--- title: "16 e-mailsjablonen voor herinneringen bij onbetaalde facturen" canonical: https://www.billabex.com/nl/blog/e-mailsjablonen-betalingsherinnering-onbetaalde-factuur/ lang: nl updated: 2026-09-09 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # 16 e-mailsjablonen voor herinneringen bij onbetaalde facturen [Onbetaalde facturen](https://www.billabex.com/nl/blog/onbetaalde-factuur-wat-te-doen/) opvolgen vraagt tijd en zorgvuldigheid. Hieronder staan **16 e-mailsjablonen** voor verschillende situaties, van een vriendelijk bericht tot een voldoende duidelijke formele nakomingsvraag. Het zijn voorbeelden om aan te passen, geen vaste escalatiekalender. Kies het moment op basis van de vervaldatum, recente betalingen en wat al met de klant is besproken. Dit overzicht helpt het passende voorbeeld kiezen. De dag- en bedraggrenzen zijn illustraties, geen wettelijke drempels: | # | Naam | Situatie | Toon | | --- | ------------------------------- | ------------------------------ | ----------------------------- | | 1 | Eerste vriendelijke herinnering | Dag 1 tot 3 | Neutraal en beleefd | | 2 | Herinnering na 7 dagen | Dag 7 | Duidelijk en beleefd | | 3 | Herinnering na 14 dagen | Dag 14 | Zakelijk | | 4 | Na een telefoongesprek | Na contact | Feitelijk | | 5 | Voorstel voor een regeling | Tijdelijke problemen | Begripvol | | 6 | Rente en kosten toelichten | Dag 21 als voorbeeld | Duidelijk | | 7 | Klein openstaand bedrag | Facturen onder € 500 | Direct | | 8 | Vaste klant | Vertrouwensrelatie | Diplomatiek | | 9 | Formele sommatie | Dag 30 tot 45 als voorbeeld | Juridisch zorgvuldig | | 10 | Niet nagekomen toezegging | Afgesproken datum verstreken | Feitelijk | | 11 | Verleend uitstel verstreken | Nieuwe termijn voorbij | Zakelijk | | 12 | Internationale klant | Buitenlandse relatie | Professioneel, taal afstemmen | | 13 | Tekst voor aangetekende post | Geen reactie op e-mails | Formeel | | 14 | Groot factuurbedrag | Meer dan € 5.000 als voorbeeld | Serieus | | 15 | Mislukte betaling | Betaling afgewezen | Technisch en feitelijk | | 16 | Verjaring nadert | Juridische termijn bewaken | Zorgvuldig | Bekijk ook [briefsjablonen](https://www.billabex.com/nl/blog/briefsjablonen-betalingsherinnering-onbetaalde-factuur/) en onze [tips voor betalingsherinneringen](https://www.billabex.com/nl/blog/tips-betalingsherinneringen-onbetaalde-facturen/). De [uitgebreide herinneringsgids](https://www.billabex.com/nl/blog/betalingsherinnering-onbetaalde-factuur-gids/) plaatst de voorbeelden in het volledige proces. ## Model 1: eerste vriendelijke herinnering **Doel:** de vervaldatum noemen zonder beschuldiging. **Situatie:** een eerste bericht kort na vervaldatum, na controle van betaling en eventuele afspraken. Onderwerp: Betalingsherinnering voor factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], Ik neem contact op over factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\], waarvan de vervaldatum \[datum\] is verstreken. Volgens onze administratie staat deze nog open. Heeft u al betaald, wilt u ons dan de relevante betaalreferentie doorgeven? Dan kunnen we de ontvangst controleren en onnodige vervolgberichten voorkomen. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 2: na zeven dagen **Doel:** na een week op een beleefde manier opvolgen. **Situatie:** de eerste herinnering heeft nog niet tot betaling of een bruikbaar antwoord geleid. Onderwerp: Opvolging van factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], Ik schrijf u over factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\], uitgegeven op \[datum\]. Wij hebben de betaling daarvan nog niet in onze administratie teruggevonden. Wilt u de factuur voldoen of laten weten welke informatie nog nodig is? We helpen graag als een document of toelichting ontbreekt. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 3: na veertien dagen **Doel:** het openstaande bedrag en gewenste vervolg duidelijk maken. **Situatie:** twee weken achterstand, zonder betaling of een andere goedgekeurde afspraak. Onderwerp: Vervolgbericht over factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], Factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\] staat volgens onze administratie nog open, ondanks ons eerdere bericht. Wilt u het bedrag uiterlijk op \[passende datum\] voldoen? Als er een probleem is, ontvangen we graag uw toelichting zodat we een geschikte oplossing kunnen bespreken. Dank voor uw reactie. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 4: bevestiging na telefonisch contact **Doel:** de inhoud van een gesprek schriftelijk vastleggen. **Situatie:** de achterstand en een vervolgstap zijn telefonisch besproken. Onderwerp: Bevestiging van ons telefoongesprek Goedendag \[naam klant\], Ik kom terug op ons gesprek van \[datum\] over factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\]. Zoals besproken verwachten we betaling uiterlijk op \[afgesproken datum\]. Laat ons weten als deze weergave van de afspraak niet klopt of aanvullende informatie nodig is. Dank voor de samenwerking. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 5: een betalingsregeling bespreken **Doel:** een haalbare oplossing onderzoeken, zonder een regeling automatisch te aanvaarden. **Situatie:** de klant meldt financiële moeilijkheden en de bevoegde verantwoordelijke wil een voorstel bespreken. Onderwerp: Betalingsregeling voor factuur \[factuurnummer\] bespreken Goedendag \[naam klant\], We begrijpen dat tijdelijke financiële problemen kunnen ontstaan. Voor factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\] zijn we bereid te bespreken of betaling in termijnen mogelijk is. Wilt u aangeven welke bedragen en volledige datums haalbaar zijn? We beoordelen het voorstel en bevestigen een eventueel akkoord afzonderlijk. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 6: rente en kosten toelichten **Doel:** de daadwerkelijk toepasselijke gevolgen van achterstand uitleggen. **Situatie:** eerdere berichten bleven zonder oplossing. In Frans B2B-recht kan rente al vanaf vervaldatum lopen, niet pas na dit bericht. Onderwerp: Openstaande factuur \[factuurnummer\] en toepasselijke kosten Goedendag \[naam klant\], Factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\] staat nog open. Volgens \[geldige rechtsgrond of afspraak\] geldt vertragingsrente vanaf \[juiste startdatum\]. Wij verzoeken u het bedrag te voldoen. De berekening van eventuele rente en kosten is afzonderlijk gespecificeerd. Neem contact op als een betaling of betwisting nog niet is verwerkt. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 7: een klein restant **Doel:** een beperkt openstaand bedrag proportioneel opvolgen. **Situatie:** een klein restant of meerdere kleinere facturen blijven onbetaald. Onderwerp: Resterend bedrag van factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], Op factuur \[factuurnummer\] resteert volgens onze administratie \[bedrag\]. We willen ook dit bedrag correct afhandelen. Wilt u het restant voldoen of laten weten of een betaling of creditnota nog moet worden verwerkt? Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 8: een vaste klant **Doel:** het dossier opvolgen met aandacht voor de bestaande relatie. **Situatie:** een klant met een goede betaalhistorie heeft een openstaande factuur. Onderwerp: Uw factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], Dank voor onze samenwerking. We willen u erop wijzen dat factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\] nog als openstaand in onze administratie staat. Mogelijk is een document of handeling over het hoofd gezien. Wilt u betaling verzorgen of ons informeren als er iets moet worden uitgezocht? Dank voor uw terugkoppeling. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 9: formele nakomingsvraag **Doel:** een voldoende duidelijke Franse mise en demeure formuleren, indien passend. **Situatie:** een bevoegd persoon heeft een formele stap beoordeeld. Vorm, bewijs en termijn moeten bij het dossier passen. Onderwerp: Mise en demeure tot betaling van factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], Hierbij sommeren wij u factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\], uitgegeven op \[datum\], binnen acht dagen na ontvangst te voldoen, voor zover deze termijn voor het dossier passend is vastgesteld. Bij niet-betaling kunnen wij een geschikte juridische vervolgstap overwegen. Wij blijven beschikbaar om een onderbouwde reactie of mogelijke minnelijke oplossing te bespreken. Wij zien uw reactie tegemoet. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 10: na een mondelinge toezegging **Doel:** terugkomen op een concrete betaaltoezegging. **Situatie:** de genoemde betaaldatum is voorbij en ontvangst is gecontroleerd. Onderwerp: Uw toezegging over factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], In ons gesprek van \[datum\] gaf u aan dat factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\] op \[toegezegde datum\] zou worden betaald. We hebben deze betaling nog niet teruggevonden. Wilt u aangeven of zij is uitgevoerd of welke moeilijkheid er is ontstaan? Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 11: verleend uitstel is verstreken **Doel:** opvolgen nadat een goedgekeurde nieuwe termijn voorbij is. **Situatie:** de klant heeft het afgesproken uitstel niet nagekomen, voor zover de betaalgegevens dit bevestigen. Onderwerp: Afgesproken termijn voor factuur \[factuurnummer\] verstreken Goedendag \[naam klant\], We hadden voor factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\] aanvullend uitstel afgesproken. Volgens onze administratie is betaling ook binnen die termijn niet ontvangen. Wilt u het bedrag voldoen of ons direct informeren over de status, zodat wij het vervolg zorgvuldig kunnen bepalen? Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 12: internationale klant **Doel:** begrijpelijk communiceren met een buitenlandse relatie. **Situatie:** stem taal, valuta en betaalinstructies af. Hieronder staat de Nederlandse versie van het voorbeeld, niet een verplichte taalkeuze. Onderwerp: Herinnering voor factuur \[factuurnummer\] Geachte \[naam klant\], Wij schrijven over factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag en valuta\]. Volgens onze administratie is de betaling nog niet ontvangen. Laat ons weten of informatie ontbreekt of vertraging is ontstaan. We bespreken graag hoe deze factuur correct kan worden afgehandeld. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 13: tekst voor aangetekende post **Doel:** een schriftelijke herinnering met passende bewijsroute voorbereiden. **Situatie:** eerdere e-mails bleven zonder bruikbare reactie. Een e-mail over een brief is niet vanzelf bewijs dat de brief is ontvangen. Onderwerp: Aangetekende herinnering voor factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], Factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\], uitgegeven op \[datum\], staat volgens onze administratie nog open ondanks eerdere herinneringen. Wij verzoeken u binnen tien dagen na ontvangst van deze brief te betalen of een onderbouwde reactie te sturen. Deze termijn moet vooraf passend zijn beoordeeld. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 14: een groot bedrag **Doel:** een belangrijke openstaande factuur duidelijk onder de aandacht brengen. **Situatie:** het bedrag is voor uw relatie of kasplanning significant; dat rechtvaardigt geen ongeoorloofde druk. Onderwerp: Betaling van factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], We vragen uw aandacht voor factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\], die nog openstaat. Het bedrag is belangrijk voor de financiële planning van onze samenwerking. Wilt u betaling verzorgen of een concrete terugkoppeling geven over de status en eventuele blokkade? Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 15: een betaling is mislukt **Doel:** een vastgesteld betaalincident laten onderzoeken. **Situatie:** u beschikt over betrouwbare informatie dat de betreffende betaling niet is uitgevoerd. Onderwerp: Betaling van factuur \[factuurnummer\] controleren Goedendag \[naam klant\], Wij hebben bericht ontvangen dat de betaling voor factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\] niet is geslaagd. Wilt u de status bij uw bank of betaaldienst controleren voordat een nieuwe opdracht wordt gegeven? Neem contact op als aanvullende informatie nodig is. Zo voorkomen we ook onbedoelde dubbele betaling. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Model 16: verjaring nadert **Doel:** een oplossing bespreken zonder juridische termijnen te laten verlopen. **Situatie:** een deskundige heeft vastgesteld dat een relevante termijn nadert. Dit is niet een model om een al verjaarde vordering als onbeperkt afdwingbaar voor te stellen. Onderwerp: Afhandeling van factuur \[factuurnummer\] Goedendag \[naam klant\], Factuur \[factuurnummer\] van \[bedrag\] staat al langere tijd open. Wij willen graag bespreken hoe dit dossier minnelijk kan worden afgehandeld. Wilt u contact opnemen om een concrete oplossing te bespreken? Wij bewaken daarnaast afzonderlijk de toepasselijke juridische termijnen. Met vriendelijke groet, \[Uw naam\] \[Uw onderneming\] ## Wanneer stuurt u de berichten? Moment en inhoud moeten bij de situatie passen. Het volgende schema is een werkvoorbeeld, geen bewezen optimale volgorde voor iedere klant. Controleer vóór elk bericht betalingen, afspraken en betwistingen. **Dag 1 tot 3: een neutraal eerste bericht** Een korte herinnering kan een vergeten handeling of ontbrekend document zichtbaar maken. Ga niet bij voorbaat uit van opzet. Een onderwerp met de factuurreferentie helpt de ontvanger herkennen waarover het gaat. De voorbeeldtermijn bepaalt niet de juridische opeisbaarheid. **Dag 7 tot 14: een duidelijk vervolg** Blijft een bruikbaar antwoord uit, verwijs dan naar de eerdere communicatie en vraag een concrete vervolgstap. Onderzoek financiële problemen voordat een regeling wordt aangeboden en laat de voorwaarden door een bevoegde persoon beoordelen. **Dag 15 tot 30: oorzaak en kosten bespreken** Controleer