Préparer la première relance

En bref

Avant la première relance, ouvrez le compte client et vérifiez qu’un contact joignable, une facture exploitable et un solde dû sont présents. Contrôlez la date d’échéance, les avoirs ou paiements déjà enregistrés, puis l’état du recouvrement. L’agent ne doit rien envoyer lorsqu’une pause, une donnée manquante ou une tâche humaine bloque le dossier.

Résultat attendu

Le compte possède les données nécessaires et la prochaine action de l’agent est cohérente avec l’échéance et le solde restant.

Avant de commencer

• La première synchronisation doit avoir importé le compte et ses documents.
• Connaissez le contact de facturation qui doit recevoir les communications.

Procédure

1. Ouvrez le compte client et vérifiez le solde ainsi que la facture qui motive la relance.
2. Contrôlez la date d’échéance, le montant payé et les avoirs imputés afin d’éviter une relance injustifiée.
3. Dans les contacts, confirmez l’adresse email, la langue et le destinataire à utiliser.
4. Vérifiez qu’aucune pause, procédure collective ou tâche en attente n’empêche l’agent d’agir.
5. Consultez la prochaine communication planifiée ; corrigez d’abord les données incohérentes plutôt que de forcer un envoi.

Ce que fait Billabex

L’agent construit son action à partir du solde, de l’ancienneté des factures, des échanges précédents et des règles de l’organisation. Il suspend ou demande une intervention quand le contexte ne permet pas une relance sûre.

Si le résultat n’est pas celui attendu

• Sans prochaine communication, cherchez une pause active, une promesse de paiement ou une tâche ouverte.
• Un montant incorrect doit être corrigé dans la source lorsqu’il provient de l’intégration, puis resynchronisé.
• Un contact invalide doit être remplacé ou désactivé avant de relancer le dossier.