--- title: "Groothandel: deelleveringen aan de juiste facturen koppelen" canonical: https://www.billabex.com/nl/blog/groothandel-deelleveringen-en-factuuropvolging/ lang: nl alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/grossiste-livraisons-partielles-factures-recouvrement.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/grossiste-livraisons-partielles-factures-recouvrement.md en: https://www.billabex.com/en/blog/wholesale-partial-deliveries-invoice-collections.md de: https://www.billabex.com/de/blog/grosshandel-teillieferungen-rechnungen-und-forderungsmanagement.md es: https://www.billabex.com/es/blog/mayorista-entregas-parciales-vincular-facturas-correctas.md it: https://www.billabex.com/it/blog/grossista-consegne-parziali-collegare-fatture.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/groothandel-deelleveringen-en-factuuropvolging.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/hurtownia-dostawy-czesciowe-a-monitorowanie-faktur.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/grossista-entregas-parciais-faturas-cobrancas.md updated: 2026-11-14 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Groothandel: deelleveringen aan de juiste facturen koppelen Een groothandel verstuurt een bestelling in meerdere delen. De klant ontvangt een eerste pallet, de tweede levering komt onvolledig aan en het restant wordt nog voorbereid. Bij de betalingsherinnering antwoordt de crediteurenadministratie dat ‘de bestelling niet is geleverd’. Die zin kan over het restant gaan, terwijl de factuur alleen de al ontvangen goederen betreft. Hij kan ook wijzen op een te vroeg gefactureerde hoeveelheid. Om te bepalen wat u redelijkerwijs kunt vragen, moet u naar het niveau van de factuurregel gaan. De order, vrachtwagen, leveringsbon en factuur zijn niet altijd op dezelfde manier ingedeeld. Een overzicht dat alleen een ordernummer aan een klantsaldo koppelt, verliest de verschillen die bepalend zijn voor het antwoord. ## Houd vier hoeveelheden gescheiden Maak per artikel onderscheid tussen besteld, verzonden, ontvangen en gefactureerd. Voeg retouren en correcties toe zonder de oorspronkelijke waarden te overschrijven. Een product dat in het magazijn is klaargezet, is nog niet verzonden. Een aangekondigde zending bewijst op zichzelf niet dat alles is ontvangen. De GS1-gids voor het logistieke etiket, versie 1.3 van juli 2019, onderscheidt op pagina’s 36 tot en met 38 het verzendbericht en het ontvangstbericht. Het tweede kan ontbrekende of beschadigde goederen melden. Dat documentaire onderscheid helpt debiteurenbeheer: de informatie van de leverancier en die van de ontvanger moeten vergelijkbaar zijn. Dit betekent niet dat iedere groothandel dezelfde elektronische berichten moet invoeren. Een organisatie die met ondertekende bonnen werkt, kan dezelfde redenering toepassen. Bewaar wat is aangekondigd, wat bij aankomst is vastgesteld en wat het financiële document werkelijk in rekening brengt. ## Koppel regels in plaats van één algemene bijlage Een factuur kan meerdere leveringen samenvoegen en een levering kan meerdere orders betreffen. Het dossier moet daarom de verbanden met de bijbehorende hoeveelheden tonen. Alle bonnen in een klantmap plaatsen dwingt de ontvanger dit werk opnieuw te doen. | Onderdeel | Te bewaren referentie | Informatie voor de herinnering | | ---------- | ------------------------------------------ | --------------------------------------------- | | Order | Klantnummer van de order en regel | Product, hoeveelheid en afgesproken prijs | | Verzending | Bon, datum en logistieke eenheid | Verzonden hoeveelheid en aangekondigd restant | | Ontvangst | Bevestiging, datum en eventueel voorbehoud | Erkende hoeveelheid en gemeld verschil | | Factuur | Nummer en regel | Gevraagde hoeveelheid en bijbehorend totaal | | Correctie | Retour, creditnota of beslissing | Daadwerkelijk goedgekeurd financieel effect | Het [Franse ministerie van Economische Zaken vermeldt dat een factuur onder meer hoeveelheid en eenheidsprijs uitsplitst](https://www.economie.gouv.fr/entreprises/gerer-son-entreprise-au-quotidien/gerer-sa-comptabilite-et-ses-demarches/mentions-obligatoires-dune-facture-tout-savoir), met het inkoopordernummer wanneer de koper dat vooraf heeft opgesteld. Een vage omschrijving zoals ‘levering november’ maakt zowel de klantcontrole als het interne zoekwerk lastiger. ## Een rekenvoorbeeld met een restant en een tekort Neem een fictieve bestelling van 100 eenheden tegen € 25 exclusief btw, in totaal € 2.500 exclusief btw. De groothandel verzendt 60 eenheden op een eerste bon, die volledig worden ontvangen, en daarna 30 op een tweede bon. Bij de tweede ontvangst telt de klant er slechts 28. Tien eenheden zijn nog niet verzonden. Er