Gestion opérationnelle des tâches
Billabex transforme chaque événement (réponse client, promesse de paiement, litige) en action concrète pour l'équipe concernée.
Fonctionnalités clés
Création et assignation automatique des tâches pour vos équipes.
- Appels programmés
- Validations internes
- Suivi des actions
Bénéfices business
- Création automatique de tâches selon événements et SLA. Chaque événement du cycle de recouvrement (réponse client, échéance dépassée, litige détecté) génère instantanément une tâche structurée avec contexte et priorité.
- Assignation au bon profil (compta, ADV, recouvrement, management). L'agent identifie la compétence requise pour chaque action et attribue la tâche au collaborateur le mieux placé pour la traiter efficacement.
- Suivi centralisé des actions, échéances et dépendances. Toutes les tâches sont visibles dans un tableau de bord unique, avec des indicateurs de progression et des alertes automatiques sur les retards.
- Historique exploitable pour pilotage et audit. Chaque action, décision et modification est tracée et horodatée, constituant une piste d'audit complète conforme aux exigences réglementaires.
La gestion des tâches de Billabex transforme chaque événement du cycle de recouvrement en action concrète, assignée à la bonne personne au bon moment. Qu'il s'agisse d'un appel à programmer, d'une validation interne à obtenir ou d'un litige à traiter, l'agent crée et priorise les tâches automatiquement.
Les équipes finance, comptabilité et administration des ventes disposent d'un suivi centralisé avec des échéances claires, des dépendances entre tâches et un historique complet. Les managers bénéficient d'une visibilité totale sur la charge de travail et l'avancement des dossiers.
Dans les entreprises où la direction financière et l'équipe commerciale doivent collaborer étroitement, la gestion des tâches de Billabex devient un véritable outil de coordination. Lorsqu'un commercial a une relation privilégiée avec un client en retard de paiement, l'agent peut lui assigner une tâche de relance relationnelle tout en maintenant le suivi formel côté finance. Cette orchestration entre départements évite les doublons, les messages contradictoires et les tensions internes.
L'ensemble des actions réalisées constitue une piste d'audit complète et exploitable. Chaque tâche créée, assignée, modifiée ou clôturée est horodatée avec le contexte associé. Cette traçabilité répond aux exigences des commissaires aux comptes et des audits internes, tout en fournissant aux managers des données précieuses pour optimiser les processus et identifier les goulots d'étranglement dans le cycle de recouvrement.
Comment ça fonctionne
- 1
Déclenchement
Un événement survient : réponse client, promesse de paiement, échéance dépassée ou litige détecté.
- 2
Création
L'agent crée automatiquement la tâche appropriée avec contexte, priorité et échéance.
- 3
Assignation
La tâche est attribuée au bon profil selon les règles métier : comptable, ADV, manager.
- 4
Suivi
L'avancement est tracé en temps réel avec alertes sur les retards et les dépendances bloquantes.
Questions fréquentes
Quels types de tâches sont créés automatiquement ?
Appels de relance, validations de litiges, envoi de documents, suivi de promesses de paiement, escalade managériale : tout type d'action liée au recouvrement. L'agent couvre l'ensemble du spectre opérationnel, des tâches administratives simples aux actions stratégiques nécessitant une validation hiérarchique. Chaque tâche est créée avec le contexte complet du dossier, évitant aux collaborateurs de rechercher les informations nécessaires.
Les tâches s'intègrent-elles à nos outils existants ?
Oui. Les tâches Billabex peuvent être synchronisées avec vos outils de gestion de projet et votre CRM via nos intégrations et notre API. Les notifications sont envoyées dans les canaux que vos équipes utilisent déjà (email, Slack, Teams), et les mises à jour de statut se propagent bidirectionnellement. Cette intégration native évite la double saisie et garantit que vos équipes travaillent toujours avec des informations à jour.
Comment sont gérées les priorités ?
L'agent priorise selon le montant, l'ancienneté de la dette, le SLA configuré et l'impact trésorerie estimé. Les managers peuvent ajuster les priorités manuellement. Un algorithme de scoring pondère ces différents critères pour établir un classement objectif des tâches les plus urgentes. Les tâches critiques sont signalées visuellement et déclenchent des notifications immédiates aux responsables concernés.
Autres capacités
Relances clients par email
Nos agents gèrent tout le cycle des rappels - du préventif avant échéance jusqu'aux suivis post-échéance. Toujours au bon moment, avec le bon ton.
Routage intelligent des dossiers
L'agent analyse et oriente automatiquement la facture vers le bon contact.
Intelligence adaptative de recouvrement
Un agent qui apprend en autonomie selon le contexte et ajuste son plan de relance dynamiquement pour maximiser les résultats.
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