Gérer des factures impayées est l’une des tâches les plus chronophages et délicates pour les professionnels et responsables financiers. Ce modèle de mail relance facture impayée vous permettra de résoudre ce problème efficacement. Dans cet article, vous trouverez 16 modèles de mails de relance couvrant les 3 étapes d’escalade : premier rappel amical, relance formelle et mise en demeure par email. Selon une étude de l’AFDCC (Association Française Des Credit Managers), une relance envoyée dans les 48h suivant l’échéance a 3x plus de chances d’aboutir qu’une relance tardive.
Voici un tableau récapitulatif des 16 modèles disponibles dans cet article :
| # | Nom | Situation | Ton |
|---|---|---|---|
| 1 | Première relance amicale | J+1 à J+3 | Neutre et courtois |
| 2 | Relance après 7 jours | J+7 | Courtois mais ferme |
| 3 | Relance après 14 jours | J+14 | Ferme |
| 4 | Relance après appel téléphonique | Après contact tél. | Factuel |
| 5 | Offre de plan de paiement | Client en difficulté | Empathique |
| 6 | Dernier avertissement avant pénalités | J+21 | Urgent |
| 7 | Relance petits montants | Factures < 500€ | Direct |
| 8 | Relance clients réguliers | Relation de confiance | Diplomatique |
| 9 | Relance avec mise en demeure | J+30 à J+45 | Juridique |
| 10 | Relance après engagement verbal | Promesse non tenue | Rappel factuel |
| 11 | Relance après délai accordé | Délai expiré | Ferme |
| 12 | Relance clients internationaux | Clients étrangers | Professionnel (EN) |
| 13 | Relance par courrier recommandé | Mails ignorés | Officiel |
| 14 | Relance facture élevée | Montants > 5 000€ | Sérieux |
| 15 | Relance après rejet de paiement | Paiement échoué | Technique |
| 16 | Relance créance prescrite | Proche prescription | Ultime tentative |
Pour les autres formats, consultez nos modèles de lettres de relance et nos conseils pour vos relances.
Ne manquez pas également notre guide complet sur la relance de factures impayées.
Modèle 1 : Première relance amicale
Objectif : Rappeler la date d’échéance sans agressivité.
Circonstances : Utilisé pour une première relance, peu après l’échéance.
Objet : rappel de paiement pour la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
J’espère que vous allez bien. Je vous écris pour vous rappeler que la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant] est arrivée à échéance le [date].
Il est possible que vous ayez déjà procédé au règlement. Dans ce cas, veuillez ignorer ce message.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 2 : Relance après 7 jours
Objectif : Faire un suivi courtois après une semaine de retard.
Circonstances : Approprié lorsque le paiement n’a pas été effectué après la première relance.
Objet : suivi de la facture n°[numéro de facture] impayée
Bonjour [nom du client],
Je vous contacte au sujet de la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant], émise le [date]. À ce jour, nous n’avons pas encore reçu votre paiement.
Merci de bien vouloir régulariser cette situation dans les plus brefs délais. Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 3 : Relance après 14 jours
Objectif : Insister davantage sur l’importance du règlement.
Circonstances : Utilisé lorsque le paiement est en retard de deux semaines.
Objet : deuxième rappel concernant la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Nous avons remarqué que la facture n°[numéro de facture], d’un montant de [montant], est toujours impayée, malgré notre précédent rappel.
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir effectuer le paiement d’ici le [nouvelle date limite]. En cas de difficulté, n’hésitez pas à nous contacter pour discuter d’un arrangement.
Merci pour votre compréhension.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 4 : Relance téléphonique suivie d’un mail
Objectif : Utiliser un suivi téléphonique pour renforcer la demande de paiement.
Circonstances : Après un appel téléphonique qui a confirmé le retard.
Objet : confirmation suite à notre conversation téléphonique
Bonjour [nom du client],
Je fais suite à notre entretien téléphonique du [date] concernant la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant].
Comme convenu, nous attendons le règlement d’ici le [nouvelle date]. Si vous avez besoin de plus amples informations, nous restons disponibles pour vous aider.
Merci de votre collaboration.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 5 : Offre de plan de paiement
Objectif : Proposer des solutions flexibles pour encourager le paiement.
Circonstances : Lorsque le client rencontre des difficultés financières.
Objet : proposition de plan de paiement pour la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Nous comprenons que des difficultés financières peuvent survenir. Pour vous aider à régulariser votre facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant], nous sommes disposés à vous proposer un plan de paiement échelonné.
N’hésitez pas à nous contacter pour discuter des modalités qui vous conviendraient le mieux.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 6 : Dernier avertissement avant pénalités
Objectif : Prévenir des conséquences en cas de non-paiement.
Circonstances : Lorsque plusieurs relances sont restées sans réponse.
Objet : dernier rappel avant application de pénalités pour la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Malgré nos précédents rappels, la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant] reste impayée. Nous vous informons que des pénalités de retard pourraient être appliquées à partir du [date].
