clôture ; une reprise manuelle prématurée sera corrigée au contrôle suivant.

## Résultat attendu Le compte affiche le SIREN, le dernier statut vérifié et une pause cohérente avec la procédure publique. ## Avant de commencer - Confirmez le SIREN de l’entreprise avant un contrôle manuel. - Ne prenez aucune décision juridique sur le seul libellé d’interface. ## Procédure 1. Ouvrez la ligne **Procédure collective** dans le compte client. 2. Vérifiez le SIREN affiché et corrigez-le si vous disposez d’une source fiable. 3. Lancez **Vérifier** pour interroger le BODACC à la demande. 4. Lisez la nature, la date du jugement et l’alerte créée dans Billabex. 5. Maintenez le recouvrement en pause et transmettez le dossier à la personne compétente. ## Ce que fait Billabex Le contrôle utilise l’API publique BODACC, sans clé, pour les entreprises françaises. Une procédure ouverte ajoute un motif de pause dédié ; une clôture retire uniquement ce motif sans lever une pause manuelle distincte. La détection crée une tâche qui explique la marche à suivre. Une fois la procédure ouverte, le paiement ne peut plus être réclamé directement au client : la tâche nomme le mandataire auprès duquel déclarer votre créance et donne la date limite, deux mois après la publication. Joignez à la déclaration les factures impayées et le détail des montants dus. Pour une entreprise radiée, la tâche indique que la créance est perdue et que le compte peut être passé en perte. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un statut inconnu ou non résolu appelle d’abord une vérification du SIREN. - Le BODACC ne couvre pas les procédures étrangères. - Consultez la [source publique BODACC](https://www.bodacc.fr/) et un conseil compétent pour l’interprétation juridique. --- # Ce que l’agent fait seul et ce qui reste sous contrôle humain - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/autonomie-controle-humain/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-08

En bref

L’agent peut analyser le solde, choisir des contacts valides, planifier, rédiger et suivre une relance dans les règles du dossier. Il ne doit pas inventer une créance, confirmer un paiement absent ni appliquer silencieusement une décision sensible. Litiges, éligibilité ambiguë, absence de contact et changements non approuvés passent par des tâches ; pauses et accès restent contrôlables par les membres.

## Résultat attendu Vous savez quelles actions se poursuivent seules et où une tâche, une pause ou une permission impose votre contrôle. ## Avant de commencer - Consultez un compte contenant au moins une communication et une tâche. - Identifiez les membres chargés des décisions de recouvrement. ## Procédure 1. Lisez le résumé du compte pour voir ce que l’agent a déduit des faits disponibles. 2. Ouvrez la prochaine communication et vérifiez destinataires, date et documents. 3. Consultez les tâches afin d’identifier les actions explicitement suspendues à une réponse. 4. Utilisez pause et reprise lorsque la politique interne exige un arrêt humain. 5. Relisez le journal d’audit pour les modifications effectuées par les utilisateurs. ## Ce que fait Billabex Les contrôles déterministes entourent la génération : solde positif, contacts valides, tâches bloquantes, permissions et validation finale du message. Une génération rejetée nettoie la communication planifiée au lieu de laisser partir un contenu incertain. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un message planifié ne signifie pas qu’une décision humaine bloquante a été ignorée ; vérifiez l’état le plus récent. - Les actions de l’agent et du système ne figurent pas dans le journal d’audit humain. - Si une limite paraît franchie, conservez la tâche, la communication et l’heure pour une analyse support. --- # What the agent does alone and what stays under human control - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/agent-autonomy-human-control/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-08

In short

The agent can analyze balance, select valid contacts, schedule, draft, and monitor a follow-up within case rules. It must not invent a receivable, confirm an absent payment, or silently apply a sensitive decision. Disputes, ambiguous eligibility, missing contacts, and unapproved changes go through tasks; members retain control over pauses and access.

## Expected result You know which actions continue automatically and where a task, pause, or permission requires control. ## Before you start - Review an account containing at least one communication and task. - Identify members responsible for collection decisions. ## Procedure 1. Read the account summary to see what the agent inferred from available facts. 2. Open the next communication and check recipients, date, and documents. 3. Review tasks to find actions explicitly waiting for an answer. 4. Use pause and resume when internal policy requires a human stop. 5. Read the audit log for changes performed by users. ## What Billabex does Deterministic controls surround generation: positive balance, valid contacts, blocking tasks, permissions, and final message validation. Rejected generation clears the scheduled communication instead of sending uncertain content. ## If the result is not what you expected - A scheduled message does not prove a newer human blocker was ignored; check current state. - Agent and system actions do not appear in the human audit log. - For a suspected boundary breach, preserve task, communication, and time for support analysis. --- # Exclude an invoice from reminders - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/exclude-invoice-from-reminders/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

An open invoice can be excluded from reminders from its detail panel. It stays due, counted in the balance and visible, but the agent no longer claims it, quotes it, attaches it or bases its pace on it. The account’s other invoices keep being followed up. You can put it back at any time.

## Expected result The invoice carries the **Excluded from reminders** badge and the account’s next reminders only cover its other invoices. ## Before you start - Identify why you are excluding it: dispute, undelivered balance, expected credit note, or an invoice charged again by another tool. - Check whether pausing the whole account would be more appropriate, for example for insolvency proceedings or when the customer asked to stop. ## Procedure 1. Open the invoice from the **Invoices** list or from the account’s invoices tab. 2. In the detail panel, **Automatic reminders** section, click **Exclude from reminders**. 3. Add an **Internal note (optional)** if needed: your team sees it, and it is never sent to the customer. 4. Confirm, then check the **Excluded from reminders** badge next to the invoice status. 5. To undo it, open the invoice again and click **Put back into reminders**. **Edit note** stays available while the exclusion is in place. From a scheduled automatic reminder, the **Manage the invoices being chased** link opens the invoices concerned directly. ## What Billabex does The exclusion keeps its note, date and author. It changes neither the amount due nor your accounting: the invoice stays in the balance and the aged balance. The agent no longer mentions its number, no longer attaches its PDF, and works out the reminder pace from the other invoices only. Reminders already scheduled are checked again before they are sent. The exclusion stays in place until it is lifted, even if the invoice is settled and later becomes due again, and it follows the invoice when a connector reissues it. When every open invoice of the account is excluded, the record shows “No reminder planned: every open invoice is excluded from reminders.” The account is not paused: put an invoice back to resume reminders. ## If the result is not what you expected - **The invoice still counts in the balance**: this is expected, it is still due. - **No reminder goes out anymore**: check whether every open invoice is excluded, or whether a pause or a task also holds the account. - **The action is not offered**: only an open invoice can be excluded. A settled invoice shows “Invoice settled: no reminder needed.” - **A recent reminder still quoted the invoice**: it may have been sent before the exclusion. Check its send time in the account’s communications. --- # Exclure une facture des relances - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/exclure-facture-relances/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Une facture ouverte peut être exclue des relances depuis son volet de détail. Elle reste due, comptée dans le solde et visible, mais l’agent ne la réclame plus, ne la cite plus, ne la joint plus et ne cale plus sa cadence sur elle. Les autres factures du compte continuent d’être relancées. Vous la réintégrez à tout moment.

## Résultat attendu La facture porte le badge **Exclue des relances** et les prochaines relances du compte ne concernent plus que les autres factures. ## Avant de commencer - Identifiez la raison de l’exclusion : litige, reliquat non livré, avoir attendu ou facture reprélevée par un autre outil. - Vérifiez qu’il ne vaut pas mieux suspendre tout le compte, par exemple en cas de procédure collective ou d’arrêt demandé par le client. ## Procédure 1. Ouvrez la facture depuis la liste **Factures** ou depuis l’onglet des factures du compte. 2. Dans le volet de détail, section **Relances automatiques**, cliquez sur **Exclure des relances**. 3. Ajoutez si besoin une **Note interne (facultative)** : elle reste visible par votre équipe et n’est jamais envoyée au client. 4. Confirmez, puis contrôlez le badge **Exclue des relances** à côté du statut de la facture. 5. Pour revenir en arrière, rouvrez la facture et cliquez sur **Réintégrer dans les relances**. **Modifier la note** reste disponible tant que l’exclusion est en place. Depuis une relance automatique planifiée, le lien **Gérer les factures relancées** ouvre directement les factures concernées. ## Ce que fait Billabex L’exclusion conserve la note, la date et son auteur. Elle ne modifie ni le montant dû ni votre comptabilité : la facture reste dans le solde et la balance âgée. L’agent ne mentionne plus son numéro, ne joint plus son PDF et calcule le rythme des relances sur les autres factures seulement. Les relances déjà planifiées sont revues avant leur envoi. L’exclusion reste en place jusqu’à sa levée, même si la facture est soldée puis redevient due, et elle suit la facture lorsqu’un connecteur la réémet. Si toutes les factures ouvertes du compte sont exclues, la fiche affiche « Aucune relance prévue : toutes les factures ouvertes sont exclues des relances ». Le compte n’est pas en pause : réintégrez une facture pour relancer. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - **La facture apparaît encore dans le solde** : c’est normal, elle reste due. - **Plus aucune relance ne part** : vérifiez si toutes les factures ouvertes sont exclues, ou si une pause ou une tâche retient aussi le compte. - **L’action n’est pas proposée** : seule une facture ouverte peut être exclue. Une facture soldée affiche « Facture soldée : aucune relance nécessaire ». - **Une relance récente citait encore la facture** : elle avait peut-être été envoyée avant l’exclusion. Consultez l’heure d’envoi dans les communications du compte. --- # Handle a payment reported by a customer - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/agent-collections/handle-reported-payment/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

A reported payment is a payment the customer says they have already made, not to be confused with a promise of a future payment. It holds reminders on the invoices concerned until you decide. The payment check task and the account’s Reported payments line offer the same control: received, partly received, not received, or another situation.

## Expected result The decision is recorded with your name and date, and reminders resume or stay held according to what you found. ## Before you start - Check that the payment arrived, on your bank statement or in your invoicing software. - Identify the invoices concerned and the payment reference. When a customer reports a payment by email, the agent’s acknowledgement asks them once for this reference and the invoices it covers. ## Procedure 1. Open the task titled **Vérifier un paiement annoncé**, or the account record, **Overview** tab, **Reported payments** line in the follow-up section. 2. Read the report: date, reported amount, invoices and paid amounts already recorded. Distinguish the reported amount from the invoice total. When proof is flagged, use **See the exchange** to open it in the account communications. 3. Choose a decision: **Received**, **Partly received** or **Not received**. **Other situation** also offers **Credit note applied**, **Invoices settled**, **Report withdrawn** and **Resume reminders without confirming receipt**. 4. For **Partly received**, first set the **Total paid on this invoice** for each invoice concerned with **Edit the total paid**, then come back to the decision. 5. Read the consequence shown, add a **Comment (optional)** if needed, then click the **Record** button that names your decision. To enter a payment reported over the phone yourself, use **Add a payment report** on the same account line. A future date is refused there: enter a payment promise instead. ## What Billabex does No decision changes an invoice. **Received** confirms receipt of the reported amount, which may be an installment. The check can finish without settling the whole invoice when recorded paid amounts cover the report, in the account currency, with every invoice identified and no other report overlapping those invoices. Otherwise, reminders stay held until the necessary update or clarification. **Partly received** resumes reminders on the balance still owed, without thanking the customer for a full payment. **Not received** releases the hold on the invoices concerned. Without a comment, a factual note is recorded under your name. If the customer reports the same payment a second time, the report is attached to the declaration already open and appears under **Repeated announcements**, with its date and source. A decision stays visible in the task, even once closed. This task cannot be canceled: it ends with a decision. For example, for a reported €300 installment on a €1,000 invoice, your receipt confirmation and a recorded paid total of €300 can finish this check. The remaining €700 stays due and follows the payment schedule and other reminder rules. Recorded amounts alone never replace your receipt check. ## If the result is not what you expected - **The record says a reported payment is still waiting for your decision and no task asks for it anymore**: reminders stay held with no time limit. Settle it in the account’s reported payments. - **“Partly received” is refused**: every invoice must be found on the account, carry a positive paid amount and keep a balance due. - **Reminders do not resume after “Received”**: update the invoices’ paid amount, in Billabex or in your invoicing tool for a synced invoice. - **The customer talks about a future payment**: record a payment promise, not a reported payment. --- # Traiter un paiement annoncé par un client - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/agent-recouvrement/traiter-paiement-annonce/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Un paiement annoncé est un règlement que le client dit avoir déjà effectué, à ne pas confondre avec une promesse de paiement à venir. Il retient les relances des factures concernées jusqu’à votre décision. La tâche Vérifier un paiement annoncé et la ligne Paiements annoncés du compte proposent le même contrôle : reçu, reçu en partie, non reçu ou autre situation.

## Résultat attendu La décision est enregistrée avec votre nom et sa date, et les relances reprennent ou restent retenues selon ce que vous avez constaté. ## Avant de commencer - Vérifiez la réception du paiement sur votre relevé bancaire ou dans votre logiciel de facturation. - Repérez les factures concernées et la référence du règlement. Quand le client annonce un paiement par email, l’accusé de réception de l’agent lui demande une seule fois cette référence et les factures couvertes. ## Procédure 1. Ouvrez la tâche **Vérifier un paiement annoncé**, ou la fiche du compte, onglet **Synthèse**, ligne **Paiements annoncés** dans la section de suivi. 2. Lisez l’annonce : date, montant annoncé, factures et montants payés déjà enregistrés. Distinguez le montant annoncé du total de la facture. Si un justificatif est signalé, utilisez **Voir l’échange** pour l’ouvrir dans les communications du compte. 3. Choisissez une décision : **Reçu**, **Reçu en partie** ou **Non reçu**. **Autre situation** propose aussi **Avoir appliqué**, **Factures soldées**, **Annonce retirée** et **Reprendre les relances sans confirmer la réception**. 4. Pour **Reçu en partie**, indiquez d’abord le **Montant total payé sur cette facture** pour chaque facture concernée, via **Modifier le total payé**, puis revenez à la décision. 5. Lisez la conséquence affichée, ajoutez si besoin un **Commentaire (facultatif)**, puis cliquez sur le bouton **Enregistrer** qui nomme votre décision. Pour saisir vous-même un paiement annoncé par téléphone, utilisez **Ajouter une annonce de paiement** dans la même ligne du compte. Une date future y est refusée : saisissez plutôt une promesse de paiement. ## Ce que fait Billabex Aucune décision ne modifie une facture. **Reçu** confirme la réception du montant annoncé, qui peut être un acompte. La vérification peut se terminer sans solder toute la facture lorsque les montants payés enregistrés couvrent cette annonce, dans la devise du compte, avec toutes les factures identifiées et sans autre annonce qui recouvre les mêmes factures. Sinon, les relances restent retenues jusqu’à la mise à jour ou à la clarification nécessaire. **Reçu en partie** fait reprendre les relances sur le reste dû actuel, sans remercier le client d’un paiement complet. **Non reçu** lève la retenue sur les factures concernées. Sans commentaire, une note factuelle est enregistrée à votre nom. Si le client annonce le même paiement une seconde fois, l’annonce est rattachée à la déclaration déjà ouverte et apparaît sous **Annonces répétées**, avec sa date et sa provenance. Une décision reste consultable dans la tâche, même fermée. Cette tâche ne peut pas être annulée : elle se termine par une décision. Par exemple, pour un acompte annoncé de 300 € sur une facture de 1 000 €, votre confirmation de réception et un total payé enregistré de 300 € peuvent terminer cette vérification. Les 700 € restants restent dus et suivent l’échéancier et les autres règles de relance. Les montants enregistrés seuls ne remplacent jamais votre vérification de réception. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - **La fiche indique qu’un paiement annoncé attend toujours votre décision et plus aucune tâche ne la demande** : les relances restent retenues sans limite de durée. Tranchez-le dans les paiements annoncés du compte. - **« Reçu en partie » est refusé** : chaque facture doit être retrouvée sur le compte, porter un montant payé positif et garder un reste dû. - **Les relances ne reprennent pas après « Reçu »** : mettez à jour le montant payé des factures, dans Billabex ou dans votre outil de facturation pour une facture synchronisée. - **Le client parle d’un paiement à venir** : enregistrez une promesse de paiement, pas un paiement annoncé. --- # Comprendre la vue client 360° - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/comprendre-vue-client-360/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-08

En bref

La vue client 360° rassemble l’identité du compte, son solde, ses documents et le contexte de recouvrement. Commencez par le résumé de situation, puis vérifiez les faits dans les onglets Factures, Contacts, Communications et Tâches. Le résumé aide à s’orienter mais ne remplace pas les documents : chaque montant, promesse ou blocage doit pouvoir être retrouvé dans son détail.

## Résultat attendu Vous pouvez expliquer la situation du compte et ouvrir la source précise de chaque information importante. ## Avant de commencer - Sélectionnez le bon compte dans la bonne organisation. - Laissez finir une synchronisation active avant de comparer les données. ## Procédure 1. Lisez l’en-tête du compte, sa source et ses tags pour confirmer son identité. 2. Consultez le résumé de situation, le statut prioritaire et le prochain pas. 3. Ouvrez les factures et avoirs pour vérifier le calcul du solde. 4. Contrôlez les contacts actifs, puis les communications reçues et envoyées. 5. Terminez par les tâches ouvertes et les promesses qui peuvent bloquer ou décaler l’agent. ## Ce que fait Billabex Le panneau combine des faits dérivés et un résumé narratif bilingue régénéré après certains emails et événements de promesse. Les vues peuvent se mettre à jour avec un court décalage, car les projections et le résumé sont asynchrones. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si le résumé contredit un document, fiez-vous au document vivant et attendez sa régénération. - Un compte sans solde peut conserver son historique et son statut BODACC. - Pour un total inattendu, examinez factures, paiements et avoirs avant les communications. --- # Understand the customer view 360° - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/understand-customer-view-360/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-08

In short

Customer view 360° brings together account identity, balance, documents, and collection context. Start with the situation summary, then verify facts in Invoices, Contacts, Communications, and Tasks. The summary helps orientation but does not replace documents: every amount, promise, or blocker should be traceable to its detail.

## Expected result You can explain the account situation and open the precise source of every important fact. ## Before you start - Select the correct account in the correct organization. - Let active synchronization finish before comparing data. ## Procedure 1. Read the account header, source, and tags to confirm identity. 2. Review the situation summary, highest-priority state, and next step. 3. Open invoices and credit notes to verify balance calculation. 4. Check active contacts, then received and sent communications. 5. Finish with open tasks and promises that can block or delay the agent. ## What Billabex does The panel combines derived facts with a bilingual narrative regenerated after selected email and promise events. Views can update with a short delay because projections and the summary are asynchronous. ## If the result is not what you expected - If the summary conflicts with a document, trust the live document and wait for regeneration. - An account with no balance can retain history and BODACC status. - For an unexpected total, inspect invoices, payments, and credits before communications. --- # Gérer les comptes clients - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/gerer-comptes-clients/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-09

En bref

Un compte client peut être synchronisé depuis Pennylane ou Zoho Books, créé manuellement ou géré via API. Vérifiez sa source avant de modifier son identité. Pour une donnée synchronisée, corrigez de préférence l’outil d’origine afin que le prochain import reste cohérent. Les tags, contacts et états opérationnels peuvent ensuite être gérés dans Billabex selon leurs commandes dédiées.

## Résultat attendu Le compte porte une identité unique, une source comprise et les contacts ou tags utiles au suivi. ## Avant de commencer - Recherchez les variantes du nom avant de créer un nouveau compte. - Identifiez si la donnée vient d’une connexion ou d’une saisie manuelle. ## Procédure 1. Recherchez le compte par nom, référence source ou email de contact. 2. Ouvrez sa source pour distinguer Pennylane, Zoho Books et une création personnalisée. 3. Pour un compte manuel, modifiez les informations nécessaires puis enregistrez. 4. Pour un compte synchronisé, corrigez la source et attendez l’import plutôt que d’entretenir deux versions. 5. Ajoutez ensuite contacts et tags, puis vérifiez que les documents restent rattachés au bon compte. ## Ce que fait Billabex Billabex conserve une référence de source unique sur le compte synchronisé. Un même compte ne peut pas être relié simultanément à deux sources différentes ; la fusion de doublons est une opération contrôlée qui réaffecte documents et historique. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Ne supprimez pas un compte uniquement parce qu’il semble vide pendant une synchronisation. - Deux comptes avec des documents distincts demandent une vérification avant toute fusion. - Si le nom revient après modification, c’est probablement la source qui doit être corrigée. --- # Manage customer accounts - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/manage-customer-accounts/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-09

In short

A customer account can be synchronized from Pennylane or Zoho Books, created manually, or managed through API. Check its source before changing identity. For synchronized data, prefer correcting the originating tool so the next import stays coherent. Tags, contacts, and operational states can then be managed in Billabex through their dedicated actions.

