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updated: 2026-11-14
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# Grossista: associar as entregas parciais às faturas certas

Um grossista expede uma encomenda em várias fases. O cliente recebe uma primeira palete, uma segunda entrega chega incompleta e o remanescente continua em preparação. Quando recebe o lembrete, o serviço de fornecedores responde que «a encomenda não foi entregue». Esta frase pode referir-se ao remanescente, embora a fatura diga respeito apenas às mercadorias já recebidas. Pode também revelar uma quantidade faturada demasiado cedo.

Para saber o que é pertinente pedir, é necessário descer ao nível da linha. A encomenda, o camião, a guia de entrega e a fatura nem sempre têm a mesma divisão. Um acompanhamento que associe apenas um número de encomenda a um saldo de cliente perde as diferenças de que depende a resposta.

## Conservar quatro quantidades distintas

Para cada referência, distinga as quantidades encomendadas, expedidas, recebidas e faturadas. Acrescente as devoluções e correções sem substituir os valores iniciais. Um produto preparado no armazém ainda não foi expedido; uma expedição anunciada não demonstra, por si só, a receção completa.

O guia GS1 da etiqueta logística, versão 1.3 de julho de 2019, páginas 36 a 38, distingue o aviso de expedição do aviso de receção. O segundo pode assinalar mercadorias em falta ou danificadas. Esta separação documental esclarece as cobranças: a informação do fornecedor e a do destinatário devem poder ser comparadas.

Não se trata de exigir que todos os grossistas adotem as mesmas mensagens eletrónicas. Uma organização que utilize guias assinadas pode aplicar o mesmo raciocínio. Conserve o que foi anunciado, o que foi constatado à chegada e o que o documento financeiro efetivamente pede.

## Construir uma relação entre linhas, não um anexo global

Uma fatura pode agrupar várias entregas e uma entrega pode abranger várias encomendas. O processo deve, por isso, mostrar as correspondências com as respetivas quantidades. Depositar simplesmente todas as guias numa pasta do cliente obriga o destinatário a refazer esse trabalho.

| Elemento  | Referência a conservar                | Informação útil para o lembrete               |
| --------- | ------------------------------------- | --------------------------------------------- |
| Encomenda | Número do cliente e linha             | Produto, quantidade, preço acordado           |
| Expedição | Guia, data e unidade logística        | Quantidade expedida e remanescente anunciado  |
| Receção   | Confirmação, data e eventual reserva  | Quantidade reconhecida e diferença assinalada |
| Fatura    | Número e linha                        | Quantidade pedida e total correspondente      |
| Correção  | Devolução, nota de crédito ou decisão | Efeito financeiro efetivamente aprovado       |

Em França, o [Ministério da Economia recorda que a fatura detalha, nomeadamente, a quantidade e o preço unitário](https://www.economie.gouv.fr/entreprises/gerer-son-entreprise-au-quotidien/gerer-sa-comptabilite-et-ses-demarches/mentions-obligatoires-dune-facture-tout-savoir), com o número de encomenda quando tenha sido previamente estabelecido pelo comprador. Uma descrição vaga como «entrega de novembro» dificulta, portanto, tanto a verificação do cliente como a pesquisa interna.

## Uma simulação com remanescente e mercadoria em falta

Consideremos uma encomenda fictícia de 100 unidades a 25 € sem IVA, ou seja, 2 500 € sem IVA. O grossista expede 60 unidades numa primeira guia, integralmente recebidas, e depois 30 numa segunda. O cliente apenas constata 28 na segunda receção. Dez unidades ainda não foram expedidas.

A situação apresenta 100 unidades encomendadas, 90 expedidas e 88 recebidas segundo o cliente. Se a fatura pedir o pagamento de 90 unidades, o seu montante é de 2 250 € sem IVA. O montante correspondente às duas unidades assinaladas como estando em falta é de 50 € sem IVA. O remanescente não expedido de dez unidades representa 250 € sem IVA e constitui outra questão.