Nous vous encourageons à régler ce montant au plus vite pour éviter des frais supplémentaires. Merci de prendre cette situation au sérieux.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 7 : Relance pour petits montants
Objectif : Traiter efficacement les petites factures impayées.
Circonstances : Pour des montants impayés considérés comme mineurs mais accumulés.
Objet : rappel concernant le solde impayé n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Nous avons constaté que le solde de la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant] n’a pas été réglé. Bien que ce montant soit modeste, il est important de régulariser cette situation.
Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement dans les plus brefs délais.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 8 : Relance pour clients réguliers
Objectif : Préserver la relation tout en assurant le recouvrement.
Circonstances : Pour les clients fidèles avec un historique de paiement positif.
Objet : votre facture n°[numéro de facture] est en attente
Bonjour [nom du client],
Nous vous remercions de votre fidélité et souhaitons vous rappeler que la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant] est toujours en attente de règlement.
Nous comprenons qu’il peut s’agir d’un simple oubli et vous invitons à régulariser cette situation dès que possible.
Merci pour votre promptitude.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 9 : Relance avec mise en demeure
Objectif : Initier une procédure légale pour le recouvrement.
Circonstances : Dernier recours avant action judiciaire.
Objet : mise en demeure de payer pour la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Par la présente, nous vous mettons en demeure de régler la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant], émise le [date], sous huit jours.
Faute de paiement, nous nous verrons contraints d’entamer une procédure judiciaire. Nous espérons toutefois qu’une solution amiable pourra être trouvée.
Dans l’attente de votre réponse rapide.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 10 : Relance après engagement verbal
Objectif : Rappeler un engagement de paiement pris lors d’une conversation.
Circonstances : Lorsque le client a promis de payer mais ne l’a pas fait.
Objet : suivi de votre engagement concernant la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Suite à notre conversation du [date], vous aviez indiqué que le paiement de la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant] serait effectué le [date prévue].
À ce jour, nous n’avons pas constaté ce paiement. Merci de bien vouloir nous informer des éventuelles difficultés rencontrées.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 11 : Relance après échéance de délai accordé
Objectif : Suivre après l’échéance d’un délai de grâce accordé.
Circonstances : Lorsque le client n’a pas respecté le délai supplémentaire convenu.
Objet : expiration du délai accordé pour la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Nous vous avions accordé un délai supplémentaire pour le règlement de la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant], mais nous n’avons toujours pas reçu votre paiement.
Merci de procéder au règlement dans les plus brefs délais pour éviter toute action supplémentaire.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 12 : Relance pour clients à l’international
Objectif : Adapter la communication aux clients étrangers.
Circonstances : Lorsque le client se situe dans un autre pays.
Objet : reminder regarding invoice n°[invoice number]
Dear [client’s name],
I hope this message finds you well. We noticed that the payment for invoice n°[invoice number], amounting to [amount], has not been received yet.
Please let us know if there are any issues or delays on your side. We look forward to settling this matter soon.
Kind regards,
[your name][your company]
Modèle 13 : Relance par courrier recommandé
Objectif : Envoyer un rappel officiel pour des factures critiques.
Circonstances : Pour les cas où les mails n’ont pas donné de résultats.
Objet : lettre recommandée pour facture impayée n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Nous vous contactons concernant la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant], émise le [date], qui reste impayée malgré plusieurs relances.
Nous vous prions de bien vouloir procéder au règlement dans un délai de 10 jours à compter de la réception de cette lettre.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 14 : Relance personnalisée pour facture élevée
Objectif : Mettre l’accent sur l’importance d’une grosse facture.
Circonstances : Pour des montants significatifs en retard.
Objet : règlement urgent requis pour la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Nous tenons à attirer votre attention sur la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant] qui demeure impayée. Ce montant représente une part importante de notre relation commerciale.
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir régler ce montant dans les plus brefs délais.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 15 : Relance après rejet de paiement
Objectif : Traiter une transaction échouée.
Circonstances : Lorsque le paiement a été refusé ou rejeté.
Objet : problème de paiement pour la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
Nous avons été informés que le paiement de la facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant] a été rejeté. Nous vous invitons à vérifier vos informations de paiement et à essayer à nouveau.
N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’assistance.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Modèle 16 : Relance pour créance prescrite
Objectif : Tenter une dernière récupération avant prescription.
Circonstances : Pour des créances proches de la prescription légale.
Objet : ultime tentative de règlement pour la facture n°[numéro de facture]
Bonjour [nom du client],
La facture n°[numéro de facture] d’un montant de [montant] est impayée depuis un certain temps et approche de la prescription légale. Nous aimerions régler cette situation de manière amiable.
Nous vous prions de bien vouloir nous contacter pour discuter d’une solution.
Cordialement,
[votre nom][votre entreprise]
Quand envoyer un mail de relance de facture impayée ?