## Expected result The account has one clear identity, a understood source, and useful contacts or tags. ## Before you start - Search name variants before creating another account. - Determine whether data comes from a connection or manual entry. ## Procedure 1. Search the account by name, source reference, or contact email. 2. Open its source to distinguish Pennylane, Zoho Books, and custom creation. 3. For a manual account, edit required information and save. 4. For a synchronized account, correct the source and wait for import rather than maintaining two versions. 5. Then add contacts and tags, and verify documents remain linked to the right account. ## What Billabex does Billabex keeps one unique source reference on a synchronized account. One account cannot link to two different sources at once; duplicate merging is a controlled operation that reassigns documents and history. ## If the result is not what you expected - Do not delete an account merely because it looks empty during synchronization. - Two accounts with distinct documents require verification before merging. - If a name reverts after editing, the source probably needs correction. --- # Add, edit or disable a contact - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/add-edit-disable-contact/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

Contacts determine who may receive a follow-up, through which channel, and in which language. Add emails and several international phone numbers, correct outdated details, or disable someone. A disabled contact remains visible in the case, but the agent excludes them from new recipients until a human explicitly re-enables them.

## Expected result Only current, authorized contacts are enabled, with correct contact details and language. ## Before you start - Verify contact details from a reliable source or received message. - Check that an equivalent contact does not already exist. ## Procedure 1. Open the customer account **Contacts** tab. 2. For an addition, enter the name, at least one useful email address, and the language. 3. Add one or more numbers; Billabex normalizes the country and identifies those that can receive SMS. 4. For a correction, edit the existing contact instead of creating a duplicate. 5. Use **Disable** when they should stop receiving follow-ups but history must remain. 6. Re-enable only after human confirmation that at least one contact detail can be used again. ## What Billabex does The agent excludes disabled contacts and invalid contact details. Manually entered numbers remain during synchronization, while connector numbers keep their source. A normal update never silently re-enables someone. **Search for contact details using the customer website** In the contact search window, enter the company website if it is missing. Saving makes the search available without starting it or using a search by itself. Check the displayed domain before searching; **Edit** lets you correct it and clears previous results and the selected person. You can also use the **Website** or **Add a website** line on the account record, even for a synchronized account. A website manually entered or cleared with this form is preserved during subsequent syncs. With no website set, Billabex can use contact email domains for the search. ## If the result is not what you expected - After a hard bounce, correct the address or choose another contact before re-enabling. - A landline or invalid number may remain useful in the case without being offered for SMS. - A temporarily absent contact does not necessarily need deletion. - When an email proposes a new address, inspect its approval task before adding it. --- # Ajouter, modifier ou désactiver un contact - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/ajouter-modifier-desactiver-contact/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Les contacts déterminent qui peut recevoir une relance, par quel canal et dans quelle langue. Ajoutez des emails et plusieurs téléphones internationaux, corrigez les informations devenues fausses ou désactivez un contact. Un contact désactivé reste visible dans le dossier, mais l’agent l’exclut des nouveaux destinataires jusqu’à une réactivation humaine explicite.

## Résultat attendu Seuls les contacts actuels et autorisés sont activés, avec des coordonnées et une langue correctes. ## Avant de commencer - Vérifiez les coordonnées auprès d’une source fiable ou dans un message reçu. - Contrôlez qu’un contact équivalent n’existe pas déjà sur le compte. ## Procédure 1. Ouvrez l’onglet **Contacts** du compte client. 2. Pour un ajout, saisissez le nom, au moins un email utile et la langue. 3. Ajoutez un ou plusieurs numéros ; Billabex normalise le pays et indique lesquels peuvent recevoir un SMS. 4. Pour une correction, modifiez le contact existant au lieu d’en créer un doublon. 5. Utilisez **Désactiver** lorsqu’il ne doit plus recevoir de relances mais que son historique doit rester lisible. 6. Réactivez-le uniquement après confirmation humaine qu’au moins une coordonnée peut de nouveau être utilisée. ## Ce que fait Billabex L’agent exclut les contacts désactivés et les coordonnées invalides. Les numéros saisis à la main sont conservés lors d’une synchronisation ; les numéros issus du connecteur restent identifiés comme tels. Une mise à jour classique ne réactive jamais silencieusement un contact. **Rechercher des coordonnées avec le site web du client** Dans la fenêtre de recherche de coordonnées, renseignez le site web de l’entreprise s’il manque. L’enregistrement fait apparaître la recherche, sans la lancer ni consommer une recherche à lui seul. Vérifiez le domaine affiché avant de lancer la recherche ; **Modifier** permet de le corriger et efface les anciens résultats ainsi que la personne sélectionnée. Vous pouvez aussi utiliser la ligne **Site web** ou **Ajouter un site web** de la fiche du compte, même si le compte est synchronisé. Un site saisi ou effacé manuellement avec ce formulaire est conservé lors des synchronisations suivantes. Sans site renseigné, Billabex peut utiliser le domaine des emails des contacts pour la recherche. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Après un hard bounce, corrigez l’adresse ou choisissez un autre contact avant de réactiver. - Un numéro fixe ou invalide peut rester utile au dossier sans être proposé pour un SMS. - Un contact absent pour quelques jours ne doit pas nécessairement être supprimé. - Si une nouvelle adresse est proposée par email, vérifiez la tâche d’approbation avant l’ajout. --- # Comprendre les factures et leurs statuts - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/factures-statuts/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-09

En bref

Billabex affiche deux lectures complémentaires. Le statut de facture est **Émise**, **En retard** ou **Payée** selon échéance et règlement. Le statut de paiement est **Non payée**, **Partiellement payée**, **Payée** ou **Trop-perçue** selon le montant payé et les avoirs imputés. Une facture future peut donc être émise tout en étant déjà partiellement réglée.

## Résultat attendu Vous savez expliquer les deux statuts avec la date d’échéance, le montant payé et les avoirs imputés. ## Avant de commencer - Ouvrez le détail d’une facture plutôt que la seule liste. - Repérez son total, son échéance, son payé et son crédit imputé. ## Procédure 1. Comparez la date d’échéance à la date actuelle. 2. Calculez le règlement total à partir du payé et des avoirs alloués. 3. Lisez le statut de facture : payée si couverte, en retard si échue et restante, sinon émise. 4. Lisez séparément le statut de paiement selon la part couverte du total. 5. Vérifiez le solde restant avant de conclure qu’une relance est attendue. ## Ce que fait Billabex Les statuts sont dérivés, pas saisis manuellement. Un règlement égal au total produit Payée ; supérieur au total produit Trop-perçue côté paiement, tout en gardant la facture Payée. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un avoir non imputé ne réduit pas forcément cette facture précise. - Après une modification source, laissez le paiement et l’allocation se projeter avant de comparer. - Un échéancier peut déplacer l’échéance effective utilisée pour le montant actuellement dû. --- # Understand invoices and their statuses - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/invoices-statuses/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-09

In short

Billabex shows two complementary readings. Invoice status is **Issued**, **Overdue**, or **Paid** from due date and settlement. Payment status is **Unpaid**, **Partially paid**, **Paid**, or **Overpaid** from paid amount and allocated credits. A future invoice can therefore remain Issued while already being partly paid.

## Expected result You can explain both statuses using due date, paid amount, and allocated credits. ## Before you start - Open invoice detail rather than relying on the list alone. - Locate total, due date, paid amount, and allocated credit. ## Procedure 1. Compare the invoice due date with today. 2. Calculate total coverage from paid amount and allocated credits. 3. Read invoice status: Paid when covered, Overdue when due with a remainder, otherwise Issued. 4. Read payment status separately according to the share of total covered. 5. Check remaining balance before deciding a follow-up is expected. ## What Billabex does Statuses are derived rather than manually entered. Coverage equal to total produces Paid; greater coverage produces Overpaid for payment status while invoice status remains Paid. ## If the result is not what you expected - An unallocated credit note does not necessarily reduce this specific invoice. - After a source change, allow payment and allocation projections to update. - A payment schedule can move the effective due date used for currently due balance. --- # Dates d’échéance et échéanciers - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/dates-echeance-echeanciers/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-09

En bref

Sans échéancier, la facture utilise sa date d’échéance unique. Avec un échéancier, chaque versement possède une date et un montant ; les dates doivent être strictement croissantes et les montants totaliser exactement la facture. Paiements et avoirs couvrent les versements dans l’ordre. Quand une échéance est entièrement couverte, Billabex avance l’échéance effective au prochain versement restant.

## Résultat attendu L’échéancier totalise la facture et le montant actuellement dû correspond aux versements arrivés à date non couverts. ## Avant de commencer - Préparez les dates et montants validés avec le client. - Vérifiez le total TTC de la facture et les règlements déjà enregistrés. ## Procédure 1. Ouvrez la facture et consultez son échéance ou son échéancier actuel. 2. Pour chaque versement, contrôlez une date postérieure à l’émission et un montant strictement positif. 3. Vérifiez que les dates ne se répètent pas et progressent dans l’ordre. 4. Additionnez les montants, y compris l’arrondi final, pour retrouver exactement le total. 5. Après paiement, contrôlez le versement couvert et la nouvelle échéance effective. ## Ce que fait Billabex Billabex applique paiements et crédits aux échéances les plus proches en premier. Le prévisionnel conserve chaque versement restant sur sa propre date au lieu de reporter tout le solde sur la première. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un échéancier invalide est refusé ou marqué comme tel plutôt que partiellement enregistré. - Une date antérieure à l’émission ou deux dates identiques ne sont pas acceptées. - Pour un écart d’arrondi, ajustez le dernier versement sans changer le total de facture. --- # Due dates and payment schedules - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/due-dates-payment-schedules/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-09

In short

Without a schedule, an invoice uses one due date. With a schedule, each installment has a date and amount; dates must strictly increase and amounts must exactly total the invoice. Payments and credits cover installments in order. Once one installment is fully covered, Billabex advances the effective due date to the next remaining installment.

## Expected result The schedule totals the invoice and currently due balance matches uncovered installments due by today. ## Before you start - Prepare dates and amounts agreed with the customer. - Check invoice gross total and payments already recorded. ## Procedure 1. Open the invoice and review its current due date or schedule. 2. For each installment, verify a date after issue and a strictly positive amount. 3. Ensure dates are unique and strictly increasing. 4. Add amounts, including final rounding, to exactly match total. 5. After payment, check the covered installment and new effective due date. ## What Billabex does Billabex applies payments and credits to nearest installments first. Forecast keeps every remaining installment on its own date instead of placing the whole balance on the first one. ## If the result is not what you expected - An invalid schedule is rejected or marked invalid rather than partly saved. - A date before issue or duplicate dates are not accepted. - For rounding differences, adjust the final installment without changing invoice total. --- # Comprendre les avoirs et leurs imputations - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/avoirs-imputations/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Un avoir diminue une créance lorsqu’une imputation le relie à une facture du même compte client. Son montant disponible tient compte des remboursements et allocations déjà appliqués. L’avoir passe de Émis à Partiellement soldé, puis Soldé lorsque plus rien ne reste. La facture réduit parallèlement son solde et peut devenir payée même sans nouveau règlement bancaire.

## Résultat attendu Chaque imputation relie le bon avoir à la bonne facture et les deux soldes diminuent du même montant. ## Avant de commencer - Vérifiez que facture et avoir appartiennent au même compte. - Repérez le montant encore disponible sur l’avoir et restant sur la facture. ## Procédure 1. Ouvrez l’avoir et contrôlez son montant émis, remboursé, imputé et restant. 2. Choisissez la facture du même compte à laquelle le crédit doit s’appliquer. 3. Saisissez un montant positif qui ne dépasse pas les disponibilités concernées. 4. Validez puis vérifiez l’imputation dans l’avoir et dans la facture. 5. Contrôlez les nouveaux statuts et le solde du compte de recouvrement. 6. Pour indiquer d’où vient l’avoir, renseignez sa **Facture d’origine** à la création ou dans son détail, en cherchant parmi les factures du compte, y compris celles déjà payées. ## Ce que fait Billabex L’imputation est coordonnée sur les deux agrégats afin que facture et avoir portent la même allocation. Sa suppression rétablit les montants restants et peut réactiver une créance précédemment couverte. La **Facture d’origine** est un lien documentaire, distinct de l’imputation : il indique l’origine de l’avoir sans modifier aucun solde, montant ni statut. Plusieurs avoirs peuvent désigner la même facture, et le lien reste modifiable sur un avoir synchronisé. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une allocation entre deux comptes différents est refusée. - Un avoir remboursé ou déjà consommé ne peut pas être réutilisé intégralement. - Renseigner une facture d’origine ne réduit pas son solde : créez aussi l’imputation si le crédit doit s’y appliquer. - « Facture d’origine indisponible » : la facture liée a été supprimée depuis ; le lien est conservé. - Si un document synchronisé change dans la source, attendez le nettoyage des allocations orphelines avant de réessayer. --- # Understand credit notes and allocations - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/credit-notes-allocations/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

A credit note reduces a receivable when an allocation links it to an invoice on the same customer account. Its available amount accounts for refunds and allocations already used. The credit note moves from Issued to Partially settled, then Settled when nothing remains. The invoice balance decreases in parallel and can become paid without another bank payment.

## Expected result Each allocation links the correct credit note and invoice, reducing both remaining amounts equally. ## Before you start - Confirm invoice and credit note belong to the same account. - Locate available credit and remaining invoice amount. ## Procedure 1. Open the credit note and check issued, refunded, allocated, and remaining amounts. 2. Choose the invoice on the same account that should receive the credit. 3. Enter a positive amount within both available limits. 4. Submit and verify the allocation on both credit note and invoice. 5. Review resulting statuses and the collection account balance. 6. To record where the credit note comes from, set its **Original invoice** when creating it or in its detail, searching the account’s invoices, paid ones included. ## What Billabex does Allocation is coordinated across both aggregates so invoice and credit note contain the same link. Removing it restores remaining amounts and can reactivate a receivable previously covered. The **Original invoice** is a documentary link, separate from the allocation: it records the credit note’s origin without changing any balance, amount or status. Several credit notes can point to the same invoice, and the link stays editable on a synced credit note. ## If the result is not what you expected - Allocation across different accounts is rejected. - A refunded or consumed credit note cannot be fully reused. - Setting an original invoice does not reduce its balance: also create the allocation if the credit should apply to it. - “Original invoice unavailable”: the linked invoice has since been deleted; the link is kept. - When a synchronized document changes, wait for orphan-allocation cleanup before retrying. --- # Données synchronisées ou créées manuellement - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/donnees-synchronisees-manuelles/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Les données peuvent venir de Pennylane, Zoho Books, de l’API ou d’une saisie manuelle. Le canal d’émission d’une facture ou d’un avoir est fixé lors de sa création, tandis que le compte conserve séparément sa référence de connexion. Une facture manuelle peut donc vivre sur un compte synchronisé. Corrigez chaque donnée dans son système d’origine pour éviter les retours en arrière.

## Résultat attendu Vous identifiez la source du compte et le canal du document avant toute modification ou suppression. ## Avant de commencer - Ouvrez le détail du compte et du document concerné. - Gardez l’accès à l’outil source si la donnée est synchronisée. ## Procédure 1. Repérez le badge de source du compte et sa dernière mise à jour. 2. Dans la facture ou l’avoir, vérifiez le canal Pennylane, Zoho Books, API ou Manuel. 3. Corrigez dans la source tout champ géré par l’intégration. 4. Utilisez Billabex directement uniquement pour une donnée manuelle ou une action explicitement locale. 5. Après synchronisation, contrôlez que la correction apparaît sans doublon. ## Ce que fait Billabex La référence de source relie le compte à un connecteur, mais le canal de chaque document reste indépendant et immuable. Cette séparation rend possible une saisie locale ponctuelle sans masquer l’origine du compte. Le **site web du compte** reste modifiable dans Billabex même sur un compte synchronisé. Une saisie ou un effacement manuel est conservé lors des synchronisations suivantes. Pour les données financières gérées par le connecteur, corrigez toujours l’outil source. Si une facture est rattachée à un autre client dans cet outil, la synchronisation peut la transférer entre deux comptes de la même connexion, sous réserve des contrôles de devise, de numéro et d’avoirs imputés. [Consultez les conditions et les refus d’import](/fr/aide/integrations-parametres/suivre-relancer-reparer-synchronisation/). ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une correction locale d’une valeur synchronisée peut être remplacée au passage suivant. - Ne recréez pas manuellement un document absent avant d’avoir vérifié la connexion. - Pour un doublon, comparez références normalisées, canaux et identifiants source avant suppression. --- # Synchronized or manually created data - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/synchronized-manual-data/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

Data can come from Pennylane, Zoho Books, API, or manual entry. An invoice or credit-note issue channel is fixed at creation, while the account separately keeps its connection reference. A manual invoice can therefore live on a synchronized account. Correct each record in its originating system to avoid later reversions.

## Expected result You identify account source and document channel before any edit or deletion. ## Before you start - Open both the account and affected document detail. - Keep source-tool access when the record is synchronized. ## Procedure 1. Locate the account source badge and latest update. 2. On the invoice or credit note, check Pennylane, Zoho Books, API, or Manual channel. 3. Correct integration-managed fields in the source. 4. Use Billabex directly only for manual data or an explicitly local action. 5. After synchronization, verify the correction appears without duplication. ## What Billabex does The source reference links an account to a connector, while each document channel remains independent and immutable. This allows occasional local entry without hiding account origin. The **account website** remains editable in Billabex even on a synchronized account. A manual entry or removal is preserved during subsequent syncs. For connector-managed financial data, always correct the source tool. If an invoice is assigned to another customer in that tool, synchronization can transfer it between two accounts within the same connection, subject to currency, number and allocated-credit checks. [Read the conditions and import rejection guidance](/en/help/integrations-settings/monitor-retry-repair-sync/). ## If the result is not what you expected - A local edit to synchronized data can be overwritten on the next run. - Do not recreate a missing document manually before checking the connection. - For duplicates, compare normalized references, channels, and source identifiers before deletion. --- # Documents, currencies and amounts - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/documents-currencies-amounts/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-10

In short

Each document carries a currency and several amounts that mean different things. For an invoice, start with total and subtract payments plus allocated credits to get remaining balance. For a credit note, start with issued amount and subtract refunds plus allocations. Never mix currencies in a manual total; analytics separately uses a base currency and historical rates.

## Expected result You reconstruct document remaining amount without combining currencies or different financial notions. ## Before you start - Display currency next to every compared amount. - Open allocations rather than assuming a credit note is fully applied. ## Procedure 1. Identify document type and currency. 2. For an invoice, record total, paid, and allocated credits. 3. For a credit note, record total, refunded, allocated, and available amounts. 4. Confirm displayed remainder matches components in the same currency. 5. For multi-currency views, use converted analytics instead of manual addition. ## What Billabex does Billabex rounds monetary operations and stores movements required for analytics. Analytics conversion uses organization base currency and the historical rate on movement day. ## If the result is not what you expected - A multi-currency total without conversion has no financial meaning. - A discrepancy can come from available credit not allocated to the invoice examined. - If a historical rate is unavailable, analytics fails temporarily rather than returning a partial total. --- # Documents, devises et montants - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/documents-devises-montants/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-10

En bref

Chaque document porte sa devise et plusieurs montants qui ne décrivent pas la même chose. Pour une facture, partez du total, puis retirez paiements et avoirs imputés pour obtenir le restant. Pour un avoir, partez du montant émis, puis retirez remboursements et allocations. Ne mélangez jamais des devises dans un total manuel ; les analyses utilisent séparément une devise de référence et des taux historiques.

