--- title: "Algemene gebruiks- en dienstverleningsvoorwaarden" canonical: https://www.billabex.com/nl/gebruiksvoorwaarden/ lang: nl alternate: https://www.billabex.com/fr/cgu.md updated: 2026-10-12 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Algemene gebruiks- en dienstverleningsvoorwaarden _Informatieve vertaling. De Franse versie is leidend._ ## Preambule Deze algemene gebruiks- en dienstverleningsvoorwaarden (hierna **CGUS**) gelden voor alle contractuele relaties tussen **BILLABEX**, een Franse société par actions simplifiée (SAS) met een kapitaal van 1.000 euro, gevestigd aan 26 rue Bosquet, 75007 Paris, 984 298 505 RCS Paris (hierna de **Dienstverlener**), en haar zakelijke klanten (hierna de **Klant**) bij het gebruik van het SaaS-softwareplatform en de door Billabex aangeboden oplossing (de **Oplossing**). Dienstverlener en Klant heten samen de **Partijen** en afzonderlijk een **Partij**. De Dienstverlener behoudt zich het recht voor deze CGUS op elk moment te wijzigen volgens artikel 18. ### Uitgever en exploitant van de Oplossing De Oplossing en Diensten worden geëxploiteerd door **Billabex**, een Franse société par actions simplifiée met een kapitaal van 1.000 euro, ingeschreven in het RCS van Parijs onder nummer 984 298 505, gevestigd aan 26 rue Bosquet, 75007 Paris. Billabex handelt niet als lasthebber of minnelijke incassodienstverlener namens de Klant, maar uitsluitend als uitgever van software waarmee de Klant zijn eigen herinneringen zelfstandig beheert. ### Presentatie van de Oplossing en Diensten Billabex is een innovatieve, online toegankelijke SaaS-oplossing waarmee zakelijke gebruikers de opvolging van onbetaalde of achterstallige facturen automatiseren en verbeteren. Met AI biedt het platform gepersonaliseerde herinneringen via meerdere kanalen (e-mail, sms, traceerbare en aangetekende post), terwijl bedrijven volledige controle over communicatie en klantrelaties behouden. Automatische herinneringen gaan per e-mail; sms en post worden expliciet gestart en met Credits betaald volgens artikel 9. Billabex is software-uitgever en verricht geen incassodiensten voor derden. De Oplossing wordt aangeboden als Abonnement waarvan de prijs afhangt van het aantal Actieve debiteuren. Dit zijn debiteuren die in de betreffende facturatieperiode minstens één e-mail van een Billabex AI-agent hebben ontvangen. Bepaalde verzendingen en optionele diensten worden met Credits betaald volgens artikel 9. ## Artikel 1 - Bindende werking van de CGUS Gebruik van de Oplossing veronderstelt volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van deze CGUS. De Klant erkent als zakelijke partij te handelen in de zin van de Franse Code de la consommation. Elke inschrijving houdt volledige en onvoorwaardelijke aanvaarding van deze CGUS in. ## Artikel 2 - Doel Deze CGUS bepalen de contractuele voorwaarden voor het gebruik door zakelijke Klanten van Billabex, een SaaS-platform voor automatische herinneringen bij onbetaalde of achterstallige facturen. ## Artikel 3 - Bevoegdheid en hoedanigheid van de Klant De Klant verklaart bevoegd te zijn contracten te sluiten en handelsdaden te verrichten: als rechtspersoon en/of diens wettelijke vertegenwoordiger, als specifiek en rechtsgeldig gevolmachtigde, of als meerderjarige dan wel geëmancipeerde minderjarige natuurlijke persoon die zakelijk handelt volgens de Franse Code de la consommation en niet onder een beschermingsmaatregel volgens artikel 425 van de Franse Code civil staat. **DE KLANT VERKLAART ZAKELIJK TE HANDELEN**, volgens de definitie in het inleidende artikel van de Franse Code de la consommation: ‘Professioneel handelende partij: elke natuurlijke of rechtspersoon, publiek of privaat, die handelt voor doeleinden binnen zijn commerciële, industriële, ambachtelijke, vrije beroeps- of landbouwactiviteit, ook wanneer deze namens of voor rekening van een andere professioneel handelende partij optreedt.’ ## Artikel 4 - Definities en aard van de diensten Binnen deze CGUS hebben onderstaande termen in enkelvoud en meervoud de volgende betekenis: - **Abonnement**: door de Klant gekozen tariefcategorie voor de Oplossing, waarvan niveau en prijs afhangen van het aantal Actieve debiteuren. De Klant sluit dit af via een elektronisch ondertekend document, zoals CPS, offerte of bestelbon. - **Billabex**: de vennootschap BILLABEX, uitgever van de Oplossing zoals bovenaan geïdentificeerd. - **CGUS**: algemene gebruiks- en dienstverleningsvoorwaarden van Billabex. - **Klant**: handelingsbekwame natuurlijke of rechtspersoon die zakelijk handelt en de Diensten heeft afgenomen. - **Account**: persoonlijke omgeving die de Klant op het platform aanmaakt voor toegang tot Oplossing en Diensten. - **Abonnementsvoorwaarden**: voorwaarden voor verkrijging van een Licentie voor Oplossing en Diensten. - **Inhoud**: alle informatie, gegevens, berichten, facturen, bestanden of documenten die via de Oplossing worden overgedragen of gegenereerd. - **Overeenkomst**: deze CGUS, eventuele bijzondere dienstverleningsvoorwaarden (Conditions Particulières de Services, CPS) en iedere bestelling of inschrijving van de Klant in een elektronisch ondertekend contractdocument tussen Klant en Billabex dat deze CGUS verduidelijkt of aanvult. - **Credits**: vooraf betaalde eenheden die de Klant naast het Abonnement koopt voor sms, traceerbare of aangetekende post en contactonderzoek via de Oplossing. - **Actieve debiteur**: debiteur van de Klant die herinneringen via de Oplossing ontvangt en in de betreffende facturatieperiode minstens één e-mail van een AI-agent van de Oplossing heeft ontvangen. Hun aantal bepaalt niveau en prijs van het Abonnement. - **Persoonsgegevens**: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon volgens artikel 4 AVG. - **AI of AI-agent**: autonome softwareagent in de Oplossing, gebaseerd op AI, die de situatie, facturen en ontvangen antwoorden van iedere debiteurenrekening analyseert om gepersonaliseerde herinneringen te schrijven en aan te passen binnen Klantparameters en de controles van deze CGUS. - **Inloggegevens**: persoonlijke gegevens waarmee de Klant of bevoegde Gebruiker toegang tot het Account krijgt, zoals e-mailadres en wachtwoord. - **Licentie**: gebruiksrecht voor de Oplossing volgens voorwaarden en grenzen van de Overeenkomst; deze term krijgt niet de betekenis of kenmerken uit de Franse Code de la propriété intellectuelle. - **Gebruikerslicentie**: gebruiksrecht dat de Gebruiker ontleent aan de aan de Klant verleende Licentie. - **Partij**: Billabex of de Klant als partij bij de Overeenkomst. - **Abonnementsperiode**: geldigheidsduur van het Abonnement op Oplossing en Diensten volgens de Abonnementsvoorwaarden. - **Betaaldienstverlener**: leverancier van Billabex die de betaling van het Abonnement verzorgt. - **Diensten**: alle functies van de Oplossing, waaronder automatische generatie van factuurherinneringen via autonome AI-agents. - **Single Sign On (SSO)**: eenmalige authenticatie waarmee een Gebruiker met één identificatie bij meerdere diensten kan inloggen. - **Website**: de door Billabex uitgegeven website op https://www.billabex.com/. - **Service Level Agreement (SLA)**: verplichtingen van Billabex over prestatieniveaus van de Oplossing en de wijze van