O responsável pelo processo deve, portanto, evitar dois erros. Não deve explicar os 50 € por um remanescente de 250 €, porque os acontecimentos são diferentes. Também não deve considerar automaticamente as 88 unidades como definitivamente aceites sem ler as reservas e o contrato. O quadro localiza o desacordo; não o resolve.

Estes números são uma simulação pedagógica. Não representam uma taxa habitual de faltas nem um desempenho observado entre os utilizadores Billabex. A base sem IVA facilita a comparação das quantidades; o pedido real de pagamento utiliza os montantes da fatura e o respetivo tratamento fiscal.

## Utilizar o identificador logístico para encontrar o acontecimento certo

Na norma GS1, o **SSCC contém 18 algarismos** e identifica uma unidade logística, como uma palete. O guia citado descreve-o na página 13. Este número não é um montante, um código de produto ou um número de fatura. Deve ser conservado como identificador, incluindo os eventuais zeros iniciais.

Esta precisão torna-se útil quando um cliente refere apenas «a palete recebida na terça-feira». Se o processo associar o identificador às guias e às linhas, a logística consegue encontrar a carga em causa sem pedir à contabilidade que adivinhe qual é a entrega.

O identificador não substitui, contudo, o comprovativo de receção nem o seu conteúdo. A leitura de uma unidade logística não resolve automaticamente uma reserva sobre uma quantidade no seu interior. Os controlos acordados com o cliente determinam o que o documento ou acontecimento permite efetivamente demonstrar.

## Tratar a diferença antes de alterar o saldo

Quando o cliente assinalar uma falta, abra uma ação logística com a referência precisa. A pessoa competente examina a preparação, o transporte, a receção e os documentos disponíveis. Pode confirmar uma falta, encontrar um segundo volume ou pedir informação complementar ao destinatário.

A decisão comercial vem depois: reexpedição, nota de crédito, rejeição fundamentada da reclamação ou outro acordo. A contabilidade traduz apenas a decisão efetivamente aprovada. A ferramenta de lembretes deve poder mostrar que 50 € estão em análise sem transformar imediatamente esse montante numa nota de crédito adquirida.

Um [quadro de acompanhamento dos pagamentos](https://www.billabex.com/pt/blog/acompanhamento-pagamentos-clientes-modelo-excel-gratuito/) pode incluir a referência do processo, o responsável e a data de resposta esperada. Deve remeter para o comprovativo útil, não copiar comentários contraditórios até tornar o saldo ilegível.

## Preservar o calendário de cada fatura

Uma fatura que agrupe vários movimentos não se gere apenas a partir da última entrega da encomenda. Verifique a natureza da faturação e as condições aplicáveis. Em França, a [DGCCRF indica um limite máximo de 45 dias após a emissão para as faturas periódicas abrangidas por esse regime](https://www.economie.gouv.fr/dgccrf/les-fiches-pratiques/delais-de-paiement-les-regles-connaitre). Este número não significa que todas as faturas de grossistas sejam periódicas nem que todas beneficiem automaticamente desse prazo.

Para o lembrete, conserve, portanto, o vencimento próprio do documento. Um remanescente aberto na gestão comercial não deve adiar silenciosamente essa data. Se o cliente invocar uma cláusula que condicione o tratamento, peça a referência e solicite a análise da sua aplicação ao caso concreto.

## Enviar ao pagador um processo que possa utilizar

A resposta ao cliente pode resumir-se a uma síntese: fatura em causa, entregas associadas, quantidade faturada, diferença assinalada e ação em curso. Deve permitir ao serviço de fornecedores identificar o que pode tratar e o que aguarda uma decisão, sem lhe transferir toda a investigação.

Esta precisão complementa as [boas práticas de lembretes](https://www.billabex.com/pt/blog/conselhos-lembretes-faturas-por-pagar/) e dá conteúdo útil ao [software de acompanhamento de lembretes](https://www.billabex.com/pt/blog/software-lembretes-pagamento-clientes/). A [visão de cliente Billabex](https://www.billabex.com/pt/produto/visao-cliente-360/) pode reunir o contexto do pagamento; a fiabilidade desse contexto depende da associação entre os movimentos reais e as linhas financeiras.