Routage intelligent des dossiers
Les dossiers ne restent plus bloqués dans des boîtes mail génériques: l'agent détecte le bon contact et applique la bonne stratégie d'escalade.
Fonctionnalités clés
L'agent analyse et oriente automatiquement la facture vers le bon contact.
- Analyse de complexité
- Escalade intelligente
- Routage dynamique
Bénéfices business
- Identification automatique des interlocuteurs décideurs. L'agent cartographie la hiérarchie de l'entreprise débitrice pour cibler directement la personne habilitée à valider le paiement.
- Gestion des réponses d’absence et changements de contact. L'agent détecte les messages d'absence, extrait les coordonnées du remplaçant et redirige le dossier sans délai ni intervention manuelle.
- Escalade conditionnelle sur règles métier et signaux risque. Les seuils de montant, le nombre de relances infructueuses et l'ancienneté de la créance déclenchent automatiquement le niveau d'escalade approprié.
- Réduction des délais dus aux erreurs de destinataire. En adressant le bon interlocuteur dès le premier envoi, l'agent élimine les allers-retours inutiles et accélère significativement le cycle de recouvrement.
Le routage intelligent de Billabex garantit que chaque dossier de recouvrement atteint le bon interlocuteur dès le premier contact. L'agent analyse la structure organisationnelle du débiteur, identifie les décideurs financiers et adapte sa stratégie d'escalade en temps réel.
Quand un contact est absent, a changé de poste ou ne répond pas, l'agent détecte automatiquement la situation et redirige vers un nouveau destinataire. Les règles d'escalade sont configurables selon le montant, l'ancienneté de la dette et les signaux de risque détectés.
Pour les groupes multi-entités ou les entreprises ayant des clients internationaux, le routage intelligent prend toute sa dimension. L'agent gère les organigrammes complexes avec des filiales, des centres de services partagés et des équipes comptables réparties dans plusieurs pays. Il identifie le bon interlocuteur dans la bonne entité, en tenant compte des spécificités locales (langue, fuseaux horaires, jours fériés) pour maximiser les chances de réponse rapide.
En réduisant drastiquement le temps passé à chercher le bon contact, le routage intelligent accélère le délai de résolution de chaque dossier. Les études montrent que jusqu'à 40 % du temps de recouvrement est perdu à cause de messages envoyés au mauvais destinataire. Billabex élimine ce gaspillage en acheminant chaque communication directement vers la personne compétente, réduisant ainsi le temps moyen de traitement et améliorant significativement le taux de réponse dès le premier contact.
Comment ça fonctionne
- 1
Analyse
L'agent identifie la structure de l'entreprise débitrice et les contacts pertinents.
- 2
Premier contact
Le message est envoyé au contact le plus approprié selon le contexte du dossier.
- 3
Détection
Les réponses automatiques (absence, changement de poste) sont analysées et traitées.
- 4
Escalade
Si nécessaire, le dossier est redirigé vers un interlocuteur de niveau supérieur ou un autre service.
Questions fréquentes
Comment l'agent identifie-t-il le bon contact ?
L'agent utilise les données de votre CRM et ERP, combinées à l'analyse des échanges précédents, pour identifier le décideur financier le plus pertinent pour chaque dossier. Il croise les informations de facturation, les signatures d'emails et les réponses passées pour construire une cartographie fiable des contacts. Cette approche multi-sources permet d'atteindre le bon interlocuteur même lorsque les données CRM sont incomplètes ou obsolètes.
Que se passe-t-il en cas d'absence du contact ?
L'agent détecte les messages d'absence automatique, extrait les informations de remplacement et redirige le dossier vers le contact suppléant identifié. Il analyse également les réponses indiquant un changement de poste ou un départ de l'entreprise pour mettre à jour automatiquement la fiche contact. Si aucun remplaçant n'est mentionné, l'agent recherche un contact alternatif dans l'organigramme de l'entreprise.
Les règles d'escalade sont-elles personnalisables ?
Oui. Vous définissez vos propres critères d'escalade : montant seuil, nombre de relances sans réponse, ancienneté de la dette, et niveau hiérarchique cible. Chaque règle peut être combinée avec des conditions multiples pour créer des scénarios d'escalade adaptés à votre activité. Par exemple, vous pouvez déclencher une escalade au directeur financier uniquement pour les factures de plus de 10 000 € restées impayées après trois relances.
Autres capacités
Relances clients par email
Nos agents gèrent tout le cycle des rappels - du préventif avant échéance jusqu'aux suivis post-échéance. Toujours au bon moment, avec le bon ton.
Gestion opérationnelle des tâches
Création et assignation automatique des tâches pour vos équipes.
Intelligence adaptative de recouvrement
Un agent qui apprend en autonomie selon le contexte et ajuste son plan de relance dynamiquement pour maximiser les résultats.
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