Gérer les factures impayées est un défi courant pour les entreprises. Une gestion proactive et respectueuse des relances vous aide à récupérer les fonds dus tout en préservant la relation client. Dans cet article vous trouverez quinze modèles de lettres pour gérer efficacement vos créances.
Ne manquez pas également notre guide complet sur la relance de factures impayées.
Nous avons également préparé des modèles de mail de relance de facture impayée et des modèles de mise en demeure de payer pour compléter votre processus de recouvrement.
Pour comprendre le contexte légal, consultez notre article sur le cadre juridique des factures impayées.
1. Premier rappel courtois
Objectif
Introduire le sujet de la facture impayée de manière informelle et amicale, en présumant que le client a simplement oublié de payer.
Circonstances
À envoyer quelques jours après l’échéance, surtout si vous entretenez une bonne relation avec le client.
Objet : Petit rappel pour votre facture [numéro de facture]
Madame, Monsieur,
Nous espérons que vous allez bien. Nous vous écrivons pour vous rappeler que votre facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € reste impayée.
Merci de bien vouloir procéder au règlement avant le [date d’échéance]. Si vous avez déjà effectué le paiement, veuillez ignorer ce message.
N’hésitez pas à nous contacter pour toute question.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de premier rappel courtois au format word .docx
2. Deuxième rappel formel
Objectif
Renforcer le rappel en soulignant l’importance du paiement et la nécessité d’une réponse rapide.
Circonstances
Envoyez ce message si le premier rappel n’a pas abouti à un paiement.
Objet : Rappel important concernant votre facture [numéro de facture]
Madame, Monsieur,
Nous nous permettons de vous rappeler que la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € est toujours en attente de règlement, malgré notre précédent message.
Nous vous remercions de bien vouloir procéder au paiement dans les plus brefs délais.
En vous remerciant pour votre attention.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de deuxième rappel formel au format word .docx
3. Relance par téléphone suivie d’une confirmation écrite
Objectif
Confirmer une discussion téléphonique et réitérer l’importance du règlement.
Circonstances
À utiliser après un contact téléphonique où le client a promis de régler.
Objet : Confirmation de notre conversation du [date]
Madame, Monsieur,
Suite à notre entretien téléphonique du [date], je me permets de confirmer que la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € reste impayée.
Nous vous remercions de bien vouloir effectuer le règlement dans les plus brefs délais.
Restant à votre disposition pour toute question.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
4. Proposition d’un échéancier de paiement
Objectif
Offrir une flexibilité dans le paiement pour faciliter le règlement, surtout en cas de difficultés financières du client.
Circonstances
Appropriée lorsque le client exprime des problèmes de trésorerie mais souhaite honorer sa dette.
Objet : Proposition d’échéancier pour la facture [numéro de facture]
Madame, Monsieur,
Nous comprenons que des circonstances peuvent compliquer le règlement de votre facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] €.
Afin de vous accompagner, nous vous proposons d’établir un échéancier de paiement adapté à votre situation. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.
Dans l’attente de votre retour.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Proposition d’un échéancier de paiement au format word .docx
5. Relance insistante mais courtoise
Objectif
Appuyer sur l’importance du paiement sans être agressif, en soulignant l’impact possible sur la relation commerciale.
Circonstances
Envoyez cette lettre si les relances précédentes n’ont pas abouti.
Objet : Règlement urgent requis pour la facture [numéro de facture]
Madame, Monsieur,
Nous avons constaté que la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € reste impayée.
Un règlement rapide nous permettrait de maintenir la qualité de nos services et de notre relation commerciale. Merci de nous contacter pour résoudre cette situation.
En vous remerciant pour votre compréhension.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Relance insistante mais courtoise au format word .docx
6. Relance avant l’application de pénalités
Objectif
Avertir le client que des frais de retard seront bientôt appliqués, tout en offrant une dernière opportunité de payer sans frais supplémentaires.
Circonstances
Utilisez cette lettre lorsque la facture est impayée depuis un certain temps et que vous envisagez de facturer des pénalités.
Objet : Dernier rappel avant application de pénalités
Madame, Monsieur,
Nous tenons à vous informer que la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] €, échue le [date d’échéance], n’a pas été réglée.