Ondersteuning. - **Oplossing**: door Billabex uitgegeven SaaS-software op https://app.billabex.com waarmee de Klant herinneringen zelfstandig, ondersteund of automatisch kan beheren. - **Ondersteuning**: hulp bij gebruik van de Oplossing en/of oplossing van toegangs- of gebruiksproblemen van de Klant. - **Gebruiker**: elke geschikte persoon die door de Klant gemachtigd is de Oplossing via zijn Account te gebruiken. ## Artikel 5 - Beschrijving van de Oplossing en Diensten De Oplossing ondersteunt minnelijke betalingsherinneringen via e-mail, sms, traceerbare en aangetekende post; de beschikbare kanalen kunnen veranderen. Automatische herinneringen gaan per e-mail. Sms en post worden op expliciet initiatief van de Klant verzonden vanuit de Oplossing, API of MCP-server en kosten Credits volgens artikel 9. De automatische motor plant sms en post niet. De Oplossing is toegankelijk op https://app.billabex.com. Billabex levert software en treedt niet op als incassobureau. De softwareagents beschikken over AI-gebaseerde beslissingsautonomie binnen Klantparameters en controles. De agents analyseren situaties en formuleren passende berichten om minnelijke herinneringen te verbeteren. Billabex geeft ook https://www.billabex.com/ (de **Website**) uit, met een blog over Oplossing en Diensten (de **Blog**). Billabex is een technologisch hulpmiddel voor minnelijke herinneringen. Het handelt nooit als lasthebber bij Klantdebiteurenbeheer of als incassobureau. De Klant behoudt volledige controle over strategie, inhoud en eigen klantrelaties. Gevoelige besluiten, vooral onderhandelde regelingen, vereisen menselijke goedkeuring. ### Toegangsvoorwaarden Gebruik is uitsluitend voor natuurlijke of rechtspersonen die bevoegd zijn zakelijk te handelen. Toegang vereist een Gebruikersaccount en een vooraf afgesloten Abonnement. ### Inschrijving op de Oplossing De Klant sluit een Abonnement af waarvan de prijs afhangt van het aantal Actieve debiteuren. Hiermee verkrijgt hij één of meer gebruikslicenties (hierna het **Abonnement**) die hij onder onderstaande voorwaarden aan gekozen personen (de **Gebruiker(s)**) kan toewijzen. De Klant erkent en aanvaardt uitdrukkelijk dat elke abonnementsinschrijving, ongeacht de wijze, een bindende en definitieve bestelling van gebruik van de Oplossing vormt. Annulering of herroeping na betaling valt onder artikel 8. ### Gebruiksrecht op de Oplossing (Licentie) Billabex verleent de Klant voor de looptijd van de Overeenkomst een persoonlijk, niet-exclusief, niet-cessionabel en niet-overdraagbaar gebruiksrecht (de **Licentie**), volgens het afgenomen Aanbod, deze CGUS en eventuele CPS. De Licentie omvat toegang tot en gebruik van Oplossing en Diensten volgens hun bestemming, als SaaS via een elektronisch communicatienetwerk. Ander gebruik is verboden, waaronder aanpassing, wijziging, vertaling, bewerking, verspreiding en decompilatie; deze lijst is niet uitputtend. De Klant mag de Oplossing niet verhuren, onderverhuren of beschikbaar stellen aan derden die geen Gebruiker zijn, binnen de voorwaarden en grenzen van deze CGUS. Toegang volgt het afgenomen Abonnement en/of ondertekende CPS. Wijziging van onderdelen van het afgenomen Aanbod vereist uitdrukkelijk akkoord van Partijen. De Licentie omvat het recht Gebruikers aan te wijzen en de lijst te wijzigen via Accountaanmaak. Tenzij CPS anders bepalen, is het aantal Gebruikers onbeperkt en zonder invloed op de Abonnementsprijs. De Klant is uitsluitend verantwoordelijk voor het gebruik door de gekozen Gebruikers en voor hun tekortkomingen. Billabex mag zonder voorafgaande melding automatische filters toevoegen om generatie of