Conditions Générales d’Utilisation et de Service
Version du 25 avril 2025
PREAMBULE
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Services (ci-après « CGUS ») s’appliquent à l’ensemble des relations contractuelles entre la société BILLABEX, SAS au capital de 1000 euros, dont le siège social est situé 26 rue Bosquet – 75007 Paris, 984 298 505 RCS Paris (ci-après le « Prestataire ») et ses clients professionnels (ci-après le « Client ») dans le cadre de l’utilisation de la plateforme logicielle SaaS et la Solution proposée par Billabex (la « Solution »). Le Prestataire et le Client seront ci-après désignés ensemble les « Parties », ou individuellement une « Partie ».Le Prestataire se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Services. Les Conditions Générales d’Utilisation et de Services applicables sont celles en vigueur à la date de la Commande.
Editeur et Exploitant de la Solution :La Solution et les Services sont exploités par la société Billabex, Société par actions simplifiée au capital de 1000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 984 298 505, dont le siège social est situé au 26 rue Bosquet, 75007 Paris.
Billabex n'intervient pas en tant que mandataire ou prestataire de recouvrement amiable pour le compte du Client, mais agit exclusivement comme éditeur d’une solution logicielle permettant au Client de gérer ses propres relances de manière autonome.
Présentation de la Solution et des Services :
Billabex est une solution SaaS innovante, accessible en ligne, permettant aux professionnels d’automatiser et d’optimiser la gestion de leurs relances de factures impayées ou en retard de paiement. Grâce à l’intelligence artificielle, la plateforme propose des relances personnalisées multi-canaux (emails, SMS, appels, courriers, WhatsApp, etc.) tout en laissant aux entreprises la pleine maîtrise de leurs communications et de leur relation client. Billabex agit en tant qu’éditeur de logiciel et ne fournit pas de service de recouvrement de créances pour le compte d’autrui.Le Client a le choix entre deux formules :Soit formule abonnement mensuel,Soit formule tarification à l’usage au moyen d’un Portefeuille Virtuel.
ARTICLE 1 – OPPOSABILITE DES CGUS
L’utilisation de la Solution suppose l’acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGUS. Le Client reconnaît qu’il agit en qualité de professionnel au sens du Code de la consommation. Il est entendu que toute souscription vaut acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGUS.
ARTICLE 2 - OBJET
Les présentes CGUS ont pour objet de définir les modalités contractuelles d’utilisation de la Solution Billabex, plateforme SaaS de relances automatisées de factures impayées ou en retard de paiement, par les Clients professionnels.
ARTICLE 3 – CAPACITÉ – QUALITÉ DU CLIENT
Le Client déclare être en capacité de contracter et d’effectuer des actes de commerce, soit d’être en conséquence une personne morale et/ou le représentant légal de la personne morale ou d’être spécifiquement et dûment mandaté à cet effet ou une personne physique majeure ou mineure émancipée étant un professionnel au sens du Code de la consommation, et non protégée par les articles au sens de l’article 425 du Code civil.
LE CLIENT DÉCLARE ÊTRE UN PROFESSIONNEL, au sens de la définition de l’article liminaire du Code de la consommation ( … « Professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel »).
ARTICLE 4 – DEFINITIONS - NATURE DES PRESTATIONS
Aux fins des présentes CGUS, les termes ou expressions suivants auront la signification suivante, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel :
Abonnement : Catégorie tarifaire, dépendant d’éléments quantitatifs choisie par le Client pour l’utilisation de la Solution. L’Abonnement est choisi par le Client soit dans le cadre d’un processus d’inscription en ligne, soit aux termes d’un document (CPS, devis, bon de commande, etc.) signé électroniquement.
Billabex : désigne la société BILLABEX, éditeur de la Solution, telle qu’identifiée en tête des présentes CGUS.
CGUS : Conditions Générales d’Utilisation et de Services de Billabex.
Client : toute personne morale ou physique disposant de la capacité juridique agissant à des fins professionnelles, ayant souscrit aux Services via la plateforme Billabex.
Compte : espace personnel créé par le Client sur la plateforme, lui permettant d’accéder à la Solution et de bénéficier des Services.
Conditions d’abonnement : modalités d’acquisition d’une Licence de la Solution et des Services.
Contenu : toute information, donnée, message, facture, fichier ou document transmis ou généré via la Solution.
Contrat : ensemble constitué des présentes CGUS, des éventuelles Conditions Particulières de Services (CPS), et de toute commande ou souscription passée par le Client prenant la forme d’un document contractuel signé électroniquement entre le client et Billabex et précisant et/ou complétant les présentes CGUS.
Donnée(s) à caractère personnel / Donnée(s) personnelle(s) : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable telle que décrite à l’article 4 du RGPD.
IA ou Agent IA : agent logiciel autonome intégré à la Solution, fondé sur des technologies d’intelligence artificielle, configuré pour générer automatiquement des messages de relance personnalisés selon des scénarios prédéfinis.
Identifiants : données personnelles permettant au Client ou à un Utilisateur autorisé d’accéder à son Compte (adresse email, mot de passe, etc.).
Licence : Droit d’utilisation de la Solution accordé au Client dans les termes, conditions et limites du Contrat ; ce terme ne saurait se voir conférer le sens ni les caractéristiques que lui attache le Code de la propriété intellectuelle.
Licence Utilisateur : Droit d’utilisation de la Solution conféré à l’Utilisateur du fait de la Licence conféré au Client, de qui il détient son droit.
Partie : l’une des parties au Contrat, à savoir Billabex ou le Client.
Période d’abonnement : durée de validité de l’Abonnement à la Solution et aux Services tel que décrit dans les Conditions d’abonnement.
Prestataire de paiement : prestataire de Billabex assurant les opérations de paiement du prix de l’abonnement.
Portefeuille Virtuel : solde prépayé associé au Compte du Client, permettant de déclencher les Services proposés par la Solution, débité à l’usage.
Services : ensemble des fonctionnalités offertes par la Solution, incluant notamment la génération automatisée de relances de factures via des agents IA autonomes.
Single Sign On («SSO ») : système d’authentification unique permettant à l’Utilisateur de se connecter à de multiples services avec un seul identifiant.
Site : le site web édité par Billabex accessible depuis l’adresse https://www.billabex.com .
Service Level Agreement (« SLA ») : Engagements pris par Billabex en matière de niveaux des performances de la Solution ainsi que des modalités du Support.
Solution : plateforme logicielle éditée par Billabex, accessible en mode SaaS à l’adresse https://app.billabex.com, permettant au Client de gérer ses relances de manière autonome, assistée ou automatisée.
Support : Prestation d’aide à l’utilisation de la Solution et/ou à la résolution des difficultés d’accès ou d’utilisation de la Solution par le Client.
Utilisateur : toute personne éligible et habilitée par le Client à utiliser la Solution via son Compte.
ARTICLE 5 – DESCRIPTION DE LA SOLUTION ET DES SERVICES
La Solution est une plateforme logicielle d’aide à la relance amiable de créances, automatisant l’envoi de messages de relance via différents canaux (email, SMS, courrier, WhatsApp, messages vocaux etc.).
Elle est accessible via le site https://app.billabex.com. Billabex fournit un outil, sans intervenir comme société de recouvrement de créances.La Solution inclut des agents logiciels dotés d’une capacité d’autonomie décisionnelle reposant sur des technologies d’intelligence artificielle.
Ces agents sont conçus pour optimiser les relances amiables de créances, en analysant les situations et en formulant des messages adaptés.Billabex édite également un site https://www.billabex.com (ci-après le « Site ») comprenant un blog dédié à l’utilisation de la Solution et des Services (ci-après le « Blog »).
Il est rappelé que la Solution Billabex est un outil technologique d’aide à la relance amiable de créances. Billabex n’intervient à aucun moment comme mandataire de ses Clients dans la gestion de leur poste clients, ni comme société de recouvrement de créances. Le Client conserve l’entière maîtrise de la stratégie, des contenus, et de la relation avec ses propres clients.
Conditions d’accès à la Solution :
L’utilisation de la Solution est réservée exclusivement aux personnes morales ou physiques disposant de la capacité juridique d’agir à des fins professionnelles. L’accès nécessite la création d’un Compte Utilisateur et un rechargement préalable du Portefeuille Virtuel.
Souscription à la Solution :
Le Client peut souscrire soit une formule d’Abonnement, soit une tarification à l’usage.Le Client peut souscrire un Abonnement lui permettant d’acquérir une ou plusieurs licences d’utilisation de la Solution (ci-après l’« Abonnement »), qu’il pourra distribuer aux personnes de son choix (ci-après le ou les « Utilisateur(s) ») dans les conditions définies ci-après.
Le Client reconnaît et accepte expressément que toute souscription d’un Abonnement, selon quelque modalité que ce soit, vaut commande ferme et définitive d’une souscription à l’utilisation de la Solution.
Toute annulation ou rétractation intervenant postérieurement au paiement sera régie par les dispositions de l’article 82.
De même, le Client reconnaît et accepte expressément que toute recharge du Portefeuille Virtuel vaut commande ferme et définitive d’une souscription à l’utilisation de la Solution.
Droit d’utilisation de la Solution (Licence) :
Aux termes du Contrat, Billabex concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utilisation de la Solution (la « Licence »), pour la durée du Contrat, selon les caractéristiques de l’Offre souscrite et les conditions stipulées aux présentes CGUS et aux éventuelles CPS.
La Licence s’entend du droit d’accéder et de recourir à la Solution et aux Services conformément à leur destination, en mode Saas via une connexion à un réseau de communications électroniques, le Client s’interdisant toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.
Le Client ne pourra en aucun cas louer, sous-louer ou mettre la Solution à disposition de tiers autres qu’un Utilisateur, dans les conditions et limites prévues aux présentes CGUS.
Les conditions d’accès à la Solution sont celles prévues dans l’Abonnement souscrit et/ou les éventuelles CPS signées par le Client.
Toute modification de tout ou partie des éléments de l’Offre souscrite devra faire l’objet d’un accord exprès des Parties.
La Licence concédée au Client par le Contrat inclut le droit de désigner et modifier la liste des Utilisateurs qui pourront accéder à, et utiliser, la Solution, moyennant la création d’un Compte et dans la limite du nombre de Licences Utilisateurs prévu à l’Offre souscrite.
Le Client est seul responsable des conditions dans lesquelles les Utilisateurs qu’il aura choisis et désignés utilisent la Solution, et répond, seul, de leurs manquements.
Billabex se réserve le droit d’intégrer des systèmes de filtrage automatique pour refuser la génération ou l’envoi de tout contenu contrevenant à la loi ou aux bonnes mœurs, sans notification préalable.
ARTICLE 6 - OBLIGATIONS DE BILLABEX
Il est rappelé que la société Billabex n'intervient en aucun cas en tant que mandataire ou prestataire de recouvrement amiable pour le compte du Client, mais agit exclusivement comme éditeur d’une solution logicielle permettant au Client de gérer, d’automatiser, en utilisant l’intelligence artificielle, ses propres relances de factures impayées de manière autonome.