## Résultat attendu Vous reconstituez le montant restant d’un document sans additionner des devises ou des notions différentes. ## Avant de commencer - Affichez la devise à côté de chaque montant comparé. - Ouvrez les allocations plutôt que de supposer qu’un avoir est entièrement appliqué. ## Procédure 1. Identifiez le type de document et sa devise. 2. Pour une facture, relevez total, payé et crédits alloués. 3. Pour un avoir, relevez total, remboursé, imputé et disponible. 4. Vérifiez que le restant affiché correspond aux composantes dans la même devise. 5. Pour une vue multi-devises, utilisez les analyses converties au lieu d’une somme manuelle. ## Ce que fait Billabex Billabex arrondit les opérations monétaires et conserve les mouvements nécessaires aux analyses. La conversion analytique utilise la devise de base de l’organisation et le taux historique du jour du mouvement. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un total multi-devises sans conversion n’a pas de sens financier. - Une différence peut venir d’un avoir disponible mais non imputé à la facture examinée. - Si un taux historique est indisponible, l’analyse échoue temporairement plutôt que d’afficher un total partiel. --- # Billabex status glossary - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/billabex-status-glossary/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-10

In short

Billabex statuses describe either a financial fact or processing state. An **Overdue** invoice is not the same as a **Bounced** email, and a **Paused** account does not mean its balance is zero. Use the table below to identify the object, then open detail: status summarizes state while its cause remains in dates, amounts, and events.

## Expected result You interpret each badge in its object context without inferring the wrong action. ## Before you start - Identify the screen and object carrying the status. - Open detail when several causes can produce the same badge. ## Procedure 1. Identify whether the object is an account, invoice, credit note, payment, or communication. 2. Find the status in the reference table below. 3. Check dates and amounts determining financial statuses. 4. For a communication, read each recipient event timeline. 5. For a pause, find every reason and task still active. ## What Billabex does | Object | Main statuses | Meaning | | ----------- | -------------------------------------------- | --------------------------------------- | | Invoice | Issued, Overdue, Paid | Due date and total coverage | | Payment | Unpaid, Partially paid, Paid, Overpaid | Share of total covered | | Credit note | Issued, Partially settled, Settled | Amount still available | | Collections | Active, Paused | Whether another action may be scheduled | | Email | Sent, Delivered, Opened, Bounced, Complained | Technical feedback per recipient | ## If the result is not what you expected - A state can change after asynchronous processing; compare times before and after refresh. - An opened email does not prove payment, and a paid invoice does not prove last-email delivery. - For a label absent here, preserve its exact text and use the guide for that object. --- # Glossaire des statuts Billabex - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/glossaire-statuts/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-10

En bref

Les statuts Billabex décrivent soit un fait financier, soit un état de traitement. Une facture **En retard** n’équivaut pas à un email **Bounced**, et un compte **En pause** ne signifie pas que son solde est nul. Utilisez le tableau ci-dessous pour identifier l’objet concerné, puis ouvrez son détail : le statut résume un état mais sa cause reste dans les dates, montants et événements.

## Résultat attendu Vous interprétez chaque badge dans le contexte de son objet sans en déduire une action incorrecte. ## Avant de commencer - Repérez l’écran et l’objet qui portent le statut. - Ouvrez le détail lorsque plusieurs causes peuvent produire le même badge. ## Procédure 1. Identifiez s’il s’agit d’un compte, d’une facture, d’un avoir, d’un paiement ou d’une communication. 2. Cherchez le statut dans le tableau de référence ci-dessous. 3. Vérifiez les dates et montants qui déterminent les statuts financiers. 4. Pour une communication, lisez la chronologie des événements de chaque destinataire. 5. Pour une pause, recherchez tous les motifs et tâches encore actifs. ## Ce que fait Billabex | Objet | Statuts principaux | Lecture | | ------------ | ---------------------------------------------- | ----------------------------------- | | Facture | Émise, En retard, Payée | Échéance et couverture du total | | Paiement | Non payé, Partiellement payé, Payé, Trop-perçu | Part du total couverte | | Avoir | Émis, Partiellement soldé, Soldé | Montant encore disponible | | Recouvrement | Actif, En pause | Possibilité de planifier une action | | Email | Envoyé, Délivré, Ouvert, Bounce, Plainte | Retour technique par destinataire | ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un état peut changer après un traitement asynchrone ; comparez les heures avant et après actualisation. - Un email ouvert ne prouve pas le paiement et une facture payée ne prouve pas la délivrance du dernier email. - Si un libellé ne figure pas ici, conservez son texte exact et consultez le guide de l’objet concerné. --- # Add invoices and credit notes manually - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/add-invoices-credit-notes-manually/ - Language: en - Reviewed: 2026-08-04 - Updated: 2026-08-04

In short

Billabex lets you add invoices and credit notes that do not come from a connector. You can upload several PDF, PNG, JPEG, or WEBP files, then review each document separately. Attach it to an existing account or create one, complete the requested fields, and check dates and amounts before confirming.

## Expected result Each invoice or credit note appears in the corresponding list with the Manual channel and the correct customer account. ## Before you start - Prepare readable PDF, PNG, JPEG, or WEBP files. - Make sure document numbers, dates, currencies, and amounts are available. - Search for the customer account first to avoid a duplicate. ## Procedure 1. Open **Invoices** then **Add an invoice**, or **Credit notes** then **Add a credit note**. 2. Drop one or more supported files. 3. For each document, select the existing customer account. If none matches, enter its name to create one and choose its currency. 4. For an invoice, enter its number, issue and due dates, total amount and, when relevant, paid amount and PO number. 5. For a credit note, enter its number, issue date, total amount and, when relevant, amount already refunded. 6. Check the preview and fields, then add the document. In a batch, continue with the next document. ## What Billabex does Each file becomes an independent manual document. A manual document can be attached to a synchronized account without changing that account’s source. The form data still needs your review: uploading a file does not replace checking its dates and amounts. ## If the result is not what you expected - Convert a rejected file type to PDF, PNG, JPEG, or WEBP. - If the account already exists, return to its selection instead of creating another one. - An entry discarded before confirmation is not saved. - For Pennylane or Zoho Books data, prefer correcting the document in the connector. --- # Ajouter des factures et avoirs manuellement - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/ajouter-factures-avoirs-manuellement/ - Language: fr - Reviewed: 2026-08-04 - Updated: 2026-08-04

En bref

Billabex permet d’ajouter manuellement des factures et des avoirs qui ne viennent pas d’un connecteur. Vous pouvez déposer plusieurs fichiers PDF, PNG, JPEG ou WEBP, puis vérifier chaque document séparément. Rattachez-le à un compte existant ou créez un compte, complétez les champs demandés et contrôlez les montants avant validation.

## Résultat attendu Chaque facture ou avoir apparaît dans la liste correspondante avec le canal Manuel et le bon compte client. ## Avant de commencer - Préparez des fichiers PDF, PNG, JPEG ou WEBP lisibles. - Vérifiez que les numéros, dates, devises et montants sont disponibles. - Recherchez d’abord le compte client pour éviter un doublon. ## Procédure 1. Ouvrez **Factures** puis **Ajouter une facture**, ou **Avoirs** puis **Ajouter un avoir**. 2. Déposez un ou plusieurs fichiers pris en charge. 3. Pour chaque document, sélectionnez le compte client existant. Si aucun compte ne correspond, saisissez son nom pour en créer un et choisissez sa devise. 4. Pour une facture, renseignez le numéro, les dates d’émission et d’échéance, le montant total et, si nécessaire, le montant payé et le numéro de bon de commande. 5. Pour un avoir, renseignez son numéro, sa date d’émission, son montant total et, si nécessaire, le montant déjà remboursé. 6. Vérifiez l’aperçu et les champs, puis ajoutez le document. Dans un lot, passez ensuite au document suivant. ## Ce que fait Billabex Chaque fichier devient un document manuel indépendant. Un document manuel peut être rattaché à un compte synchronisé sans changer la source de ce compte. Les informations du formulaire restent à vérifier : le fichier déposé ne remplace pas votre contrôle des montants et des dates. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un type de fichier refusé doit être converti en PDF, PNG, JPEG ou WEBP. - Si le compte existe déjà, revenez à sa sélection au lieu d’en créer un second. - Une saisie abandonnée avant validation n’est pas conservée. - Pour une donnée provenant de Pennylane ou Zoho Books, corrigez de préférence le document dans le connecteur. --- # Correct the paid amount on a manual invoice - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/correct-paid-amount-manual-invoice/ - Language: en - Reviewed: 2026-08-04 - Updated: 2026-08-04

In short

You can correct the paid amount directly in Billabex only for a manually created invoice. The edit dialog compares old and new values, then recalculates the remaining balance using the invoice total and allocated credit notes. For a synchronized invoice, make the correction in Pennylane or Zoho Books.

## Expected result The manual invoice shows the corrected paid amount and a recalculated remaining balance. ## Before you start - Open the affected invoice and check that its channel is Manual. - Confirm the amount actually collected against your accounting or banking source. ## Procedure 1. Open **Invoices**, then the manual invoice to correct. 2. Open **Options** and choose **Edit paid amount**. 3. Enter the corrected paid amount as zero or a positive value. 4. Compare the old and new values and the updated remaining balance shown in the dialog. 5. Confirm the change. ## What Billabex does Billabex keeps the invoice total and allocated credit notes, then recalculates the remaining balance with the new paid amount. The action is only available on manual invoices so a later connector synchronization cannot overwrite the correction. ## If the result is not what you expected - If the option is missing, a connector probably manages the invoice: correct the payment at its source. - Enter `0` to remove a payment recorded by mistake. - Before confirming an amount above the invoice total, verify that it represents a real overpayment. --- # Corriger le montant payé d’une facture manuelle - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/corriger-montant-paye-facture-manuelle/ - Language: fr - Reviewed: 2026-08-04 - Updated: 2026-08-04

En bref

Le montant payé peut être corrigé directement dans Billabex uniquement pour une facture créée manuellement. La fenêtre de modification compare l’ancienne et la nouvelle valeur, puis recalcule le solde restant en tenant compte du total et des avoirs. Pour une facture synchronisée, effectuez la correction dans Pennylane ou Zoho Books.

## Résultat attendu La facture manuelle affiche le montant payé corrigé et un solde restant recalculé. ## Avant de commencer - Ouvrez la facture concernée et vérifiez que son canal est Manuel. - Confirmez le montant réellement encaissé dans votre source comptable ou bancaire. ## Procédure 1. Ouvrez **Factures**, puis la facture manuelle à corriger. 2. Ouvrez **Options** et choisissez **Modifier le montant payé**. 3. Saisissez le montant payé corrigé, avec une valeur positive ou nulle. 4. Comparez l’ancienne et la nouvelle valeur ainsi que le nouveau solde restant affiché. 5. Validez la modification. ## Ce que fait Billabex Billabex conserve le montant total et les avoirs imputés, puis recalcule le solde restant avec le nouveau montant payé. Cette action n’est proposée que pour les factures manuelles afin qu’une synchronisation ne remplace pas votre correction. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si l’option n’apparaît pas, la facture est probablement gérée par un connecteur : corrigez le paiement dans sa source. - Saisissez `0` pour retirer un paiement enregistré par erreur. - Avant de valider un montant supérieur au total, vérifiez qu’il correspond bien à un trop-perçu réel. --- # Consulter l’historique d’un compte client - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/consulter-historique-compte/ - Language: fr - Reviewed: 2026-08-09 - Updated: 2026-08-09

En bref

L’onglet Historique d’un compte rassemble les actions métier réussies qui l’ont modifié. Chaque ligne précise la date, l’action et son auteur : un membre, l’agent ou un processus système. Dépliez une ligne pour lire les détails utiles. Le suivi est exhaustif pour les nouvelles actions depuis le 6 août 2026.

## Résultat attendu Vous pouvez reconstituer qui a fait quoi sur un compte et quand, sans mélanger cet historique avec le journal global de l’organisation. ## Avant de commencer - Ouvrez le compte client concerné. - Repérez la période ou l’action à vérifier. ## Procédure 1. Ouvrez l’onglet **Historique** de la fiche client. 2. Parcourez les actions de la plus récente à la plus ancienne. 3. Lisez l’auteur pour distinguer un membre, l’agent et un traitement système. 4. Cliquez sur une ligne pour afficher ses métadonnées utiles. 5. Passez à la page suivante pour consulter les événements plus anciens. ## Ce que fait Billabex Billabex ajoute une ligne après chaque commande métier réussie concernant le compte, y compris lorsqu’elle part d’une facture, d’un contact, d’une communication ou d’une tâche. Les traitements techniques répétitifs sont exclus, et les métadonnées sensibles ou trop volumineuses sont masquées ou tronquées. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Les actions antérieures au 6 août 2026 peuvent être partielles, sauf lorsqu’une ancienne action humaine a pu être reprise. - Les mouvements de crédits restent dans **Paramètres > Crédits**, pas dans l’historique du compte. - Une action refusée ou sans changement effectif ne crée pas de ligne. --- # View customer account history - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/view-customer-account-history/ - Language: en - Reviewed: 2026-08-09 - Updated: 2026-08-09

In short

The account History tab gathers successful business actions that changed that account. Each row identifies the date, action, and actor: a member, the agent, or a system process. Expand a row to read useful details. Tracking is exhaustive for new actions from August 6, 2026 onward.

## Expected result You can reconstruct who did what on an account and when without mixing it with the organization-wide audit log. ## Before you start - Open the relevant customer account. - Identify the period or action you need to verify. ## Procedure 1. Open the customer account **History** tab. 2. Browse actions from newest to oldest. 3. Read the actor to distinguish a member, the agent, and a system process. 4. Click a row to display its useful metadata. 5. Move to the next page to review older events. ## What Billabex does Billabex adds a row after every successful business command involving the account, including actions that start from an invoice, contact, communication, or task. Repetitive technical processing is excluded, and sensitive or oversized metadata is hidden or truncated. ## If the result is not what you expected - Actions before August 6, 2026 may be partial unless an older human action could be restored. - Credit movements remain under **Settings > Credits**, not in account history. - A rejected action or one with no effective change does not create a row. --- # Renseigner le mode de paiement d’un compte - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/renseigner-mode-paiement/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Chaque compte peut indiquer Virement bancaire, Prélèvement automatique ou un mode non renseigné. Billabex affiche cette information dans les listes et l’utilise pour choisir la règle de première relance définie dans les paramètres : avant l’échéance pour prévenir, après l’échéance pour laisser passer le règlement, ou le délai par défaut.

## Résultat attendu Le compte affiche le bon mode de paiement et la première relance suit la règle correspondante de l’organisation. ## Avant de commencer - Confirmez le mode de paiement convenu avec le client. - Vérifiez dans **Paramètres > Général** la valeur **Par défaut** et les exceptions configurées pour chaque mode. ## Procédure 1. Ouvrez la fiche du compte client. 2. Utilisez l’action de modification du compte. 3. Choisissez **Virement bancaire**, **Prélèvement automatique** ou laissez le mode non renseigné. 4. Enregistrez puis contrôlez la valeur dans l’en-tête ou la liste des comptes. 5. Vérifiez la date de la première relance si aucune relance automatique n’est encore partie. ## Ce que fait Billabex Le mode de paiement appartient au compte et peut être renseigné même si celui-ci vient d’un connecteur. Billabex ne déduit jamais un virement à partir d’une absence de donnée. La règle propre au mode s’applique uniquement à la première relance automatique ; les relances suivantes gardent leur cadence habituelle. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un mode non renseigné utilise le délai global par défaut de l’organisation. - Modifier le mode après la première relance ne reprogramme pas rétroactivement cette première action. - Un mode qui affiche **Comme par défaut** dans les paramètres suit la valeur par défaut : la modifier change aussi sa première relance. - La valeur par défaut peut elle-même tomber avant l’échéance, par exemple 7 jours avant. --- # Set an account payment method - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/set-account-payment-method/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

Each account can use Bank transfer, Direct debit, or an unspecified payment method. Billabex displays this information in lists and uses it to select the first-follow-up rule configured in settings: before the due date as a reminder, after it to allow payment processing, or the default delay.

## Expected result The account shows the correct payment method and its first follow-up follows the matching organization rule. ## Before you start - Confirm the payment method agreed with the customer. - Review the **Default** value and each method’s exception under **Settings > General**. ## Procedure 1. Open the customer account. 2. Use the account edit action. 3. Choose **Bank transfer**, **Direct debit**, or leave the method unspecified. 4. Save, then check the value in the account header or account list. 5. Review the first follow-up date if no automatic follow-up has been sent yet. ## What Billabex does The payment method belongs to the account and can be set even when the account comes from a connector. Billabex never infers bank transfer from missing data. The method-specific rule applies only to the first automatic follow-up; later follow-ups keep their usual cadence. ## If the result is not what you expected - An unspecified method uses the organization’s global default delay. - Changing the method after the first follow-up does not retroactively reschedule that action. - A method showing **Same as default** in settings follows the default value: changing it also changes that method’s first reminder. - The default value can itself fall before the due date, for example 7 days before. --- # Partager le portail client d’un compte - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/partager-portail-client/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Chaque compte client peut disposer d’un lien de portail, géré dans le panneau Portail client de sa synthèse. Votre client l’ouvre sans compte ni mot de passe pour consulter et télécharger les factures et avoirs en cours de suivi, ainsi que votre RIB s’il ne paie pas par prélèvement. Le lien reste valable jusqu’à sa régénération.

## Résultat attendu Votre client dispose d’un lien qui affiche en permanence les documents à jour de son suivi, et vous savez comment lui retirer cet accès. ## Avant de commencer - Vérifiez que les factures concernées ont bien leur PDF dans Billabex : une facture sans PDF reste listée, mais sans téléchargement. - Confirmez le mode de paiement du compte : le RIB n’est pas proposé à un client en prélèvement automatique. - Choisissez les interlocuteurs qui doivent recevoir le lien. Toute personne qui le possède voit les documents de ce compte. ## Procédure 1. Ouvrez la fiche du compte client, onglet **Synthèse**. 2. Dans le panneau **Portail client**, cliquez sur **Créer le lien**. Si le lien existe déjà, il s’affiche directement. 3. Cliquez sur **Ouvrir la page** pour vérifier ce que votre client verra. 4. Cliquez sur **Copier le lien**, puis collez-le dans votre message au client. 5. Pour couper l’accès d’un ancien contact, cliquez sur **Régénérer le lien**, saisissez « régénérer » pour confirmer, puis transmettez le nouveau lien aux bons interlocuteurs. ## Ce que fait Billabex La page présente votre organisation, votre agent et son adresse email, puis les documents du périmètre des relances : les factures échues tant qu’un retard reste dû, sinon les factures à venir, et les avoirs encore disponibles. La liste est recalculée à chaque visite, sans nouvel envoi de votre part. Votre client télécharge chaque PDF, le RIB ou les documents en cours en une archive ZIP. La page s’affiche en français ou en anglais selon la langue de son navigateur, n’est pas indexée par les moteurs de recherche et ne permet ni paiement ni déclaration. Quand les factures et le RIB rendraient une relance trop lourde pour la messagerie du client, la relance transmet ce lien sous le message, à la place des pièces jointes, et ne parle pas de documents « ci-joints ». La création et la régénération du lien apparaissent dans le journal d’audit. Billabex ne fournit pas de suivi des consultations : il ne peut pas vous dire si votre client a lu les documents. La section **Historique** affiche les factures soldées et les avoirs entièrement imputés ou remboursés, **émis dans les 12 derniers mois**. Cette période dépend de la date d’émission, pas de la date de règlement. Les factures exclues des relances n’y figurent pas. La liste présente les 100 documents les plus récents au maximum et signale si elle est limitée. Chaque PDF disponible se télécharge séparément : l’historique ne fait partie ni des totaux du suivi ni de l’archive ZIP. Le statut soldé reflète vos données, sans constituer à lui seul une preuve de paiement. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - **« Ce lien n’est plus disponible »** : le lien a été régénéré depuis. Transmettez le lien actuel affiché dans la fiche. - **Liste de suivi vide** : aucun document n’est en cours de suivi ; consultez aussi la section Historique. Cela ne signifie pas que toutes les factures sont réglées. - **« Document non disponible »** : la facture n’a pas de PDF dans Billabex. Ajoutez-le ou vérifiez la synchronisation de votre outil de facturation. - **Le contact désactivé accède toujours aux documents** : désactiver un contact ne retire pas sa copie du lien. Régénérez le lien. - **Archive refusée** : au-delà de 200 fichiers ou 150 Mo, le client télécharge les documents un par un. - **« Trop de tentatives »** : le client patiente une minute avant de réessayer. --- # Share an account’s customer portal - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/share-customer-portal/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

Every customer account can have a portal link, managed in the Customer portal panel of its overview. Your customer opens it with no account or password to view and download the invoices and credit notes being followed up, plus your bank details unless they pay by direct debit. The link stays valid until you regenerate it.

