Politique de confidentialité et de gestion des données personnelles

Article 1. Objet de la présente charte

La présente charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits.

Billabex se conforme, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle, dite « Informatique et Libertés », et le règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, dès son entrée en application (ci-après : le « RGPD »).

Article 2. Identité du responsable de la collecte de données

Le responsable de la collecte de vos données à caractère personnel est la société Billabex, SAS immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le n° 984 298 505, ayant son siège social 26 RUE BOSQUET, 75007 PARIS France (dénommée dans le cadre des présentes : « Nous »).

Article 3. Délégué à la protection des données

Nous avons nommé un délégué à la protection des données, que vous pouvez contacter via notre formulaire de contact : (à l’attention du dpo).

Article 4. Nos moyens de collecte

Les données à caractère personnel que nous collectons et traitent dépendent de la façon dont vous interagissez avec nous parmi lesquelles :

• un “Utilisateur”, c’est-à-dire que vous disposez d’un compte sur la plateforme Billabex ;
• un “Client”, c’est-à-dire que vous êtes le titulaire d’un contrat d’abonnement à la plateforme Billabex ;
• un “Visiteur” lorsque vous visitez le site https://www.billabex.com, participez à nos webinaires et autres événements digitaux, nous contactez directement (par nos formulaires sur le site, par e-mail ou lors d’événements physiques par exemple), téléchargez un livre blanc ou vous interagissez avec nous d’une quelconque manière sans être un Utilisateur ou un Client ;
• un “Contact de Compte” (ou “Contact Tiers”), c’est-à-dire que vous êtes une personne contact pour un compte débiteur géré par un Utilisateur Billabex à des fins de relance de paiement.

Article 5. Ce que nous collectons

En fonction de la manière dont vous interagissez avec nous, les données que nous sommes susceptibles de collecter sont les suivantes.

Utilisateurs

Lorsque vous êtes un Utilisateur, les catégories de données à caractère personnel suivantes peuvent être collectées :

• Données d’identification, par exemple votre nom, prénom, adresse mail ;
• Contenu Utilisateur, à savoir les contenus que vous transmettez à Billabex, y compris les factures, emails, et données financières (montants des factures, statut de paiement, avoirs, soldes impayés) ;
• Données de connexion, par exemple votre identifiant de connexion et mot de passe ainsi que toute donnée nécessaire pour maintenir votre connexion à la plateforme ;
• Données de l’appareil, par exemple, le modèle de l’appareil utilisé, la version du navigateur utilisé, la résolution de l’écran ;
• votre adresse IP ;
• Données d’usage, par exemple, les logs applicatifs, techniques et toute autre donnée qui nous permettent de garder un historique des visites et actions effectuées sur la plateforme ;
• Données de localisation (pour le support uniquement) ;
• Données support, notamment le contenu du ticket au support ou les échanges sur le chat du support ;
• Données d’adresse physique/de facturation, y compris l’adresse postale, la ville, le code postal, l’état/province et le pays ;
• Identifiants professionnels, y compris les numéros d’identification fiscale (par exemple, numéros de TVA), les numéros d’immatriculation d’entreprise (par exemple, SIRET, numéro d’entreprise) et les dénominations sociales ;
• Données d’organisation, y compris le nom de votre organisation et le domaine de messagerie ;
• Métadonnées de communication email, y compris les adresses et noms d’affichage de l’expéditeur et des destinataires, les lignes d’objet des emails, le contenu complet des emails (texte et HTML), les identifiants de protocole email (messageId, references, inReplyTo), les horodatages d’envoi/réception et l’historique du statut de livraison ;
• Préférence de langue pour les communications sur la plateforme.

Clients

Lorsque vous êtes un Client ou une personne contact d’un Client, les catégories de données à caractère personnel suivantes peuvent être collectées dans le cadre de notre relation commerciale :

• Données d’identification, par exemple votre, nom, prénom, adresse mail ;
• Données du Contrat, notamment le type d’abonnement souscrit, les détails de facturation

Visiteurs

Lorsque vous êtes un Visiteur, les catégories de données à caractère personnel suivantes peuvent être collectées :

• Données d’identification, par exemple votre, nom, prénom, adresse mail
• Données de l’appareil, par exemple, le modèle de l’appareil utilisé, la version du navigateur utilisé, la résolution de l’écran ;
• Données de navigation, par exemple, les pages que vous visitez sur le site https://billabex.com ;
• votre adresse IP ;
• Données de localisation ;
• Données du chat, si vous utilisez le chat présent sur https://billabex.com ;
• informations tierces additionnelles relatives à votre activité professionnelle ;

Contacts de Compte (Contacts Tiers)

Lorsque vous êtes une personne contact pour un compte débiteur géré sur la plateforme Billabex par l’un de nos Utilisateurs, les catégories de données à caractère personnel suivantes peuvent être collectées :