Le Prestataire s’engage, dans le cadre d’une obligation de moyens, à :
- assurer l’accessibilité et le bon fonctionnement de la Solution, dans les conditions prévues aux présentes CGUS, afin de permettre au Client de l’utiliser, dans les conditions et selon les modalités du Contrat, sous réserve des périodes de maintenance, des interruptions indépendantes de sa volonté ou des cas de force majeure ;
- fournir une assistance technique de niveau standard, au moyen notamment du Support, via les moyens de contact indiqués sur le Site (via email, chatbox ou visio) aux horaires définis dans les conditions commerciales applicables/ ou entre 9h-18h les jours ouvrables. Billabex s’engage à faire bénéficier le Client et ses Utilisateurs d’un Support, dont les conditions dépendent de l’Abonnement souscrit et dont les caractéristiques sont précisées dans les SLA ;
- fournir la Solution et conserver les Contenus avec diligence et selon les règles de l’art ;
- garantir un haut niveau de sécurité, notamment en ce qui concerne la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données traitées par la Solution ;
- assurer un niveau de services et de performance de la Solution conformes aux engagements formalisés dans l’annexe Service Level Agreement (« SLA ») applicable selon l’Abonnement souscrit ;
- informer le Client en cas d’incident critique ou bug affectant l’accès ou le fonctionnement de la Solution ;
- mettre en œuvre des mécanismes de contrôle sur les agents IA, afin de prévenir la génération de contenus manifestement illicites ou contraires aux bonnes mœurs ;
- respecter ses obligations en matière de protection des données personnelles, conformément au RGPD et à sa Politique de Confidentialité.
La Solution et les Services pourront faire l’objet à tout moment de changements, de variations, ou d’extensions par Billabex, sous réserve que ces modifications ne compromettent pas de façon substantielle la nature ou la qualité de la Solution et des Services auxquels le Client a souscrit. Sont considérées notamment comme des modifications non substantielles : mise à jour de la Solution, nouveaux développements de la Solution, maintenance, mise en conformité des systèmes, changement de réseau pour l’acheminement des données, changement de site géographique pour l’hébergement des serveurs.
ARTICLE 7 - OBLIGATIONS DU CLIENT
Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes CGUS et aux éventuelles CPS, le Client ( incluant l’ensemble des Utilisateurs auxquels le Client a consenti le droit d’utiliser son Compte), s’engage à :
- respecter le lois et règlement en vigueur et les droits des tiers, et à ne pas porter atteinte aux droits des tiers ou à l’ordre publicutiliser la Solution de manière conforme à sa destination, dans un cadre strictement professionnel, en respectant les dispositions légales et réglementaires en vigueur et les dispositions des présentes CGUS;
- s’assurer de l’exactitude, de la licéité et de la pertinence des contenus, factures, fichiers ou données qu’il intègre ou transmet via la Solution. A ce titre, le Client s’engage à ce qu’ils soient licites, ne portent pas atteinte à l’ordre public, aux bonnes mœurs ou aux droits de tiers, n’enfreignent aucune disposition législative ou réglementaire et plus généralement, ne soient aucunement susceptibles de mettre en jeu la responsabilité civile ou pénale de Billabex ;
- ne pas détourner la Solution de son usage normal, notamment à des fins frauduleuses, illicites ou en violation des droits des tiers ;
- assumer seul la responsabilité et les conséquences des développements et connexions qu’il peut faire ou mettre en œuvre pour connecter les intégrations et/ou l’API de Billabex à ses propres outils de comptabilité, de facturation ou son CRM ;
- maintenir la confidentialité de ses Identifiants et garantir leur usage strictement personnel ou par ses seuls Utilisateurs autorisés. A ce titre, le Client s’engage à ce que les Utilisateurs utilisent personnellement la Solution et les Services et à ne permettre à aucun tiers de les utiliser à leur place ou pour leur compte. Il est strictement interdit aux Utilisateurs de communiquer leurs identifiant et mot de passe à des tiers. Le Client s’engage à ne pas utiliser un identifiant générique ou partagé par plusieurs personnes ;
- contrôler le ou les agents autonomes d’intelligence artificielle (IA), en effet, le Client conserve la faculté d’activer, de superviser et de désactiver ces agents ;
- informer Billabex sans délai en cas d’usage non autorisé ou suspect de son Compte ou d’un comportement anormal d’un agent IA. Dans une telle hypothèse, le Client reconnaît à Billabex le droit de prendre toutes mesures appropriées.régler dans les conditions et délais le prix des Services ou de l’Abonnement souscrit suivant les conditions des présentes CGUS et éventuelles CPS, et selon les modalités précisées à l’article X Conditions Financières et Portefeuille Virtuel ;
- maintenir un solde positif dans son Portefeuille Virtuel pour garantir la continuité du Service ;
- s’abstenir de toute action susceptible d’altérer la sécurité, la stabilité ou la performance de la Solution (par ex. surcharges, tentatives d'intrusion, etc.).
Le client reconnaît avoir pris connaissance sur le Site et dans la description des services fournis des caractéristiques, contraintes et performances, notamment techniques, de l’ensemble des Services.
Le Client est seul responsable de la bonne utilisation de la Solution et des Services, conformément au niveau de performance choisi dans les Conditions d’abonnement.
Le Client est seul responsable de son utilisation des Services, des relations que les Utilisateurs pourront nouer les uns envers les autres et des informations qui seront communiquées dans le cadre des Services.
Le Client s’engage à faire un usage strictement personnel des Services. Il s’interdit en conséquence de céder, concéder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations au titre des présentes à un tiers, de quelque manière que ce soit.
Le Client est seul responsable des contenus qu’il diffuse. Il garantit à Billabex qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires à la diffusion de ces contenus.
ARTICLE 8 – DUREE ET RESILIATION
Le Contrat prend effet à la date de sa souscription, sauf éventuelles dispositions contraires des CPS ; toutefois, l’accès à la Solution reste subordonné au paiement du prix convenu à la conclusion du Contrat.Selon le modèle tarifaire choisi par le Client, la relation contractuelle s’adapte comme suit :
Formule par abonnement mensuel :
Le Contrat est souscrit pour une durée déterminée dans l’Abonnement choisi ou les CPS. Puis l’abonnement sera renouvelé tacitement par périodes mensuelles.
Chaque période commencée est entièrement due, quelle que soit la date de résiliation ou de cessation d’utilisation de la Solution ;
Le Client peut mettre fin au Contrat à tout moment à la formule par abonnement, en adressant une demande de résiliation au moins un (1) mois avant la date de renouvellement mensuel.
Cette demande de résiliation devra être adressée par tout moyen permettant d’attester de sa bonne réception par Billabex.
La résiliation prendra effet à l’issue de la période en cours et ne donnera lieu à aucun remboursement prorata temporis.
Le Contrat restera en vigueur jusqu’à son terme, le Client restant redevable du prix convenu. Le non-renouvellement du Contrat dans les conditions des présentes dispositions ne donnera lieu au versement d’aucune indemnité.
Formule à l’usage (facture à l’acte ou au message) :
Le Contrat est activé à chaque recharge du Portefeuille Virtuel, sans engagement de durée, et reste valable tant que le solde est positif.
Le Client peut mettre fin à cette formule à tout moment en cessant simplement d’utiliser la Solution. Cependant toutes sommes créditées et restant sur le Portefeuille Virtuel au moment de la résiliation reste acquise au Prestataire et ne fera pas l’objet d’un remboursement.
Ainsi, le Client reconnaît et accepte expressément que toute recharge du Portefeuille Virtuel, selon quelque modalité que ce soit, vaut commande ferme et définitive d’une souscription à l’utilisation de la Solution.
Le Client reconnaît et accepte expressément le caractère ferme de toute commande et notamment que toute recharge du Portefeuille Virtuel, quel qu’en soit le mode de paiement, vaut commande ferme et définitive de Services, et qu’elle ne pourra donner lieu à aucun remboursement, y compris en cas de résiliation anticipée.
En outre, Billabex se réserve la faculté de résilier le Contrat de plein droit, à tout moment et sans indemnité, en cas :d
- e violation substantielle des CGUS par le Client (non-respect de l’usage de la Solution, défaut de paiement, usage contraire à la loi ou à l’ordre public, etc.) ;
- d’absence prolongée d’activité du Client (solde nul pendant plus de six (6) mois consécutifs).
En cas de manquement ou d’inexécution totale ou partielle de ses obligations par l’une des Parties, la Partie lésée pourra mettre en demeure la Partie défaillante d’exécuter ses obligations, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, la Partie lésée pourra, si bon lui semble, résilier le Contrat de plein droit et à effet immédiat si l’inexécution visée à l’alinéa précédent n’a pas été réparée dans les quinze (15) jours.
Les Utilisateurs peuvent supprimer leur Compte à tout moment.La suppression du Compte n’emporte pas la résiliation du Contrat qui ne pourra intervenir que selon les modalités prévues ci-dessus.
La suppression du Compte entraîne la destruction de toutes les données relatives au Compte, ce que l’Utilisateur accepte.
Si l’Utilisateur souhaite conserver les contenus téléchargés sur son Compte, il peut exporter les contenus depuis son Compte avant de demander la suppression.
La résiliation du Contrat entraîne la clôture du Compte Client et la suppression des accès à la Solution. Les données pourront être supprimées ou archivées selon les modalités prévues à l’article relatif aux Données personnelles. Aucun remboursement ne pourra être exigé des sommes déjà facturées ou consommées.
ARTICLE 9 – CONDITIONS FINANCIERES ET PRIX DES SERVICES
Modalités tarifaires-prix des Services :
Le prix de l’Abonnement est celui indiqué dans les Conditions d’Abonnement ou les CPS. Sauf mention contraire, les prix sont exprimés en euros et hors taxes. Les Services proposés par Billabex sont accessibles selon différents modèles économiques, au choix du Client lors de la souscription :
- Tarification à l’acte : 8 € HT par facture téléversée ou transférée à un agent IA ;
- Tarification au message : 0,90 € HT par message envoyé par un agent IA ;
- Abonnement mensuel fixe, incluant un certain volume d’actions (selon le plan choisi).
Des tarifs dégressifs peuvent être proposés en fonction de la volumétrie. Les conditions détaillées figurent dans les Conditions d’Abonnement ou les éventuelles CPS conclues entre les Parties.
Évolution tarifaire :
Sauf accord contraire, les prix sont susceptibles d’évoluer selon les modalités suivantes :
- En cas de révision, Billabex informera le Client par tout moyen écrit (email notamment), un (1) mois avant l’entrée en vigueur des nouveaux tarifs ;
- À défaut de résiliation dans les délais par le Client avant la prise d’effet des nouveaux tarifs, ceux-ci seront réputés acceptés.Une fois entrés en vigueur, les nouveaux tarifs s’appliquent lors du renouvellement du Contrat.