## Expected result Your customer has a link that always shows the current documents of their follow-up, and you know how to take that access away. ## Before you start - Check that the invoices have their PDF in Billabex: an invoice without a PDF is still listed, but cannot be downloaded. - Confirm the account’s payment method: bank details are not offered to a customer paying by direct debit. - Choose the contacts who should receive the link. Anyone holding it sees this account’s documents. ## Procedure 1. Open the customer account record, **Overview** tab. 2. In the **Customer portal** panel, click **Create the link**. If the link already exists, it is shown directly. 3. Click **Open the page** to check what your customer will see. 4. Click **Copy the link**, then paste it into your message to the customer. 5. To cut off a former contact, click **Regenerate the link**, type “regenerate” to confirm, then share the new link with the right contacts. ## What Billabex does The page shows your organization, your agent and their email address, then the documents within the scope of your reminders: overdue invoices while an overdue amount is still owed, otherwise upcoming invoices, and credit notes that are still available. The list is recalculated on every visit, with nothing new for you to send. Your customer downloads each PDF, the bank details, or the current documents as a ZIP archive. The page is shown in French or English depending on their browser language, is not indexed by search engines, and allows no payment or declaration. When the invoices and bank details would make a reminder too heavy for the customer’s mailbox, the reminder carries this link below the message instead of the attachments, and does not refer to “attached” documents. Creating and regenerating the link appear in the audit log. Billabex does not provide visit tracking: it cannot tell you whether your customer read the documents. The **History** section shows settled invoices and fully allocated or refunded credit notes **issued within the last 12 months**. This window uses the issue date, not the settlement date. Invoices excluded from reminders do not appear. The list shows at most the 100 most recently issued documents and indicates when it is limited. Each available PDF can be downloaded separately: history is excluded from follow-up totals and the ZIP archive. Settled status reflects your records and is not, on its own, proof of payment. ## If the result is not what you expected - **“This link is no longer available”**: the link has been regenerated since. Share the current link shown on the record. - **Empty follow-up list**: no document is being followed up; also check the History section. This does not mean every invoice is paid. - **“Document not available”**: the invoice has no PDF in Billabex. Add it or check your invoicing tool’s sync. - **A disabled contact can still see the documents**: disabling a contact does not take back their copy of the link. Regenerate the link. - **Archive refused**: above 200 files or 150 MB, the customer downloads the documents one by one. - **“Too many attempts”**: the customer waits a minute before trying again. --- # Close an uncollectible account - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/customer-accounts-documents/write-off-uncollectible-account/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

An account whose balance is still positive can be closed as uncollectible, with the suspension reason account closed, receivables written off. Automatic follow-ups stop and the receivables leave the outstanding balance and the aged balance, while invoices, contacts, communications and tasks remain available. Reopen account only lifts the closure.

## Expected result The account shows the **Written off** status, receives no more reminders and no longer weighs on your outstanding indicators. ## Before you start - Confirm the decision to write off the receivable with the person in charge, and record it separately in your accounting. - Check that the account balance is positive: an account with nothing owed cannot be closed this way. - For a single disputed invoice, prefer excluding that invoice from reminders. ## Procedure 1. Open the customer account record. 2. In the header, click **Pause dunning**. 3. In **Reason for the suspension**, select **account closed, receivables written off**. 4. Read the confirmation message, then click **Pause**. 5. Check the **Written off** status on the record and in the customer list. To undo it, click **Reopen account**, which replaces the resume button in the account header, then confirm. ## What Billabex does Automatic follow-ups stop and follow-ups already planned are canceled. No invoice is marked paid and your accounting records are not changed. Written-off receivables no longer count in the outstanding balance or the aged balance. The customer list’s **Follow-up status** filter lets you find these accounts. If a new invoice arrives on a closed account, Billabex flags it without resuming reminders. Reopening only removes the closure: other suspension reasons stay active. ## If the result is not what you expected - **The closure is refused**: the account has no positive balance. - **A bulk resume skips this account**: a closed account is reopened one at a time, from its own page. - **Reminders do not restart after reopening**: another pause reason, an open task or a reported payment still holds the account. --- # Clôturer un dossier irrécouvrable - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/comptes-clients-documents/cloturer-dossier-irrecouvrable/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Un dossier dont le solde reste positif peut être clôturé comme irrécouvrable, avec le motif de suspension dossier clôturé, créances passées en perte. Les relances automatiques s’arrêtent, les créances sortent de l’encours et de la balance âgée, mais factures, contacts, échanges et tâches restent consultables. Rouvrir le dossier lève uniquement la clôture.

## Résultat attendu Le compte affiche le statut **Passé en perte**, ne reçoit plus de relance et n’alourdit plus vos indicateurs d’encours. ## Avant de commencer - Confirmez la décision de passer la créance en perte avec la personne responsable, et traitez-la séparément dans votre comptabilité. - Vérifiez que le solde du compte est positif : un compte sans montant dû ne peut pas être clôturé ainsi. - Pour une seule facture litigieuse, préférez l’exclusion de cette facture des relances. ## Procédure 1. Ouvrez la fiche du compte client. 2. Dans l’en-tête, cliquez sur **Suspendre les relances**. 3. Dans **Motif de la suspension**, sélectionnez **dossier clôturé, créances passées en perte**. 4. Lisez le message de confirmation, puis cliquez sur **Suspendre**. 5. Vérifiez le statut **Passé en perte** sur la fiche et dans la liste des clients. Pour revenir en arrière, cliquez sur **Rouvrir le dossier**, qui remplace le bouton de reprise des relances dans l’en-tête du compte, puis confirmez. ## Ce que fait Billabex Les relances automatiques sont arrêtées et les relances déjà planifiées annulées. Aucune facture n’est marquée payée et votre comptabilité n’est pas modifiée. Les créances passées en perte ne comptent plus dans l’encours ni dans la balance âgée. Le filtre **Statut des relances** de la liste des clients permet de retrouver ces dossiers. Si une nouvelle facture arrive sur un dossier clôturé, Billabex vous le signale sans reprendre les relances. La réouverture retire seulement la clôture : les autres motifs de suspension restent actifs. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - **La clôture est refusée** : le compte n’a pas de solde positif. - **Une reprise en masse ignore ce compte** : un dossier clôturé se rouvre un par un, depuis sa fiche. - **Les relances ne repartent pas après la réouverture** : un autre motif de pause, une tâche ouverte ou un paiement annoncé retient encore le compte. --- # Comprendre la liste des tâches - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/comprendre-liste-taches/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

La page Tâches s’ouvre sur l’onglet Toutes les tâches ; l’onglet Action requise ne garde que les demandes qui vous attendent, et chaque onglet affiche son total. Le statut indique qui doit agir : Action requise après un message de l’agent, En cours après votre réponse, En attente lorsqu’elle est reportée, puis Clôturée ou Annulée.

## Résultat attendu Vous distinguez les tâches qui attendent votre intervention de celles que l’agent traite déjà. ## Avant de commencer - Sélectionnez la bonne organisation avant de parcourir la liste. - Utilisez les filtres de tags ou de compte pour réduire un volume important. ## Procédure 1. Ouvrez **Tâches** puis l’onglet **Action requise** : son total correspond au badge du menu latéral. 2. Comparez compte, type, solde, assignés et date de dernière interaction. 3. Triez par solde ou ancienneté selon votre priorité opérationnelle. La recherche, le tri et les filtres suivent d’un onglet à l’autre. 4. Ouvrez une ligne : l’en-tête de la tâche rappelle le solde du compte, la part échue, le nombre de factures impayées, le retard le plus ancien et l’état des relances. 5. Traitez la tâche dans son détail, puis utilisez les flèches de fiche précédente ou suivante pour poursuivre, ou revenez à la liste pour vérifier son nouvel état. ## Ce que fait Billabex Le statut est dérivé du fil et des marqueurs de cycle de vie, pas saisi librement. Une nouvelle interaction retire automatiquement l’état En attente. Les soldes et noms de compte de la liste sont des projections pouvant se rafraîchir avec un léger délai. Chaque membre reçoit aussi un email « Point du jour ». Il commence par ce qui a changé depuis le précédent (nouvelles tâches avec le nom du compte, emails reçus, promesses récentes), puis rappelle les tâches encore ouvertes, marquées **Nouveau** ou **En attente depuis** leur ancienneté. Sans nouveauté, un destinataire quotidien ne reçoit ce rappel qu’une fois par semaine. Réglez sa fréquence dans **Mon compte**, rubrique **Point de suivi**. Les flèches du panneau suivent l’ordre, le tri et les filtres de la liste, y compris au passage d’une page à l’autre. Cette navigation existe aussi dans les communications, les factures et les avoirs, ainsi que dans les onglets correspondants d’un compte. Si une réponse de tâche est modifiée mais non envoyée, une confirmation vous prévient avant de la perdre ; les flèches sont désactivées pendant son envoi. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un onglet **Action requise** vide affiche « Aucune action requise » ; **Voir toutes les tâches** ramène à la liste complète. - Une tâche sans solde peut concerner un compte déjà réglé ou une information non financière. - Si la liste et le détail diffèrent, actualisez après le traitement asynchrone. - Vous ne recevez plus le Point du jour chaque matin : sans nouveauté, il ne part qu’en début de semaine. Vérifiez aussi sa fréquence dans **Mon compte**. --- # Understand the task list - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/understand-task-list/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

The Tasks page opens on the All tasks tab; the Action required tab keeps only the requests waiting for you, and each tab shows its total. Status shows who acts next: Action Required after an agent message, In progress after your reply, Pending when set aside, then Closed or Canceled.

## Expected result You distinguish tasks waiting for your input from ones the agent is already processing. ## Before you start - Select the right organization before browsing tasks. - Use account or tag filters when the list is large. ## Procedure 1. Open **Tasks**, then the **Action required** tab: its total matches the sidebar badge. 2. Compare account, type, balance, assignees, and latest interaction time. 3. Sort by balance or age according to operational priority. Search, sort and filters carry over from one tab to the other. 4. Open a row: the task header shows the account balance, the overdue part, the number of unpaid invoices, the oldest delay and the reminder status. 5. Handle the task in detail, then use the previous or next item arrows to continue, or return to the list to verify its new state. ## What Billabex does Status is derived from the thread and lifecycle markers rather than freely entered. Any new interaction clears Pending. List balances and account names are projections that can refresh with a slight delay. Each member also receives a “Daily update” email. It starts with what changed since the previous one (new tasks with the account name, received emails, recent promises), then recalls the tasks still open, marked **New** or **Waiting for** their age. With nothing new, a daily recipient gets this reminder only once a week. Set its frequency in **My account**, **Account summary** section. The panel arrows follow the list order, sort and filters, including across page boundaries. This navigation also works for communications, invoices and credit notes, and their corresponding account tabs. If a task reply has been edited but not sent, a confirmation warns you before discarding it; the arrows are disabled while it is being sent. ## If the result is not what you expected - An empty **Action required** tab shows “No action required”; **See all tasks** takes you back to the full list. - A task without a balance can concern a settled account or non-financial information. - If list and detail disagree, refresh after asynchronous processing. - You no longer get the Daily update every morning: with nothing new, it only goes out at the start of the week. Also check its frequency in **My account**. --- # Les différents types de demandes de l’agent - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/types-demandes-agent/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-13

En bref

L’agent ouvre une tâche adaptée au blocage : information libre, validation d’éligibilité, approbation d’un contact, recherche de contact, choix de prochaine action, email inconnu ou échéancier invalidé. Le type détermine les données affichées et la réponse possible. Lisez toujours la justification et l’email source avant d’approuver une modification qui touche un contact ou le recouvrement.

## Résultat attendu Vous reconnaissez le type de demande et utilisez le contrôle prévu plutôt qu’une réponse générique. ## Avant de commencer - Ouvrez le détail de la tâche avec son compte et ses références email. - Vérifiez toute proposition sensible dans le message source. ## Procédure 1. Repérez le type affiché sous le titre de la tâche. 2. Pour **Besoin d’information**, fournissez le fait demandé sans ajouter de supposition. 3. Pour **Éligibilité** ou **Changement de contact**, relisez les éléments et choisissez approuver ou rejeter. 4. Pour **Besoin de contacts** ou **Email inconnu**, identifiez une adresse ou un compte fiable. 5. Pour un **Échéancier invalidé**, comparez ancienne et nouvelle facture avant de décider. ## Ce que fait Billabex Les tâches sensibles portent des données structurées et les références des emails qui les ont déclenchées. De nouvelles propositions de contact fusionnent dans la tâche active afin que l’utilisateur approuve exactement la version la plus récente. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une tâche Besoin de contacts ne peut pas être annulée : fournissez un contact valide. - Une approbation ne doit jamais reposer seulement sur le résumé généré. - Si le contrôle structuré manque, actualisez le détail avant d’envoyer un texte libre. --- # The different types of agent requests - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/agent-request-types/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-13

In short

The agent opens a task suited to the blocker: free input, eligibility approval, contact-change approval, contact search, next-action choice, unknown email, or invalidated payment schedule. Type determines displayed data and possible response. Always read justification and source email before approving a change affecting a contact or collections.

## Expected result You recognize the request type and use its intended control instead of a generic reply. ## Before you start - Open task detail with its account and email references. - Verify sensitive proposals in the source message. ## Procedure 1. Locate the type displayed under the task title. 2. For **Need input**, provide the requested fact without adding assumptions. 3. For **Eligibility** or **Contact change**, review details and approve or reject. 4. For **Need contacts** or **Unknown email**, identify a reliable address or account. 5. For an **Invalidated schedule**, compare the former and replacement invoice before deciding. ## What Billabex does Sensitive tasks carry structured data and references to triggering emails. New contact proposals merge into the active task so the user approves exactly the newest version shown. ## If the result is not what you expected - A Need contacts task cannot be canceled; provide a valid contact. - Never base approval solely on the generated summary. - If the structured control is absent, refresh detail before submitting free text. --- # Reply to, resolve or cancel a task - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/reply-resolve-cancel-task/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

Reply from the Billabex task, never its notification email. Your reply sets the task In progress while the agent processes it. Later sets it aside until the date you choose, End the task closes a question already handled elsewhere, and cancellation means the request no longer applies, when its type allows it.

## Expected result Your reply appears in the thread and the task reaches the state matching actual processing. ## Before you start - Read the thread from top to bottom and confirm the account. - Prepare only the information requested in the latest interaction. ## Procedure 1. Open a task marked **Action Required** or **Pending**. 2. Enter text or use the proposed structured response. To attach a file, drop it on the reply field or use the paperclip. 3. Submit once and wait for the message to appear in the timeline. 4. When a decision is still missing, click **Later** and choose **Tomorrow**, **In 3 days**, **Next week**, **In 2 weeks**, **In 1 month** or **No date**. 5. When the subject was handled outside Billabex, click **End the task**, read the stated effect on reminders, then **Confirm closing**. 6. Cancel only a request that no longer applies, then check the final milestone and any account resumption. ## What Billabex does User interaction is accepted only when input is expected or the task is pending. A task set aside comes back to **Action Required** on its own at the chosen date, or after 30 days without a date, with an agent message explaining why it is back. Ending a task by hand sends no email and does not mark missing information as provided. If the task was holding reminders, they may resume unless a pause or another hold is in place. The timeline names the person who ended or canceled the task, and the channel used. **Special case: a Basware rejection** The task titled **Confirmer le canal de relance** identifies the address rejected because the sender is not registered with Basware. An invoice submission address is not necessarily suitable for reminders. 1. Confirm the authorized accounting contact with the customer or verify that sender registration has been resolved. 2. Enter the required note: the confirmed alternative channel or the correction made. 3. Choose **Keep excluded and close** to keep the address out of automatic reminders, or **Authorize another attempt** after resolving the issue. If you choose another contact, add or edit them in the account record. These decisions send no email. Authorizing an attempt does not guarantee acceptance and does not lift other pauses. The restriction applies to this destination for the sender concerned; other authorized contacts remain usable. A free-text reply, ordinary closing or cancellation cannot replace this decision. A new rejection can reopen the task. ## If the result is not what you expected - **End the task** is refused on a payment check, a correction, a dispute or a platform rejection, and while a reply is being processed: record the decision the task asks for. - A reply or attachments ready to send block closing: send or clear them first. - A Need contacts task and a payment check reject cancellation by design. - When a reply is visible, do not resend while status updates. - A closed task cannot receive another free-text reply; open the account for a new issue. A platform rejection decision can still be revised through its dedicated actions. --- # Répondre, résoudre ou annuler une tâche - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/repondre-resoudre-annuler-tache/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Répondez depuis la tâche Billabex, jamais depuis sa notification email. Votre réponse place la tâche En cours pendant que l’agent la traite. Mettre en attente la reporte jusqu’à la date choisie, Clôturer la tâche termine une question déjà traitée ailleurs, et l’annulation indique que la demande n’a plus lieu d’être, lorsque son type l’autorise.

## Résultat attendu Votre réponse apparaît dans le fil et la tâche atteint l’état correspondant à son traitement réel. ## Avant de commencer - Relisez le fil de haut en bas et vérifiez le compte concerné. - Préparez uniquement les informations demandées par la dernière interaction. ## Procédure 1. Ouvrez la tâche marquée **Action requise** ou **En attente**. 2. Saisissez le texte ou utilisez la réponse structurée proposée. Pour joindre un fichier, glissez-le sur le champ de réponse ou utilisez le trombone. 3. Validez une fois puis attendez que le message apparaisse dans la chronologie. 4. Si la décision manque encore, cliquez sur **Mettre en attente** et choisissez **Demain**, **Dans 3 jours**, **La semaine prochaine**, **Dans 2 semaines**, **Dans 1 mois** ou **Sans date**. 5. Si le sujet a été traité en dehors de Billabex, cliquez sur **Clôturer la tâche**, lisez l’effet annoncé sur les relances, puis **Confirmer la clôture**. 6. Annulez uniquement une demande devenue sans objet, puis contrôlez le jalon final et la reprise éventuelle du compte. ## Ce que fait Billabex Une interaction est acceptée uniquement lorsqu’une action utilisateur est attendue ou que la tâche est en attente. Une tâche mise en attente revient d’elle-même en **Action requise** à la date choisie, ou après 30 jours sans date, avec un message de l’agent qui explique pourquoi elle revient. La clôture manuelle n’envoie aucun email et ne considère pas les informations manquantes comme fournies. Si la tâche retenait les relances, elles peuvent reprendre, sauf pause ou autre blocage. La chronologie nomme la personne qui a clôturé ou annulé la tâche, et le canal utilisé. **Cas particulier : rejet par Basware** La tâche **Confirmer le canal de relance** indique l’adresse refusée parce que l’expéditeur n’est pas enregistré auprès de Basware. Une adresse de dépôt de factures n’est pas nécessairement utilisable pour les relances. 1. Vérifiez auprès du client le canal comptable autorisé ou la résolution du problème d’enregistrement. 2. Renseignez la note obligatoire : autre canal confirmé ou correction effectuée. 3. Choisissez **Conserver l’exclusion et clôturer** pour maintenir l’adresse hors des relances automatiques, ou **Autoriser un nouvel essai** après résolution du problème. Si vous choisissez un autre contact, ajoutez-le ou modifiez-le dans la fiche du compte. Ces décisions n’envoient aucun email. Autoriser un essai ne garantit pas son acceptation et ne lève pas les autres pauses. La restriction concerne cette destination pour l’expéditeur concerné ; les autres contacts autorisés restent utilisables. Une réponse libre, une clôture ordinaire ou une annulation ne remplace pas cette décision. Un nouveau rejet peut rouvrir la tâche. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - **Clôturer la tâche** est refusé sur une vérification de paiement, une correction, une contestation ou un rejet de plateforme, et pendant le traitement d’une réponse : prenez la décision demandée dans la tâche. - Une réponse ou des pièces jointes prêtes empêchent la clôture : envoyez-les ou effacez-les d’abord. - Une tâche Besoin de contacts et une vérification de paiement refusent l’annulation par conception. - Si une réponse est déjà visible, ne la renvoyez pas pendant que le statut se met à jour. - Une tâche clôturée ne peut plus recevoir de réponse libre ; ouvrez le compte pour traiter un nouveau sujet. Une décision de rejet de plateforme peut toutefois être revue avec ses actions dédiées. --- # Use the inbox - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/use-inbox/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

The inbox combines confirmed incoming emails with messages whose account match still needs a decision. Received belongs to a confirmed account. Unclassified includes spam, automatic replies, and unknown accounts. Pending review links to a validation task, while Rejected closes a path that produced no business communication. Not delivered flags a non-delivery notice. Use filters and search before acting.

