--- title: "Agência: associar as etapas do projeto às faturas a cobrar" canonical: https://www.billabex.com/pt/blog/agencia-etapas-projeto-faturas-lembretes/ lang: pt alternate: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance.md alternates: fr: https://www.billabex.com/fr/blog/agence-jalons-projet-factures-relance.md en: https://www.billabex.com/en/blog/agency-project-milestones-invoice-collections.md de: https://www.billabex.com/de/blog/agentur-projektmeilensteine-mit-zu-mahnenden-rechnungen-verbinden.md es: https://www.billabex.com/es/blog/agencia-hitos-del-proyecto-facturas-a-reclamar.md it: https://www.billabex.com/it/blog/agenzia-collegare-fasi-del-progetto-e-fatture-da-sollecitare.md nl: https://www.billabex.com/nl/blog/bureau-projectmijlpalen-en-factuuropvolging.md pl: https://www.billabex.com/pl/blog/agencja-etapy-projektu-faktury-i-przypomnienia.md pt: https://www.billabex.com/pt/blog/agencia-etapas-projeto-faturas-lembretes.md updated: 2026-11-07 index: https://www.billabex.com/llms.txt --- # Agência: associar as etapas do projeto às faturas a cobrar A sua agência entregou as maquetas, o cliente aprovou a orientação criativa e a fatura intermédia continua em aberto. No entanto, a contabilidade pede um comprovativo de receção. O gestor de projeto reencaminha uma conversa com trinta mensagens; o comercial afirma que está tudo aceite. O bloqueio surge frequentemente na passagem entre três objetos diferentes: o que foi encomendado, o que foi entregue e o que deve ser pago. Para enviar lembretes corretamente, deve ser possível explicar cada fatura através de uma etapa identificável. Esta associação não consiste em atribuir ao projeto uma percentagem aproximada de execução. Consiste em encontrar a condição de faturação acordada, a sua concretização e os documentos que permitem ao cliente tratar o pedido. Veja como organizar este processo para uma agência francesa que trabalha com empresas, sem transformar o software de cobranças numa ferramenta de gestão de projetos. ## Partir do contrato, não do quadro de execução Uma tarefa marcada como «concluída» pela equipa não é necessariamente uma etapa faturável. Uma campanha pode estar produzida, mas aguardar uma verificação jurídica; um site pode estar disponível para testes de aceitação sem ter sido aceite; um adiantamento pode estar previsto antes de qualquer entrega. O acompanhamento deve retomar os acontecimentos definidos no acordo, com o seu vocabulário exato. O guia da AACC sobre a relação financeira na comunicação digital distingue, nomeadamente, as especificações aprovadas, a entrega e o auto de aceitação. Trata-se de um guia profissional de outubro de 2014, útil para estruturar um processo, não de uma apresentação do direito atual nem de um contrato automaticamente aplicável. A sua recomendação operacional continua a ser esclarecedora: organizar a aprovação em torno de entregáveis precisos. AACC, páginas 17 a 20. Comece, por isso, por uma breve revisão do orçamento e dos aditamentos. Para cada acontecimento financeiro, registe o que o desencadeia, quem pode confirmá-lo e que documento conserva esse registo. Se o contrato for ambíguo, a direção de projeto e o responsável comercial devem esclarecer o ponto antes de permitir que um lembrete automático afirme que a totalidade é devida. ## Um exemplo que separa os montantes Consideremos uma **simulação**, sem ligação a qualquer cliente Billabex: uma agência vende um projeto por 24 000 euros sem IVA. O contrato prevê 30 % na encomenda, 40 % na aprovação das maquetas e 30 % na entrega final. Os montantes são, respetivamente, 7 200, 9 600 e 7 200 euros sem IVA. Esta repartição é uma hipótese pedagógica, não uma recomendação universal. O adiantamento foi pago. As maquetas estão aceites e a fatura correspondente foi emitida, mas ainda não chegou ao vencimento. O desenvolvimento final está em curso. O montante contratual por receber representa 16 800 euros sem IVA: uma fatura em aberto de 9 600 euros sem IVA e 7 200 euros sem IVA de serviços ainda por faturar. Nesta data, não existe qualquer montante em atraso. Apresentar «16 800 euros a cobrar» desencadearia um pedido prematuro sobre a última etapa e ocultaria a data efetiva do pagamento intermédio. | Acontecimento | Montante simulado sem IVA | Situação | Próxima ação | | ------------------ | ------------------------: | --------------------------- | ----------------------------------------------- | | Encomenda | 7 200 € | Adiantamento recebido | Conservar a sua imputação | | Maquetas aprovadas | 9 600 € | Fatura emitida, não vencida | Verificar o circuito de receção | | Entrega final | 7 200 € | Etapa não realizada | Acompanhar o projeto, sem lembrete de pagamento | Para passar aos montantes efetivamente pedidos ao cliente, utilize os valores com IVA das faturas e os pagamentos que lhes estão imputados. Não multiplique o valor total do contrato por uma percentagem para reconstruir um saldo contabilístico. O nosso artigo sobre [o adiantamento numa transação comercial](https://www.billabex.com/pt/blog/adiantamento-proteger-transacoes-comerciais/) desenvolve este primeiro compromisso financeiro. ## Conservar algumas referências, com