Portefeuille Virtuel :
Pour les Clients optant pour la tarification à l’usage, l’accès aux Services est conditionné au rechargement préalable d’un Portefeuille Virtuel, disponible depuis le Compte Client.
Comme indiqué précédemment, chaque recharge vaut commande ferme et définitive, non remboursable, sauf manquement grave de Billabex dans l’exécution des Services.
Modalités de facturation :
Les Services font l’objet d’une facturation automatique mensuelle ou annuelle selon l’option choisie par le Client, ou bien d’une facturation par recharge du Portefeuille Virtuel.
Dans le but de réduire son impact environnemental, Billabex ne transmet pas de factures au format papier.
Toutes les factures sont émises en format électronique uniquement, et mises à disposition dans l’espace Client ou envoyées par e-mail.
Le Client accepte expressément ce mode de transmission comme équivalent à une facture d’origine.
Modalités de paiement :
Le paiement du prix peut s’effectuer en ligne, par carte bancaire, par virement ou par prélèvement automatique (SEPA), par l’intermédiaire du prestataire de paiement indiqué sur le Site (ci-après : le « Prestataire de Paiement »), ou par tout autre moyen convenu entre les Parties.
Le paiement par carte bancaire est mis en œuvre par le Prestataire de Paiement qui, seul, traite et conserve les coordonnées bancaires du Client à cette fin.
Le paiement est exigible à la date de souscription et à chaque renouvellement, ou au moment de chaque recharge du Portefeuille Virtuel.
Le Client garantit à Billabex qu’il dispose des autorisations nécessaires pour utiliser le mode de paiement choisi. Il s’engage à prendre les mesures nécessaires afin que le prélèvement automatique du prix du Contrat.
Retards et incidents de paiement :
Tout retard de paiement entraîne automatiquement :
- la facturation d’un intérêt de retard égal à trois (3) fois le taux de l’intérêt légal, à compter du lendemain de la date d’échéance ;
- l’application d’une indemnité forfaitaire de 40 euros au titre des frais de recouvrement, conformément à l’article D441-5 du Code de commerce ;
- et, le cas échéant, la suspension immédiate de l’accès à la Solution, voire la résiliation du Contrat dans les conditions prévues aux présentes CGUS.
Des pénalités supplémentaires peuvent être réclamées en cas de frais de recouvrement supérieurs, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant.
ARTICLE 10 – PROPRIETE DES DONNEES
Le Client est et reste seul propriétaire des Contenus.Il garantit à Billabex qu’il dispose de toutes les autorisations nécessaires pour leur stockage et leur diffusion et reste seul responsable des Contenus.Billabex est propriétaire de toutes les données d’usage générées par le Client et/ou ses Utilisateurs, exploitées à des fins statistiques et d’amélioration de la Solution et des Services.
ARTICLE 11 – DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Billabex et le Client s’engagent à respecter, chacun pour ce qui les concerne, les dispositions de la loi relative à l’Informatique et aux Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa version mise à jour (ci-après : la « Loi Informatique et Libertés ») et le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, ci-après : le « RGPD »).
La nature et les modalités des traitements de données personnelles susceptibles d’être mis en œuvre par Billabex sont régies par les dispositions de l’annexe « Politique de confidentialité ».
Rôles respectifs des Parties :
Dans le cadre de l’utilisation de la Solution, Billabex est amenée à traiter deux catégories de données à caractère personnel :
- Les données du Client (ex. : identité du représentant, utilisateurs autorisés, moyens de paiement) en tant que responsable de traitement, pour la gestion de la relation contractuelle, la facturation, le support et l’envoi d’informations liées aux Services ;
- Les données des tiers (ex. débiteurs) intégrées par le Client (factures, coordonnées) dans le cadre de l’utilisation de la Solution.
Le Client agit ici en responsable de traitement, et Billabex en sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
Données traitées et finalités :
Billabex collecte et traite les données strictement nécessaires à :
- la création et la gestion des Comptes Clients ;
- la facturation et le suivi des paiements ;l’assistance technique et la communication contractuelle ;
- le fonctionnement de la Solution et le déclenchement des relances ;
- le respect de ses obligations légales et réglementaires.
Engagements de Billabex en tant que sous-traitant :
Lorsque Billabex agit pour le compte du Client (ex. traitement des coordonnées des débiteurs), elle s’engage à :
- traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client ;
- assurer la confidentialité et la sécurité des données traitées ;
- notifier le Client dans les meilleurs délais en cas de violation de données ;
- coopérer raisonnablement avec le Client pour l’assister dans ses obligations liées au RGPD ;
- supprimer ou restituer les données au terme du Contrat, selon les instructions du Client.
Durée de conservation :
Les données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant une durée maximale de cinq (5) ans, sauf obligation légale contraire ou demande de suppression formulée par le Client (hors cas de litiges).
Droits du Client et des personnes concernées :
Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation, ainsi que d’un droit à la portabilité de ses données.
Le Client peut exercer ces droits en adressant une demande sur la page web suivante : https://www.billabex.com/fr/contactez-nous ou par tout moyen précisé dans la Politique de confidentialité.
Hébergement et sécurité :
Les données sont hébergées au sein de l’Union européenne, dans des centres de données sécurisés. Billabex met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Politique de confidentialité :
Pour plus d’informations, le Client est invité à consulter la Politique de confidentialité accessible à tout moment sur le Site.
ARTICLE 12 - USAGE DE L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE ET LIMITATION DE RESPONSABILITÉ ASSOCIÉE
Solution et Services incluant des agents autonomes d’intelligence artificielle (IA) :La Solution inclut des agents logiciels dotés d’une capacité d’autonomie décisionnelle reposant sur des technologies d’intelligence artificielle.
Ces agents sont conçus pour optimiser les relances amiables de créances, en analysant les situations et en formulant des messages adaptés.
Contrôle du Client :
Par défaut, le Client conserve la faculté d’activer, de superviser et de désactiver ces agents. Le Client reste en tout état de cause responsable des contenus envoyés lorsqu’il a la possibilité de les consulter avant l’envoi.
Clause de non-responsabilité autonome :
Le Client accepte expressément que Billabex ne pourra être tenue responsable des conséquences d’un message formulé par l’agent IA, sauf en cas de faute lourde dans la conception, ou négligence grave dans le contrôle global de l’algorithme pour autant que cette faute lourde ou négligence soit avérée et prouvée.
Exclusion de certains dommages :
La société Billabex ne pourra en aucun cas être tenue responsable des préjudices commerciaux indirects, et notamment:
- perte de chiffre d’affaires,
- atteinte à la réputation ou à l’image de la société du Client,
- rupture ou dégradation d’une relation commerciale,
- perte d’une chance ou d’une opportunité.
Cas de contenus illicites ou inappropriés :
Billabex met en place des filtres et systèmes de contrôle visant à empêcher la production de contenus à caractère illicite (notamment propos racistes, sexistes, homophobes, diffamatoires, etc.).
Néanmoins, si un contenu manifestement illicite était généré de manière accidentelle par un agent IA, Billabex s’engage à :
- suspendre immédiatement l’agent concerné sur simple signalement du Client,
- coopérer pleinement pour corriger et expliquer l’anomalie,
- examiner au cas par cas la situation pour déterminer si une faute est imputable à Billabex ou à une mauvaise configuration du Client.
Garantie de bon fonctionnement et limite d’indemnisation :
Le Client reconnaît que les Services reposent sur des technologies en constante évolution et accepte les risques et limites inhérents aux systèmes d’IA.
En toute hypothèse, la responsabilité de Billabex est plafonnée à deux (2) mois de consommation moyenne sur le Portefeuille Virtuel du Client au cours des six (6) derniers mois.
ARTICLE 13 -RESPONSABILITES ET GARANTIES DU PRESTATAIRE
Billabex s’engage à fournir la Solution et les Services conformément aux règles de l’art, et dans ce cadre il est rappelé que le Prestataire est tenu à une obligation de moyens. La responsabilité de Billabex ne saurait être engagée qu’en cas de faute prouvée, directement imputable à son fait personnel dans l’exécution de ses obligations contractuelles.
Billabex garantit que la Solution ne constitue pas une contrefaçon de droits antérieurs et ne contrevient pas aux droits des tiers.
Fonctionnement de la Solution :
Billabex ne garantit pas que la Solution sera exempte d’anomalies ou d’erreurs, ni qu’elle fonctionnera sans interruption.
Billabex ne garantit pas aux Clients (i) que les Services, soumis à une recherche constante pour en améliorer notamment la performance et le progrès, seront totalement exempts d’erreurs, de vices ou défauts, (ii) que les Services, étant standard et nullement proposés à la seule intention du Client, répondront spécifiquement à ses besoins et attentes.
Néanmoins, Billabex met en œuvre tous les moyens raisonnables pour :assurer une disponibilité minimale de 99,9 % hors maintenance programmée ;corriger les bugs bloquants dans un délai raisonnable ;sécuriser les accès et les échanges conformément aux standards du marché.
Limitation de responsabilité :
Sauf disposition légale impérative contraire, la responsabilité de Billabex, toutes causes confondues, est strictement limitée aux seuls dommages personnels directs prévisibles et certains subis par le Client ( à jour de tout paiement) et le montant de l’indemnisation sera plafonné et ne pourra excéder, dans tous les cas, un montant équivalent à 2 mensualités dues et effectivement payées par le Client au titre du Contrat ou, en cas de facturation annuelle, au 6ème de la redevance annuelle.
En aucun cas, Billabex ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, tels que : perte de chiffre d’affaires, perte de clientèle, atteinte à l’image, perte de données, préjudice commercial ou manque à gagner, y compris si elle a été informée de la possibilité de tels dommages.
Exclusion de garantie sur les décisions automatisées :
Le Client est informé que certains messages ou actions peuvent être générés automatiquement par des agents logiciels dotés d’intelligence artificielle.
Bien que ces agents soient conçus pour fonctionner dans un cadre prédéfini et éthique, Billabex n’offre aucune garantie quant à la pertinence ou à la légalité du contenu généré automatiquement en cas d’usage autonome.
Le Client conserve la responsabilité de vérifier les contenus générés.
