--- title: "Bureau: projectmijlpalen koppelen aan op te volgen facturen" canonical: https://www.billabex.com/nl/blog/bureau-projectmijlpalen-en-factuuropvolging/ lang: nl alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance.md en: https://www.billabex.com/en/blog/agency-project-milestones-invoice-collections.md de: https://www.billabex.com/de/blog/agentur-projektmeilensteine-mit-zu-mahnenden-rechnungen-verbinden.md es: https://www.billabex.com/es/blog/agencia-hitos-del-proyecto-facturas-a-reclamar.md it: https://www.billabex.com/it/blog/agenzia-collegare-fasi-del-progetto-e-fatture-da-sollecitare.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/bureau-projectmijlpalen-en-factuuropvolging.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/agencja-etapy-projektu-faktury-i-przypomnienia.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/agencia-etapas-projeto-faturas-lembretes.md updated: 2026-11-07 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Bureau: projectmijlpalen koppelen aan op te volgen facturen Uw bureau heeft de ontwerpen opgeleverd, de klant heeft de creatieve richting goedgekeurd en de tussentijdse factuur staat nog open. Toch vraagt de boekhouding om een ontvangstbewijs. De projectleider stuurt een gesprek met dertig berichten door; de verkoper zegt dat alles is geaccepteerd. Vaak ontstaat de blokkade bij de overgang tussen drie verschillende zaken: wat is besteld, wat is geleverd en wat moet worden betaald. Om een juiste herinnering te sturen, moet iedere factuur kunnen worden verklaard aan de hand van een herkenbare mijlpaal. Dat verband ontstaat niet door een geschat voortgangspercentage aan het project toe te kennen. U zoekt de afgesproken voorwaarde voor facturering terug, stelt vast of die is vervuld en verzamelt de stukken waarmee de klant het verzoek kan verwerken. Zo bouwt een Frans bureau met zakelijke klanten dit dossier op, zonder debiteurensoftware in een projectbeheersysteem te veranderen. ## Begin bij het contract, niet bij het voortgangsoverzicht Een taak die het team als ‘afgerond’ markeert, is niet noodzakelijk een factureerbare mijlpaal. Een campagne kan zijn geproduceerd maar nog op een juridische controle wachten. Een website kan klaarstaan voor acceptatietests zonder te zijn geaccepteerd. Een aanbetaling kan juist vóór iedere levering verschuldigd zijn. Neem daarom de gebeurtenissen uit de overeenkomst over, met de precieze termen die daarin worden gebruikt. De AACC-gids over de financiële relatie bij digitale communicatie onderscheidt onder meer goedgekeurde specificaties, oplevering en het acceptatieverslag. Deze beroepsgids uit oktober 2014 helpt een dossier te structureren. Hij beschrijft niet het actuele recht en is geen automatisch toepasselijk contract. De praktische aanbeveling blijft bruikbaar: organiseer de goedkeuring rond concrete resultaten die worden opgeleverd. Bron: AACC, pagina’s 17 tot en met 20. Begin dus met een korte beoordeling van de offerte en de aanvullende overeenkomsten. Noteer voor iedere financiële gebeurtenis waardoor deze wordt geactiveerd, wie dat kan bevestigen en welk document dit vastlegt. Is het contract onduidelijk, dan moeten de projectleiding en de commercieel verantwoordelijke dit verduidelijken voordat een automatische herinnering stelt dat het volledige bedrag verschuldigd is. ## Een voorbeeld waarin de bedragen gescheiden blijven Neem een **rekenvoorbeeld**, zonder verband met een Billabex-klant: een bureau verkoopt een project voor € 24.000 exclusief btw. Het contract bepaalt dat 30% bij de opdracht, 40% bij goedkeuring van de ontwerpen en 30% bij de eindoplevering wordt gefactureerd. Dat zijn respectievelijk € 7.200, € 9.600 en € 7.200 exclusief btw. Deze verdeling dient als uitleg en is geen algemeen geldende aanbeveling. De aanbetaling is ontvangen. De ontwerpen zijn geaccepteerd en de bijbehorende factuur is uitgereikt, maar de vervaldatum is nog niet bereikt. De laatste ontwikkelfase loopt nog. Volgens het contract moet nog € 16.800 exclusief btw worden ontvangen: een openstaande factuur van € 9.600 en € 7.200 aan nog te factureren diensten. Op dat moment is geen enkel bedrag achterstallig. Het label ‘€ 16.800 te innen’ zou een voortijdig verzoek voor de laatste mijlpaal veroorzaken en de werkelijke betaaldatum van de tussenfactuur verhullen. | Gebeurtenis | Bedrag in voorbeeld, exclusief btw | Situatie | Volgende actie | | --------------------- | ---------------------------------: | -------------------------------------- | ------------------------------------------- | | Opdracht | € 7.200 | Aanbetaling ontvangen | Toewijzing van de betaling bewaren | | Ontwerpen goedgekeurd | € 9.600 | Factuur uitgereikt, nog niet vervallen | Ontvangstproces controleren | | Eindoplevering | € 7.200 | Mijlpaal nog niet bereikt | Project volgen, zonder betalingsherinnering | Gebruik voor de bedragen die u werkelijk bij de klant opvraagt de factuurbedragen inclusief btw en de daaraan toegewezen betalingen. Vermenigvuldig niet het totale contractbedrag met een percentage om een boekhoudkundig saldo te reconstrueren. Ons artikel over [de aanbetaling bij een zakelijke transactie](https://www.billabex.com/nl/blog/aanbetaling-zakelijke-transacties-beschermen/) gaat dieper in op deze eerste financiële verplichting. ## Bewaar enkele referenties en wijs