## Expected result You find an email, understand its classification state, and open the account or task that handles it. ## Before you start - Have sender, subject, or time period ready. - Do not use inbox alone as proof of customer balance. ## Procedure 1. Open **Inbox** and select the useful period. 2. Filter by Received, Unclassified, Internal, Pending review, Rejected, or Not delivered. 3. Search the sender and open the message thread. 4. Follow the account link when confirmed, or the task link when review is expected. 5. After the decision, refresh and verify transition to Received or Rejected. ## What Billabex does Unclassified rows are stored without immediately creating a domain communication. Transition to Pending review, Received, or Rejected is guarded so one email cannot create competing rows. ## If the result is not what you expected - An automatic message may remain Unclassified without needing action. - A Not delivered message is a technical notice that an email could not be delivered to at least one recipient. It stays linked to the account when the account is known, but is never treated as a reply from the contact: check the address concerned on the customer record. - An account shown during Pending review remains only a candidate until task confirmation. - Raw states are not rebuilt by full replay; preserve the identifier of an important old case. --- # Utiliser la boîte de réception - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/utiliser-boite-reception/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

La boîte de réception réunit les emails entrants confirmés et ceux dont le rattachement demande encore une décision. Reçu appartient à un compte identifié. Non classé couvre notamment spam, réponse automatique ou compte inconnu. En revue est relié à une tâche de validation, tandis que Rejeté clôt une piste qui n’a pas produit de communication métier. Non remis signale un avis de non-remise. Utilisez filtres et recherche avant d’agir.

## Résultat attendu Vous retrouvez un email, comprenez son état de classement et ouvrez le compte ou la tâche qui doit le traiter. ## Avant de commencer - Munissez-vous de l’expéditeur, de l’objet ou de la période recherchée. - N’utilisez pas la boîte de réception comme preuve unique du solde client. ## Procédure 1. Ouvrez **Boîte de réception** et sélectionnez la période utile. 2. Filtrez par état Reçu, Non classé, En revue, Interne, Rejeté ou Non remis. 3. Recherchez l’expéditeur puis ouvrez le message pour lire son fil. 4. Suivez le lien vers le compte lorsqu’il est confirmé, ou vers la tâche lorsqu’une revue est attendue. 5. Après décision, actualisez et vérifiez la transition vers Reçu ou Rejeté. ## Ce que fait Billabex Les lignes non classées sont enregistrées sans créer immédiatement une communication de domaine. La transition vers En revue, Reçu ou Rejeté est protégée pour éviter qu’un même email produise plusieurs lignes concurrentes. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un message automatique peut rester Non classé sans nécessiter d’action. - Un message Non remis est un avis technique indiquant qu’un email n’a pas pu être remis à au moins un destinataire. Il reste rattaché au compte quand celui-ci est connu, mais n’est jamais traité comme une réponse du contact : vérifiez l’adresse concernée dans la fiche client. - Un compte affiché en En revue reste un candidat tant que la tâche n’a pas confirmé le rattachement. - Les états bruts ne sont pas reconstruits par un replay complet ; conservez l’identifiant d’un cas ancien important. --- # Consulter les messages envoyés et planifiés - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/messages-envoyes-planifies/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-13

En bref

Une communication **Planifiée** existe avec une date future mais n’a pas encore été envoyée. Elle peut être remplacée si le contexte change. **Envoyée** signifie que Billabex l’a remise au service email ; les retours de délivrance suivent ensuite par destinataire. Ouvrez le message pour contrôler sujet, corps, destinataires, pièces jointes, date et événements sans confondre planification et remise effective.

## Résultat attendu Vous savez si le message peut encore changer, s’il est parti et quel retour existe pour chaque destinataire. ## Avant de commencer - Ouvrez le bon compte ou utilisez la liste globale des communications. - Repérez l’heure locale et le fuseau affichés. ## Procédure 1. Filtrez les communications sortantes par **Planifiée** ou **Envoyée**. 2. Ouvrez une communication pour vérifier destinataires, contenu et éventuelles pièces jointes. 3. Pour une planification, comparez la date au prochain pas du résumé de situation. 4. Pour un envoi, lisez la chronologie de statut de chaque adresse. 5. Si le contexte du compte a changé, attendez la régénération ou mettez le recouvrement en pause. ## Ce que fait Billabex Quand la prochaine communication est remplacée, Billabex supprime l’ancienne version non envoyée. Une communication déjà envoyée reste dans l’historique même si le pointeur de prochaine action devient obsolète. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Planifiée ne compte pas comme un compte actif dans les analyses avant l’événement Envoyé. - Une date passée sans envoi appelle un contrôle des pauses, tâches et données vivantes. - Ne modifiez pas seulement le texte si le destinataire ou la facture source est incorrect. --- # View sent and scheduled messages - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/sent-scheduled-messages/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-13

In short

A **Scheduled** communication has a future date but has not sent and can be replaced when context changes. **Sent** means Billabex handed it to the email service; recipient delivery feedback follows. Open the message to check subject, body, recipients, attachments, date, and events without confusing scheduling with actual handoff.

## Expected result You know whether the message can still change, whether it sent, and what feedback exists per recipient. ## Before you start - Open the right account or global communication list. - Locate the displayed local time and timezone. ## Procedure 1. Filter outgoing communications by **Scheduled** or **Sent**. 2. Open one to verify recipients, content, and attachments. 3. For a schedule, compare its date with the situation summary next step. 4. For a sent message, read each address status history. 5. If account context changed, wait for regeneration or pause collections. ## What Billabex does When the next communication is replaced, Billabex deletes the old unsent version. An already sent communication remains in history even when the next-action pointer becomes stale. ## If the result is not what you expected - Scheduled does not count as an active account in analytics before Sent. - A past date without send calls for checking pauses, tasks, and live data. - Do not edit only the text when recipient or source invoice is wrong. --- # Comprendre les fils de discussion et pièces jointes - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/fils-discussion-pieces-jointes/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-14

En bref

Les communications regroupent les réponses reliées à un même fil afin de préserver le contexte entre l’agent, l’organisation et le client. Lisez du message initial au plus récent, en vérifiant expéditeurs, destinataires et références. Les pièces jointes sont stockées séparément puis rattachées à l’email ou à l’interaction ; ouvrez uniquement celles attendues et ne republiez pas un document sensible hors de son dossier.

## Résultat attendu Vous reconstituez l’échange complet et savez à quel message et compte appartient chaque pièce jointe. ## Avant de commencer - Confirmez le compte client et l’objet avant d’ouvrir un fichier. - Utilisez un poste autorisé pour consulter des documents financiers. ## Procédure 1. Ouvrez le message depuis le compte, la boîte de réception ou les communications envoyées. 2. Remontez au début du fil et vérifiez l’expéditeur de chaque réponse. 3. Comparez les références de facture citées avec les documents du compte. 4. Ouvrez une pièce jointe depuis le message qui la porte et contrôlez son nom. 5. Répondez dans le fil existant lorsque le sujet reste le même, afin de conserver le rattachement. ## Ce que fait Billabex Billabex résout les réponses à partir des identifiants email et conserve les fichiers dans son stockage avant l’envoi. Les tâches possèdent un fil distinct d’interactions agent et utilisateur, avec leurs propres pièces jointes. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un changement d’objet ou un transfert peut empêcher le rattachement automatique au fil attendu. - N’ouvrez pas une pièce jointe inattendue avant d’avoir vérifié l’expéditeur. - Si un fichier manque, fournissez l’identifiant du message et son nom au support plutôt que de renvoyer tout le fil. --- # Understand conversation threads and attachments - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/threads-attachments/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-14

In short

Communications group replies in one thread to preserve context among agent, organization, and customer. Read from initial to latest message while checking senders, recipients, and references. Attachments are stored separately and linked to an email or interaction; open only expected files and do not republish a sensitive document outside its case.

## Expected result You reconstruct the complete exchange and know which message and account own each attachment. ## Before you start - Confirm customer account and subject before opening a file. - Use an authorized device for financial documents. ## Procedure 1. Open the message from the account, inbox, or sent communications. 2. Go to the beginning and verify the sender of every reply. 3. Compare invoice references with account documents. 4. Open an attachment from its carrying message and verify its name. 5. Reply in the existing thread when the subject remains the same. ## What Billabex does Billabex resolves replies using email identifiers and stores files before sending. Tasks maintain a separate thread of agent and user interactions with their own attachments. ## If the result is not what you expected - A changed subject or forwarded message can prevent expected thread matching. - Do not open an unexpected attachment before verifying sender. - For a missing file, give support the message identifier and filename rather than resending the whole thread. --- # Send, delivery, open, bounce and complaint statuses - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/send-delivery-open-bounce-complaint-statuses/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

In short

Email status progresses per recipient. Sent confirms handoff to the email service, Delivered acceptance by the remote server, and Opened a read signal when the client permits it. Soft bounce is temporary failure, Hard bounce a persistently invalid address, and Complaint a spam report. Three final temporary failures also make the address invalid. None of these proves payment.

## Expected result You distinguish success, incomplete signal, and permanent failure, then correct only the contact that needs it. ## Before you start - Open communication recipient details. - Always compare status with its timestamp. ## Procedure 1. Read the latest event for each address rather than a simplified global status. 2. For Delivered or Opened, keep the contact and analyze replies separately. 3. For Soft bounce, wait for another event or check a temporary recipient issue. After three final temporary failures, treat the address like a hard bounce. 4. For Hard bounce, correct or disable the address and handle the contact task. 5. For Complaint, stop sending to the contact and verify legitimacy of future communication. 6. For **Rejected by platform**, read the reason and the Basware notification, then handle the associated task if one exists. ## What Billabex does SES feedback arrives after send and Billabex preserves its timeline. A hard bounce adds the predefined email-error tag and pauses the account; a complaint is also handled as failure requiring input. A single temporary failure does not change the address. When three distinct final temporary failures span at least 72 hours, Billabex sets the contact’s address to Bounced: it is no longer picked as a recipient, as after a hard bounce. **Rejected by platform** means Basware reported refusing the email because the sender is not registered. It can follow technical delivery: the email server accepted the message, but the platform rejected it. This status does not mean the address is invalid. When Billabex can verify the notification and unambiguously match it to an outgoing email, it excludes that destination from automatic reminders, including copies, and opens a task titled **Confirmer le canal de relance**. Other contacts remain usable. Without those checks, the rejection stays visible for review, with no guarantee that a task will open. See [how to resolve this task](/en/help/tasks-messaging/reply-resolve-cancel-task/). ## If the result is not what you expected - No Opened event can result from pixel blocking and does not mean unread. - Do not immediately treat a single Soft bounce as a permanently false address. - An address set to Bounced after temporary failures is corrected as after a hard bounce: confirm it with the customer before reusing it. - When recipients differ, act address by address rather than on the whole account. --- # Statuts d’envoi, délivrance, ouverture, bounce et plainte - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/statuts-envoi-delivrance-ouverture-bounce-plainte/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-29 - Updated: 2026-09-29

En bref

Le statut d’un email progresse par destinataire. Envoyé confirme la remise au service email, Délivré l’acceptation par le serveur distant et Ouvert un signal de lecture lorsque le client le permet. Soft bounce indique un échec temporaire, Hard bounce une adresse durablement invalide et Plainte un signalement spam. Trois échecs temporaires finaux rendent aussi l’adresse invalide. Aucun de ces états ne prouve un paiement.

## Résultat attendu Vous distinguez succès, signal incomplet et échec permanent, puis corrigez le contact seulement lorsque nécessaire. ## Avant de commencer - Ouvrez le détail des destinataires de la communication. - Comparez toujours le statut avec son horodatage. ## Procédure 1. Repérez le dernier événement de chaque adresse plutôt qu’un statut global simplifié. 2. Pour Délivré ou Ouvert, conservez le contact et analysez la réponse séparément. 3. Pour Soft bounce, attendez un nouvel état ou vérifiez un incident temporaire côté destinataire. Après trois échecs temporaires finaux, traitez l’adresse comme un hard bounce. 4. Pour Hard bounce, corrigez ou désactivez l’adresse et traitez la tâche de contact. 5. Pour Plainte, arrêtez l’envoi vers le contact et vérifiez la légitimité des futures communications. 6. Pour **Rejet par la plateforme**, lisez le motif et la notification Basware, puis traitez la tâche associée si elle existe. ## Ce que fait Billabex Les feedbacks SES arrivent après l’envoi et Billabex conserve leur chronologie. Un hard bounce ajoute un tag prédéfini d’erreur email et pause le compte ; une plainte est aussi traitée comme un échec exigeant une intervention. Un échec temporaire isolé ne change pas l’adresse. Quand trois échecs temporaires finaux distincts s’étalent sur au moins 72 heures, Billabex passe l’adresse du contact en Rejeté : elle n’est plus choisie comme destinataire, comme après un hard bounce. Le statut **Rejet par la plateforme** correspond à un refus annoncé par Basware parce que l’expéditeur n’est pas enregistré. Il peut suivre une délivrance technique : le serveur email a accepté le message, mais la plateforme l’a refusé. Ce statut ne signifie pas que l’adresse est invalide. Lorsque Billabex peut vérifier la notification et la rattacher sans ambiguïté à un envoi, il exclut cette destination des relances automatiques, copies comprises, et ouvre **Confirmer le canal de relance**. Les autres contacts restent utilisables. Sans ces vérifications, le rejet reste visible pour examen, sans garantir l’ouverture d’une tâche. Consultez [comment résoudre cette tâche](/fr/aide/taches-messagerie/repondre-resoudre-annuler-tache/). ## Si le résultat n’est pas celui attendu - L’absence d’événement Ouvert peut venir du blocage du pixel et ne signifie pas Non lu. - Un soft bounce isolé ne doit pas être traité immédiatement comme une adresse définitivement fausse. - Une adresse passée en Rejeté après des échecs temporaires se corrige comme après un hard bounce : vérifiez-la auprès du client avant de la réutiliser. - Si plusieurs destinataires diffèrent, agissez adresse par adresse plutôt que sur tout le compte. --- # Envoyer un courrier papier ou recommandé - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/envoyer-courrier-papier-recommande/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Depuis un compte client, Billabex peut envoyer un courrier suivi ou un recommandé avec accusé de réception. Le courrier reprend les factures échues encore dues, l’adresse du débiteur, l’identité du créancier et le compte de règlement. Vous contrôlez le message, l’aperçu PDF et le coût en crédits avant tout envoi.

## Résultat attendu Le courrier validé est envoyé au destinataire choisi et apparaît dans l’historique des communications du compte. ## Avant de commencer - Le compte possède au moins une facture échue avec un solde restant. - Un contact actif est disponible et l’adresse postale française du destinataire est complète. - Préparez l’adresse du créancier et l’IBAN de règlement ; le BIC est facultatif. - Vérifiez que le solde de crédits couvre le coût affiché. ## Procédure 1. Ouvrez le compte client, puis son menu d’options. 2. Choisissez **Envoyer un courrier papier** ou **Envoyer un recommandé**. 3. Sélectionnez le contact destinataire et vérifiez son nom, sa rue, son code postal et sa ville. 4. Lors du premier envoi, renseignez puis enregistrez l’adresse du créancier, l’IBAN et, si nécessaire, le BIC. Ces informations seront réutilisées. 5. Relisez le message proposé et modifiez-le si nécessaire. 6. Contrôlez l’aperçu PDF, les factures incluses, le coût et votre solde de crédits. 7. Envoyez le courrier. 8. Pour suivre son acheminement, ouvrez le courrier dans les communications du compte : le PDF envoyé s’affiche en premier, puis le **Suivi postal**. ## Ce que fait Billabex Le document inclut les factures émises ou en retard dont l’échéance est passée et dont le solde reste positif. Le délai de paiement proposé est de huit jours. Le coût dépend du canal et du document rendu ; il est toujours affiché avant validation. Le suivi postal est actualisé chaque jour et à la demande avec **Actualiser le suivi**, sans nouvel envoi ni débit de crédits. Il présente les **Étapes du courrier** datées, le numéro de suivi, les références postales et la dernière actualisation ; une étape à venir reste marquée comme non confirmée. Pour un recommandé, **Voir l’accusé de réception** ouvre l’accusé dès qu’il est disponible. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Sans facture échue encore due, aucun courrier ne peut être préparé. - Un code postal doit comporter cinq chiffres et l’envoi postal est limité aux adresses françaises. - Si l’aperçu reste vide, complétez d’abord le message et les informations du créancier. - Un solde de crédits insuffisant bloque l’envoi ; contactez Billabex pour le recharger. - « Accusé de réception : pas encore disponible » : l’accusé n’est pas encore revenu. Actualisez le suivi plus tard. - « heure non fournie » : le service postal n’a pas transmis l’heure de cette étape. - Un recommandé ne remplace pas un conseil juridique adapté à votre situation. --- # Send a paper or registered letter - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/send-paper-registered-letter/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

From a customer account, Billabex can send a tracked letter or a registered letter with acknowledgement of receipt. The letter includes overdue amounts, debtor address, creditor identity, and payment account. You review the message, rendered PDF, and credit cost before anything is sent.

## Expected result The confirmed letter is sent to the selected recipient and appears in the account’s communication history. ## Before you start - The account has at least one past-due invoice with a remaining balance. - An active contact is available and the recipient has a complete French postal address. - Prepare the creditor address and payment IBAN; BIC is optional. - Check that the credit balance covers the displayed cost. ## Procedure 1. Open the customer account, then its options menu. 2. Choose **Send a paper letter** or **Send a registered letter**. 3. Select the recipient and check their name, street, postal code, and city. 4. On the first send, enter and save the creditor address, IBAN and, when needed, BIC. Billabex reuses these details later. 5. Review the proposed message and edit it when needed. 6. Check the PDF preview, included invoices, cost, and available credits. 7. Send the letter. 8. To follow its delivery, open the letter in the account communications: the PDF sent comes first, then **Postal tracking**. ## What Billabex does The document includes issued or overdue invoices whose due date has passed and whose remaining balance is positive. The proposed payment deadline is eight days. Cost depends on the channel and rendered document and is always shown before confirmation. Postal tracking is refreshed daily and on demand with **Refresh tracking**, without a new send or any credit charge. It shows the dated **Letter tracking history**, the tracking number, the postal references and the last refresh; an upcoming step stays marked as not yet confirmed. For a registered letter, **View acknowledgement of receipt** opens the acknowledgement as soon as it is available. ## If the result is not what you expected - Without a past-due outstanding invoice, no letter can be prepared. - A postal code must contain five digits, and postal delivery is limited to French addresses. - If the preview stays empty, complete the message and creditor details first. - Insufficient credits block the send; contact Billabex to top them up. - “Acknowledgement of receipt: not yet available”: the acknowledgement has not come back yet. Refresh tracking later. - “time not provided”: the postal service did not send the time of that step. - A registered letter does not replace legal advice for your situation. --- # Envoyer un email ou un SMS - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/envoyer-email-sms/ - Language: fr - Reviewed: 2026-08-09 - Updated: 2026-08-09

En bref

Depuis la messagerie ou une fiche client, choisissez Envoyer un message, puis email ou SMS. Billabex vous fait sélectionner le compte et le destinataire avant d’ouvrir le composeur. L’email part sans crédit ; le SMS utilise le numéro mobile choisi et affiche son coût exact en crédits selon le nombre de segments avant l’envoi.

## Résultat attendu Le message est envoyé au destinataire choisi et rejoint l’historique des communications du compte. ## Avant de commencer - Vérifiez que le compte possède un contact actif avec un email valide ou un mobile compatible SMS. - Pour un SMS, contrôlez que le solde de crédits couvre le coût affiché. ## Procédure 1. Dans **Messagerie**, cliquez sur **Envoyer un message**, ou ouvrez le menu d’une fiche client. 2. Choisissez **Envoyer un email** ou **Envoyer un SMS**. 3. Depuis la messagerie, sélectionnez d’abord le compte concerné. 4. Choisissez l’adresse email ou le numéro mobile exact du destinataire. 5. Relisez le message proposé, modifiez-le si nécessaire puis contrôlez le coût d’un SMS. 6. Envoyez et ouvrez la communication pour suivre son statut. ## Ce que fait Billabex Un email manuel recale la prochaine action automatique pour éviter deux messages trop proches. Pour un SMS, Billabex conserve le numéro réellement choisi, débite le nombre de crédits annoncé et affiche ensuite les retours **Envoyé**, **Distribué** ou **Échec** transmis par l’opérateur. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Sans contact actif adapté au canal, le bouton d’envoi reste indisponible. - Un SMS long peut utiliser plusieurs segments et donc plusieurs crédits ; le compteur l’annonce avant validation. - Un statut **Distribué** confirme la livraison technique, pas la lecture ni le paiement. --- # Send an email or SMS - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/send-email-sms/ - Language: en - Reviewed: 2026-08-09 - Updated: 2026-08-09

In short

From messaging or a customer account, choose Send a message, then email or SMS. Billabex asks you to select the account and recipient before opening the composer. Email uses no credits; SMS uses the selected mobile number and shows its exact credit cost based on the number of segments before sending.