Cas d’exonération :
Outre ce qui est prévu à l’article 12 ci-dessus, la responsabilité de Billabex ne saurait être engagée dans les cas suivants :
- mauvaise utilisation de la Solution par le Client ou par un Utilisateur non autorisé ;
- mauvaise configuration ou mauvaise intégration ou défectueuse faite de la Solution par le Client dans ses outils de facturation, comptabilité ou CRM ;
- indisponibilité résultant de l’hébergeur ou du Prestataire de Paiement ;intervention d’un tiers non autorisé ;
- manquement ou négligence du Client dans l’exécution de ses propres obligations ;force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil ;
- d’interruption des Services ou des dommages liés : à une décision des autorités ; à une difficulté d’accès liée à la qualité du réseau internet et des réseaux de téléphonie mobile ;
- d’interruption des Services ou des dommages liés à l’utilisation non conforme de la Solution et des Services vis-à-vis des CGUS ;
- d’interruption des Services ou des dommages liés à une utilisation anormale ou frauduleuse par le Client
- d’interruption des Services ou des dommages liés aux Utilisateurs ou des tiers nécessitant l’arrêt du service pour des raisons de sécurité
- d’interruption des Services ou des dommages liés à une difficulté d’accès à la Solution liée à une opération de maintenance technique visant à son amélioration ; à une difficulté d’accès ou d’utilisation de la Solution et des Services liée à un incident survenu au sein des prestataires de Billabex (notamment prestataire d’hébergement) ; une difficulté ou un ralentissement de l’utilisation de la Solution et des Services liés à l’intrusion d’un virus informatique, ver informatique, cheval de Troie, adware, spyware, scareware, backdoor, attaque Ddos, attaque par botnets, ou tout autre malware informatique introduit par un tiers
- la nature et/ou de la qualité des Contenus que le Client et ses Utilisateurs téléchargent sur la Solution
Suspension temporaire des Services :
En cas de nécessité (maintenance, sécurité, mise à jour), Billabex pourra suspendre temporairement tout ou partie de l’accès à la Solution, sans que cela n’ouvre droit à indemnisation. Dans la mesure du possible, le Client sera prévenu préalablement par tout moyen utile.
ARTICLE 14 -RESPONSABILITES ET GARANTIES DU CLIENT
Responsabilité d’usage :
Le Client est seul responsable de l’utilisation qu’il fait de la Solution, des Services et des résultats générés, y compris ceux issus des agents logiciels dotés d’intelligence artificielle (ci-après, « Agents IA »), tels que définis à l’article 12.
Il lui appartient de vérifier la pertinence, la légalité et la conformité des messages, relances ou contenus générés via la Solution, en fonction de ses propres objectifs, obligations réglementaires et de sa relation commerciale avec ses clients ou partenaires.
Données transmises et paramétrages :
Le Client garantit que l’ensemble des données intégrées dans la Solution (factures, coordonnées de débiteurs, scénarios de relance, messages types, etc.) sont :
- exactes, licites et exemptes de tout vice ou erreur susceptible de porter atteinte aux droits des tiers;
- transmises de manière loyale, avec le consentement ou l’information préalable des personnes concernées, conformément aux règles du RGPD ;
- compatibles avec les finalités du traitement automatisé de relances mis en œuvre via la Solution.
Le Client est responsable des comportements des Agents IA déclenchés dans son Compte, y compris en cas d’utilisation en mode totalement autonome.
Supervision et validation des actions IA :
Lorsque la Solution prévoit des actions générées par les Agents IA, le Client est tenu de procéder à une relecture attentive avant tout envoi.
Dans le cas contraire (activation d’un fonctionnement en autonomie complète), il assume pleinement les risques liés aux décisions, formulations ou erreurs éventuelles générées sans supervision.
Le Client reconnaît expressément que Billabex ne pourra être tenue responsable des conséquences commerciales ou juridiques liées à des contenus générés automatiquement, sauf faute lourde de conception ou dysfonctionnement avéré et prouvé, comme précisé à l’article 12.
Sécurité et accès :
Le Client s’engage à :
- maintenir la confidentialité et la sécurité de ses Identifiants ;
- limiter l’accès à la Solution à ses Utilisateurs autorisés ;
- signaler immédiatement toute faille ou usage frauduleux identifié.
Conformité des contenus :
Le Client s’engage à ne pas utiliser la Solution à des fins :
- illicites, frauduleuses, diffamatoires ou contraires à l’ordre public ;
- portant atteinte à l’image ou à la réputation de tiers ;
- visant à générer ou diffuser du contenu discriminatoire, haineux, ou contraire aux bonnes mœurs.
Garantie d’éviction :
Le Client garantit Billabex contre toute réclamation, action ou recours émanant d’un tiers (y compris un débiteur), résultant :
- de l’utilisation de la Solution par le Client ou ses Utilisateurs,
- des décisions automatisées non supervisées par le Client,
- ou du non-respect des obligations définies aux présentes CGUS, notamment celles relatives à l’utilisation des Agents IA.
Cette garantie couvre tous frais de défense, indemnités, pénalités, dommages et intérêts, ou autres charges que Billabex pourrait être amenée à supporter du fait de cette violation. En outre et de manière générale, le Client garantit Billabex contre toute plainte, réclamation, action et/ou revendications quelconques que Billabex pourrait subir du fait de la violation, par le Client ou ses Utilisateurs de l’une quelconque de ses obligations ou garanties aux termes des présentes CGUS et des éventuelles CPS ou d’une violation des lois et règlements en vigueur.
Il s’engage à indemniser Billabex de tout préjudice qu’elle subirait et à lui payer tous les frais, charges et/ou condamnations qu’elle pourrait avoir à supporter de ce fait. En cas d’utilisation frauduleuse des identifiants du Client ou de ses Utilisateurs due à une faute ou une négligence imputable à ce dernier, ou à l’un des Utilisateurs avertis sous son contrôle ou son autorité hiérarchique, le Client sera responsable envers Billabex de toute perte ou détérioration de données, quelle qu’elle soit, et plus généralement de tout dommage subi en raison d’une utilisation de la Solution et des Services non autorisée.
ARTICLE 15 - CONFIDENTIALITE
Chaque Partie assurera la protection de toute information portée à sa connaissance par l’autre Partie dans le cadre du Contrat. Chaque Partie s’interdit de divulguer toute information donnée par l’autre Partie, formule technique ou concept, dont elle pourrait avoir pris connaissance à l’occasion du Contrat.
ARTICLE 16 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE DU PRESTATAIRE
Tous les logiciels, présentations d’information, jeux, dénominations, noms commerciaux, textes, commentaires, images, illustrations, marques de produits ou de services, inventions et, de manière générale, toute création, quel qu’en soit le genre, accessible à l’aide des sites de Billabex, et notamment tous les éléments de la Solution, demeurent la propriété exclusive de Billabex.
Le Client reste titulaire de l’intégralité des droits de propriété intellectuelle qu’il détient sur les Contenus qu’il télécharge sur la Solution.
Le Client n'est pas autorisé au titre des présentes à :
-copier, imprimer, transférer, transmettre ou afficher tout ou partie de la Solution et des contenus diffusés sur le Site et le Blog ;
- vendre, louer, sous-licencier ou distribuer de quelque façon que ce soit la Solution ;
- utiliser la Solution pour fournir des services de traitement de données, des services d’exploitation en temps partagé ou d’autres services analogues de quelque nature qu’ils soient, à toute autre personne physique, société ou entité ;
- utiliser la Solution autrement que pour des finalités internes et personnelles ;
- modifier la Solution et/ou fusionner tout ou partie de la Solution dans d’autres programmes informatiques ; compiler la Solution, la décompiler, la désassembler, la traduire, l'analyser, procéder à des activités de reverse engineering ou tenter d'y procéder.
Le Client reconnaît que tous les droits légaux de propriété intellectuelle dans ou relatifs à la Solution appartiennent à Billabex, et qu’il n’a aucun autre droit sur la Solution que celui de l’utiliser conformément aux présentes Conditions générales de service.
ARTICLE 17 – DROIT APPLICABLE – JURIDICTION
Les présentes CGUS sont régies par la Loi française.Les différends qui viendraient à se produire à propos de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou de l’inexécution, de l’interruption ou de la résiliation du Contrat, seront soumis à une tentative de conciliation préalable amiable entre les Parties. En cas de contestation sur la validité, l’interprétation et/ou l’exécution des présentes CGUS, les Parties conviennent que les tribunaux de Paris seront exclusivement compétents pour en juger, sauf règles de procédure impératives contraires.
ARTICLE 18 – DISPOSITIONS DIVERSES Références commerciales :
Le Client, ayant la qualité de professionnel, autorise expressément Billabex à le citer et à utiliser le cas échéant la reproduction de ses marques ou de son logo à titre de références commerciales, notamment lors de manifestations ou d’événements, dans ses documents commerciaux et sur son site internet, sous quelque forme que ce soit.
Cession :
Le Client ne peut pas céder ses obligations nées des présentes à un tiers sans l’autorisation écrite de Billabex. La demande devra intervenir par tout moyen de communication écrit au moins trente (30) jours avant ladite cession. En cas d’absence de réponse sous quinze (15) jours à compter de la réception de la demande écrite, Billabex sera réputée avoir refusé la cession.Billabex peut à tout moment transférer, céder ou apporter à un tiers sous quelque forme que ce soit, tout ou partie de ses droits ou obligations nés des présentes, après en avoir informé préalablement le Client qui ne pourra s’y opposer.
Modifications :
Billabex se réserve la faculté de modifier à tout moment les présentes CGUS. Le Client sera informé de ces modifications par tout moyen utile au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. Le Client qui n’accepte pas les CGUS modifiées doit résilier sa formule d’abonnement en cours et se désinscrire de la Solution et des Services selon les modalités prévues par les présentes CGUS ; à défaut, les CGUS modifiées s’appliqueront au Client au premier renouvellement du Contrat.
Convention de preuve :
Le Client reconnaît et accepte expressément : que les données recueillies sur la Solution et les équipements informatiques de Billabex font foi de la réalité des opérations intervenues dans le cadre des présentes, que ces données constituent le principal mode de preuve admis entre les Parties, notamment pour le calcul des sommes dues à Billabex, sauf preuve contraire à la charge du Client. Le Client ou ses Utilisateurs peuvent accéder à ces données depuis leur Compte.
Langue :
Dans l’hypothèse d’une traduction des présentes CGUS dans une ou plusieurs langues, la langue d’interprétation sera la langue française.
Indépendance des clauses :
Si l’une des stipulations des présentes s'avérait nulle, au regard d'une règle de droit en vigueur ou d'une décision judiciaire devenue définitive, elle serait réputée non écrite, sans pour autant entraîner la nullité des autres clauses contenues dans les présentes ni en altérer la validité.
Non-renonciation :
Le fait pour Billabex de ne pas se prévaloir d’une des clauses des présentes Conditions générales de service ne saurait être interprété comme une renonciation à se prévaloir de ladite clause dans l’avenir. Tout renoncement à l’une des stipulations des présentes devra obligatoirement faire l’objet d’une notification par écrit.
Les présentes Conditions Générales sont entrées en vigueur le 25/04/2025 et demeurent disponibles à tout moment sur le Site de Billabex.
PREAMBULE
Les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Services (ci-après « CGUS ») s’appliquent à l’ensemble des relations contractuelles entre la société BILLABEX, SAS au capital de 1000 euros, dont le siège social est situé 26 rue Bosquet – 75007 Paris, 984 298 505 RCS Paris (ci-après le « Prestataire ») et ses clients professionnels (ci-après le « Client ») dans le cadre de l’utilisation de la plateforme logicielle SaaS et la Solution proposée par Billabex (la « Solution »). Le Prestataire et le Client seront ci-après désignés ensemble les « Parties », ou individuellement une « Partie ».Le Prestataire se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions Générales d’Utilisation et de Services. Les Conditions Générales d’Utilisation et de Services applicables sont celles en vigueur à la date de la Commande.