Si le paiement n’est pas effectué sous 7 jours, des pénalités de retard seront appliquées conformément à nos conditions de vente.
En espérant recevoir votre paiement dans les délais.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Relance avant l’application de pénalités au format word .docx
7. Mise en demeure officielle
Objectif
Cette lettre formelle et juridique met en demeure le client de payer, indiquant clairement que des actions légales peuvent suivre.
Circonstances
À envoyer lorsque toutes les autres tentatives de résolution amiable ont échoué.
Objet : Mise en demeure de paiement
Madame, Monsieur,
Nous vous mettons officiellement en demeure de régler la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € dans un délai de 8 jours.
Sans réponse de votre part, nous nous verrons contraints d’entamer des procédures légales.
En espérant éviter ce désagrément, nous vous remercions d’avance pour votre coopération.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Mise en demeure officielle au format word .docx
8. Dernier avertissement avant actions légales
Objectif
Avertir le client qu’une procédure judiciaire est imminente si le paiement n’est pas effectué.
Circonstances
Utilisez cette lettre en dernier recours avant de faire appel à un avocat ou à un tribunal.
Objet : Dernier avertissement avant procédures judiciaires
Madame, Monsieur,
Malgré nos précédents rappels, la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € reste impayée.
Nous sommes dans l’obligation de vous informer que, sans règlement sous 5 jours, nous engagerons une action en justice.
Dans l’espoir d’une résolution rapide.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Dernier avertissement avant actions légales au format word .docx
9. Avis de transmission à une agence de recouvrement
Objectif
Informer le client que le dossier sera transféré à une agence spécialisée, ce qui pourrait augmenter les frais pour le client.
Circonstances
Approprié lorsque vous êtes prêt à externaliser le recouvrement de la dette.
Objet : Transfert imminent à une agence de recouvrement
Madame, Monsieur,
Nous vous informons que, faute de règlement de la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] €, nous transmettrons votre dossier à une agence de recouvrement sous 48 heures.
Nous vous encourageons à effectuer le paiement pour éviter ce désagrément.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle d’Avis de transmission à une agence de recouvrement au format word .docx
10. Notification de transfert à une agence de recouvrement
Objectif
Informer le client que le dossier est désormais géré par une agence de recouvrement, signalant que l’entreprise a épuisé toutes les options internes.
Circonstances
Envoyez cette lettre après le transfert effectif du dossier.
Objet : Transfert de votre dossier à une agence de recouvrement
Madame, Monsieur,
Nous vous informons que, malgré nos multiples relances, la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € est maintenant transférée à une agence de recouvrement.
Cette agence vous contactera prochainement pour régulariser la situation.
Nous restons à votre disposition pour toute question.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
11. Rappel de la politique de crédit
Objectif
Rappeler au client les conditions de crédit et les conséquences de non-paiement, tout en encourageant le règlement rapide.
Circonstances
Utilisez cette lettre pour rappeler les termes de votre accord de crédit après plusieurs rappels infructueux.
Objet : Rappel de notre politique de crédit
Madame, Monsieur,
Nous souhaitons vous rappeler que notre politique de crédit stipule un règlement à [nombre de jours] jours après émission de la facture.
Actuellement, la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € est impayée. Un paiement rapide évitera toute perturbation de votre crédit.
En vous remerciant de votre attention.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Rappel de la politique de crédit au format word .docx
12. Lettre de relance avec incitation
Objectif
Offrir une incitation ou une réduction pour encourager le paiement immédiat.
Circonstances Approprié si vous souhaitez motiver un client à payer rapidement, surtout si le client est important pour votre entreprise.
Objet : Offre spéciale pour règlement rapide
Madame, Monsieur,
Nous constatons que la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € est impayée. Afin de faciliter le règlement, nous proposons une réduction de [pourcentage] % pour tout paiement effectué avant le [date].
N’hésitez pas à nous contacter pour plus de détails.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Lettre de relance avec incitation au format word .docx
13. Demande d’information de paiement
Objectif
Demander des détails sur les raisons du retard de paiement et proposer une assistance pour résoudre tout problème éventuel.