een verantwoordelijke aan Een bruikbaar dossier bevat één regel per mijlpaal, gekoppeld aan de bijbehorende stukken. Neem de projectidentificatie, klantentiteit, contractreferentie, omschrijving van het opgeleverde werk, goedkeuringsbewijs, factuurnummer, vervaldatum en saldo op. Voeg zowel de contactpersoon toe die het werk bevestigt als degene die de betaling verwerkt: hun verantwoordelijkheden zijn vaak verschillend. De factuur moet haar eigen identiteit behouden. Het Franse ministerie van Economische Zaken noemt onder meer een uniek nummer, de datum waarop de dienst is verricht en een nauwkeurige omschrijving van de diensten als vereisten. Een interne aanduiding zoals ‘project Alpha, fase 2’ kan onvoldoende zijn voor iemand die nooit aan de creatieve overleggen deelnam. Zie de [verplichte vermeldingen op een Franse factuur](https://www.economie.gouv.fr/entreprises/gerer-son-entreprise-au-quotidien/gerer-sa-comptabilite-et-ses-demarches/mentions-obligatoires-dune-facture-tout-savoir). Bepaal ook wie ieder gegeven corrigeert. De projectleider licht de acceptatie toe, de boekhouding controleert de bedragen en de verkoper behandelt een wijziging in de opdracht. Zonder deze verdeling verzamelt de software tegenstrijdigheden zonder ze op te lossen. Een ontbrekend document moet leiden tot een toegewezen actie, niet tot een nieuwe onduidelijke status zoals ‘in behandeling’. ## Laat acceptatie geen onbeperkt uitstel worden De goedkeuringsdatum en de betaaltermijn beantwoorden verschillende vragen. De eerste documenteert een contractuele stap. De tweede bepaalt wanneer een verschuldigd bedrag moet worden betaald. Controleer hun samenhang in het contract en de toepasselijke regels. Een intern goedkeuringsproces rechtvaardigt op zichzelf geen eindeloos uitstel van betaling. Voor de algemene Franse B2B-situatie noemt de DGCCRF een aanvullende standaardtermijn van **30 dagen** na ontvangst van de goederen of uitvoering van de dienst, wanneer geen termijn is afgesproken. Voor overeengekomen maximumtermijnen en afwijkingen gelden eigen voorwaarden. Dit getal is een algemene rechtsregel, geen gemiddelde betaaltermijn van bureaus en geen clausule die u zonder dossieronderzoek kunt overnemen. Zie de [algemene Franse regels voor betaaltermijnen van de DGCCRF](https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/les-fiches-pratiques/delais-de-paiement-les-regles-connaitre). Als de acceptatie vastloopt, vraagt u welk concreet voorbehoud nog openstaat en wie daarover beslist. Bevestigt de klant dat het resultaat is geaccepteerd, maar wacht de administratie op een projectcode, stuur dan die code en vraag om bevestiging dat de verwerking is opgepakt. Deze situaties vragen verschillende acties. Vaker berichten sturen vervangt geen van beide. ## Schrijf een herinnering die de boekhouding kan verwerken De ontvanger moet de factuur kunnen terugvinden zonder het project te reconstrueren. Het bericht kan de offerte, de geaccepteerde mijlpaal, het bijbehorende document en het gecontroleerde saldo vermelden. Vraag vervolgens één gegeven: een verwerkingsbevestiging, het ontbrekende document of een betaaldatum. De persoon die de herinnering ontvangt, moet begrijpen waarom u juist hem of haar benadert. Voeg niet alle creatieve bestanden en gesprekken toe. Een link naar een toegestaan dossier, samen met het relevante bewijsstuk, beperkt onduidelijkheid en de verspreiding van overbodige informatie. Controleer wel of de ontvanger die link kan openen en of deze lang genoeg geldig blijft voor de verwachte verwerking. Een geweigerde toegang is geen bewijs van onwil. Vraagt de klant om meer tijd, wijzig dan niet ongemerkt de projectvoorwaarden. Laat de afspraak goedkeuren, bewaar de oorspronkelijke vervaldata en leg de nieuw overeengekomen data vast. De gids over [een betalingsregeling](https://www.billabex.com/nl/blog/betalingsregeling-afspreken-en-opvolgen/) helpt deze afspraak te formaliseren zonder een toezegging met een ontvangen betaling te verwarren. ## Test het dossier voordat u automatiseert Kies drie wezenlijk verschillende projecten: een reeds ontvangen aanbetaling, een gedeeltelijke goedkeuring en een betwiste eindbetaling. Vraag voor elk project aan iemand die er niet bij betrokken was om uitsluitend vanuit het dossier het te betalen bedrag en de volgende actie te vinden. Moet die persoon de projectleider bellen om te begrijpen wat is gefactureerd, dan ontbreekt nog een referentie of toelichting. Controleer daarbij ook dat een aanbetaling het saldo niet tweemaal verlaagt, een geannuleerde factuur niet actief blijft en een nieuwe offerteversie de oude niet uitwist. Dit zijn kwaliteitscriteria voor het dossier, geen belofte van automatisch minder achterstanden. Onze gids over [software voor betalingsherinneringen](https://www.billabex.com/nl/blog/software-voor-betalingsherinneringen-aan-klanten/) beschrijft welke punten u onderzoekt om de uitvoering over te dragen. Het doel is eenvoudig: het creatieve team behoudt zijn productietool en finance beschikt voor ieder verzoek over een begrijpelijk dossier. Ontdek het [klantbeeld van Billabex](https://www.billabex.com/nl/product/klantbeeld-360/) om facturen en de noodzakelijke context voor deze gesprekken samen te brengen. Goedkeuring van opgeleverd werk en commerciële concessies blijven menselijke beslissingen.