Editeur et Exploitant de la Solution :La Solution et les Services sont exploités par la société Billabex, Société par actions simplifiée au capital de 1000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le n° 984 298 505, dont le siège social est situé au 26 rue Bosquet, 75007 Paris.
Billabex n'intervient pas en tant que mandataire ou prestataire de recouvrement amiable pour le compte du Client, mais agit exclusivement comme éditeur d’une solution logicielle permettant au Client de gérer ses propres relances de manière autonome.
Présentation de la Solution et des Services :
Billabex est une solution SaaS innovante, accessible en ligne, permettant aux professionnels d’automatiser et d’optimiser la gestion de leurs relances de factures impayées ou en retard de paiement. Grâce à l’intelligence artificielle, la plateforme propose des relances personnalisées multi-canaux (emails, SMS, appels, courriers, WhatsApp, etc.) tout en laissant aux entreprises la pleine maîtrise de leurs communications et de leur relation client. Billabex agit en tant qu’éditeur de logiciel et ne fournit pas de service de recouvrement de créances pour le compte d’autrui.Le Client a le choix entre deux formules :Soit formule abonnement mensuel,Soit formule tarification à l’usage au moyen d’un Portefeuille Virtuel.
ARTICLE 1 – OPPOSABILITE DES CGUS
L’utilisation de la Solution suppose l’acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGUS. Le Client reconnaît qu’il agit en qualité de professionnel au sens du Code de la consommation. Il est entendu que toute souscription vaut acceptation pleine, entière et sans réserve des présentes CGUS.
ARTICLE 2 - OBJET
Les présentes CGUS ont pour objet de définir les modalités contractuelles d’utilisation de la Solution Billabex, plateforme SaaS de relances automatisées de factures impayées ou en retard de paiement, par les Clients professionnels.
ARTICLE 3 – CAPACITÉ – QUALITÉ DU CLIENT
Le Client déclare être en capacité de contracter et d’effectuer des actes de commerce, soit d’être en conséquence une personne morale et/ou le représentant légal de la personne morale ou d’être spécifiquement et dûment mandaté à cet effet ou une personne physique majeure ou mineure émancipée étant un professionnel au sens du Code de la consommation, et non protégée par les articles au sens de l’article 425 du Code civil.
LE CLIENT DÉCLARE ÊTRE UN PROFESSIONNEL, au sens de la définition de l’article liminaire du Code de la consommation ( … « Professionnel : toute personne physique ou morale, publique ou privée, qui agit à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel »).
ARTICLE 4 – DEFINITIONS - NATURE DES PRESTATIONS
Aux fins des présentes CGUS, les termes ou expressions suivants auront la signification suivante, qu’ils soient utilisés au singulier ou au pluriel :
Abonnement : Catégorie tarifaire, dépendant d’éléments quantitatifs choisie par le Client pour l’utilisation de la Solution. L’Abonnement est choisi par le Client soit dans le cadre d’un processus d’inscription en ligne, soit aux termes d’un document (CPS, devis, bon de commande, etc.) signé électroniquement.
Billabex : désigne la société BILLABEX, éditeur de la Solution, telle qu’identifiée en tête des présentes CGUS.
CGUS : Conditions Générales d’Utilisation et de Services de Billabex.
Client : toute personne morale ou physique disposant de la capacité juridique agissant à des fins professionnelles, ayant souscrit aux Services via la plateforme Billabex.
Compte : espace personnel créé par le Client sur la plateforme, lui permettant d’accéder à la Solution et de bénéficier des Services.
Conditions d’abonnement : modalités d’acquisition d’une Licence de la Solution et des Services.
Contenu : toute information, donnée, message, facture, fichier ou document transmis ou généré via la Solution.
Contrat : ensemble constitué des présentes CGUS, des éventuelles Conditions Particulières de Services (CPS), et de toute commande ou souscription passée par le Client prenant la forme d’un document contractuel signé électroniquement entre le client et Billabex et précisant et/ou complétant les présentes CGUS.
Donnée(s) à caractère personnel / Donnée(s) personnelle(s) : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable telle que décrite à l’article 4 du RGPD.
IA ou Agent IA : agent logiciel autonome intégré à la Solution, fondé sur des technologies d’intelligence artificielle, configuré pour générer automatiquement des messages de relance personnalisés selon des scénarios prédéfinis.
Identifiants : données personnelles permettant au Client ou à un Utilisateur autorisé d’accéder à son Compte (adresse email, mot de passe, etc.).
Licence : Droit d’utilisation de la Solution accordé au Client dans les termes, conditions et limites du Contrat ; ce terme ne saurait se voir conférer le sens ni les caractéristiques que lui attache le Code de la propriété intellectuelle.
Licence Utilisateur : Droit d’utilisation de la Solution conféré à l’Utilisateur du fait de la Licence conféré au Client, de qui il détient son droit.
Partie : l’une des parties au Contrat, à savoir Billabex ou le Client.
Période d’abonnement : durée de validité de l’Abonnement à la Solution et aux Services tel que décrit dans les Conditions d’abonnement.
Prestataire de paiement : prestataire de Billabex assurant les opérations de paiement du prix de l’abonnement.
Portefeuille Virtuel : solde prépayé associé au Compte du Client, permettant de déclencher les Services proposés par la Solution, débité à l’usage.
Services : ensemble des fonctionnalités offertes par la Solution, incluant notamment la génération automatisée de relances de factures via des agents IA autonomes.
Single Sign On («SSO ») : système d’authentification unique permettant à l’Utilisateur de se connecter à de multiples services avec un seul identifiant.
Site : le site web édité par Billabex accessible depuis l’adresse https://www.billabex.com .
Service Level Agreement (« SLA ») : Engagements pris par Billabex en matière de niveaux des performances de la Solution ainsi que des modalités du Support.
Solution : plateforme logicielle éditée par Billabex, accessible en mode SaaS à l’adresse https://app.billabex.com, permettant au Client de gérer ses relances de manière autonome, assistée ou automatisée.
Support : Prestation d’aide à l’utilisation de la Solution et/ou à la résolution des difficultés d’accès ou d’utilisation de la Solution par le Client.
Utilisateur : toute personne éligible et habilitée par le Client à utiliser la Solution via son Compte.
ARTICLE 5 – DESCRIPTION DE LA SOLUTION ET DES SERVICES
La Solution est une plateforme logicielle d’aide à la relance amiable de créances, automatisant l’envoi de messages de relance via différents canaux (email, SMS, courrier, WhatsApp, messages vocaux etc.).
Elle est accessible via le site https://app.billabex.com. Billabex fournit un outil, sans intervenir comme société de recouvrement de créances.La Solution inclut des agents logiciels dotés d’une capacité d’autonomie décisionnelle reposant sur des technologies d’intelligence artificielle.
Ces agents sont conçus pour optimiser les relances amiables de créances, en analysant les situations et en formulant des messages adaptés.Billabex édite également un site https://www.billabex.com (ci-après le « Site ») comprenant un blog dédié à l’utilisation de la Solution et des Services (ci-après le « Blog »).
Il est rappelé que la Solution Billabex est un outil technologique d’aide à la relance amiable de créances. Billabex n’intervient à aucun moment comme mandataire de ses Clients dans la gestion de leur poste clients, ni comme société de recouvrement de créances. Le Client conserve l’entière maîtrise de la stratégie, des contenus, et de la relation avec ses propres clients.
Conditions d’accès à la Solution :
L’utilisation de la Solution est réservée exclusivement aux personnes morales ou physiques disposant de la capacité juridique d’agir à des fins professionnelles. L’accès nécessite la création d’un Compte Utilisateur et un rechargement préalable du Portefeuille Virtuel.
Souscription à la Solution :
Le Client peut souscrire soit une formule d’Abonnement, soit une tarification à l’usage.Le Client peut souscrire un Abonnement lui permettant d’acquérir une ou plusieurs licences d’utilisation de la Solution (ci-après l’« Abonnement »), qu’il pourra distribuer aux personnes de son choix (ci-après le ou les « Utilisateur(s) ») dans les conditions définies ci-après.
Le Client reconnaît et accepte expressément que toute souscription d’un Abonnement, selon quelque modalité que ce soit, vaut commande ferme et définitive d’une souscription à l’utilisation de la Solution.
Toute annulation ou rétractation intervenant postérieurement au paiement sera régie par les dispositions de l’article 82.
De même, le Client reconnaît et accepte expressément que toute recharge du Portefeuille Virtuel vaut commande ferme et définitive d’une souscription à l’utilisation de la Solution.
Droit d’utilisation de la Solution (Licence) :
Aux termes du Contrat, Billabex concède au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d’utilisation de la Solution (la « Licence »), pour la durée du Contrat, selon les caractéristiques de l’Offre souscrite et les conditions stipulées aux présentes CGUS et aux éventuelles CPS.
La Licence s’entend du droit d’accéder et de recourir à la Solution et aux Services conformément à leur destination, en mode Saas via une connexion à un réseau de communications électroniques, le Client s’interdisant toute autre utilisation, en particulier toute adaptation, modification, traduction, arrangement, diffusion, décompilation, sans que cette liste soit limitative.
Le Client ne pourra en aucun cas louer, sous-louer ou mettre la Solution à disposition de tiers autres qu’un Utilisateur, dans les conditions et limites prévues aux présentes CGUS.
Les conditions d’accès à la Solution sont celles prévues dans l’Abonnement souscrit et/ou les éventuelles CPS signées par le Client.
Toute modification de tout ou partie des éléments de l’Offre souscrite devra faire l’objet d’un accord exprès des Parties.
La Licence concédée au Client par le Contrat inclut le droit de désigner et modifier la liste des Utilisateurs qui pourront accéder à, et utiliser, la Solution, moyennant la création d’un Compte et dans la limite du nombre de Licences Utilisateurs prévu à l’Offre souscrite.
Le Client est seul responsable des conditions dans lesquelles les Utilisateurs qu’il aura choisis et désignés utilisent la Solution, et répond, seul, de leurs manquements.
Billabex se réserve le droit d’intégrer des systèmes de filtrage automatique pour refuser la génération ou l’envoi de tout contenu contrevenant à la loi ou aux bonnes mœurs, sans notification préalable.
ARTICLE 6 - OBLIGATIONS DE BILLABEX
Il est rappelé que la société Billabex n'intervient en aucun cas en tant que mandataire ou prestataire de recouvrement amiable pour le compte du Client, mais agit exclusivement comme éditeur d’une solution logicielle permettant au Client de gérer, d’automatiser, en utilisant l’intelligence artificielle, ses propres relances de factures impayées de manière autonome.
