--- title: "16 wzorów e-maili przypominających o niezapłaconej fakturze" canonical: https://www.billabex.com/pl/blog/wzory-e-maili-przypominajacych-o-niezaplaconej-fakturze/ lang: pl updated: 2026-09-09 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # 16 wzorów e-maili przypominających o niezapłaconej fakturze Obsługa [niezapłaconych faktur](https://www.billabex.com/pl/blog/niezaplacona-faktura-co-zrobic/) należy do czasochłonnych i delikatnych zadań specjalistów oraz zespołów finansowych. Te **wzory e-maili przypominających o fakturze** pomagają uporządkować kontakt. Znajdziesz **16 wzorów** obejmujących 3 etapy: uprzejme pierwsze przypomnienie, bardziej formalny kontakt i mise en demeure wysłane e-mailem w kontekście prawa francuskiego. Źródło FR przypisuje AFDCC twierdzenie o 3-krotnie większej skuteczności kontaktu w ciągu 48 godzin; bez wskazania badania nie należy traktować go jako potwierdzonego wyniku. Wczesny kontakt pomaga natomiast wyjaśnić brak dokumentu lub zatwierdzenia. Poniżej zestawienie 16 wzorów: | # | Nazwa | Sytuacja | Ton | | --- | ------------------------------------- | ---------------------------- | ----------------------------------- | | 1 | Pierwsze uprzejme przypomnienie | Dzień +1 do +3 | Neutralny i uprzejmy | | 2 | Przypomnienie po 7 dniach | Dzień +7 | Uprzejmy, ale stanowczy | | 3 | Przypomnienie po 14 dniach | Dzień +14 | Stanowczy | | 4 | Wiadomość po rozmowie telefonicznej | Po kontakcie telefonicznym | Rzeczowy | | 5 | Propozycja harmonogramu płatności | Klient w trudnej sytuacji | Empatyczny | | 6 | Ostatnie przypomnienie o odsetkach | Dzień +21 | Pilny | | 7 | Przypomnienie o niewielkiej kwocie | Faktury < 500 € | Bezpośredni | | 8 | Przypomnienie stałemu klientowi | Relacja oparta na zaufaniu | Dyplomatyczny | | 9 | Formalne wezwanie do zapłaty | Dzień +30 do +45 | Prawny | | 10 | Przypomnienie po ustnej deklaracji | Niedotrzymana obietnica | Rzeczowy | | 11 | Przypomnienie po przedłużeniu terminu | Termin upłynął | Stanowczy | | 12 | Przypomnienie klientowi zagranicznemu | Klient z innego kraju | Profesjonalny, język do uzgodnienia | | 13 | Przypomnienie listem poleconym | E-maile bez odpowiedzi | Oficjalny | | 14 | Przypomnienie o wysokiej fakturze | Kwoty > 5 000 € | Poważny | | 15 | Kontakt po odrzuceniu płatności | Nieudana płatność | Techniczny | | 16 | Przypomnienie przed przedawnieniem | Zbliżające się przedawnienie | Ostatnia próba | Inne formaty znajdziesz we [wzorach listów przypominających](https://www.billabex.com/pl/blog/wzory-listow-przypominajacych-o-niezaplaconej-fakturze/) i [wskazówkach dotyczących przypomnień](https://www.billabex.com/pl/blog/wskazowki-dotyczace-przypomnien-o-niezaplaconych-fakturach/). Przeczytaj też [pełny przewodnik po przypominaniu o niezapłaconych fakturach](https://www.billabex.com/pl/blog/przypomnienie-o-niezaplaconej-fakturze-przewodnik/). ## Wzór 1: pierwsze uprzejme przypomnienie **Cel:** przypomnieć o terminie bez agresywnego tonu. **Okoliczności:** pierwszy kontakt krótko po terminie płatności. Temat: przypomnienie o płatności za fakturę nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], mam nadzieję, że wszystko u Państwa dobrze. Przypominam, że termin zapłaty faktury nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\] upłynął \[data\]. Być może płatność została już zlecona. W takim przypadku prosimy o informację, abyśmy mogli ją zweryfikować. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 2: przypomnienie po 7 dniach **Cel:** uprzejmie ponowić kontakt po tygodniu opóźnienia. **Okoliczności:** płatność nie wpłynęła po pierwszym przypomnieniu. Temat: niezapłacona faktura nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], kontaktuję się w sprawie faktury nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\], wystawionej \[data\]. Do tej pory nie otrzymaliśmy płatności. Prosimy o możliwie szybkie uregulowanie należności. Pozostajemy do dyspozycji, jeśli potrzebne są dodatkowe informacje. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 3: przypomnienie po 14 dniach **Cel:** mocniej podkreślić znaczenie uregulowania należności. **Okoliczności:** płatność jest opóźniona o dwa tygodnie. Temat: drugie przypomnienie dotyczące faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], zauważyliśmy, że faktura nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\] pozostaje niezapłacona pomimo poprzedniego przypomnienia. Będziemy wdzięczni za dokonanie płatności do \[nowy termin\]. W razie trudności prosimy o kontakt, aby omówić możliwe porozumienie. Dziękujemy za zrozumienie. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 4: przypomnienie telefoniczne potwierdzone e-mailem **Cel:** potwierdzić prośbę o płatność po rozmowie telefonicznej. **Okoliczności:** rozmowa potwierdziła opóźnienie. Temat: potwierdzenie ustaleń z rozmowy telefonicznej Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], nawiązuję do rozmowy z \[data\] dotyczącej faktury nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\]. Zgodnie z ustaleniami oczekujemy płatności do \[nowa data\]. Jeżeli potrzebują Państwo dodatkowych informacji, pozostajemy do dyspozycji. Dziękujemy za współpracę. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 5: propozycja harmonogramu płatności **Cel:** zaproponować elastyczne rozwiązanie ułatwiające zapłatę. **Okoliczności:** klient ma trudności finansowe. Propozycję i porozumienie zatwierdza upoważniona osoba. Temat: propozycja harmonogramu płatności za fakturę nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], rozumiemy, że mogą pojawić się trudności finansowe. Aby pomóc w uregulowaniu faktury nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\], jesteśmy gotowi omówić płatność w ratach. Prosimy o kontakt w celu ustalenia odpowiednich warunków, które następnie zatwierdzi nasza osoba odpowiedzialna za tę decyzję. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 6: ostatnie przypomnienie o odsetkach **Cel:** poinformować o konsekwencjach braku płatności. **Okoliczności:** kilka przypomnień pozostało bez odpowiedzi. We francuskich relacjach B2B odsetki mogą być należne już od pierwszego dnia opóźnienia; wiadomość nie wyznacza nowego początku ich naliczania. Temat: ostatnie przypomnienie o odsetkach dotyczących faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], pomimo wcześniejszych przypomnień faktura nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\] pozostaje niezapłacona. Przypominamy, że właściwe odsetki za opóźnienie są naliczane od \[zweryfikowana data\]. Prosimy o możliwie szybkie uregulowanie kwoty, aby ograniczyć dalsze koszty. Prosimy potraktować tę sytuację z należytą uwagą. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 7: przypomnienie o niewielkich kwotach **Cel:** sprawnie obsługiwać niewielkie niezapłacone faktury. **Okoliczności:** pojedyncze kwoty są małe, ale ich suma ma znaczenie. Temat: przypomnienie o saldzie faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], stwierdziliśmy, że saldo faktury nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\] nie zostało uregulowane. Choć kwota jest niewielka, zależy nam na rozliczeniu tej należności. Będziemy wdzięczni za możliwie szybkie dokonanie płatności. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 8: przypomnienie stałemu klientowi **Cel:** zachować relację, jednocześnie prowadząc monitorowanie należności. **Okoliczności:** stały klient z dobrą historią płatności. Temat: faktura nr \[numer faktury\] oczekuje na płatność Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], dziękujemy za dotychczasową współpracę. Przypominamy, że faktura nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\] nadal oczekuje na uregulowanie. Rozumiemy, że może to być zwykłe przeoczenie, i prosimy o zapłatę w możliwie najbliższym terminie. Dziękujemy za szybką reakcję. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 9: formalne wezwanie do zapłaty **Cel:** sformalizować żądanie przed ewentualnym postępowaniem sądowym we Francji. **Okoliczności:** ostatnia próba przed skierowaniem sprawy do sądu. Chodzi o francuskie mise en demeure. Temat: formalne wezwanie do zapłaty faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], niniejszym formalnie wzywamy do zapłaty faktury nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\], wystawionej \[data\], w ciągu ośmiu dni. W razie braku płatności rozważymy wszczęcie postępowania sądowego. Mamy jednak nadzieję na polubowne rozwiązanie sprawy. Oczekujemy na Państwa szybką odpowiedź. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 10: przypomnienie po ustnej deklaracji **Cel:** przypomnieć o obietnicy płatności złożonej podczas rozmowy. **Okoliczności:** klient obiecał zapłatę, lecz nie odnotowano wpływu środków. Temat: Państwa deklaracja dotycząca faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], podczas rozmowy z \[data\] wskazali Państwo, że płatność za fakturę nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\] zostanie zrealizowana \[uzgodniona data\]. Do dziś nie odnotowaliśmy tej płatności. Prosimy o informację o ewentualnych trudnościach. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 11: przypomnienie po upływie dodatkowego terminu **Cel:** ponowić kontakt po zakończeniu udzielonego odroczenia. **Okoliczności:** klient nie dotrzymał dodatkowego uzgodnionego terminu. Temat: upływ dodatkowego terminu dla faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], przyznaliśmy Państwu dodatkowy termin na zapłatę faktury nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\], jednak nadal nie otrzymaliśmy płatności. Prosimy o możliwie szybkie uregulowanie należności, aby uniknąć dalszych działań. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 12: przypomnienie klientowi zagranicznemu **Cel:** dostosować komunikację do klienta zagranicznego. **Okoliczności:** klient znajduje się w innym kraju. Poniżej polskie tłumaczenie wzoru, który w źródle występuje po angielsku; wybierz język uzgodniony z odbiorcą. Temat: przypomnienie dotyczące faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], mam nadzieję, że wszystko u Państwa dobrze. Zauważyliśmy, że płatność za fakturę nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\] nie została jeszcze otrzymana. Prosimy o informację, czy po Państwa stronie występują problemy lub opóźnienia. Mamy nadzieję na szybkie wyjaśnienie tej sprawy. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 13: przypomnienie listem poleconym **Cel:** przesłać oficjalne przypomnienie w ważnej sprawie. **Okoliczności:** e-maile nie przyniosły przydatnej odpowiedzi. Temat: list polecony dotyczący niezapłaconej faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], kontaktujemy się w sprawie faktury nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\], wystawionej \[data\], która pozostaje niezapłacona pomimo kilku przypomnień. Prosimy o dokonanie płatności w ciągu 10 dni od otrzymania tego listu. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 14: indywidualne przypomnienie o wysokiej fakturze **Cel:** podkreślić znaczenie faktury na dużą kwotę. **Okoliczności:** znaczna należność po terminie. Temat: prośba o zapłatę faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], chcemy zwrócić Państwa uwagę na fakturę nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\], która nadal nie została zapłacona. Kwota ta stanowi istotną część naszej relacji handlowej. Będziemy wdzięczni za jej możliwie szybkie uregulowanie. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 15: kontakt po odrzuceniu płatności **Cel:** wyjaśnić nieudaną transakcję. **Okoliczności:** płatność została odmówiona lub odrzucona. Temat: problem z płatnością za fakturę nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], otrzymaliśmy informację, że płatność za fakturę nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\] została odrzucona. Prosimy o sprawdzenie danych płatności i ponowienie próby. W razie potrzeby służymy pomocą. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Wzór 16: przypomnienie przed przedawnieniem **Cel:** podjąć ostatnią próbę odzyskania należności przed przedawnieniem. **Okoliczności:** zbliża się francuski termin przedawnienia, po sprawdzeniu jego daty. Wzór nie dotyczy roszczenia już przedawnionego. Temat: ostatnia próba uregulowania faktury nr \[numer faktury\] Dzień dobry \[imię i nazwisko klienta\], faktura nr \[numer faktury\] na kwotę \[kwota\] pozostaje niezapłacona od dłuższego czasu i zbliża się termin przedawnienia. Chcielibyśmy rozwiązać tę sytuację polubownie. Prosimy o kontakt w celu omówienia rozwiązania. Z poważaniem, \[imię i nazwisko\]\[firma\] ## Kiedy wysłać e-mail z przypomnieniem o niezapłaconej fakturze? Moment kontaktu jest równie ważny jak treść. Zbyt późne przypomnienie utrudnia monitorowanie, a agresywny ton może pogorszyć relację. Poniższy przykładowy harmonogram dostosuj do sprawy i kontekstu francuskiego. **Dzień +1 do +3: pierwsze uprzejme przypomnienie, neutralny ton** Pierwszy e-mail możesz wysłać następnego dnia lub dwa dni po terminie, po sprawdzeniu salda. Przyczyną może być przeoczenie, zmiana osoby odpowiedzialnej albo problem techniczny. Zachowaj neutralność i unikaj oskarżeń. Przykładowy temat: „Przypomnienie o płatności - faktura nr XXX”. **Dzień +7 do +14: drugie przypomnienie, bardziej stanowczy ton** Jeśli po tygodniu nie ma odpowiedzi, ponów kontakt nieco bardziej stanowczo. Przywołaj poprzednią wiadomość i wskaż konkretny termin płatności. Gdy klient sygnalizuje trudności, rozważ harmonogram płatności z upoważnioną osobą. **Dzień +15 do +30: trzecie przypomnienie, istotne opóźnienie** Przypomnij o odsetkach i rekompensacie 40 €, jeśli mają zastosowanie w danej francuskiej relacji B2B. Uzupełnieniem może być [rozmowa telefoniczna](https://www.billabex.com/pl/blog/telefoniczne-przypomnienie-o-niezaplaconej-fakturze/), która pomoże ustalić przyczynę blokady. **Dzień +30 do +45: mise en demeure e-mailem przed listem poleconym** Elektroniczna wersja formalnego wezwania przed listem poleconym daje jeszcze jedną możliwość uregulowania należności. Temat powinien być jasny: „Formalne wezwanie do zapłaty - faktura nr XXX - ostateczny termin [data]”. Kolejne kroki opisuje przewodnik po [mise en demeure](https://www.billabex.com/pl/blog/wzory-formalnego-wezwania-do-zaplaty-we-francji/). Nie jest to obowiązkowa, identyczna eskalacja dla wszystkich klientów. **Dlaczego wczesny kontakt pomaga zrozumieć sytuację dłużnika** Szybkie przypomnienie może ujawnić brak faktury, oczekiwanie na zatwierdzenie lub sporną kwotę. Im dłużej sprawa pozostaje bez obsługi, tym trudniej odnaleźć dokumenty i właściwą osobę. Źródło FR przypisuje Euler Hermes skuteczność ponad 90% w pierwszych 30 dniach, 70% między 30 a 90 dniami i poniżej 50% po 90 dniach. Bez wskazania badania te wartości nie są potwierdzonymi progami. Oceniaj postęp przez przydatne odpowiedzi i faktycznie