verzending van onwettige of met de goede zeden strijdige inhoud te weigeren. ## Artikel 6 - Verplichtingen van Billabex Billabex handelt nooit als lasthebber of minnelijke incassodienstverlener namens de Klant, maar uitsluitend als software-uitgever waarmee de Klant met AI zijn eigen herinneringen zelfstandig beheert en automatiseert. De Dienstverlener verbindt zich op basis van een inspanningsverplichting tot: - toegankelijkheid en goede werking van de Oplossing volgens deze CGUS; - standaard technische hulp, onder meer via Ondersteuning en de op de Website genoemde kanalen (e-mail, chat of video), tijdens toepasselijke commerciële openingstijden of werkdagen van 9 tot 18 uur; - zorgvuldige levering van de Oplossing en bewaring van Inhoud volgens professionele normen; - een hoog beveiligingsniveau, vooral voor vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van verwerkte gegevens; - dienstverlening en prestaties volgens het toepasselijke **SLA** bij het afgenomen Abonnement; - informeren van de Klant bij kritieke incidenten of fouten die toegang of werking beïnvloeden; - controles op AI-agents om kennelijk onwettige of met goede zeden strijdige inhoud te voorkomen; - naleving van persoonsgegevensverplichtingen volgens AVG en Privacybeleid. Billabex kan Oplossing en Diensten op elk moment wijzigen, variëren of uitbreiden, mits dit de aard of kwaliteit van de afgenomen Oplossing en Diensten niet wezenlijk aantast. ## Artikel 7 - Verplichtingen van de Klant De Klant, inclusief alle Gebruikers aan wie Accountgebruik is toegestaan, verbindt zich tot: - naleving van geldende wetgeving en rechten van derden; - gebruik volgens de bestemming in een strikt zakelijke context; - controle van juistheid, rechtmatigheid en relevantie van ingevoerde of overgedragen inhoud, facturen, bestanden en gegevens; - geen misbruik van de Oplossing voor fraude, onwettige doeleinden of schending van derdenrechten; - volledige verantwoordelijkheid voor eigen ontwikkeling en verbindingen tussen Billabex-integraties en/of API en eigen tools; - geheimhouding van Inloggegevens en strikt persoonlijk gebruik; - controle van autonome AI-agents; - onverwijlde melding van ongeoorloofd of verdacht Accountgebruik of afwijkend AI-gedrag; - tijdige betaling van Abonnement en Credits voor continuïteit van de Dienst; - controle van e-mail- en postadressen en telefoonnummers van ontvangers; - onthouding van handelingen die beveiliging, stabiliteit of prestaties kunnen aantasten. De Klant is als enige verantwoordelijk voor goed gebruik van Oplossing en Diensten, de verstrekte informatie en alle rechten en toestemmingen voor verspreiding van die inhoud. ## Artikel 8 - Duur en beëindiging De Overeenkomst begint op de inschrijvingsdatum en wordt stilzwijgend per maand verlengd. De Klant kan op elk moment opzeggen door minstens één (1) maand vóór de maandelijkse verlengdatum een verzoek te sturen. Beëindiging geldt aan het einde van de lopende periode en geeft geen recht op evenredige terugbetaling. Billabex mag de Overeenkomst van rechtswege beëindigen bij wezenlijke schending van de CGUS of langdurige inactiviteit van meer dan 6 maanden. Accountverwijdering door de Gebruiker leidt tot vernietiging van alle Accountgegevens. ## Artikel 9 - Financiële voorwaarden en dienstprijzen ### Tarieven en prijzen Tenzij anders vermeld zijn prijzen in euro en exclusief belastingen. De Abonnementsprijs hangt af van het afgenomen niveau Actieve debiteuren: debiteuren die in de periode minstens één e-mail van een AI-agent hebben ontvangen. Prijs en staffel worden bepaald in de door de Klant ondertekende offerte en/of