Le Prestataire s’engage, dans le cadre d’une obligation de moyens, à :
- assurer l’accessibilité et le bon fonctionnement de la Solution, dans les conditions prévues aux présentes CGUS, afin de permettre au Client de l’utiliser, dans les conditions et selon les modalités du Contrat, sous réserve des périodes de maintenance, des interruptions indépendantes de sa volonté ou des cas de force majeure ;
- fournir une assistance technique de niveau standard, au moyen notamment du Support, via les moyens de contact indiqués sur le Site (via email, chatbox ou visio) aux horaires définis dans les conditions commerciales applicables/ ou entre 9h-18h les jours ouvrables. Billabex s’engage à faire bénéficier le Client et ses Utilisateurs d’un Support, dont les conditions dépendent de l’Abonnement souscrit et dont les caractéristiques sont précisées dans les SLA ;
- fournir la Solution et conserver les Contenus avec diligence et selon les règles de l’art ;
- garantir un haut niveau de sécurité, notamment en ce qui concerne la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données traitées par la Solution ;
- assurer un niveau de services et de performance de la Solution conformes aux engagements formalisés dans l’annexe Service Level Agreement (« SLA ») applicable selon l’Abonnement souscrit ;
- informer le Client en cas d’incident critique ou bug affectant l’accès ou le fonctionnement de la Solution ;
- mettre en œuvre des mécanismes de contrôle sur les agents IA, afin de prévenir la génération de contenus manifestement illicites ou contraires aux bonnes mœurs ;
- respecter ses obligations en matière de protection des données personnelles, conformément au RGPD et à sa Politique de Confidentialité.
La Solution et les Services pourront faire l’objet à tout moment de changements, de variations, ou d’extensions par Billabex, sous réserve que ces modifications ne compromettent pas de façon substantielle la nature ou la qualité de la Solution et des Services auxquels le Client a souscrit. Sont considérées notamment comme des modifications non substantielles : mise à jour de la Solution, nouveaux développements de la Solution, maintenance, mise en conformité des systèmes, changement de réseau pour l’acheminement des données, changement de site géographique pour l’hébergement des serveurs.
ARTICLE 7 - OBLIGATIONS DU CLIENT
Sans préjudice des autres obligations prévues aux présentes CGUS et aux éventuelles CPS, le Client ( incluant l’ensemble des Utilisateurs auxquels le Client a consenti le droit d’utiliser son Compte), s’engage à :
- respecter le lois et règlement en vigueur et les droits des tiers, et à ne pas porter atteinte aux droits des tiers ou à l’ordre publicutiliser la Solution de manière conforme à sa destination, dans un cadre strictement professionnel, en respectant les dispositions légales et réglementaires en vigueur et les dispositions des présentes CGUS;
- s’assurer de l’exactitude, de la licéité et de la pertinence des contenus, factures, fichiers ou données qu’il intègre ou transmet via la Solution. A ce titre, le Client s’engage à ce qu’ils soient licites, ne portent pas atteinte à l’ordre public, aux bonnes mœurs ou aux droits de tiers, n’enfreignent aucune disposition législative ou réglementaire et plus généralement, ne soient aucunement susceptibles de mettre en jeu la responsabilité civile ou pénale de Billabex ;
- ne pas détourner la Solution de son usage normal, notamment à des fins frauduleuses, illicites ou en violation des droits des tiers ;
- assumer seul la responsabilité et les conséquences des développements et connexions qu’il peut faire ou mettre en œuvre pour connecter les intégrations et/ou l’API de Billabex à ses propres outils de comptabilité, de facturation ou son CRM ;
- maintenir la confidentialité de ses Identifiants et garantir leur usage strictement personnel ou par ses seuls Utilisateurs autorisés. A ce titre, le Client s’engage à ce que les Utilisateurs utilisent personnellement la Solution et les Services et à ne permettre à aucun tiers de les utiliser à leur place ou pour leur compte. Il est strictement interdit aux Utilisateurs de communiquer leurs identifiant et mot de passe à des tiers. Le Client s’engage à ne pas utiliser un identifiant générique ou partagé par plusieurs personnes ;
- contrôler le ou les agents autonomes d’intelligence artificielle (IA), en effet, le Client conserve la faculté d’activer, de superviser et de désactiver ces agents ;
- informer Billabex sans délai en cas d’usage non autorisé ou suspect de son Compte ou d’un comportement anormal d’un agent IA. Dans une telle hypothèse, le Client reconnaît à Billabex le droit de prendre toutes mesures appropriées.régler dans les conditions et délais le prix des Services ou de l’Abonnement souscrit suivant les conditions des présentes CGUS et éventuelles CPS, et selon les modalités précisées à l’article X Conditions Financières et Portefeuille Virtuel ;
- maintenir un solde positif dans son Portefeuille Virtuel pour garantir la continuité du Service ;
- s’abstenir de toute action susceptible d’altérer la sécurité, la stabilité ou la performance de la Solution (par ex. surcharges, tentatives d'intrusion, etc.).
Le client reconnaît avoir pris connaissance sur le Site et dans la description des services fournis des caractéristiques, contraintes et performances, notamment techniques, de l’ensemble des Services.
Le Client est seul responsable de la bonne utilisation de la Solution et des Services, conformément au niveau de performance choisi dans les Conditions d’abonnement.
Le Client est seul responsable de son utilisation des Services, des relations que les Utilisateurs pourront nouer les uns envers les autres et des informations qui seront communiquées dans le cadre des Services.
Le Client s’engage à faire un usage strictement personnel des Services. Il s’interdit en conséquence de céder, concéder ou transférer tout ou partie de ses droits ou obligations au titre des présentes à un tiers, de quelque manière que ce soit.
Le Client est seul responsable des contenus qu’il diffuse. Il garantit à Billabex qu’il dispose de tous les droits et autorisations nécessaires à la diffusion de ces contenus.
ARTICLE 8 – DUREE ET RESILIATION
Le Contrat prend effet à la date de sa souscription, sauf éventuelles dispositions contraires des CPS ; toutefois, l’accès à la Solution reste subordonné au paiement du prix convenu à la conclusion du Contrat.Selon le modèle tarifaire choisi par le Client, la relation contractuelle s’adapte comme suit :
Formule par abonnement mensuel :
Le Contrat est souscrit pour une durée déterminée dans l’Abonnement choisi ou les CPS. Puis l’abonnement sera renouvelé tacitement par périodes mensuelles.
Chaque période commencée est entièrement due, quelle que soit la date de résiliation ou de cessation d’utilisation de la Solution ;
Le Client peut mettre fin au Contrat à tout moment à la formule par abonnement, en adressant une demande de résiliation au moins un (1) mois avant la date de renouvellement mensuel.
Cette demande de résiliation devra être adressée par tout moyen permettant d’attester de sa bonne réception par Billabex.
La résiliation prendra effet à l’issue de la période en cours et ne donnera lieu à aucun remboursement prorata temporis.
Le Contrat restera en vigueur jusqu’à son terme, le Client restant redevable du prix convenu. Le non-renouvellement du Contrat dans les conditions des présentes dispositions ne donnera lieu au versement d’aucune indemnité.
Formule à l’usage (facture à l’acte ou au message) :
Le Contrat est activé à chaque recharge du Portefeuille Virtuel, sans engagement de durée, et reste valable tant que le solde est positif.
Le Client peut mettre fin à cette formule à tout moment en cessant simplement d’utiliser la Solution. Cependant toutes sommes créditées et restant sur le Portefeuille Virtuel au moment de la résiliation reste acquise au Prestataire et ne fera pas l’objet d’un remboursement.
Ainsi, le Client reconnaît et accepte expressément que toute recharge du Portefeuille Virtuel, selon quelque modalité que ce soit, vaut commande ferme et définitive d’une souscription à l’utilisation de la Solution.
Le Client reconnaît et accepte expressément le caractère ferme de toute commande et notamment que toute recharge du Portefeuille Virtuel, quel qu’en soit le mode de paiement, vaut commande ferme et définitive de Services, et qu’elle ne pourra donner lieu à aucun remboursement, y compris en cas de résiliation anticipée.
En outre, Billabex se réserve la faculté de résilier le Contrat de plein droit, à tout moment et sans indemnité, en cas :d
- e violation substantielle des CGUS par le Client (non-respect de l’usage de la Solution, défaut de paiement, usage contraire à la loi ou à l’ordre public, etc.) ;
- d’absence prolongée d’activité du Client (solde nul pendant plus de six (6) mois consécutifs).
En cas de manquement ou d’inexécution totale ou partielle de ses obligations par l’une des Parties, la Partie lésée pourra mettre en demeure la Partie défaillante d’exécuter ses obligations, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Sans préjudice d’éventuels dommages et intérêts, la Partie lésée pourra, si bon lui semble, résilier le Contrat de plein droit et à effet immédiat si l’inexécution visée à l’alinéa précédent n’a pas été réparée dans les quinze (15) jours.
Les Utilisateurs peuvent supprimer leur Compte à tout moment.La suppression du Compte n’emporte pas la résiliation du Contrat qui ne pourra intervenir que selon les modalités prévues ci-dessus.
La suppression du Compte entraîne la destruction de toutes les données relatives au Compte, ce que l’Utilisateur accepte.
Si l’Utilisateur souhaite conserver les contenus téléchargés sur son Compte, il peut exporter les contenus depuis son Compte avant de demander la suppression.
La résiliation du Contrat entraîne la clôture du Compte Client et la suppression des accès à la Solution. Les données pourront être supprimées ou archivées selon les modalités prévues à l’article relatif aux Données personnelles. Aucun remboursement ne pourra être exigé des sommes déjà facturées ou consommées.
ARTICLE 9 – CONDITIONS FINANCIERES ET PRIX DES SERVICES
Modalités tarifaires-prix des Services :
Le prix de l’Abonnement est celui indiqué dans les Conditions d’Abonnement ou les CPS. Sauf mention contraire, les prix sont exprimés en euros et hors taxes. Les Services proposés par Billabex sont accessibles selon différents modèles économiques, au choix du Client lors de la souscription :
- Tarification à l’acte : 8 € HT par facture téléversée ou transférée à un agent IA ;
- Tarification au message : 0,90 € HT par message envoyé par un agent IA ;
- Abonnement mensuel fixe, incluant un certain volume d’actions (selon le plan choisi).
Des tarifs dégressifs peuvent être proposés en fonction de la volumétrie. Les conditions détaillées figurent dans les Conditions d’Abonnement ou les éventuelles CPS conclues entre les Parties.
Évolution tarifaire :
Sauf accord contraire, les prix sont susceptibles d’évoluer selon les modalités suivantes :
- En cas de révision, Billabex informera le Client par tout moyen écrit (email notamment), un (1) mois avant l’entrée en vigueur des nouveaux tarifs ;
- À défaut de résiliation dans les délais par le Client avant la prise d’effet des nouveaux tarifs, ceux-ci seront réputés acceptés.Une fois entrés en vigueur, les nouveaux tarifs s’appliquent lors du renouvellement du Contrat.