## Expected result The message is sent to the selected recipient and appears in the account communication history. ## Before you start - Check that the account has an active contact with a valid email address or SMS-capable mobile number. - For SMS, make sure the credit balance covers the displayed cost. ## Procedure 1. In **Messaging**, click **Send a message**, or open the menu on a customer account. 2. Choose **Send an email** or **Send an SMS**. 3. From messaging, first select the relevant account. 4. Choose the recipient’s exact email address or mobile number. 5. Review the proposed message, edit it if needed, and check the SMS cost. 6. Send, then open the communication to follow its status. ## What Billabex does A manual email reschedules the next automatic action so two messages are not sent too close together. For SMS, Billabex stores the number actually selected, charges the announced credits, and then displays the **Sent**, **Delivered**, or **Failed** status returned by the carrier. ## If the result is not what you expected - Without an active contact suited to the channel, sending remains unavailable. - A long SMS may use several segments and therefore several credits; the counter shows this before confirmation. - **Delivered** confirms technical delivery, not reading or payment. --- # Relire et valider un email préparé par l’agent - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/taches-messagerie/valider-email-prepare/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Quand vous demandez à l’agent d’écrire au client depuis une tâche, il prépare l’email sans l’envoyer. La tâche affiche une carte Email à relire avec les destinataires, l’objet, le texte et les pièces jointes. Rien ne part tant que vous n’avez pas cliqué sur Envoyer : vous pouvez aussi Modifier le texte ou Abandonner le brouillon.

## Résultat attendu L’email part uniquement dans la version que vous avez relue et validée, ou il est abandonné sans rien envoyer. ## Avant de commencer - Ouvrez la tâche concernée : les membres de l’organisation reçoivent aussi un email « Un email attend votre validation » avec le lien **Relire l’email**. - Vérifiez le compte, le contexte de la demande et les factures citées. ## Procédure 1. Dans la tâche, repérez la carte **Email à relire**. 2. Contrôlez la ligne **À :**, l’objet, le texte et chaque pièce jointe. 3. Pour corriger, cliquez sur **Modifier**, ajustez le texte puis enregistrez. La nouvelle version attend toujours votre validation. 4. Cliquez sur **Envoyer** pour valider l’envoi de cette version, ou sur **Abandonner** pour supprimer le brouillon. 5. Vérifiez le message **Email envoyé** ou **Brouillon abandonné** dans le fil de la tâche. ## Ce que fait Billabex À l’envoi, Billabex revérifie les destinataires et les pièces jointes, puis envoie exactement le contenu approuvé, sans le régénérer. La signature et la mise en forme sont ajoutées automatiquement. Tant que la tâche est ouverte, les relances du compte restent retenues. Un message libre dans le fil ne valide jamais l’email : une demande de correction met à jour le brouillon, qui reste à valider, et une confirmation écrite vous renvoie vers les boutons. Dans les communications planifiées du compte, le brouillon porte le badge **À approuver**. Annuler la tâche supprime aussi un brouillon encore en attente. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - **Vous avez écrit « ok, envoie » et rien n’est parti** : c’est voulu. Utilisez le bouton **Envoyer** de la carte. - **Un destinataire ou une pièce jointe n’est plus valide** : l’envoi est refusé. Modifiez le brouillon ou demandez une nouvelle version à l’agent. - **La carte n’apparaît plus** : le brouillon a été envoyé ou abandonné. Consultez le fil de la tâche et les communications du compte. --- # Review and approve an email prepared by the agent - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/tasks-messaging/approve-prepared-email/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

When you ask the agent to write to the customer from a task, it prepares the email without sending it. The task shows an Email to review card with the recipients, subject, text and attachments. Nothing goes out until you click Send: you can also Edit the text or Discard the draft.

## Expected result The email goes out only in the version you reviewed and approved, or it is discarded without sending anything. ## Before you start - Open the task concerned: organization members also receive an “An email is waiting for your approval” email with a **Review the email** link. - Check the account, the context of the request and the invoices quoted. ## Procedure 1. In the task, find the **Email to review** card. 2. Check the **To:** line, the subject, the text and each attachment. 3. To correct it, click **Edit**, adjust the text, then save. The new version still waits for your approval. 4. Click **Send** to approve sending this version, or **Discard** to delete the draft. 5. Check the **Email sent** or **Draft discarded** message in the task thread. ## What Billabex does On send, Billabex checks the recipients and attachments again, then sends exactly the approved content, without regenerating it. The signature and formatting are added automatically. While the task is open, the account’s follow-ups remain held. A free-text message in the thread never approves the email: a correction request updates the draft, which still needs approval, and a written confirmation points you back to the buttons. In the account’s scheduled communications, the draft carries the **Awaiting approval** badge. Canceling the task also deletes a draft still waiting. ## If the result is not what you expected - **You wrote “ok, send it” and nothing went out**: this is intended. Use the card’s **Send** button. - **A recipient or an attachment is no longer valid**: sending is refused. Edit the draft or ask the agent for a new version. - **The card is gone**: the draft was sent or discarded. Check the task thread and the account’s communications. --- # Lire le dashboard et la balance âgée - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/dashboard-balance-agee/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-14

En bref

Le dashboard résume les comptes et la balance âgée classe les montants restant dus selon leur échéance : non échus, 0–30, 31–60, 61–90 et plus de 90 jours. Seules les factures au solde positif entrent dans ces tranches. Si plusieurs devises existent, le widget privilégie une devise au lieu de produire une somme brute sans conversion.

## Résultat attendu Vous reliez chaque tranche à des factures ouvertes et interprétez les montants dans la bonne devise. ## Avant de commencer - Repérez la date de consultation et la devise affichée. - Laissez les dernières factures ou paiements se synchroniser avant comparaison. ## Procédure 1. Ouvrez l’accueil et identifiez encours total, comptes en retard et devise. 2. Consultez la balance âgée et comparez les cinq tranches. 3. Ouvrez la liste des factures correspondant à une tranche importante. 4. Vérifiez échéance, restant dû et compte pour quelques lignes. 5. Répétez l’analyse devise par devise lorsqu’elles sont multiples. ## Ce que fait Billabex La balance âgée agrège les projections de factures Émises ou En retard dont le restant est positif. Les comptes en pause restent inclus, car la balance mesure l’exposition financière et non l’activité de l’agent. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une facture totalement couverte ne doit plus apparaître dans une tranche. - Un paiement récent peut modifier le détail avant que tous les widgets soient rafraîchis. - Ne comparez pas deux écrans qui affichent des devises différentes sans conversion. --- # Read the dashboard and aged balance - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/dashboard-aged-balance/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-14

In short

The dashboard summarizes accounts, while aged balance groups positive remaining invoice amounts as not due, 0–30, 31–60, 61–90, and over 90 days. Only invoices with a positive remainder enter these buckets. With several currencies, the widget favors one currency rather than creating a raw, unconverted total.

## Expected result You link each bucket to open invoices and interpret amounts in the correct currency. ## Before you start - Locate the viewing date and displayed currency. - Let recent invoices or payments synchronize before comparison. ## Procedure 1. Open the home and identify total outstanding, overdue accounts, and currency. 2. Review aged balance and compare its five buckets. 3. Open invoices behind a material bucket. 4. Check due date, remaining amount, and account for sample rows. 5. Repeat currency by currency when several are present. ## What Billabex does Aged balance aggregates Issued or Overdue invoice projections with a positive remainder. Paused accounts stay included because the metric reflects financial exposure, not agent activity. ## If the result is not what you expected - A fully covered invoice should no longer appear in a bucket. - A recent payment can update detail before every dashboard widget refreshes. - Do not compare screens showing different currencies without conversion. --- # Suivre les encaissements - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/suivre-encaissements/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

La vue Encaissements additionne, par mois civil, les paiements constatés sur vos factures après leur arrivée dans Billabex. Un montant déjà payé au moment de l’import n’y compte pas. Le graphique couvre les douze derniers mois, convertis dans la devise de référence de l’organisation avec le taux historique du jour du mouvement.

## Résultat attendu Vous comparez des mois complets et comprenez la devise, la période suivie et tout premier mois partiel. ## Avant de commencer - Vérifiez la devise analytique de l’organisation. - Gardez la même plage et le même fuseau lors d’une comparaison. ## Procédure 1. Ouvrez **Performances > Encaissements** et lisez la date de disponibilité des données. 2. Repérez la devise de référence et l’indication éventuelle de mois de lancement partiel. 3. Comparez les montants mensuels sur la fenêtre de douze mois. 4. Ouvrez les comptes ou mouvements qui expliquent une variation importante. 5. Reliez chaque encaissement au paiement source avant d’en tirer une conclusion. ## Ce que fait Billabex Billabex conserve un registre de mouvements signé et idempotent. Seules les variations de montant payé observées après la création ou l’import d’une facture sont comptées comme encaissements : un paiement historique importé avec la facture réduit bien la créance, mais n’est pas présenté comme un encaissement du mois d’import. Une facture supprimée masque ses encaissements analytiques au lieu de laisser un total historique incohérent. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Les mois antérieurs au lancement du suivi analytique s’affichent à 0 : aucun encaissement n’y a été enregistré, ce n’est pas un zéro métier. - Une facture importée déjà réglée n’apparaît pas dans les encaissements : son paiement date d’avant son arrivée dans Billabex. - Un taux de change indisponible rend temporairement la série indisponible plutôt que partielle. - Un ajustement négatif peut réduire un mois déjà affiché après synchronisation. --- # Track collections - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/track-collections/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

The Collections view adds up, by calendar month, the payments observed on your invoices after they reached Billabex. An amount already paid at import time does not count. The chart covers the last twelve months, converted into the organization base currency using the historical rate on the movement day.

## Expected result You compare complete months and understand currency, tracked period, and any partial first month. ## Before you start - Check organization analytics currency. - Keep the same range and timezone when comparing. ## Procedure 1. Open **Your agent's performance > Collections** and read the data-availability date. 2. Locate base currency and any partial-release-month indicator. 3. Compare monthly amounts over the twelve-month window. 4. Open accounts or movements explaining a material change. 5. Link each collection to its source payment before drawing a conclusion. ## What Billabex does Billabex keeps an idempotent signed-movement ledger. Only paid-amount changes observed after an invoice was created or imported count as collections: a historical payment imported with the invoice does reduce the receivable, but is not presented as a collection in the import month. Deleting an invoice hides its analytics collections rather than leaving an inconsistent historical total. ## If the result is not what you expected - Months before analytics tracking started show 0: no collection was recorded then, which is not a business zero. - An invoice imported already paid does not appear in collections: its payment predates its arrival in Billabex. - A missing FX rate makes the series temporarily unavailable rather than partial. - A negative adjustment can reduce a previously displayed month after synchronization. --- # Comprendre le prévisionnel de trésorerie - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/previsionnel-tresorerie/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-14

En bref

Le prévisionnel combine les promesses de paiement actives avec les factures ouvertes. Une promesse couvre d’abord les factures les plus proches ; le solde non couvert reste projeté sur les échéances de facture. Lorsqu’une facture possède un échéancier, chaque versement restant conserve sa propre date. Cette vue aide à préparer la trésorerie mais ne certifie ni le paiement ni sa date réelle.

## Résultat attendu Vous savez quels montants reposent sur une promesse et lesquels proviennent seulement des échéances ouvertes. ## Avant de commencer - Vérifiez les promesses actives et les échéanciers des comptes importants. - Choisissez un horizon cohérent avec votre besoin de trésorerie. ## Procédure 1. Ouvrez **Pilotage > Prévisionnel** et sélectionnez l’horizon. 2. Distinguez les lignes issues d’une promesse des montants projetés. 3. Ouvrez un compte pour vérifier facture, date, devise et engagement source. 4. Pour un échéancier, contrôlez chaque versement encore découvert. 5. Actualisez le scénario après paiement, nouvelle promesse ou modification de facture. ## Ce que fait Billabex Le calcul applique les promesses aux créances les plus proches et répartit le reste selon les échéances vivantes. Il résout les noms de comptes uniquement pour les lignes présentes afin de garder la requête bornée. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une promesse vague ou sans date peut ne pas alimenter un bucket précis. - Un paiement non synchronisé continue temporairement d’apparaître comme attendu. - Ne cumulez pas des devises différentes hors d’une vue explicitement convertie. --- # Understand the cash-flow forecast - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/cash-flow-forecast/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-14

In short

Forecast combines active payment promises with open invoices. A promise covers nearest invoices first; uncovered balance remains projected on invoice due dates. For a scheduled invoice, each remaining installment keeps its own date. This view supports cash planning but does not certify payment or its actual date.

## Expected result You know which amounts rely on a promise and which come only from open due dates. ## Before you start - Review active promises and schedules for material accounts. - Choose a horizon matching the cash-planning need. ## Procedure 1. Open **Management > Forecast** and select the horizon. 2. Separate promise-based lines from projected amounts. 3. Open an account to check invoice, date, currency, and source commitment. 4. For a schedule, verify each uncovered installment. 5. Refresh the scenario after payment, new promise, or invoice change. ## What Billabex does Calculation applies promises to nearest receivables and spreads the rest over live due dates. It resolves names only for accounts present in the result to keep the query bounded. ## If the result is not what you expected - A vague or undated promise may not enter a precise bucket. - An unsynchronized payment temporarily remains expected. - Do not combine currencies outside an explicitly converted view. --- # Comprendre le DSO - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/comprendre-dso/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

En bref

Le DSO indique le nombre de jours de chiffre d’affaires nécessaires pour couvrir les créances de fin de mois. Billabex utilise une méthode countback, remonte dans les mois facturés et exclut le mois courant incomplet ainsi que le mois initial partiel. Les mouvements sont convertis dans la devise analytique avec leurs taux historiques ; comparez uniquement des points calculés selon la même fenêtre.

## Résultat attendu Vous comprenez la période de chaque point et recherchez une variation dans les créances et revenus correspondants. ## Avant de commencer - Attendez au moins un mois complet après la disponibilité analytique. - Vérifiez la devise de référence et la plage affichée. ## Procédure 1. Ouvrez **Pilotage > DSO** et lisez la première date disponible. 2. Repérez les mois absents parce qu’ils sont partiels ou encore en cours. 3. Comparez plusieurs mois complets plutôt qu’un point isolé. 4. Pour une hausse, examinez créances de fin de mois et facturation des mois précédents. 5. Croisez avec encaissements et balance âgée avant d’attribuer une cause. ## Ce que fait Billabex Le calcul reconstruit la créance à chaque fin de mois depuis un solde d’ouverture et les mouvements signés, puis décompte les revenus en remontant le temps. Une conversion manquante interrompt le résultat entier. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Le mois courant n’est jamais un point DSO final. - Une organisation récemment activée n’a pas d’historique antérieur reconstruit. - Une baisse du DSO n’identifie pas à elle seule l’action qui a produit les encaissements. --- # Understand DSO - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/understand-dso/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

In short

DSO estimates how many days of revenue cover end-of-month receivables. Billabex uses countback, walking backward through billed months while excluding the incomplete current month and partial release month. Movements are converted into analytics currency with historical rates; compare only points calculated on equivalent windows.

## Expected result You understand each point period and investigate change through corresponding receivables and revenue. ## Before you start - Wait for at least one complete month after analytics availability. - Check base currency and displayed range. ## Procedure 1. Open **Management > DSO** and read first available date. 2. Identify months omitted because partial or still in progress. 3. Compare several complete months rather than one point. 4. For an increase, inspect month-end receivables and earlier billed revenue. 5. Cross-check collections and aged balance before attributing a cause. ## What Billabex does Calculation rebuilds receivables at each month end from opening balance and signed movements, then counts revenue backward. One unresolved conversion stops the complete result. ## If the result is not what you expected - Current month is never a final DSO point. - A recently activated organization has no reconstructed earlier history. - A DSO decline alone does not identify which action produced collections. --- # Identifier les débiteurs actifs - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/identifier-debiteurs-actifs/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

En bref

Un débiteur est actif pour un mois lorsqu’au moins un email de relance au statut **Envoyé** a été remis au service email sur son compte pendant ce mois. Une communication seulement planifiée ne compte pas. Utilisez cette série pour mesurer la portée de l’activité, puis revenez aux comptes, soldes, réponses et tâches pour décider lesquels demandent une attention humaine.

## Résultat attendu Vous expliquez le nombre de comptes actifs et distinguez volume contacté, exposition et absence de réponse. ## Avant de commencer - Conservez le même fuseau et la même fenêtre mensuelle. - Ne confondez pas compte actif et compte actuellement débiteur. ## Procédure 1. Ouvrez la performance et repérez le nombre mensuel de débiteurs actifs. 2. Vérifiez que la période inclut le mois courant partiel. 3. Filtrez les communications Envoyées pour retrouver les comptes comptés. 4. Croisez ces comptes avec solde, dernier retour et tâches ouvertes. 5. Priorisez les expositions élevées ou silencieuses selon votre politique. ## Ce que fait Billabex Le comptage déduplique les comptes ayant au moins un email sortant Envoyé dans le mois. Les mois sans activité sont présents avec zéro afin de garder une série continue. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Plusieurs emails au même compte dans un mois ne créent qu’un débiteur actif. - Une communication Planifiée ou un email entrant seul ne suffit pas. - Le mois courant varie jusqu’à sa clôture et ne doit pas être comparé comme un mois complet. --- # Identify active debtors - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/identify-active-debtors/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

In short

A debtor is active for a month when at least one follow-up email reached **Sent** on its account during that month. A merely scheduled communication does not count. Use this series to measure activity reach, then return to accounts, balances, replies, and tasks to decide which ones need human attention.

## Expected result You explain active-account count and separate contacted volume, exposure, and no-response cases. ## Before you start - Keep the same timezone and monthly window. - Do not equate active account with currently outstanding account. ## Procedure 1. Open performance and locate monthly active debtors. 2. Confirm the period includes a partial current month. 3. Filter Sent communications to recover counted accounts. 4. Cross them with balance, latest reply, and open tasks. 5. Prioritize high-exposure or silent accounts under your policy. ## What Billabex does The count deduplicates accounts with at least one Sent outgoing email in the month. Months without activity are returned as explicit zeroes for a continuous series. ## If the result is not what you expected - Several emails to one account in a month count one active debtor. - Scheduled communication or incoming email alone is insufficient. - Current month changes until close and is not comparable as a complete month. --- # Measure deliverability - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/measure-deliverability/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

In short

Deliverability compares delivered or opened emails with messages that received SES feedback; raw Sent states without feedback are excluded from the denominator. Open rate divides opens by delivered emails. Response rate is account-level over the window because a reply cannot always be reliably linked to one precise outgoing email.

## Expected result You interpret each rate with its denominator and identify addresses degrading the trend. ## Before you start - Choose a period long enough for delayed feedback. - Keep absolute volumes visible beside percentages. ## Procedure 1. Open **Management > Deliverability** and record Sent and Feedback volumes. 2. Compare Delivered, Opened, hard bounce, soft bounce, and complaint. 3. Verify deliverability over only emails with feedback. 4. Read opens over delivered and replies over contacted accounts. 5. Open failed communications and correct affected contacts. ## What Billabex does With multiple recipients, the projection keeps the most critical status, making rate slightly pessimistic. Twelve rolling months include partial current month and explicit zeroes. ## If the result is not what you expected - Low feedback volume makes a rate unstable. - Open tracking can be blocked by the mail client. - Complaint or hard bounce requires contact action before increasing volume. --- # Mesurer la délivrabilité - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/mesurer-delivrabilite/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

En bref

La délivrabilité compare les emails délivrés ou ouverts aux messages ayant reçu un feedback SES ; les statuts bruts Envoyé sans retour sont exclus du dénominateur. Le taux d’ouverture divise les ouvertures par les emails délivrés. Le taux de réponse est calculé au niveau compte sur la fenêtre, car une réponse ne peut pas toujours être rattachée de manière fiable à un email sortant précis.