otrzymane płatności. ## Wskazówki dotyczące skutecznego e-maila z przypomnieniem Forma wiadomości wpływa na zrozumienie żądania. Oto sześć zasad. **1. Jasny, nieagresywny temat** Temat jest pierwszą rzeczą, którą widzi odbiorca. W pierwszych przypomnieniach unikaj „PILNE”, „FORMALNE WEZWANIE” i „OSTATNIE OSTRZEŻENIE”. Lepsze będą „Przypomnienie o płatności - faktura nr XXX” lub „Zbliża się termin płatności faktury nr XXX”. **2. Personalizacja nazwiskiem klienta i numerem faktury** Wiadomość dostosowana do konkretnej sprawy jest precyzyjniejsza niż ogólne „Szanowni Państwo”. Wskaż osobę odpowiedzialną, dokładny numer i sprawdzoną kwotę. Pokazuje to, że rzeczywiście monitorujesz należność. **3. Przejdź do sedna bez nadmiernych uzasadnień** Nie musisz przepraszać za przypomnienie ani długo się tłumaczyć. Profesjonalna wiadomość jest rzeczowa: faktura nr XXX na kwotę XXX € miała termin [data]. Długi wstęp nie jest potrzebny. **4. Dołącz właściwe informacje o płatności** Podaj zweryfikowane dane bankowe, w tym IBAN i BIC, tytuł przelewu oraz link płatniczy, jeśli faktycznie nim dysponujesz. Ograniczanie przeszkód operacyjnych ułatwia zapłatę. Link dostępny w Twoich narzędziach nie oznacza wbudowanej płatności w dokumentowym portalu Billabex. **5. Rozważ alternatywę, np. harmonogram płatności** Od drugiego przypomnienia rozważ raty, jeśli klient zgłasza trudności finansowe. Nie proponuj ich bezwarunkowo wszystkim. Warunki i porozumienie wymagają zatwierdzenia przez upoważnione osoby. **6. Profesjonalny podpis** Podpis wskazuje imię, nazwisko, stanowisko i firmę. Dzięki temu wiadomo, kto prowadzi sprawę. W publicznych wzorach zachowaj zawodową tożsamość bez publikowania osobistych danych kontaktowych ani pól na adres e-mail. ## Co RODO zmienia w przypomnieniach e-mailowych Częste nieporozumienie dotyczy zgody klienta. Przypomnienie o fakturze wynikającej z umowy trzeba odróżnić od marketingu. Podstawa prawna zależy od konkretnej sytuacji: wykonanie umowy lub prawnie uzasadniony interes wierzyciela w odpowiednich przypadkach, zgodnie z artykułem 6 RODO. Zgoda nie jest uniwersalnym warunkiem dochodzenia należności. Pozostają trzy istotne obowiązki. **Pisz do właściwej osoby.** Wybierz zawodowy kontakt odpowiedzialny za płatność. Lista wewnętrzna, niezwiązany ze sprawą członek zarządu lub prywatny kontakt pozyskany gdzie indziej nie są automatycznie właściwymi odbiorcami. **Ogranicz dane do niezbędnych.** Numer faktury, kwota, termin i właściwe informacje o płatności. Pełna historia zaległości w treści zwiększa ryzyko ujawnienia przy przekazaniu wiadomości, niekoniecznie pomagając w odzyskaniu środków. **Przechowuj, a następnie usuwaj.** Ślady przypomnień dokumentują działania; zwykłe przypomnienie samo nie przerywa przedawnienia. Nie przechowuj ich bezterminowo. Ustal okres zgodny z celami i obowiązkami dotyczącymi dokumentów księgowych. W sprawie wystąpienia do sądu zobacz [artykuł 2241 francuskiego Code civil](https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000019017098). ## Automatyzacja przypomnień o fakturach z Billabex Jeśli ręczna obsługa wzorów staje się zbyt czasochłonna, nasz [program do windykacji](https://www.billabex.com/pl/program-do-windykacji/) powierza przypomnienia e-mailowe i obsługę odpowiedzi agentowi AI. Twój zespół zatwierdza harmonogramy i zachowuje wrażliwe decyzje. Plan kontaktu dopasowuje się do sprawy, zamiast stosować jednakową eskalację dla wszystkich. Aby umieścić te kontakty w procesie [zarządzania windykacją](https://www.billabex.com/pl/blog/zarzadzanie-windykacja-naleznosci/), od prewencji po etap sądowy, przeczytaj [przewodnik po windykacji należności](https://www.billabex.com/pl/blog/windykacja-naleznosci-kompletny-przewodnik/).