zijn dus 100 eenheden besteld, 90 verzonden en volgens de klant 88 ontvangen. Als de factuur 90 eenheden vraagt, bedraagt zij € 2.250 exclusief btw. De twee als ontbrekend gemelde eenheden vertegenwoordigen € 50 exclusief btw. Het nog niet verzonden restant van tien eenheden is € 250 exclusief btw waard en vormt een andere kwestie. De dossierverantwoordelijke moet daarom twee fouten vermijden. Verklaar het verschil van € 50 niet met een restant van € 250, want het gaat om andere gebeurtenissen. Beschouw evenmin de 88 eenheden automatisch als definitief geaccepteerd zonder de voorbehouden en het contract te lezen. Het overzicht lokaliseert het meningsverschil; het beslecht het niet. Deze cijfers zijn een educatief rekenvoorbeeld. Ze vormen geen gebruikelijk tekortpercentage en geen gemeten prestatie van Billabex-gebruikers. De bedragen exclusief btw maken het vergelijken van hoeveelheden eenvoudiger. Het werkelijke betalingsverzoek gebruikt de factuurbedragen en de daarbij horende fiscale behandeling. ## Gebruik logistieke identificatie om de juiste gebeurtenis te vinden Binnen de GS1-standaard bestaat de **SSCC uit 18 cijfers** en identificeert hij een logistieke eenheid, zoals een pallet. De genoemde gids beschrijft dit op pagina 13. Dit nummer is geen bedrag, productcode of factuurnummer. Bewaar het als identificatie, met eventuele voorloopnullen. Dat is nuttig wanneer een klant alleen ‘de dinsdag ontvangen pallet’ noemt. Als het dossier die identificatie aan bonnen en regels koppelt, kan logistiek de betrokken lading terugvinden zonder de boekhouding te laten raden welke levering bedoeld wordt. De identificatie vervangt echter niet het ontvangstbewijs en de inhoud daarvan. Een scan van een logistieke eenheid lost een voorbehoud over de hoeveelheid binnenin niet automatisch op. De met de klant afgesproken controles bepalen wat een document of gebeurtenis werkelijk kan aantonen. ## Behandel het verschil voordat u het saldo wijzigt Meldt de klant een tekort, open dan een logistieke actie met de exacte referentie. De bevoegde persoon onderzoekt de voorbereiding, het vervoer, de ontvangst en de beschikbare stukken. Hij kan het tekort bevestigen, een tweede collo terugvinden of de ontvanger aanvullende informatie vragen. Daarna volgt de commerciële beslissing: opnieuw verzenden, een creditnota, gemotiveerde afwijzing van de klacht of een andere afspraak. De boekhouding verwerkt alleen de daadwerkelijk goedgekeurde beslissing. De herinneringssoftware moet zichtbaar kunnen maken dat € 50 wordt onderzocht, zonder dat bedrag direct als definitief toegekende creditnota te behandelen. Een [overzicht van klantbetalingen](https://www.billabex.com/nl/blog/klantbetalingen-volgen-gratis-excel-sjabloon/) kan de dossierreferentie, verantwoordelijke en verwachte antwoorddatum bevatten. Het moet verwijzen naar het nuttige bewijs en niet steeds tegenstrijdige opmerkingen kopiëren totdat het saldo onbegrijpelijk wordt. ## Bewaar de kalender van iedere factuur Een factuur met meerdere goederenbewegingen volgt u niet alleen op basis van de laatste levering van de order. Controleer het factuurtype en de toepasselijke voorwaarden. De [DGCCRF noemt in Frankrijk maximaal 45 dagen na uitreiking voor periodieke facturen die onder dat stelsel vallen](https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/les-fiches-pratiques/delais-de-paiement-les-regles-connaitre). Dat betekent niet dat alle groothandelsfacturen periodiek zijn of automatisch voor die termijn in aanmerking komen. Bewaar daarom voor de herinnering de vervaldatum van het document zelf. Een openstaand restant in de verkoopadministratie mag die datum niet stilzwijgend opschuiven. Beroept de klant zich op een clausule die voorwaarden aan de verwerking stelt, vraag dan de referentie en laat de toepassing op dit concrete geval onderzoeken. ## Stuur de betaler een bruikbaar dossier Het antwoord kan een korte samenvatting zijn: betrokken factuur, gekoppelde leveringen, gefactureerde hoeveelheid, gemeld verschil en lopende actie. De crediteurenadministratie moet kunnen zien wat zij kan verwerken en wat nog op een beslissing wacht, zonder het volledige onderzoek overgedragen te krijgen. Deze nauwkeurigheid vult de [goede praktijken voor betalingsherinneringen](https://www.billabex.com/nl/blog/tips-betalingsherinneringen-onbetaalde-facturen/) aan en geeft bruikbare inhoud aan [software voor factuuropvolging](https://www.billabex.com/nl/blog/software-voor-betalingsherinneringen-aan-klanten/). Het [klantbeeld van Billabex](https://www.billabex.com/nl/product/klantbeeld-360/) kan de betalingscontext bijeenbrengen. De betrouwbaarheid daarvan hangt af van de koppeling tussen werkelijke goederenbewegingen en financiële regels.