welke rente en eventuele vergoeding van € 40 onder het Franse zakelijke kader gelden. Een [telefoongesprek](https://www.billabex.com/nl/blog/telefonische-betalingsherinnering-onbetaalde-factuur/) kan helpen de blokkade begrijpen. Het doel is passende afhandeling, niet het steeds verhogen van druk zonder nieuwe informatie. **Dag 30 tot 45: formele behandeling beoordelen** Een e-mail kan afhankelijk van inhoud en bewijs al juridische betekenis hebben. Er is niet altijd een verplichte volgorde van eerst e-mail en daarna LRAR. Laat de geschikte vorm en termijn beoordelen en raadpleeg de [modellen voor ingebrekestelling](https://www.billabex.com/nl/blog/sjablonen-franse-ingebrekestelling-tot-betaling/). **Waarom tijdig volgen nuttig is** Vroeg contact helpt documenten en afspraken terugvinden voordat een dossier ingewikkelder wordt. Onderzoek naast ouderdom ook ontbrekende stukken, betwistingen en eerdere toezeggingen. Ouderdom alleen voorspelt geen uitkomst. Bewaak ook verjaring afzonderlijk. ## Een bruikbaar bericht schrijven De volgende zes aandachtspunten helpen de informatie helder en passend houden. Zij zijn geen garantie van bezorging of betaling. **1. Een duidelijk onderwerp** Noem de factuur en het doel van het bericht. Vermijd voor een eerste gewone herinnering onnodig dreigende termen. Bij een werkelijk gekozen formele sommatie moet de inhoud uiteraard wel duidelijk maken wat wordt gevraagd. **2. Juiste ontvanger en gegevens** Gebruik de gecontroleerde contactpersoon, referentie en het juiste restant. Een persoonlijke aanhef vervangt geen inhoudelijke juistheid. Verander contactgegevens niet blind op basis van een onbekend bericht. **3. Feitelijk en beknopt** Beschrijf welke factuur, welk bedrag en welke termijn het betreft. Een lange verdediging is niet nodig, maar laat voldoende ruimte voor een reeds ontvangen betaling of een relevante betwisting. Wees helder over de gevraagde volgende stap. **4. Betaling praktisch mogelijk maken** Gebruik gecontroleerde betaalgegevens en een herkenbare referentie. Een betaallink is alleen passend als uw dienst die werkelijk biedt. Een documentportaal is geen betaalportaal en een wijziging van bankgegevens vraagt verificatie. **5. Een regeling waar passend** Een betalingsvoorstel kan nuttig zijn bij tijdelijke moeilijkheden. Bied niet standaard bij elk tweede bericht hetzelfde uitstel aan. Laat haalbaarheid, bevoegdheid en definitieve voorwaarden beoordelen voordat de afspraak wordt toegepast. **6. Een herkenbare ondertekening** Noem persoon, functie en onderneming waar passend. Deze openbare modellen bevatten geen emailadres of telefoonnummer. In het daadwerkelijke klantproces gebruikt u de goedgekeurde contactroute en identiteit, zonder misleidende vertegenwoordiging. ## Privacy bij herinneringen Toestemming is niet automatisch de vereiste grondslag voor elk betaalverzoek. Contractuitvoering of gerechtvaardigd belang kan relevant zijn, afhankelijk van de betrokkene en verwerking. Een medewerker van een zakelijke klant is niet noodzakelijk zelf contractpartij. Marketing en gewone factuuropvolging vragen afzonderlijke beoordeling; artikel 6 AVG is geen algemene vrijbrief voor ieder adres. Drie aandachtspunten blijven belangrijk. **De juiste persoon.** Schrijf aan een relevante, rechtmatig gebruikte contactpersoon. Een onbekende privécontactroute of brede interne distributielijst moet niet zonder grondslag worden gebruikt voor financiële informatie. **Niet meer gegevens dan nodig.** Factuurreferentie, bedrag, datum en passende betaalinstructies kunnen nodig zijn. Een volledige schuldhistorie in elk bericht verhoogt blootstelling zonder steeds bij te dragen aan de afhandeling. **Bewaren en verwijderen.** Bewaar een passend bewijs van stappen en afspraken volgens noodzaak en wettelijke termijnen, niet onbeperkt of automatisch even lang als ieder boekhoudstuk. Een gewone herinnering onderbreekt verjaring niet op zichzelf. Voor een gerechtelijke vordering verwijst de bron naar [artikel 2241 Code civil](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000019017098). ## Opvolging met Billabex Wanneer handmatig gebruik van de modellen te veel werk vraagt, kan [Billabex](https://www.billabex.com/nl/debiteurensoftware/) gewone e-mails en antwoorden opvolgen. Uw team keurt regelingen goed en behoudt gevoelige besluiten. Het ritme volgt het dossier, niet een verplichte escalatie voor iedereen. Sms en post worden expliciet gestart en met credits betaald. Lees ook over [debiteurenbeheer organiseren](https://www.billabex.com/nl/blog/debiteurenbeheer-organiseren/) en het gehele proces van [vorderingen innen](https://www.billabex.com/nl/blog/vorderingen-innen-complete-gids/).