CPS. ### Tariefwijzigingen Billabex informeert de Klant één (1) maand vóór nieuwe tarieven ingaan. Zonder opzegging gelden ze als aanvaard. ### Abonnementsfacturatie Het Abonnement wordt maandelijks vooruit gefactureerd, tenzij offerte of CPS een andere frequentie bepalen, vanaf de eerste dag van elke facturatieperiode tegen het afgenomen niveau. Overschrijdt het vastgestelde aantal Actieve debiteuren het plafond, dan kan Billabex het verschil naar het bereikte niveau voor die periode factureren en dat niveau in volgende perioden toepassen. Elke inschrijving of verlenging is bindend en definitief, zonder terugbetaling. ### Credits E-mailherinneringen zijn inbegrepen. Sms, traceerbare of aangetekende post en contactonderzoek niet: ze verbruiken Credits die de Klant apart koopt tegen de prijs in offerte of CPS. Benodigde Credits hangen af van kanaal en document (sms-segmenten, briefpagina’s) en worden vóór goedkeuring getoond. Contactonderzoek wordt alleen bij resultaat afgeschreven. Zonder voldoende Credits wordt geen betaalde actie uitgevoerd. Credits zijn twaalf (12) maanden na aankoop geldig. Ongebruikte Credits vervallen daarna zonder vergoeding of terugbetaling. Ze zijn niet terugbetaalbaar, inwisselbaar voor geld of overdraagbaar, ook niet bij beëindiging. Uitzonderlijk worden Credits teruggeboekt voor verzending die de technische leverancier bij verzending weigert. Na acceptatie volgt geen terugboeking, ongeacht latere uitkomst: onjuiste gegevens, retour, ongeldig nummer of weigering door ontvanger. ### Facturatiemethode Facturen worden uitsluitend elektronisch uitgegeven, beschikbaar gesteld in de Klantomgeving of per e-mail gestuurd. ### Betalingsachterstanden en incidenten Elke betalingsachterstand leidt tot vertragingsrente van 3 maal de Franse wettelijke rente, een forfaitaire vergoeding van 40 euro en onmiddellijke opschorting van de Dienst. ## Artikel 10 - Eigendom van gegevens De Klant blijft uitsluitend eigenaar van Inhoud. Billabex is eigenaar van alle gebruiksgegevens van Klant en/of Gebruikers die voor statistiek en verbetering van Oplossing en Diensten worden gebruikt. ## Artikel 11 - Persoonsgegevens Billabex en Klant verbinden zich tot naleving van de Franse wet Informatique et Libertés en de AVG. De Klant is **verwerkingsverantwoordelijke** voor gegevens van derden (debiteuren) en Billabex is **verwerker** volgens artikel 28 AVG. Billabex is **verwerkingsverantwoordelijke** voor gegevens van de Klant zelf. ### Verwerkersovereenkomst (DPA) Wanneer Billabex als verwerker persoonsgegevens namens de Klant verwerkt, sluiten Partijen een DPA volgens artikel 28 AVG. Die bepaalt onder meer: - aard en doel van verwerking; - soorten persoonsgegevens en categorieën betrokkenen; - Billabex-verplichtingen voor beveiliging, vertrouwelijkheid en bijstand; - voorwaarden voor subverwerkers; - meldingswijze bij gegevensinbreuken; - teruggave of verwijdering bij contracteinde; - auditrechten van de Klant. Billabex verstrekt de DPA op verzoek. Ondertekening moet plaatsvinden vóór verwerking namens de Klant. Bij strijd tussen CGUS en DPA gaat de DPA voor wat persoonsgegevensverwerking betreft. ### Hosting en beveiliging Gegevens worden in de Europese Unie gehost, op AWS in Ierland. Beveiligingsmaatregelen staan op de [beveiligingspagina](https://www.billabex.com/nl/gegevensbeveiliging/). De lijst van subverwerkers staat op de [bijbehorende pagina](https://www.billabex.com/nl/subverwerkers/). ### Rechten van betrokkenen De Klant kan rechten uitoefenen via [Contact](https://www.billabex.com/nl/contact/) of de kanalen uit het [Privacybeleid](https://www.billabex.com/nl/privacybeleid/). ## Artikel 