## Résultat attendu Vous interprétez chaque taux avec son dénominateur et identifiez les adresses qui dégradent la tendance. ## Avant de commencer - Choisissez une période assez longue pour recevoir les feedbacks tardifs. - Gardez les volumes absolus visibles à côté des pourcentages. ## Procédure 1. Ouvrez **Pilotage > Délivrabilité** et relevez Envoyés et Feedbacks reçus. 2. Comparez Délivrés, Ouverts, hard bounces, soft bounces et plaintes. 3. Vérifiez le taux de délivrabilité sur les seuls emails avec feedback. 4. Analysez ouverture sur les délivrés et réponse au niveau des comptes contactés. 5. Ouvrez les communications en échec et corrigez les contacts concernés. ## Ce que fait Billabex Pour plusieurs destinataires, la projection conserve le statut le plus critique, ce qui peut rendre le taux légèrement pessimiste. Les douze mois glissants incluent le mois courant partiel et les zéros explicites. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Un faible volume de feedback rend un taux instable. - Le suivi d’ouverture peut être bloqué par le client email. - Une plainte ou un hard bounce demande une action sur le contact avant toute hausse de volume. --- # Lire la performance de votre agent - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/performance-agent/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

En bref

La page Performance rapproche comptes contactés, délivrabilité, réponses et encaissements attribués à l’agent. Un encaissement est attribué lorsqu’une relance a été envoyée sur le même compte dans les 30 jours précédents ; cette règle mesure une proximité temporelle, pas une preuve que l’email a causé le paiement. Le temps économisé dépend du réglage de minutes par relance de l’organisation.

## Résultat attendu Vous lisez les indicateurs ensemble, avec leur période et leur règle d’attribution, sans surinterpréter un chiffre isolé. ## Avant de commencer - Vérifiez la devise de référence et le réglage de temps économisé. - Comparez des fenêtres équivalentes et identifiez le mois courant partiel. ## Procédure 1. Ouvrez **Performance** et lisez la période appliquée à tous les indicateurs. 2. Comparez débiteurs actifs, délivrabilité, ouvertures et réponses. 3. Examinez les encaissements attribués et leur fenêtre de 30 jours. 4. Contrôlez le temps économisé à partir du nombre de relances et du réglage organisation. 5. Ouvrez les séries mensuelles avant de communiquer une tendance. ## Ce que fait Billabex Billabex croise les mouvements d’encaissement convertis avec les relances Envoyées du même compte dans une fenêtre inclusive de 30 jours. Il agrège ensuite sur douze mois dans le fuseau du navigateur. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Attribution ne signifie pas causalité ; un paiement peut avoir une autre origine. - Une modification des minutes par relance change l’estimation de temps, pas l’historique des emails. - Comparez les volumes derrière les taux avant de conclure à une amélioration. --- # Read your agent performance - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/read-agent-performance/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

In short

Performance combines contacted accounts, deliverability, replies, and collections attributed to the agent. A collection is attributed when a follow-up was sent on the same account within the previous 30 days; this is temporal proximity, not proof that the email caused payment. Time saved depends on the organization’s minutes-per-reminder setting.

## Expected result You read metrics together with period and attribution rule without overinterpreting one number. ## Before you start - Check base currency and time-saved setting. - Compare equivalent windows and identify partial current month. ## Procedure 1. Open **Performance** and read the period applied to every metric. 2. Compare active debtors, deliverability, opens, and replies. 3. Review attributed collections and their 30-day window. 4. Check time saved from reminder count and organization setting. 5. Open monthly series before communicating a trend. ## What Billabex does Billabex joins converted collection movements with Sent follow-ups on the same account in an inclusive 30-day window, then aggregates twelve months in browser timezone. ## If the result is not what you expected - Attribution is not causation; payment can have another origin. - Changing minutes per reminder affects estimated time, not email history. - Compare volumes behind rates before claiming improvement. --- # Comprendre les délais de mise à jour des données - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/delais-mise-a-jour-donnees/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

En bref

Toutes les vues ne se mettent pas à jour au même instant. Une intégration importe d’abord les événements, les projections de listes se reconstruisent ensuite, les feedbacks email arrivent après l’envoi et certaines analyses attendent les taux de change ou un état de préparation. Vérifiez l’heure propre à chaque chaîne avant de relancer : un court décalage cohérent n’est pas une perte de donnée.

## Résultat attendu Vous identifiez la chaîne en attente et attendez ou escaladez avec l’horodatage pertinent. ## Avant de commencer - Notez l’heure et le fuseau de l’action source. - Repérez si le sujet concerne synchronisation, communication ou analytics. ## Procédure 1. Pour une donnée source, ouvrez l’intégration et relevez le dernier succès. 2. Pour une liste, comparez avec le détail fortement cohérent lorsqu’il existe. 3. Pour un email, consultez la chronologie de feedback après l’événement Envoyé. 4. Pour une analyse, vérifiez date de disponibilité, devise et message temporaire. 5. Actualisez une fois après le délai adapté puis fournissez les deux horodatages au support si l’écart persiste. ## Ce que fait Billabex Billabex utilise des agrégats événementiels et plusieurs projections asynchrones. Les erreurs temporaires d’analytics échouent explicitement au lieu d’afficher un résultat partiel, tandis que certaines vues retentent au prochain événement. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Rafraîchir en boucle n’accélère pas une file de traitement. - Un détail à jour avec une liste ancienne indique souvent un retard de projection. - Pour le support, fournissez heure source, dernier succès, page observée et référence de l’objet. --- # Understand data update delays - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/data-update-delays/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-15

In short

Not every view updates at once. An integration first imports events, list projections update next, email feedback arrives after send, and some analytics waits for FX rates or readiness state. Check the timestamp for the relevant chain before retrying: a short, coherent lag is not data loss.

## Expected result You identify the pending chain and wait or escalate with the relevant timestamp. ## Before you start - Record source action time and timezone. - Determine whether the subject is synchronization, communication, or analytics. ## Procedure 1. For source data, open integration and record latest success. 2. For a list, compare with strongly consistent detail when available. 3. For email, read feedback history after Sent. 4. For analytics, check availability date, currency, and temporary message. 5. Refresh once after the appropriate delay and give support both timestamps if it persists. ## What Billabex does Billabex uses event-sourced aggregates and several asynchronous projections. Temporary analytics errors fail explicitly rather than showing partial results, while other views retry on a later event. ## If the result is not what you expected - Repeated refresh does not speed a processing queue. - Current detail with stale list often means projection lag. - Give support source time, latest success, observed page, and object reference. --- # Export the invoice list to Excel - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/reporting-analytics/export-invoices-excel/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

The Export (N) button of the invoice list downloads an Excel file (.xlsx) that matches the list on screen: search, filters and sort, across every page. N gives the number of rows. Export is available for the whole organization and in an account’s invoices tab, up to 20,000 invoices.

## Expected result You get an Excel file ready to filter, with one row per invoice in your selection. ## Before you start - Define the selection you need: period, status, account tags or a specific customer. - Check the number shown on the button before exporting. ## Procedure 1. Open **Invoices**, or a customer account’s invoices tab. 2. Apply the search, filters and sort you need. 3. Click **Export (N)** on the filter row. 4. Open the downloaded file in Excel or another spreadsheet. ## What Billabex does The file has one sheet with a frozen, filterable header, in French or English depending on your language. Its 16 columns cover the number, customer, SIREN, account tags, issue and due dates, current installment due date, status, days overdue, total amount, remaining amount, currency, payment method, source, source identifier and reminder exclusion. Amounts and dates are real numbers and dates. No total is calculated, because the list can mix several currencies. Export is also available through the public API and the MCP server for your connected tools. ## If the result is not what you expected - **Button disabled**: the selection exceeds 20,000 invoices. Narrow the filters and try again. - **Button missing**: the list on screen is empty. - **“Export failed, try again”**: run the export again; if the error persists, send the time and filters to support. - **Invoices are missing**: check the search and filters still active, the file follows them. --- # Exporter la liste des factures sous Excel - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/pilotage-analyses/exporter-factures-excel/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Le bouton Exporter (N) de la liste des factures télécharge un fichier Excel (.xlsx) qui reprend exactement la liste affichée : recherche, filtres et tri, sur toutes les pages. N annonce le nombre de lignes. L’export existe pour toute l’organisation et dans l’onglet des factures d’un compte, dans la limite de 20 000 factures.

## Résultat attendu Vous obtenez un fichier Excel prêt à filtrer, avec une ligne par facture de votre sélection. ## Avant de commencer - Définissez la sélection voulue : période, statut, tags de compte ou client précis. - Vérifiez le nombre annoncé sur le bouton avant de lancer l’export. ## Procédure 1. Ouvrez **Factures**, ou l’onglet des factures d’un compte client. 2. Appliquez la recherche, les filtres et le tri souhaités. 3. Cliquez sur **Exporter (N)** sur la ligne des filtres. 4. Ouvrez le fichier téléchargé dans Excel ou un autre tableur. ## Ce que fait Billabex Le fichier contient une feuille avec un en-tête figé et filtrable, en français ou en anglais selon votre langue. Ses 16 colonnes reprennent le numéro, le client, le SIREN, les tags du compte, les dates d’émission et d’échéance, l’échéance en cours, le statut, les jours de retard, le montant total, le montant restant, la devise, le mode de paiement, la source, l’identifiant d’origine et l’exclusion des relances. Montants et dates sont de vrais nombres et de vraies dates. Aucun total n’est calculé, car la liste peut mêler plusieurs devises. L’export est aussi disponible par l’API publique et le serveur MCP pour vos outils connectés. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - **Bouton désactivé** : la sélection dépasse 20 000 factures. Affinez les filtres puis réessayez. - **Bouton absent** : la liste affichée est vide. - **« L’export a échoué, réessayer »** : relancez l’export ; si l’erreur persiste, transmettez l’heure et les filtres au support. - **Il manque des factures** : vérifiez la recherche et les filtres encore actifs, le fichier les respecte. --- # Comprendre le connecteur MCP Billabex - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/comprendre-connecteur-mcp/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

En bref

Le connecteur MCP relie un assistant compatible aux données et actions Billabex sans lui transmettre votre mot de passe. Le client découvre les capacités du serveur distant, puis OAuth vous fait choisir le compte et les permissions accordées. Commencez par un accès en lecture, testez-le sur une organisation connue et n’ajoutez l’écriture que pour un besoin identifié.

## Résultat attendu Votre client IA se connecte au serveur officiel Billabex, s’authentifie par OAuth et peut exécuter un premier contrôle en lecture. ## Avant de commencer - Utilisez un client qui accepte les serveurs MCP distants protégés par OAuth. - Récupérez l’URL du connecteur depuis **Paramètres > Intégrations** dans Billabex, jamais depuis un message non vérifié. ## Procédure 1. Dans Billabex, ouvrez **Paramètres > Intégrations** et copiez l’URL officielle du connecteur MCP. 2. Dans votre client IA, ajoutez un serveur MCP distant nommé **Billabex** et collez cette URL. 3. Lancez la connexion OAuth, connectez-vous à Billabex et vérifiez l’organisation affichée. 4. Accordez `mcp:read` pour commencer ; n’accordez `mcp:write` que si l’assistant doit réellement modifier des données. 5. Demandez au client de lister vos organisations ou de résumer un compte connu, puis comparez la réponse à Billabex. ## Ce que fait Billabex Le client communique avec le serveur MCP distant et passe par OAuth avant d’accéder à Billabex. Les outils, ressources et prompts disponibles dépendent des scopes accordés. L’URL sert à la configuration du client ; ce n’est pas une page destinée à être ouverte directement dans un navigateur. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - N’utilisez pas l’ouverture de l’URL dans un navigateur comme test de santé du connecteur. - Si l’authentification ne se termine pas, déconnectez puis reconnectez le client une seule fois. - Ne transmettez jamais de mot de passe, jeton OAuth ou en-tête Authorization au support. ## Sources officielles - [Introduction au protocole MCP](https://modelcontextprotocol.io/docs/getting-started/intro) --- # Understand the Billabex MCP connector - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/understand-billabex-mcp-connector/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

In short

The MCP connector links a compatible assistant to Billabex data and actions without giving it your password. The client discovers the remote server capabilities, then OAuth asks you to select the account and granted permissions. Start with read access, test it against a known organization, and add write access only for a defined need.

## Expected result Your AI client connects to the official Billabex server, completes OAuth, and performs a first read-only check. ## Before you start - Use a client that supports OAuth-protected remote MCP servers. - Get the connector URL from **Settings > Integrations** in Billabex, never from an unverified message. ## Procedure 1. In Billabex, open **Settings > Integrations** and copy the official MCP connector URL. 2. In your AI client, add a remote MCP server named **Billabex** and paste that URL. 3. Start OAuth, sign in to Billabex, and check the organization shown. 4. Grant `mcp:read` first; grant `mcp:write` only when the assistant truly needs to change data. 5. Ask the client to list your organizations or summarize a known account, then compare the result with Billabex. ## What Billabex does The client communicates with the remote MCP server and completes OAuth before accessing Billabex. Available tools, resources, and prompts depend on the granted scopes. The URL configures a client; it is not a page intended to be opened directly in a browser. ## If the result is not what you expected - Do not use opening the URL in a browser as a connector health check. - If authentication does not complete, disconnect and reconnect the client once. - Never send a password, OAuth token, or Authorization header to support. ## Official sources - [Introduction to MCP](https://modelcontextprotocol.io/docs/getting-started/intro) --- # Connect Billabex to Claude - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/connect-billabex-claude/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

In short

Claude and Claude Desktop support remote MCP connectors on compatible plans. Add Billabex from connector settings with the URL supplied by Billabex, then complete OAuth. In a Team or Enterprise workspace, an owner must first authorize the organization connector before each member can connect their own access.

## Expected result Billabex appears in Claude connectors and a read-only test returns data from the authorized organization. ## Before you start - Use a Claude plan that supports remote connectors; administration rules differ by plan. - Copy the official URL from **Settings > Integrations** in Billabex. ## Procedure 1. In Claude, open **Settings > Connectors**; on Team or Enterprise, an owner uses the organization connectors tab. 2. Choose **Add custom connector**, name it **Billabex**, paste the remote MCP URL, and save. 3. Select **Connect**, complete OAuth with your Billabex account, and review the requested permissions. 4. In a conversation, open **Search and tools**, enable Billabex, and disable tools unrelated to the request. 5. Test a simple read before authorizing or running any write action. ## What Billabex does Server configuration and personal authorization are separate. Claude can expose tools, prompts, and resources supplied by Billabex; it requests approval according to its settings and the capability being used. ## If the result is not what you expected - If **Add custom connector** is missing, check the plan and your workspace owner or admin rights. - If the connector exists but cannot be used, select **Connect** and complete personal authorization. - Revoke unused access from Claude settings or Billabex authorizations. ## Official sources - [Official Claude connector guide](https://support.anthropic.com/en/articles/11175166-about-custom-integrations-using-remote-mcp) --- # Connecter Billabex à Claude - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/connecter-billabex-claude/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

En bref

Claude et Claude Desktop acceptent les connecteurs MCP distants sur les offres compatibles. Ajoutez Billabex depuis les réglages des connecteurs avec l’URL fournie par Billabex, puis terminez OAuth. Dans un workspace Team ou Enterprise, un owner doit d’abord autoriser le connecteur au niveau de l’organisation avant que chaque membre puisse connecter son propre accès.

## Résultat attendu Billabex apparaît dans les connecteurs Claude et un test en lecture renvoie les données de l’organisation autorisée. ## Avant de commencer - Utilisez une offre Claude qui prend en charge les connecteurs distants ; les règles d’administration varient selon l’offre. - Copiez l’URL officielle dans **Paramètres > Intégrations** de Billabex. ## Procédure 1. Dans Claude, ouvrez **Settings > Connectors** ; sur Team ou Enterprise, un owner utilise l’onglet des connecteurs de l’organisation. 2. Choisissez **Add custom connector**, nommez-le **Billabex**, collez l’URL MCP distante et validez. 3. Cliquez sur **Connect**, terminez OAuth avec votre compte Billabex et relisez les permissions demandées. 4. Dans une conversation, ouvrez **Search and tools**, activez Billabex et désactivez les outils sans rapport avec la demande. 5. Testez une lecture simple avant d’autoriser ou d’exécuter une action d’écriture. ## Ce que fait Billabex La configuration du serveur et l’autorisation personnelle sont distinctes. Claude peut exposer les outils, prompts et ressources fournis par Billabex ; il demande une approbation selon ses réglages et les capacités utilisées. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si **Add custom connector** manque, vérifiez l’offre et les droits owner ou admin du workspace. - Si le connecteur existe mais reste inutilisable, cliquez sur **Connect** et terminez l’autorisation personnelle. - Révoquez un accès inutilisé depuis les réglages Claude ou depuis les autorisations Billabex. ## Sources officielles - [Guide officiel des connecteurs Claude](https://support.anthropic.com/en/articles/11175166-about-custom-integrations-using-remote-mcp) --- # Connect Billabex to ChatGPT - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/connect-billabex-chatgpt/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

In short

ChatGPT currently supports full MCP apps in beta on the web for Business, Enterprise, and Edu workspaces. An admin must allow developer mode, then create the Billabex app with its official MCP URL. Test it privately and with read access first; modify actions display an explicit confirmation before they run.

## Expected result The Billabex app is available in the authorized workspace and answers a read request without changing data. ## Before you start - Use a compatible ChatGPT workspace and the corresponding admin, owner, or authorized developer role. - Get the MCP URL from **Settings > Integrations** in Billabex. ## Procedure 1. An admin enables developer mode in workspace permissions; on Enterprise or Edu, access can be delegated by role. 2. In app settings, choose to create a custom app and name it **Billabex**. 3. Enter the official MCP URL, complete OAuth, and check the requested Billabex scopes. 4. Keep the app private during testing and request a targeted read from a known organization. 5. Before workspace publication, review exposed tools and test the confirmation for a write action without approving that action. ## What Billabex does Developer mode is managed by the workspace and its interface may change during beta. ChatGPT displays confirmation before modify operations; that confirmation complements OAuth scopes but does not replace reviewing the target and parameters. ## If the result is not what you expected - If developer mode is absent, check the plan, use ChatGPT web, and review workspace policy. - If the app sees no data, reconnect OAuth and check the organization and `mcp:read` scope. - Do not publish an app until its URL, permissions, and write actions have been verified. ## Official sources - [Developer mode and MCP apps in ChatGPT](https://help.openai.com/en/articles/12584461-developer-mode-apps-and-full-mcp-connectors-in-chatgpt-beta) --- # Connecter Billabex à ChatGPT - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/connecter-billabex-chatgpt/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

En bref

ChatGPT prend actuellement en charge les apps MCP complètes en beta sur le web pour les workspaces Business, Enterprise et Edu. Un admin doit autoriser Developer mode, puis créer l’app Billabex avec l’URL MCP officielle. Testez-la d’abord en privé et en lecture ; les actions de modification affichent une confirmation explicite avant exécution.

## Résultat attendu L’app Billabex est disponible dans le workspace autorisé et répond à une demande de lecture sans modifier de donnée. ## Avant de commencer - Disposez d’un workspace ChatGPT compatible et du rôle admin, owner ou développeur autorisé correspondant. - Récupérez l’URL MCP depuis **Paramètres > Intégrations** dans Billabex. ## Procédure 1. Un admin active Developer mode dans les permissions du workspace ; sur Enterprise ou Edu, il peut déléguer ce droit par rôle. 2. Dans les réglages des apps, choisissez la création d’une app personnalisée et nommez-la **Billabex**. 3. Saisissez l’URL MCP officielle, terminez OAuth et vérifiez les scopes Billabex demandés. 4. Gardez l’app privée pendant le test et demandez une lecture ciblée sur une organisation connue. 5. Avant toute publication au workspace, contrôlez les outils exposés et testez la confirmation d’une action d’écriture sans valider cette action. ## Ce que fait Billabex Developer mode est administré par le workspace et l’interface peut évoluer pendant la beta. ChatGPT affiche une confirmation avant les opérations de modification ; cette confirmation complète les scopes OAuth mais ne remplace pas la relecture de la cible et des paramètres. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si Developer mode est absent, vérifiez l’offre, l’usage de ChatGPT web et la politique du workspace. - Si l’app ne voit aucune donnée, reconnectez OAuth et contrôlez l’organisation ainsi que le scope `mcp:read`. - Ne publiez pas une app dont l’URL, les permissions ou les actions d’écriture n’ont pas été vérifiées. ## Sources officielles - [Mode développeur et apps MCP dans ChatGPT](https://help.openai.com/fr-fr/articles/12584461-mode-d%C3%A9veloppeur-et-applications-mcp-dans-chatgpt) --- # Connect Billabex to Dust - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/connect-billabex-dust/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

In short

In Dust, an administrator adds remote MCP servers from Spaces and Tools. Paste the Billabex URL, let Dust synchronize its capabilities, and complete OAuth. Then place the tool in the space that needs it, add it to the relevant agents, and keep a high approval level for actions that modify data.