• Données d’identification, par exemple votre nom, prénom, adresse mail ;
• Données professionnelles, y compris votre fonction ou titre au sein de l’entreprise débitrice ;
• Données d’adresse physique/de facturation, y compris l’adresse postale, la ville, le code postal, l’état/province et le pays ;
• Identifiants professionnels, y compris les numéros d’identification fiscale (par exemple, numéros de TVA), les numéros d’immatriculation d’entreprise (par exemple, SIRET, numéro d’entreprise) et les dénominations sociales ;
• Préférence de langue pour les communications ;
• Notes et contenu textuel libre, qui peuvent inclure des informations personnelles additionnelles fournies par l’Utilisateur ;
• Statut de contact principal, indiquant si vous êtes le contact principal du compte ;
• Données financières relatives aux factures et avoirs associés à votre compte (montants, statut de paiement, soldes) ;
• Métadonnées de communication email, y compris la correspondance entre vous et l’agent IA de l’Utilisateur (adresses expéditeur/destinataire, lignes d’objet, contenu des emails, horodatages, statut de livraison).

Les Contacts de Compte sont des personnes physiques ou des représentants d’entreprises dont les factures font l’objet d’un suivi de paiement pour le compte de l’organisation de l’Utilisateur. Ces données sont collectées soit via l’intégration avec des outils de facturation (Pennylane, Zoho Books), soit saisies manuellement par les Utilisateurs.

Identités des Agents IA

Chaque organisation utilisant Billabex se voit attribuer un agent IA (robot automatisé) qui effectue des tâches de gestion de créances pour le compte de l’Utilisateur. Ces agents IA sont dotés d’identités générées comprenant :

• Identité personnelle générée : prénom, nom et adresse email (utilisant le domaine @revoptim) ;
• Attribution de genre : aux fins de générer des communications grammaticalement adaptées dans les langues nécessitant l’accord (telles que le français).

Précision importante : Ces identités d’agents IA sont entièrement fictives et générées par IA. Elles ne représentent pas de personnes physiques réelles. Les noms, adresses email et attributions de genre sont des identités synthétiques créées uniquement pour permettre des communications email professionnelles avec les contacts débiteurs. En tant que tels, ces données ne constituent pas des données personnelles de personnes physiques au sens de la réglementation sur la protection des données, mais sont divulguées ici à des fins de transparence.

Les Contacts de Compte doivent être informés qu’ils peuvent recevoir des communications de ces agents IA, qui agissent pour le compte de l’organisation de l’Utilisateur pour gérer les relances de paiement et les activités liées au compte.

Nous vous informons, lors de la collecte de vos données personnelles, si certaines données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Les données obligatoires sont nécessaires pour le fonctionnement de nos services. Concernant les données facultatives, vous êtes entièrement libre de les indiquer ou non. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

Article 6 : Origine de la collecte

Nous pouvons collecter des données à caractère personnel de deux manières différentes :

Soit directement auprès de vous :

• de manière volontaire lorsque vous remplissez des champs de collecte
• de manière automatique, lorsque vous utilisez la Plateforme ou naviguez sur les sites.

Soit indirectement :

• soit auprès d’autres utilisateurs de nos services ;
• soit auprès de nos partenaires techniques fournissant un service d’intégration
• soit auprès de tiers (notamment si vous utilisez la fonctionnalité Single Sign On pour vous connecter à la Plateforme)
• auprès de nos partenaires commerciaux
• auprès de nos partenaires marketing, lorsque vous téléchargez un livre blanc depuis un site tiers (par exemple depuis un réseau social) ;

Dans l’hypothèse où les partenaires ou tiers collecteraient d’autres données à caractère personnel, ils seraient seuls responsables du respect de leurs obligations légales et règlementaires au titre de cette collecte et de ce traitement qu’ils effectuent par eux-mêmes, with leurs propres moyens et pour leurs seuls besoins.

Article 7. Pour quelles finalités collectons-nous vos données ?

En fonction de la manière dont vous interagissez avec nous, nos traitements poursuivent les finalités suivantes, associées à la base légale de la collecte.

Utilisateurs

Client

Visiteur

Contacts de Compte (Contacts Tiers)

Article 8. Destinataires des données collectées

Auront accès à vos données à caractère personnel le personnel habilité et qualifié de notre société, les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) et nos sous-traitants. Peuvent également être destinataires de données à caractère personnel les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, et les officiers ministériels. Les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances peuvent être destinataires des données relatives au paiement de l’acheteur uniquement.