12 - Gebruik van AI en bijbehorende aansprakelijkheidsbeperking De Klant aanvaardt uitdrukkelijk dat Billabex niet aansprakelijk is voor gevolgen van een door de AI-agent geformuleerd bericht, behalve bij door de Klant bewezen grove schuld of opzet. Billabex is nooit aansprakelijk voor indirecte commerciële schade zoals omzetverlies, reputatieschade of verbreking van een zakelijke relatie. Controles zoals automatische verificatie van bedragen, datums en referenties vóór verzending vallen onder de inspanningsverplichting en vormen geen resultaatgarantie. Ze ontslaan de Klant niet van de controleplicht uit artikelen 7 en 14. Het aansprakelijkheidsplafond uit artikel 13 geldt ook hier. ## Artikel 13 - Aansprakelijkheid en garanties van de Dienstverlener Billabex heeft een **inspanningsverplichting**. Behoudens artikel 12 kan aansprakelijkheid alleen bij bewezen schuld worden ingeroepen. ### Aansprakelijkheidsbeperking Aansprakelijkheid is strikt beperkt tot voorzienbare directe schade. Voor alle oorzaken en schade samen geldt het laagste van: (i) twee (2) maandelijkse Abonnementsbedragen berekend op het gemiddelde van de laatste zes (6) maanden, of (ii) de werkelijk door de Klant betaalde Abonnementsbedragen in de twee (2) maanden vóór de schadeveroorzakende gebeurtenis. Gemiddelde resultaten, cijfermatige voorbeelden en schattingen op Website, in Oplossing of commerciële materialen (zoals lagere vorderingen, betaaltermijnen en tijdwinst) zijn uitsluitend indicatief en geen toezegging of resultaatgarantie. ### Uitsluitingen Billabex is niet aansprakelijk bij: - verkeerd gebruik of verkeerde inrichting door de Klant; - onbeschikbaarheid door hosting- of Betaaldienstverlener; - ingrijpen van een onbevoegde derde of overmacht; - internetgerelateerde toegangsproblemen of door derden ingevoerde virussen of malware. ## Artikel 14 - Aansprakelijkheid en garanties van de Klant De Klant is uitsluitend verantwoordelijk voor zijn gebruik van Oplossing en AI-agents. Hij moet relevantie en rechtmatigheid van gegenereerde berichten controleren. De Klant vrijwaart Billabex tegen derdenclaims die voortvloeien uit zijn gebruik of AI-agentacties. ## Artikel 15 - Vertrouwelijkheid Elke Partij beschermt alle informatie die de andere Partij verstrekt en maakt technische details of concepten daarvan niet openbaar. ## Artikel 16 - Intellectuele eigendom van de Dienstverlener Alle onderdelen van de Oplossing blijven uitsluitend eigendom van **Billabex**. De Klant mag de Oplossing niet kopiëren, verkopen, verhuren, wijzigen of decompileren. ## Artikel 17 - Toepasselijk recht en bevoegdheid Deze CGUS vallen onder **Frans recht**. Bij geschillen zijn na een poging tot minnelijke verzoening uitsluitend de rechtbanken van **Parijs** bevoegd. ## Artikel 18 - Overige bepalingen - **Commerciële referenties**: de Klant staat Billabex toe merk of logo als commerciële referentie te noemen. - **Overdracht**: de Klant mag verplichtingen niet zonder schriftelijk Billabex-akkoord overdragen. - **Wijzigingen**: Billabex kan de CGUS altijd wijzigen. De nieuwe versie geldt voor lopende Overeenkomsten vanaf publicatie op de Website of kennisgeving aan de Klant via enig kanaal. Een Klant die niet aanvaardt kan volgens artikel 8 beëindigen. Anders geldt voortgezet gebruik als aanvaarding. Tariefwijzigingen blijven onder de kennisgevingstermijn van artikel 9 vallen. - **Bewijsovereenkomst**: Billabex-gegevens gelden als bewijs tussen Partijen. - **Taal**: de interpretatietaal is Frans. Deze versie van de algemene voorwaarden is ingegaan op **12/10/2026** en blijft beschikbaar op de Billabex-Website.