Portefeuille Virtuel :
Pour les Clients optant pour la tarification à l’usage, l’accès aux Services est conditionné au rechargement préalable d’un Portefeuille Virtuel, disponible depuis le Compte Client.
Comme indiqué précédemment, chaque recharge vaut commande ferme et définitive, non remboursable, sauf manquement grave de Billabex dans l’exécution des Services.
Modalités de facturation :
Les Services font l’objet d’une facturation automatique mensuelle ou annuelle selon l’option choisie par le Client, ou bien d’une facturation par recharge du Portefeuille Virtuel.
Dans le but de réduire son impact environnemental, Billabex ne transmet pas de factures au format papier.
Toutes les factures sont émises en format électronique uniquement, et mises à disposition dans l’espace Client ou envoyées par e-mail.
Le Client accepte expressément ce mode de transmission comme équivalent à une facture d’origine.
Modalités de paiement :
Le paiement du prix peut s’effectuer en ligne, par carte bancaire, par virement ou par prélèvement automatique (SEPA), par l’intermédiaire du prestataire de paiement indiqué sur le Site (ci-après : le « Prestataire de Paiement »), ou par tout autre moyen convenu entre les Parties.
Le paiement par carte bancaire est mis en œuvre par le Prestataire de Paiement qui, seul, traite et conserve les coordonnées bancaires du Client à cette fin.
Le paiement est exigible à la date de souscription et à chaque renouvellement, ou au moment de chaque recharge du Portefeuille Virtuel.
Le Client garantit à Billabex qu’il dispose des autorisations nécessaires pour utiliser le mode de paiement choisi. Il s’engage à prendre les mesures nécessaires afin que le prélèvement automatique du prix du Contrat.
Retards et incidents de paiement :
Tout retard de paiement entraîne automatiquement :
- la facturation d’un intérêt de retard égal à trois (3) fois le taux de l’intérêt légal, à compter du lendemain de la date d’échéance ;
- l’application d’une indemnité forfaitaire de 40 euros au titre des frais de recouvrement, conformément à l’article D441-5 du Code de commerce ;
- et, le cas échéant, la suspension immédiate de l’accès à la Solution, voire la résiliation du Contrat dans les conditions prévues aux présentes CGUS.
Des pénalités supplémentaires peuvent être réclamées en cas de frais de recouvrement supérieurs, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant.
ARTICLE 10 – PROPRIETE DES DONNEES
Le Client est et reste seul propriétaire des Contenus.Il garantit à Billabex qu’il dispose de toutes les autorisations nécessaires pour leur stockage et leur diffusion et reste seul responsable des Contenus.Billabex est propriétaire de toutes les données d’usage générées par le Client et/ou ses Utilisateurs, exploitées à des fins statistiques et d’amélioration de la Solution et des Services.
ARTICLE 11 – DONNEES A CARACTERE PERSONNEL
Billabex et le Client s’engagent à respecter, chacun pour ce qui les concerne, les dispositions de la loi relative à l’Informatique et aux Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa version mise à jour (ci-après : la « Loi Informatique et Libertés ») et le Règlement général sur la protection des données (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, ci-après : le « RGPD »).
La nature et les modalités des traitements de données personnelles susceptibles d’être mis en œuvre par Billabex sont régies par les dispositions de l’annexe « Politique de confidentialité ».
Rôles respectifs des Parties :
Dans le cadre de l’utilisation de la Solution, Billabex est amenée à traiter deux catégories de données à caractère personnel :
- Les données du Client (ex. : identité du représentant, utilisateurs autorisés, moyens de paiement) en tant que responsable de traitement, pour la gestion de la relation contractuelle, la facturation, le support et l’envoi d’informations liées aux Services ;
- Les données des tiers (ex. débiteurs) intégrées par le Client (factures, coordonnées) dans le cadre de l’utilisation de la Solution.
Le Client agit ici en responsable de traitement, et Billabex en sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD.
Données traitées et finalités :
Billabex collecte et traite les données strictement nécessaires à :
- la création et la gestion des Comptes Clients ;
- la facturation et le suivi des paiements ;l’assistance technique et la communication contractuelle ;
- le fonctionnement de la Solution et le déclenchement des relances ;
- le respect de ses obligations légales et réglementaires.
Engagements de Billabex en tant que sous-traitant :
Lorsque Billabex agit pour le compte du Client (ex. traitement des coordonnées des débiteurs), elle s’engage à :
- traiter les données uniquement sur instruction documentée du Client ;
- assurer la confidentialité et la sécurité des données traitées ;
- notifier le Client dans les meilleurs délais en cas de violation de données ;
- coopérer raisonnablement avec le Client pour l’assister dans ses obligations liées au RGPD ;
- supprimer ou restituer les données au terme du Contrat, selon les instructions du Client.
Durée de conservation :
Les données sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle, puis archivées pendant une durée maximale de cinq (5) ans, sauf obligation légale contraire ou demande de suppression formulée par le Client (hors cas de litiges).
Droits du Client et des personnes concernées :
Conformément à la réglementation applicable, toute personne concernée dispose d’un droit d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation, ainsi que d’un droit à la portabilité de ses données.
Le Client peut exercer ces droits en adressant une demande sur la page web suivante : https://www.billabex.com/fr/contactez-nous ou par tout moyen précisé dans la Politique de confidentialité.
Hébergement et sécurité :
Les données sont hébergées au sein de l’Union européenne, dans des centres de données sécurisés. Billabex met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque.
Politique de confidentialité :
Pour plus d’informations, le Client est invité à consulter la Politique de confidentialité accessible à tout moment sur le Site.
ARTICLE 12 - USAGE DE L’INTELLIGENCE ARTIFICIELLE ET LIMITATION DE RESPONSABILITÉ ASSOCIÉE
Solution et Services incluant des agents autonomes d’intelligence artificielle (IA) :La Solution inclut des agents logiciels dotés d’une capacité d’autonomie décisionnelle reposant sur des technologies d’intelligence artificielle.
Ces agents sont conçus pour optimiser les relances amiables de créances, en analysant les situations et en formulant des messages adaptés.
Contrôle du Client :
Par défaut, le Client conserve la faculté d’activer, de superviser et de désactiver ces agents. Le Client reste en tout état de cause responsable des contenus envoyés lorsqu’il a la possibilité de les consulter avant l’envoi.
Clause de non-responsabilité autonome :
Le Client accepte expressément que Billabex ne pourra être tenue responsable des conséquences d’un message formulé par l’agent IA, sauf en cas de faute lourde dans la conception, ou négligence grave dans le contrôle global de l’algorithme pour autant que cette faute lourde ou négligence soit avérée et prouvée.
Exclusion de certains dommages :
La société Billabex ne pourra en aucun cas être tenue responsable des préjudices commerciaux indirects, et notamment:
- perte de chiffre d’affaires,
- atteinte à la réputation ou à l’image de la société du Client,
- rupture ou dégradation d’une relation commerciale,
- perte d’une chance ou d’une opportunité.
Cas de contenus illicites ou inappropriés :
Billabex met en place des filtres et systèmes de contrôle visant à empêcher la production de contenus à caractère illicite (notamment propos racistes, sexistes, homophobes, diffamatoires, etc.).
Néanmoins, si un contenu manifestement illicite était généré de manière accidentelle par un agent IA, Billabex s’engage à :
- suspendre immédiatement l’agent concerné sur simple signalement du Client,
- coopérer pleinement pour corriger et expliquer l’anomalie,
- examiner au cas par cas la situation pour déterminer si une faute est imputable à Billabex ou à une mauvaise configuration du Client.
Garantie de bon fonctionnement et limite d’indemnisation :
Le Client reconnaît que les Services reposent sur des technologies en constante évolution et accepte les risques et limites inhérents aux systèmes d’IA.
En toute hypothèse, la responsabilité de Billabex est plafonnée à deux (2) mois de consommation moyenne sur le Portefeuille Virtuel du Client au cours des six (6) derniers mois.
ARTICLE 13 -RESPONSABILITES ET GARANTIES DU PRESTATAIRE
Billabex s’engage à fournir la Solution et les Services conformément aux règles de l’art, et dans ce cadre il est rappelé que le Prestataire est tenu à une obligation de moyens. La responsabilité de Billabex ne saurait être engagée qu’en cas de faute prouvée, directement imputable à son fait personnel dans l’exécution de ses obligations contractuelles.
Billabex garantit que la Solution ne constitue pas une contrefaçon de droits antérieurs et ne contrevient pas aux droits des tiers.
Fonctionnement de la Solution :
Billabex ne garantit pas que la Solution sera exempte d’anomalies ou d’erreurs, ni qu’elle fonctionnera sans interruption.
Billabex ne garantit pas aux Clients (i) que les Services, soumis à une recherche constante pour en améliorer notamment la performance et le progrès, seront totalement exempts d’erreurs, de vices ou défauts, (ii) que les Services, étant standard et nullement proposés à la seule intention du Client, répondront spécifiquement à ses besoins et attentes.
Néanmoins, Billabex met en œuvre tous les moyens raisonnables pour :assurer une disponibilité minimale de 99,9 % hors maintenance programmée ;corriger les bugs bloquants dans un délai raisonnable ;sécuriser les accès et les échanges conformément aux standards du marché.
Limitation de responsabilité :
Sauf disposition légale impérative contraire, la responsabilité de Billabex, toutes causes confondues, est strictement limitée aux seuls dommages personnels directs prévisibles et certains subis par le Client ( à jour de tout paiement) et le montant de l’indemnisation sera plafonné et ne pourra excéder, dans tous les cas, un montant équivalent à 2 mensualités dues et effectivement payées par le Client au titre du Contrat ou, en cas de facturation annuelle, au 6ème de la redevance annuelle.
En aucun cas, Billabex ne pourra être tenue responsable des dommages indirects, tels que : perte de chiffre d’affaires, perte de clientèle, atteinte à l’image, perte de données, préjudice commercial ou manque à gagner, y compris si elle a été informée de la possibilité de tels dommages.
Exclusion de garantie sur les décisions automatisées :
Le Client est informé que certains messages ou actions peuvent être générés automatiquement par des agents logiciels dotés d’intelligence artificielle.
Bien que ces agents soient conçus pour fonctionner dans un cadre prédéfini et éthique, Billabex n’offre aucune garantie quant à la pertinence ou à la légalité du contenu généré automatiquement en cas d’usage autonome.
Le Client conserve la responsabilité de vérifier les contenus générés.