Article 9. Cession des données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne feront pas l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

Article 10. Durée de conservation des données à caractère personnel

(i) Concernant les données relatives à la gestion de clients et prospects : Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation commerciale avec vous. Toutefois, les données permettant d’établir la preuve d’un droit ou d’un contrat, devant être conservées au titre du respect d’une obligation légale, le seront pendant la durée prévue par la loi en vigueur. Concernant d’éventuelles opérations de prospection à destination des clients, leurs données pourront être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la fin de la relation commerciale. Les données à caractère personnel relatives à un prospect, non client, pourront être conservées pendant un délai de 3 (trois) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Au terme de ce délai de trois ans, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales.

(ii) Concernant les pièces d’identité : En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité pourront être conservées pendant le délai prévu à l’article 9 du code de procédure pénale, soit un an. En cas d’exercice du droit d’opposition, ces données peuvent être archivées pendant le délai de prescription prévu par l’article 8 du code de procédure pénale, soit trois ans.

(iii) Concernant les données relatives aux cartes bancaires : Les transactions financières relatives au paiement des achats et des frais via la Solution, sont confiées à un prestataire de services de paiement qui en assure le bon déroulement et la sécurité. Pour les besoins des services, ce prestataire de services de paiement peut être amené à être destinataire de vos données à caractère personnel relatives à vos numéros de cartes bancaires, qu’il recueille et conserve, en notre nom et pour notre compte. Nous n’avons pas accès à ces données. Pour vous permettre de réaliser régulièrement des achats ou de régler les frais afférents sur la Solution, vos données relatives à vos cartes bancaires sont conservées pendant le temps de votre inscription sur la Solution et à tout le moins, jusqu’au moment où vous réalisez votre dernière transaction. En ayant coché sur la Solution la case expressément prévue à cet effet, vous nous donnez votre consentement exprès pour cette conservation. Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrit sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées. Si vous refusez que vos données à caractère personnel relatives à vos numéros de cartes bancaires soient conservées dans les conditions précisées ci-dessus, nous ne conserverons pas ces données au-delà du temps nécessaire pour permettre la réalisation de la transaction. En tout état de cause, les données relatives à celles-ci pourront être conservées, pour une finalité de preuve en cas d’éventuelle contestation de la transaction, en archives intermédiaires, pour la durée prévue par l’article L 133-24 du Code monétaire et financier, en l’ocurence 13 mois suivant la date de débit. Ce délai peut être étendu à 15 mois afin de prendre en compte la possibilité d’utilisation des cartes de paiement à débit différé.

(iv) Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection : Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum trois ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.

(v) Concernant les cookies : La durée de conservation des cookies visés à l’article 13 est de 13 mois.

Article 11. Sécurité

Nous vous informons prendre toutes précautions utiles, mesures organisationnelles et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos données à caractère personnel et notamment, empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Nous recourrons également à des systèmes de paiement sécurisé conformes à l’état de l’art et à la réglementation applicable. Les mesures de sécurité mises en oeuvre par Billabex sont détaillées sur la page dédiée.

Article 12. Hébergement

Nous vous informons que vos données sont conservées et stockées, pendant toute la durée de leur conservation sur les serveurs de la société Amazon Web Service. Ces serveurs sont situés en Irlande.

Article 13. Cookies

Les cookies sont des fichiers textes, souvent chiffrés, stockés dans votre navigateur. Ils sont créés lorsque le navigateur d’un utilisateur charge un site internet donné : le site envoie des informations au navigateur, qui crée alors un fichier texte. Chaque fois que l’utilisateur revient sur le même site, le navigateur récupère ce fichier et l’envoie au serveur du site internet. La Solution utilise différents types de cookies, qui ont des finalités différentes :

• Les cookies techniques sont utilisés tout au long de votre navigation, afin de la faciliter et d’exécuter certaines fonctions. Un cookie technique peut par exemple être utilisé pour mémoriser les réponses renseignées dans un formulaire ou encore les préférences de l’utilisateur s’agissant de la langue ou de la présentation d’un site internet, lorsque de telles options sont disponibles. Ces cookies sont indispensables à l’exécution du service. Parmi ces cookies techniques, plusieurs cookies tiers sont utilisés pour offrir des fonctionnalités basées sur des services externes à la Solution : pour les boutons de connexion mis en place sur la page d’accueil : Google, Microsoft ; pour l’accès au support client : CRISP ; pour le captcha mis en place sur la page d’inscription : Google reCAPTCHA.

• Les cookies d’analyse d’audience nous permettent de mesurer le nombre de visite sur la Solution, le nombre de pages vues et l’usage des fonctionnalités du site à des fins statistiques. Cette base d’information nous permet par la suite d’améliorer le produit et votre expérience utilisateur sur notre site, en comprenant mieux les attentes de nos utilisateurs. Votre adresse IP est également collectée pour déterminer la ville depuis laquelle vous vous connectez. Parmi ces cookies d’analyse d’audience, several cookies tiers sont utilisés : Google Analytics, Mixpanel, Sentry.