Le timing de vos relances est aussi important que leur contenu. Une relance trop tardive perd de son efficacité ; une relance trop agressive peut détériorer la relation commerciale. Voici la chronologie optimale.
J+1 à J+3 : Premier rappel amical (ton neutre)
Envoyez un premier mail dès le lendemain ou deux jours après la date d’échéance. À ce stade, le retard est probablement involontaire (oubli, changement de responsable, problème technique). Le ton doit rester neutre et non-accusateur. L’objet idéal : “Rappel de paiement - Facture n°XXX”.
J+7 à J+14 : Deuxième relance (ton plus ferme)
Si vous n’avez pas de réponse après une semaine, relancez avec un ton légèrement plus ferme. Mentionnez explicitement votre premier rappel et indiquez une date limite claire pour le règlement. C’est le bon moment pour proposer un plan de paiement si le client semble en difficulté.
J+15 à J+30 : Troisième relance (ton urgent)
À ce stade, le retard est significatif. Mentionnez les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40€ prévue par la loi. Proposez également la relance téléphonique en complément du mail pour augmenter la pression.
J+30 à J+45 : Mise en demeure par mail (avant la LRAR)
Avant d’envoyer la mise en demeure par courrier recommandé, il est recommandé d’envoyer une version électronique. Cela donne au client une dernière chance de régler sans passer par la procédure formelle. L’objet doit être explicite : “Mise en demeure de payer - Facture n°XXX - Dernier délai le [date]”. Pour les étapes suivantes, consultez notre guide sur la mise en demeure de payer.
Pourquoi relancer tôt est crucial pour la psychologie du débiteur
Plus un paiement est ancien, plus le débiteur le considère comme “résolu” psychologiquement, même si vous n’avez pas été payé. Une relance rapide maintient le sentiment de dette actif et prioritaire. Une étude du cabinet Euler Hermes montre que le taux de recouvrement dépasse 90% dans les 30 premiers jours, tombe à 70% entre 30 et 90 jours, et chute en dessous de 50% au-delà de 90 jours.
Conseils pour rédiger un mail de relance efficace
La forme de votre mail de relance influence directement son efficacité. Voici les six règles d’or à respecter.
1. Objet clair et non-agressif
L’objet de votre email est la première chose que le destinataire voit. Évitez les formulations agressives (“URGENT”, “MISE EN DEMEURE”, “DERNIER AVIS”) pour les premières relances. Préférez : “Rappel de paiement - Facture n°XXX” ou “Votre facture n°XXX arrive à échéance”.
2. Personnalisez avec le nom du client et le numéro de facture
Un mail générique (“Madame, Monsieur”) est moins efficace qu’un mail personnalisé. Utilisez systématiquement le prénom ou le nom du contact, le numéro de facture exact et le montant précis. Cette personnalisation montre que vous suivez activement vos dossiers.
3. Allez droit au but sans justifications excessives
Ne sur-expliquez pas et ne vous excusez pas de relancer. Un mail de relance professionnel est direct et factuel : la facture n°XXX d’un montant de XXX€ est due depuis le [date]. C’est tout. Pas besoin de paragraphes d’introduction.
4. Incluez les informations de paiement à chaque relance
Chaque mail de relance doit contenir vos coordonnées bancaires complètes (IBAN, BIC), un lien de paiement si vous en avez un, et la référence à mettre dans le virement. La friction au moment du paiement est l’une des principales causes de retard.
5. Proposez une alternative (échéancier)
À partir de la deuxième relance, proposez systématiquement un plan de paiement échelonné. Cette ouverture désamorce les blocages liés aux difficultés financières du client et augmente significativement le taux de réponse.
6. Signature professionnelle
Votre signature doit inclure : nom, prénom, fonction, numéro de téléphone direct, email. Une signature complète donne l’impression d’un suivi sérieux et facilite le contact si le client souhaite vous appeler.
Automatiser vos relances de factures avec Billabex
Gérer manuellement 16 modèles de mails pour chaque client et chaque facture est chronophage et source d’erreurs. Une approche structurée de la gestion du recouvrement permet d’automatiser ces séquences et de gagner en fiabilité. Billabex envoie ces mails automatiquement au bon moment, personnalisés avec les données de chaque facture, avec le bon ton selon l’étape du recouvrement.
Résultat : 87% des clients payent suite à une relance automatisée Billabex, sans aucune intervention de votre part. Vous n’êtes alerté que lorsqu’une situation nécessite une décision humaine.
Billabex gère l’escalade automatique : rappel amical en J+2, relance ferme en J+10, avertissement en J+25, et préparation de la mise en demeure si nécessaire. Chaque message est personnalisé avec le nom du client, le numéro de facture, le montant et vos coordonnées bancaires.
Pour comprendre l’ensemble du processus de recouvrement de créances, du préventif au judiciaire, consultez notre guide complet.