## Expected result The Billabex server is connected in the correct Dust space and an authorized agent can perform a controlled read. ## Before you start - You must be a Dust workspace administrator. - Decide whether the tool belongs in the company space or only in selected spaces. ## Procedure 1. In Billabex, copy the official URL from **Settings > Integrations**. 2. In Dust, open **Spaces > Tools**, then **Add Tool > Add MCP Server**. 3. Paste the public URL, choose automatic OAuth authentication, and complete the Billabex connection. 4. After synchronization, restrict sharing to the relevant spaces and add the tool to the required agents. 5. Set **User Approval Settings** to a risk-appropriate level, then test a read with an agent. ## What Billabex does Dust synchronizes server tools and manages their sharing by space. Remote MCP servers offer High, Low, or Never ask approval levels; the most permissive setting is unsuitable for Billabex tools that can write data. ## If the result is not what you expected - If **Add MCP Server** is missing, confirm that you are an admin editing the correct space. - If synchronization fails, check the public URL and repeat OAuth without creating duplicate servers. - If an agent cannot see Billabex, check both tool sharing and that agent’s tool configuration. ## Official sources - [Adding an MCP server in Dust](https://docs.dust.tt/docs/remote-mcp-server) - [Managing Dust tools](https://docs.dust.tt/docs/tools) --- # Connecter Billabex à Dust - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/connecter-billabex-dust/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

En bref

Dans Dust, un administrateur ajoute les serveurs MCP distants depuis Spaces puis Tools. Collez l’URL Billabex, laissez Dust synchroniser les capacités et terminez OAuth. Placez ensuite l’outil dans l’espace qui en a besoin, ajoutez-le aux agents concernés et conservez un niveau d’approbation élevé pour les actions qui modifient les données.

## Résultat attendu Le serveur Billabex est connecté dans le bon espace Dust et un agent autorisé peut effectuer une lecture contrôlée. ## Avant de commencer - Vous devez être administrateur du workspace Dust. - Décidez si l’outil doit être partagé au niveau de l’entreprise ou limité à certains espaces. ## Procédure 1. Dans Billabex, copiez l’URL officielle depuis **Paramètres > Intégrations**. 2. Dans Dust, ouvrez **Spaces > Tools**, puis **Add Tool > Add MCP Server**. 3. Collez l’URL publique, choisissez l’authentification automatique OAuth et terminez la connexion Billabex. 4. Après synchronisation, limitez le partage aux espaces concernés et ajoutez l’outil aux agents utiles. 5. Réglez **User Approval Settings** sur un niveau adapté au risque, puis testez une lecture avec un agent. ## Ce que fait Billabex Dust synchronise les outils du serveur puis gère leur partage par espace. Les serveurs MCP distants proposent des niveaux d’approbation High, Low ou Never ask ; le niveau le plus permissif ne convient pas aux outils Billabex capables d’écrire. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si **Add MCP Server** manque, confirmez que vous êtes admin et que vous modifiez le bon espace. - Si la synchronisation échoue, vérifiez l’URL publique et recommencez OAuth sans créer plusieurs doublons. - Si un agent ne voit pas Billabex, contrôlez à la fois le partage de l’outil et sa présence dans la configuration de cet agent. ## Sources officielles - [Ajouter un serveur MCP dans Dust](https://docs.dust.tt/docs/remote-mcp-server) - [Gérer les outils Dust](https://docs.dust.tt/docs/tools) --- # Comprendre les permissions lecture et écriture - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/permissions-lecture-ecriture/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

En bref

Billabex sépare la consultation avec `mcp:read` des modifications avec `mcp:write`. Le scope de lecture suffit pour les synthèses, recherches et contrôles. Le scope d’écriture ouvre les outils qui peuvent changer un compte, une tâche, une communication ou certains réglages. Accordez-le uniquement à un client et à un usage de confiance, puis relisez chaque action sensible.

## Résultat attendu Chaque connexion IA dispose du scope minimal correspondant à son usage et aucune écriture n’est autorisée par défaut. ## Avant de commencer - Listez les résultats attendus du client IA avant de choisir les permissions. - Identifiez qui peut révoquer le consentement si l’usage change. ## Procédure 1. Pour analyser, résumer ou préparer un plan, demandez uniquement `mcp:read`. 2. Ajoutez `mcp:write` seulement si un workflow doit réellement créer ou modifier une donnée Billabex. 3. Pendant OAuth, vérifiez le compte, l’organisation et les scopes affichés avant de confirmer. 4. Dans le client IA, gardez une approbation manuelle pour les outils d’écriture ou destructifs. 5. Révoquez puis reconnectez avec moins de droits lorsqu’un scope n’est plus nécessaire. ## Ce que fait Billabex Billabex contrôle le scope requis pour chaque outil. Un outil de lecture échoue sans `mcp:read` et un outil de modification sans `mcp:write`. Les annotations MCP indiquent aussi si un outil est en lecture seule, destructif ou ouvert vers un service externe. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une erreur de permission ne se corrige pas en répétant l’appel : relancez OAuth avec le scope réellement nécessaire. - Le scope d’écriture n’autorise pas l’accès à une autre organisation que celle du compte connecté. - Si le client masque les paramètres d’un outil, refusez l’action plutôt que de confirmer à l’aveugle. --- # Understand read and write permissions - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/read-write-permissions/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-16

In short

Billabex separates consultation with `mcp:read` from modifications with `mcp:write`. Read scope covers summaries, searches, and checks. Write scope exposes tools that can change an account, task, communication, or selected settings. Grant it only to a trusted client for a defined use, then review every sensitive action.

## Expected result Each AI connection has the minimum scope required for its use, with no write access granted by default. ## Before you start - List the outcomes expected from the AI client before choosing permissions. - Identify who can revoke consent when the use changes. ## Procedure 1. For analysis, summaries, or planning, request only `mcp:read`. 2. Add `mcp:write` only when a workflow must actually create or modify Billabex data. 3. During OAuth, check the account, organization, and displayed scopes before confirming. 4. In the AI client, keep manual approval for write or destructive tools. 5. Revoke and reconnect with fewer rights when a scope is no longer needed. ## What Billabex does Billabex enforces the required scope for every tool. A read tool fails without `mcp:read`, and a modifying tool without `mcp:write`. MCP annotations also indicate whether a tool is read-only, destructive, or open to an external service. ## If the result is not what you expected - Repeating a permission error will not fix it: restart OAuth with the scope actually required. - Write scope does not grant access to an organization outside the connected account. - If the client hides tool parameters, reject the action instead of approving blindly. --- # Financial summary, customer 360°, daily plan and risk analysis - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/ai-use-cases-summary-plan-risk/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-17

In short

The strongest Billabex AI uses begin with a precise read-only question: an account 360, financial snapshot, daily plan, communication review, or risk report. Provide the relevant organization, account, and time range. Then request source details and verify amounts or commitments in Billabex before making a decision or taking action.

## Expected result The assistant produces a bounded, traceable summary without presenting an inference as a confirmed fact. ## Before you start - Connect the client with `mcp:read` and select the correct organization. - Define the required period and level of detail. ## Procedure 1. Name the account or organization and state the period to analyze. 2. Choose one goal: account brief, financial snapshot, daily plan, communication summary, or risk report. 3. Ask the assistant to separate Billabex facts, calculations, and its own interpretations. 4. Request the identifiers, dates, or documents needed to verify important points. 5. Open Billabex to check an amount, promise, or blocker before deciding what happens next. ## What Billabex does Billabex exposes guided prompts for common analysis and more precise read tools. The AI client composes the response, so it can misinterpret missing data or combine different time ranges. ## If the result is not what you expected - Narrow the organization, account, period, or signal type when an answer is too broad. - Verify any value without a source before sharing or using it. - If data appears old, check the integration’s last synchronization in Billabex. --- # Synthèse financière, compte 360°, plan quotidien et analyse des risques - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/usages-ia-synthese-plan-risques/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-17

En bref

Les meilleurs usages IA de Billabex commencent par une question précise et restent en lecture : synthèse 360 d’un compte, situation financière, plan du jour, communications ou dossiers à risque. Donnez l’organisation, le compte et la période utiles. Demandez ensuite les éléments sources et vérifiez les montants ou engagements dans Billabex avant toute décision ou action.

## Résultat attendu L’assistant produit une synthèse délimitée, traçable et utilisable sans présenter une déduction comme une donnée certaine. ## Avant de commencer - Connectez le client avec `mcp:read` et sélectionnez la bonne organisation. - Définissez la période et le niveau de détail nécessaires. ## Procédure 1. Nommez le compte ou l’organisation et précisez la période à analyser. 2. Choisissez un objectif unique : briefing compte, snapshot financier, plan quotidien, synthèse des communications ou rapport de risque. 3. Demandez de séparer les faits Billabex, les calculs et les interprétations de l’assistant. 4. Exigez les identifiants, dates ou documents qui permettent de vérifier les points importants. 5. Ouvrez Billabex pour contrôler un montant, une promesse ou un blocage avant de décider de la suite. ## Ce que fait Billabex Billabex expose des prompts guidés pour les analyses courantes ainsi que des outils de lecture plus précis. Le client IA compose la réponse ; il peut donc interpréter imparfaitement une absence de donnée ou rapprocher des périodes différentes. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une réponse trop large se corrige en réduisant l’organisation, le compte, la période ou le type de signal. - Une valeur sans source doit être vérifiée avant d’être partagée ou utilisée. - Si les données semblent anciennes, contrôlez la dernière synchronisation de l’intégration dans Billabex. --- # Actions sensibles, confirmations et révocation - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/actions-sensibles-confirmations-revocation/ - Language: fr - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

En bref

Une action MCP peut envoyer ou modifier une communication, changer un compte, traiter une tâche ou ajuster un réglage. Avant de confirmer, relisez le nom de l’outil, l’organisation, la cible et toutes les valeurs. Évitez les autorisations permanentes pour l’écriture. En cas de doute, refusez l’appel ; vous pourrez révoquer le consentement et reconnecter le client avec moins de droits.

## Résultat attendu Aucune modification sensible n’est exécutée sans cible explicite, paramètres visibles et confirmation humaine consciente. ## Avant de commencer - Le client doit montrer les appels d’outils et demander une approbation pour les écritures. - Vous devez savoir où déconnecter le client côté IA et révoquer son consentement côté Billabex. ## Procédure 1. Lisez le nom et la description de l’outil proposé avant de regarder la réponse rédigée par l’assistant. 2. Vérifiez l’organisation, l’identifiant de compte ou de tâche, les destinataires, le contenu et les montants. 3. Refusez toute action groupée ou ambiguë et redemandez une opération plus étroite. 4. Confirmez une seule fois l’appel correctement paramétré ; n’activez pas une permission permanente pour gagner quelques clics. 5. Après un usage temporaire ou suspect, déconnectez le client côté IA. 6. Dans Billabex, ouvrez **Mon compte**, rubrique **Applications connectées**, puis cliquez sur **Couper l’accès** à côté de l’application et confirmez. ## Ce que fait Billabex Les scopes Billabex empêchent un outil d’écriture de fonctionner avec un consentement en lecture seule. Le client IA décide toutefois comment afficher la confirmation : la sécurité dépend donc aussi de ses réglages d’approbation et de la relecture humaine. La rubrique **Applications connectées** liste chaque application à laquelle vous avez donné accès, avec sa date d’autorisation et ses accès en clair. Couper l’accès retire votre autorisation, puis révoque ses jetons : la coupure n’est pas forcément instantanée. Si vous développez votre propre intégration, la rubrique **Mes clients OAuth** de la même page permet de créer, modifier, renouveler le secret ou supprimer vos clients. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Si l’outil ou ses paramètres ne sont pas visibles, annulez et utilisez directement Billabex. - Après une action inattendue, notez l’heure, l’organisation et la cible avant de révoquer l’accès. - Juste après une coupure, l’application peut encore aboutir quelques instants : ses jetons sont révoqués en arrière-plan. - Une reconnexion crée un nouveau consentement : relisez les scopes au lieu de réutiliser automatiquement les précédents. --- # Sensitive actions, confirmations and revocation - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/sensitive-actions-confirmations-revocation/ - Language: en - Reviewed: 2026-09-27 - Updated: 2026-09-27

In short

An MCP action can send or modify a communication, change an account, handle a task, or adjust a setting. Before confirming, review the tool name, organization, target, and every value. Avoid permanent approval for write tools. If anything is unclear, reject the call; you can revoke consent and reconnect the client with fewer rights.

## Expected result No sensitive modification runs without an explicit target, visible parameters, and informed human confirmation. ## Before you start - The client must show tool calls and request approval for write operations. - Know where to disconnect the client and revoke its Billabex consent. ## Procedure 1. Read the proposed tool name and description before reviewing the assistant’s drafted response. 2. Check the organization, account or task identifier, recipients, content, and amounts. 3. Reject grouped or ambiguous actions and request a narrower operation. 4. Confirm the correctly parameterized call once; do not enable permanent approval to save a few clicks. 5. After temporary or suspicious use, disconnect the client on the AI side. 6. In Billabex, open **My account**, **Connected applications** section, then click **Cut access** next to the application and confirm. ## What Billabex does Billabex scopes prevent a write tool from running under read-only consent. The AI client controls how confirmation is displayed, so security also depends on its approval settings and human review. The **Connected applications** section lists every application you gave access to, with its authorization date and its access in plain words. Cutting access removes your authorization, then revokes its tokens: the cut may not be instant. If you build your own integration, the **My OAuth clients** section on the same page lets you create, edit, renew the secret of or delete your clients. ## If the result is not what you expected - If the tool or its parameters are hidden, cancel and use Billabex directly. - After an unexpected action, record the time, organization, and target before revoking access. - Right after a cut, the application may still get through for a few moments: its tokens are revoked in the background. - A reconnection creates new consent: review the scopes instead of automatically reusing previous ones. --- # Dépanner une connexion MCP - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/depanner-connexion-mcp/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-17

En bref

Traitez une panne MCP dans un ordre fixe : confirmez l’URL officielle, observez le passage par OAuth, vérifiez les scopes, puis testez une lecture simple dans la bonne organisation. Ouvrir directement l’URL dans un navigateur ne teste pas le connecteur. Conservez le message exact et l’heure si l’erreur persiste.

## Résultat attendu Vous identifiez si le blocage vient de la configuration du client, de l’autorisation Billabex, du périmètre ou d’un appel trop fréquent. ## Avant de commencer - Gardez accès aux réglages du client IA et à **Paramètres > Intégrations** dans Billabex. - Ne partagez aucun secret dans une capture ou une demande de support. ## Procédure 1. Comparez l’URL du client à celle affichée par Billabex, caractère par caractère. 2. Déconnectez puis reconnectez une seule fois afin de terminer OAuth avec le bon compte. 3. Vérifiez `mcp:read` pour une lecture et `mcp:write` uniquement pour une modification. 4. Testez la liste des organisations, puis une lecture ciblée avec un identifiant connu. 5. Si l’erreur évoque une limite, espacez les appels ; sinon conservez l’heure, le client, l’outil et le message exact pour le support. ## Ce que fait Billabex Le serveur exige une authentification valide, limite les appels trop fréquents et refuse un outil quand le scope ou l’organisation ne correspond pas. Les codes et formats d’erreur à interpréter côté client sont décrits dans la documentation développeur versionnée. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - Une réponse obtenue en ouvrant l’URL dans le navigateur ne prouve pas que le serveur est indisponible. - Des données vides peuvent correspondre à la mauvaise organisation plutôt qu’à une panne de transport. - Masquez jetons, cookies et en-têtes Authorization avant toute capture transmise au support. --- # Troubleshoot an MCP connection - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/troubleshoot-mcp-connection/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-17

In short

Troubleshoot MCP in a fixed order: confirm the official URL, observe the OAuth handoff, check scopes, then run a simple read in the correct organization. Opening the URL directly in a browser does not test the connector. Keep the exact message and time if the error persists.

## Expected result You identify whether the block comes from client configuration, Billabex authorization, data scope, or excessive calls. ## Before you start - Keep access to AI client settings and **Settings > Integrations** in Billabex. - Do not expose secrets in a screenshot or support request. ## Procedure 1. Compare the client URL with the one shown by Billabex, character by character. 2. Disconnect and reconnect once to complete OAuth with the correct account. 3. Check `mcp:read` for reading and `mcp:write` only for a modification. 4. Test the organization list, then a targeted read with a known identifier. 5. If the error mentions a limit, space out calls; otherwise keep the time, client, tool, and exact message for support. ## What Billabex does The server requires valid authentication, rate-limits excessive calls, and rejects a tool when its scope or organization does not match. Client-facing error codes and formats belong to the versioned developer documentation. ## If the result is not what you expected - A response obtained by opening the URL in a browser does not prove that the server is unavailable. - Empty data can indicate the wrong organization rather than a transport failure. - Mask tokens, cookies, and Authorization headers before sending a screenshot to support. --- # Accéder à la référence technique MCP/API - Canonical URL: https://www.billabex.com/fr/aide/billabex-avec-ia/reference-technique-mcp-api/ - Language: fr - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-17

En bref

Le centre d’aide explique la connexion et les usages ; la référence technique versionnée reste sur developer.billabex.com. Consultez-la pour le point d’entrée, le transport Streamable HTTP, OAuth, les scopes, les schémas d’entrée et de sortie ainsi que les erreurs. Ne recopiez pas un catalogue d’outils dans une intégration : découvrez les capacités exposées par le serveur.

## Résultat attendu Votre intégration suit la référence actuelle et découvre les capacités du serveur au lieu de dépendre d’une liste copiée. ## Avant de commencer - Disposez d’un client MCP distant compatible avec l’authentification indiquée dans la référence. - Préparez un environnement et une organisation de test sans données sensibles. ## Procédure 1. Ouvrez le guide MCP sur developer.billabex.com depuis le lien développeur de cet article. 2. Suivez ses sections transport, authentification et permissions sans en déduire le contrat depuis cet article d’aide. 3. Découvrez outils, prompts et ressources à l’exécution, puis validez leurs schémas avant chaque appel. 4. Reproduisez les cas de test et les erreurs documentés avec une organisation dédiée. 5. Notez la version du client et revalidez l’intégration lorsque la référence annonce une évolution du protocole. ## Ce que fait Billabex La référence développeur est le contrat technique unique pour le transport, l’authentification, les schémas et les erreurs. Le centre d’aide ne duplique pas ce contrat afin d’éviter qu’une copie devienne obsolète lors de l’évolution du serveur. ## Si le résultat n’est pas celui attendu - En cas d’écart entre cet article et la référence développeur, suivez la référence versionnée. - Validez les schémas découverts plutôt que de déduire des paramètres à partir du nom d’un outil. - Pour un rapport reproductible, fournissez version du client, heure, méthode, statut et corps d’erreur expurgé. --- # Access the MCP/API technical reference - Canonical URL: https://www.billabex.com/en/help/billabex-with-ai/mcp-api-technical-reference/ - Language: en - Reviewed: 2026-07-18 - Updated: 2026-07-17

In short

The help center explains connection and use; the versioned technical reference remains on developer.billabex.com. Use it for the endpoint, Streamable HTTP transport, OAuth, scopes, input and output schemas, and errors. Do not copy a tool catalog into an integration: discover the capabilities currently exposed by the server.

## Expected result Your integration follows the current reference and discovers server capabilities instead of relying on a copied list. ## Before you start - Use a remote MCP client compatible with the authentication described in the reference. - Prepare a test environment and organization without sensitive data. ## Procedure 1. Open the MCP guide on developer.billabex.com from this article’s developer link. 2. Follow its transport, authentication, and permission sections without inferring the contract from this help article. 3. Discover tools, prompts, and resources at runtime, then validate their schemas before every call. 4. Reproduce the documented test cases and errors with a dedicated organization. 5. Record the client version and revalidate the integration when the reference announces a protocol change. ## What Billabex does The developer reference is the single technical contract for transport, authentication, schemas, and errors. The help center does not duplicate that contract, preventing a copied version from becoming stale as the server evolves. ## If the result is not what you expected - If this article differs from the developer reference, follow the versioned reference. - Validate discovered schemas instead of guessing parameters from a tool name. - For a reproducible report, provide client version, time, method, status, and a redacted error body. ---