Cas d’exonération :
Outre ce qui est prévu à l’article 12 ci-dessus, la responsabilité de Billabex ne saurait être engagée dans les cas suivants :
- mauvaise utilisation de la Solution par le Client ou par un Utilisateur non autorisé ;
- mauvaise configuration ou mauvaise intégration ou défectueuse faite de la Solution par le Client dans ses outils de facturation, comptabilité ou CRM ;
- indisponibilité résultant de l’hébergeur ou du Prestataire de Paiement ;intervention d’un tiers non autorisé ;
- manquement ou négligence du Client dans l’exécution de ses propres obligations ;force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil ;
- d’interruption des Services ou des dommages liés : à une décision des autorités ; à une difficulté d’accès liée à la qualité du réseau internet et des réseaux de téléphonie mobile ;
- d’interruption des Services ou des dommages liés à l’utilisation non conforme de la Solution et des Services vis-à-vis des CGUS ;
- d’interruption des Services ou des dommages liés à une utilisation anormale ou frauduleuse par le Client
- d’interruption des Services ou des dommages liés aux Utilisateurs ou des tiers nécessitant l’arrêt du service pour des raisons de sécurité
- d’interruption des Services ou des dommages liés à une difficulté d’accès à la Solution liée à une opération de maintenance technique visant à son amélioration ; à une difficulté d’accès ou d’utilisation de la Solution et des Services liée à un incident survenu au sein des prestataires de Billabex (notamment prestataire d’hébergement) ; une difficulté ou un ralentissement de l’utilisation de la Solution et des Services liés à l’intrusion d’un virus informatique, ver informatique, cheval de Troie, adware, spyware, scareware, backdoor, attaque Ddos, attaque par botnets, ou tout autre malware informatique introduit par un tiers
- la nature et/ou de la qualité des Contenus que le Client et ses Utilisateurs téléchargent sur la Solution
Suspension temporaire des Services :
En cas de nécessité (maintenance, sécurité, mise à jour), Billabex pourra suspendre temporairement tout ou partie de l’accès à la Solution, sans que cela n’ouvre droit à indemnisation. Dans la mesure du possible, le Client sera prévenu préalablement par tout moyen utile.
ARTICLE 14 -RESPONSABILITES ET GARANTIES DU CLIENT
Responsabilité d’usage :
Le Client est seul responsable de l’utilisation qu’il fait de la Solution, des Services et des résultats générés, y compris ceux issus des agents logiciels dotés d’intelligence artificielle (ci-après, « Agents IA »), tels que définis à l’article 12.
Il lui appartient de vérifier la pertinence, la légalité et la conformité des messages, relances ou contenus générés via la Solution, en fonction de ses propres objectifs, obligations réglementaires et de sa relation commerciale avec ses clients ou partenaires.
Données transmises et paramétrages :
Le Client garantit que l’ensemble des données intégrées dans la Solution (factures, coordonnées de débiteurs, scénarios de relance, messages types, etc.) sont :
- exactes, licites et exemptes de tout vice ou erreur susceptible de porter atteinte aux droits des tiers;
- transmises de manière loyale, avec le consentement ou l’information préalable des personnes concernées, conformément aux règles du RGPD ;
- compatibles avec les finalités du traitement automatisé de relances mis en œuvre via la Solution.
Le Client est responsable des comportements des Agents IA déclenchés dans son Compte, y compris en cas d’utilisation en mode totalement autonome.
Supervision et validation des actions IA :
Lorsque la Solution prévoit des actions générées par les Agents IA, le Client est tenu de procéder à une relecture attentive avant tout envoi.
Dans le cas contraire (activation d’un fonctionnement en autonomie complète), il assume pleinement les risques liés aux décisions, formulations ou erreurs éventuelles générées sans supervision.
Le Client reconnaît expressément que Billabex ne pourra être tenue responsable des conséquences commerciales ou juridiques liées à des contenus générés automatiquement, sauf faute lourde de conception ou dysfonctionnement avéré et prouvé, comme précisé à l’article 12.
Sécurité et accès :
Le Client s’engage à :
- maintenir la confidentialité et la sécurité de ses Identifiants ;
- limiter l’accès à la Solution à ses Utilisateurs autorisés ;
- signaler immédiatement toute faille ou usage frauduleux identifié.
Conformité des contenus :
Le Client s’engage à ne pas utiliser la Solution à des fins :
- illicites, frauduleuses, diffamatoires ou contraires à l’ordre public ;
- portant atteinte à l’image ou à la réputation de tiers ;
- visant à générer ou diffuser du contenu discriminatoire, haineux, ou contraire aux bonnes mœurs.
Garantie d’éviction :
Le Client garantit Billabex contre toute réclamation, action ou recours émanant d’un tiers (y compris un débiteur), résultant :
- de l’utilisation de la Solution par le Client ou ses Utilisateurs,
- des décisions automatisées non supervisées par le Client,
- ou du non-respect des obligations définies aux présentes CGUS, notamment celles relatives à l’utilisation des Agents IA.
Cette garantie couvre tous frais de défense, indemnités, pénalités, dommages et intérêts, ou autres charges que Billabex pourrait être amenée à supporter du fait de cette violation. En outre et de manière générale, le Client garantit Billabex contre toute plainte, réclamation, action et/ou revendications quelconques que Billabex pourrait subir du fait de la violation, par le Client ou ses Utilisateurs de l’une quelconque de ses obligations ou garanties aux termes des présentes CGUS et des éventuelles CPS ou d’une violation des lois et règlements en vigueur.
Il s’engage à indemniser Billabex de tout préjudice qu’elle subirait et à lui payer tous les frais, charges et/ou condamnations qu’elle pourrait avoir à supporter de ce fait. En cas d’utilisation frauduleuse des identifiants du Client ou de ses Utilisateurs due à une faute ou une négligence imputable à ce dernier, ou à l’un des Utilisateurs avertis sous son contrôle ou son autorité hiérarchique, le Client sera responsable envers Billabex de toute perte ou détérioration de données, quelle qu’elle soit, et plus généralement de tout dommage subi en raison d’une utilisation de la Solution et des Services non autorisée.
ARTICLE 15 - CONFIDENTIALITE
Chaque Partie assurera la protection de toute information portée à sa connaissance par l’autre Partie dans le cadre du Contrat. Chaque Partie s’interdit de divulguer toute information donnée par l’autre Partie, formule technique ou concept, dont elle pourrait avoir pris connaissance à l’occasion du Contrat.
ARTICLE 16 – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE DU PRESTATAIRE
Tous les logiciels, présentations d’information, jeux, dénominations, noms commerciaux, textes, commentaires, images, illustrations, marques de produits ou de services, inventions et, de manière générale, toute création, quel qu’en soit le genre, accessible à l’aide des sites de Billabex, et notamment tous les éléments de la Solution, demeurent la propriété exclusive de Billabex.
Le Client reste titulaire de l’intégralité des droits de propriété intellectuelle qu’il détient sur les Contenus qu’il télécharge sur la Solution.
Le Client n'est pas autorisé au titre des présentes à :
-copier, imprimer, transférer, transmettre ou afficher tout ou partie de la Solution et des contenus diffusés sur le Site et le Blog ;
- vendre, louer, sous-licencier ou distribuer de quelque façon que ce soit la Solution ;
- utiliser la Solution pour fournir des services de traitement de données, des services d’exploitation en temps partagé ou d’autres services analogues de quelque nature qu’ils soient, à toute autre personne physique, société ou entité ;
- utiliser la Solution autrement que pour des finalités internes et personnelles ;
- modifier la Solution et/ou fusionner tout ou partie de la Solution dans d’autres programmes informatiques ; compiler la Solution, la décompiler, la désassembler, la traduire, l'analyser, procéder à des activités de reverse engineering ou tenter d'y procéder.
Le Client reconnaît que tous les droits légaux de propriété intellectuelle dans ou relatifs à la Solution appartiennent à Billabex, et qu’il n’a aucun autre droit sur la Solution que celui de l’utiliser conformément aux présentes Conditions générales de service.
ARTICLE 17 – DROIT APPLICABLE – JURIDICTION
Les présentes CGUS sont régies par la Loi française.Les différends qui viendraient à se produire à propos de la validité, de l’interprétation, de l’exécution ou de l’inexécution, de l’interruption ou de la résiliation du Contrat, seront soumis à une tentative de conciliation préalable amiable entre les Parties. En cas de contestation sur la validité, l’interprétation et/ou l’exécution des présentes CGUS, les Parties conviennent que les tribunaux de Paris seront exclusivement compétents pour en juger, sauf règles de procédure impératives contraires.
ARTICLE 18 – DISPOSITIONS DIVERSES Références commerciales :
Le Client, ayant la qualité de professionnel, autorise expressément Billabex à le citer et à utiliser le cas échéant la reproduction de ses marques ou de son logo à titre de références commerciales, notamment lors de manifestations ou d’événements, dans ses documents commerciaux et sur son site internet, sous quelque forme que ce soit.
Cession :
Le Client ne peut pas céder ses obligations nées des présentes à un tiers sans l’autorisation écrite de Billabex. La demande devra intervenir par tout moyen de communication écrit au moins trente (30) jours avant ladite cession. En cas d’absence de réponse sous quinze (15) jours à compter de la réception de la demande écrite, Billabex sera réputée avoir refusé la cession.Billabex peut à tout moment transférer, céder ou apporter à un tiers sous quelque forme que ce soit, tout ou partie de ses droits ou obligations nés des présentes, après en avoir informé préalablement le Client qui ne pourra s’y opposer.
Modifications :
Billabex se réserve la faculté de modifier à tout moment les présentes CGUS. Le Client sera informé de ces modifications par tout moyen utile au moins trente (30) jours avant leur entrée en vigueur. Le Client qui n’accepte pas les CGUS modifiées doit résilier sa formule d’abonnement en cours et se désinscrire de la Solution et des Services selon les modalités prévues par les présentes CGUS ; à défaut, les CGUS modifiées s’appliqueront au Client au premier renouvellement du Contrat.
Convention de preuve :
Le Client reconnaît et accepte expressément : que les données recueillies sur la Solution et les équipements informatiques de Billabex font foi de la réalité des opérations intervenues dans le cadre des présentes, que ces données constituent le principal mode de preuve admis entre les Parties, notamment pour le calcul des sommes dues à Billabex, sauf preuve contraire à la charge du Client. Le Client ou ses Utilisateurs peuvent accéder à ces données depuis leur Compte.
Langue :
Dans l’hypothèse d’une traduction des présentes CGUS dans une ou plusieurs langues, la langue d’interprétation sera la langue française.
Indépendance des clauses :
Si l’une des stipulations des présentes s'avérait nulle, au regard d'une règle de droit en vigueur ou d'une décision judiciaire devenue définitive, elle serait réputée non écrite, sans pour autant entraîner la nullité des autres clauses contenues dans les présentes ni en altérer la validité.
Non-renonciation :
Le fait pour Billabex de ne pas se prévaloir d’une des clauses des présentes Conditions générales de service ne saurait être interprété comme une renonciation à se prévaloir de ladite clause dans l’avenir. Tout renoncement à l’une des stipulations des présentes devra obligatoirement faire l’objet d’une notification par écrit.
Les présentes Conditions Générales sont entrées en vigueur le 25/04/2025 et demeurent disponibles à tout moment sur le Site de Billabex.