Circonstances
Utilisez cette lettre lorsque vous souhaitez comprendre la cause du retard pour aider le client à résoudre le problème.
Objet : Demande d’information concernant votre facture impayée
Madame, Monsieur,
Nous avons remarqué que votre facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € reste impayée.
Si vous rencontrez des difficultés, veuillez nous en informer afin que nous puissions vous assister dans la résolution du problème.
Nous vous remercions de votre coopération et nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom] [Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Demande d’information de paiement au format word .docx
14. Relance personnalisée pour client fidèle
Objectif
S’adresser personnellement à un client de longue date pour exprimer votre volonté de résoudre la situation de manière amicale.
Circonstances
Utilisez cette approche pour les clients avec qui vous avez une relation solide et que vous souhaitez préserver.
Objet : Votre fidélité nous est précieuse
Madame, Monsieur,
Depuis de nombreuses années, nous avons eu le plaisir de collaborer ensemble, et nous apprécions sincèrement votre confiance.
Nous avons constaté que la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € n’a pas encore été réglée. Nous sommes certains qu’il s’agit d’un simple oubli et nous vous serions reconnaissants de procéder au paiement à votre convenance.
Nous restons à votre disposition pour discuter de toute question.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Relance personnalisée pour client fidèle au format word .docx
15. Relance avec offre de services supplémentaires
Objectif
Rappeler au client les services ou avantages qu’il pourrait perdre en cas de non-paiement, tout en suggérant des services supplémentaires.
Circonstances
Envoyez cette lettre lorsque vous souhaitez rappeler au client la valeur de votre partenariat et l’encourager à régulariser sa situation.
Objet : Profitez de nos services exclusifs
Madame, Monsieur,
Nous souhaitons vous rappeler que la facture [numéro de facture] d’un montant de [montant] € reste impayée. Pour continuer à bénéficier de nos services exclusifs, nous vous invitons à régulariser votre situation.
De plus, nous serions ravis de discuter avec vous de nouvelles offres et services adaptés à vos besoins.
N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations.
Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
[Votre nom][Votre entreprise][Vos coordonnées]
Téléchargez notre modèle de Relance avec offre de services supplémentaires au format word .docx
Comment structurer une lettre de relance de facture impayée
Une lettre de relance efficace n’est pas qu’un simple rappel : elle doit être structurée pour maximiser les chances de paiement tout en préservant la relation commerciale. Voici l’architecture recommandée.
1. En-tête avec références claires
Commencez toujours par identifier précisément la créance : numéro de facture, montant exact, date d’échéance initiale. Sans ces références, le débiteur peut prétendre ne pas identifier la facture concernée.
2. Formule de politesse adaptée au stade
La formule d’introduction doit refléter l’étape de relance. Pour une première relance, un “Madame, Monsieur, nous nous permettons de vous rappeler…” suffit. Pour une troisième relance, un ton plus direct s’impose.
3. Corps : rappel des faits sans agressivité
Exposez les faits de manière factuelle : la facture n° X, d’un montant de Y euros, était due le Z et reste impayée à ce jour. Évitez les formulations accusatrices : elles nuisent au recouvrement plus qu’elles n’aident.
4. Demande claire avec délai précis
Ne laissez pas de flou : “merci de procéder au règlement avant le [date précise]”. Un délai vague (“dans les meilleurs délais”) est moins efficace qu’une date butoir claire.
5. Informations de paiement (RIB/IBAN)
Intégrez systématiquement vos coordonnées bancaires (IBAN, BIC) pour lever toute friction au paiement. Certains retards sont simplement dus à des informations manquantes.
6. Conséquences en cas de non-paiement (escalade)
Selon le stade de relance, mentionnez les suites possibles : pénalités de retard, mise en demeure formelle, recours judiciaire. Restez factuel, pas menaçant.
7. Formule de clôture
Terminez par une formule de politesse adaptée au ton général de la lettre.
Le ton selon l’étape :
- 1ère relance : amical et bienveillant, supposer la bonne foi, le paiement a peut-être été oublié.