• Les cookies utilisés à des fins marketing nous permettent de mieux comprendre l’usage qu’ont nos clients de la Solution, afin de leur apporter un accompagnement personnalisé par rapport à l’expérience qu’ils ont de la Solution, et à l’usage qu’ils en font. Ces cookies permettent également d’adapter notre politique de communication à chaque client. Parmi ces cookies utilisés à des fins marketing, plusieurs cookies tiers sont utilisés : LinkedIn, Facebook, Google Ads, Outbrain.

Nous vous rappelons à toutes fins utiles qu’il vous est possible de vous opposer au dépôt de cookies en configurant votre navigateur. Un tel refus pourrait toutefois empêcher le bon fonctionnement de la Solution.

Article 14. Accès à vos données à caractère personnel

Conformément à la loi « Informatique et Libertés » et au RGPD, vous disposez du droit d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou l’effacement des données vous concernant, à travers un accès en ligne à votre dossier.

Vous pouvez également vous adresser à :

• formulaire de contact : à l’attention du dpo
• adresse de courrier postal : 26 RUE BOSQUET, 75007 PARIS France

Il est rappelé aux personnes dont les données sont collectées sur le fondement de notre intérêt légitime, comme mentionné à l’article 4, qu’elles peuvent à tout moment s’opposer au traitement des données les concernant. Nous pouvons toutefois être amenés à poursuivre le traitement s’il existe des motifs légitimes pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés ou si le traitement est nécessaire pour constater, exercer ou défendre nos droits en justice.

Article 15. Droit de définir des directives relatives au traitement des données après votre mort

Vous disposez du droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre mort.

Ces directives peuvent être générales, c’est-à-dire qu’elles portent alors sur l’ensemble des données à caractère personnel qui vous concernent. Elles doivent dans ce cas être enregistrées auprès d’un tiers de confiance numérique certifié par la CNIL.

Les directives peuvent aussi être spécifiques aux données traitées par notre société. Il convient alors de nous les transmettre aux coordonnées suivantes :

• formulaire de contact : à l’attention du dpo
• adresse de courrier postal : 26 RUE BOSQUET, 75007 PARIS France

En nous transmettant de telles directives, vous donnez expressément votre consentement pour que ces directives soient conservées, transmises et exécutées selon les modalités prévues aux présentes.

Vous pouvez désigner dans vos directives une personne chargée de leur exécution. Celle-ci aura alors qualité, lorsque vous serez décédé(e), pour prendre connaissance desdites directives et nous demander leur mise en œuvre. À défaut de désignation vos héritiers auront qualité pour prendre connaissance de vos directives à votre décès et nous demander leur mise en œuvre. Vous pouvez modifier ou révoquer vos directives à tout moment, en nous écrivant aux coordonnées ci-dessus.

Article 16. Portabilité de vos données à caractère personnel

Vous disposez d’un droit à la portabilité des données à caractère personnel que vous nous aurez fournies, entendues comme les données que vous avez déclarées activement et consciemment dans le cadre de l’accès et de l’utilisation des services, ainsi que des données générées par votre activité dans le cadre de l’utilisation des services. Nous vous rappelons que ce droit ne porte pas sur les données collectées et traitées sur une autre base légale que le consentement ou l’exécution du contrat nous liant.

Ce droit peut être exercé gratuitement, à tout moment, et notamment lors de la fermeture de votre compte sur la Plateforme, afin de récupérer et de conserver vos données à caractère personnel. Dans ce cadre, we vous adresserons vos données à caractère personnel, par tous moyens jugés utiles, dans un format ouvert standard couramment utilisé et lisible par machine, conformément à l’état de l’art.

Article 17. Introduction d’une réclamation devant une autorité de contrôle

Vous êtes également informés que vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente, (la Commission Nationale Informatique et Libertés pour la France), dans l’État membre dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation de vos droits aurait été commise, si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables.

Ce recours pourra être exercé sans préjudice de tout autre recours devant une juridiction administrative ou juridictionnelle. En effet, vous disposez également d’un droit à un recours administratif ou juridictionnel effectif si vous considérez que traitement de vos données à caractère personnel objet de la présente Charte constitue une violation des textes applicables.

Article 18. Limitation du traitement

Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données personnelles, dans les cas suivants :

• Pendant la durée de vérification que nous mettons en œuvre, lorsque vous contestez l’exactitude de vos données à caractère personnel,
• Lorsque le traitement de ces données est illicite, et que vous souhaitez limiter ce traitement plutôt que supprimer vos données,
• Lorsque nous n’avons plus besoin de vos données personnelles, mais que vous souhaitez leur conservation pour exercer vos droits,
• Pendant la période de vérification des motifs légitimes, lorsque vous vous êtes opposés au traitement de vos données personnelles.

Article 19. Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle charte.

Votre utilisation de la Solution suite à l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle charte. À défaut et si cette nouvelle charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder à la Solution.