um responsável O processo útil resume-se a uma linha por etapa, associada aos respetivos documentos. Inclui o identificador do projeto, a entidade cliente, a referência do contrato, a descrição do entregável, o comprovativo de aprovação, o número da fatura, a data de vencimento e o saldo. Acrescente o contacto que confirma o trabalho e aquele que trata do pagamento: têm frequentemente responsabilidades diferentes. A fatura deve conservar a sua própria identidade. Em França, o Ministério da Economia recorda, nomeadamente, a necessidade de um número único, da data da prestação e de uma designação precisa dos serviços. Uma descrição interna como «projeto Alpha, fase 2» pode ser insuficiente para quem nunca participou nas reuniões criativas. [Menções obrigatórias de uma fatura em França](https://www.economie.gouv.fr/entreprises/gerer-son-entreprise-au-quotidien/gerer-sa-comptabilite-et-ses-demarches/mentions-obligatoires-dune-facture-tout-savoir). Defina também quem corrige cada dado. O gestor de projeto explica a receção; a contabilidade verifica os montantes; o comercial trata de uma alteração de âmbito. Sem esta atribuição, o software centraliza as contradições sem as resolver. Um documento em falta deve originar uma ação atribuída, não um novo estado vago chamado «em curso». ## Não transformar a aceitação num prazo indefinido A data de aprovação e o prazo de pagamento respondem a duas perguntas distintas. A primeira documenta uma etapa do contrato. O segundo determina quando pagar um montante devido. A sua articulação deve ser verificada no contrato e nas regras aplicáveis; um circuito interno de aprovação não justifica, por si só, um adiamento sem fim. A DGCCRF recorda, para o regime geral entre empresas em França, um prazo supletivo de **30 dias** após a receção das mercadorias ou a realização do serviço, quando não tenha sido acordado um prazo. Os limites máximos convencionados e as derrogações têm condições próprias. Este número é uma regra jurídica de alcance geral, não uma média de pagamento das agências nem uma cláusula a copiar sem examinar o processo. [DGCCRF, regras gerais dos prazos de pagamento](https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/les-fiches-pratiques/delais-de-paiement-les-regles-connaitre). Na prática, se a aceitação estiver bloqueada, pergunte que reserva concreta continua por resolver e a quem cabe decidir. Se o cliente confirmar que o entregável está aceite, mas que o circuito administrativo aguarda um código de projeto, envie esse código e peça confirmação de que o processo foi assumido. Estas situações exigem ações diferentes; aumentar a frequência das mensagens não substitui nenhuma delas. ## Escrever um lembrete que a contabilidade possa tratar A mensagem deve permitir ao destinatário encontrar a fatura sem reconstruir o projeto. Pode recordar a referência do orçamento, a etapa aceite, o documento correspondente e o saldo verificado, pedindo depois uma única informação: confirmação de tratamento, documento em falta ou data de pagamento. Quem recebe o lembrete deve perceber por que motivo está a ser contactado. Evite anexar todas as criações e todas as conversas. Uma ligação para um processo com acesso autorizado, acompanhada do documento útil, reduz ambiguidades e limita a circulação de informação desnecessária. Verifique, porém, se o destinatário consegue abrir essa ligação e se o seu prazo de validade cobre o tratamento esperado. Um acesso recusado não constitui falta de cooperação. Quando o cliente pedir mais prazo, não reescreva discretamente as condições do projeto. Faça aprovar o acordo, conserve os vencimentos iniciais e identifique as novas datas acordadas. O guia do [plano de pagamento](https://www.billabex.com/pt/blog/plano-pagamento-acordo-acompanhamento/) ajuda a formalizar este acordo sem confundir promessa com recebimento. ## Testar o processo antes de automatizar Escolha três projetos verdadeiramente diferentes: um adiantamento já recebido, uma aprovação parcial e um saldo final contestado. Para cada um, peça a uma pessoa alheia ao projeto que identifique o montante a pagar e a próxima ação apenas a partir do processo. Se tiver de telefonar ao gestor de projeto para perceber o que está a ser faturado, ainda falta uma referência ou uma explicação. O teste deve também verificar que um pagamento de adiantamento não reduz duas vezes o saldo, que uma fatura anulada não permanece ativa e que uma nova versão do orçamento não apaga a anterior. São critérios de qualidade do processo, não uma promessa de redução automática dos atrasos. O nosso guia do [software de lembretes de pagamento a clientes](https://www.billabex.com/pt/blog/software-lembretes-pagamento-clientes/) apresenta os pontos a examinar para delegar a execução. O objetivo é simples: a equipa criativa mantém a sua ferramenta de produção, enquanto a área financeira dispõe de um processo compreensível para cada pedido. Para centralizar as faturas e o contexto necessário a estas conversas, conheça a [visão de cliente Billabex](https://www.billabex.com/pt/produto/visao-cliente-360/). As aprovações de entregáveis e as concessões comerciais continuam a ser decisões humanas.