- 2ème relance : ferme et direct, insister sur l’urgence sans hostilité.
- 3ème relance / mise en demeure : formel et juridique, mentionner les conséquences légales avec précision.
La cohérence entre le ton et le stade de relance est clé : une première relance trop agressive peut braquer inutilement un client de bonne foi, tandis qu’une troisième relance trop douce peut être ignorée.
Les 3 étapes de la relance par courrier
La relance courrier suit une progression logique en trois étapes, chacune avec son propre ton et ses objectifs spécifiques.
Étape 1 : Le rappel aimable (J+7 à J+14)
À envoyer entre 7 et 14 jours après l’échéance. Le principe : supposer la bonne foi. Le client a peut-être simplement oublié, ou la facture s’est perdue dans sa comptabilité. Le ton est courtois, presque informel. Un courrier simple ou un email suffit à ce stade.
Étape 2 : La mise en demeure informelle (J+21 à J+30)
Si le rappel est resté sans réponse, passez à un ton plus direct entre J+21 et J+30. Mentionnez les relances précédentes, indiquez que vous vous réservez le droit d’engager des suites, et fixez un délai de règlement. Vous pouvez aussi évoquer l’application de pénalités de retard prévues dans vos CGV. Consultez le cadre juridique des factures impayées pour connaître vos droits.
Étape 3 : La mise en demeure formelle (J+30 à J+45)
C’est l’étape décisive. La mise en demeure formelle doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR). Elle a une valeur juridique : elle interrompt la prescription, constitue une preuve de votre bonne foi et est le préalable obligatoire à toute action judiciaire. Consultez nos modèles de mise en demeure pour rédiger ce courrier correctement.
| Étape | Délai | Ton | Format | Valeur juridique |
|---|---|---|---|---|
| Rappel aimable | J+7 à J+14 | Courtois | Email ou courrier simple | Aucune |
| Mise en demeure informelle | J+21 à J+30 | Ferme | Email ou courrier simple | Faible |
| Mise en demeure formelle | J+30 à J+45 | Juridique | LRAR obligatoire | Forte |
Téléchargement gratuit des modèles
Tous les modèles présentés dans cet article sont disponibles gratuitement au format Word (.docx). Chaque modèle est prêt à l’emploi : il vous suffit de remplacer les éléments entre crochets (numéro de facture, montant, date d’échéance, coordonnées) par vos informations réelles.
Comment utiliser ces modèles :
- Téléchargez le modèle correspondant à votre situation (stade de relance, type de client)
- Ouvrez-le dans Word ou Google Docs
- Remplacez tous les champs entre [crochets] par vos données
- Envoyez par email, courrier simple ou LRAR selon l’étape
Ces modèles couvrent l’ensemble du cycle de relance, du premier rappel courtois jusqu’à la mise en demeure officielle. Pour les formats alternatifs, retrouvez également nos modèles de mail de relance si vous préférez la communication par email.
Si vous avez de nombreuses factures à relancer, l’envoi manuel devient rapidement chronophage. C’est là qu’une solution d’automatisation prend tout son sens.
Automatisez vos relances courrier avec Billabex
Envoyer manuellement des lettres de relance une par une est efficace pour quelques factures, mais devient vite ingérable lorsque votre portefeuille de clients grandit. Billabex automatise l’ensemble du processus.
Comment fonctionne l’automatisation :
Billabex analyse en continu l’état de vos factures et déclenche automatiquement les relances au bon moment (J+7, J+21, J+45), sans que vous ayez à intervenir. L’IA adapte le ton de chaque lettre selon le profil du client : un client fidèle avec un historique de paiement régulier reçoit une relance plus douce qu’un client avec des antécédents de retards répétés.
Les bénéfices concrets :
- Zéro oubli : aucune facture ne passe à travers les mailles
- Gain de temps : 8 à 10 heures par mois récupérées
- Meilleur taux de recouvrement : le bon message au bon moment améliore significativement les résultats
- Traçabilité complète : chaque relance envoyée est enregistrée avec horodatage
Pour comprendre la stratégie globale derrière ces automatisations, consultez notre guide sur le recouvrement amiable et notre guide complet sur le recouvrement de créances.
